Область применения
Расширение конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 для обеспечения оперативной работы участка "Склад" путем внедрение учетной схемы совместного, поэтапного процесса обработки документов "Поступление товаров и услуг", "Перемещение товаров", "Требование-накладная" на участках "Склад" и "Бухгалтерия" с возможностью добавления любых своих этапов, например, "Согласование", "Утверждение руководством" и т.п.
Предусмотрена возможность движения документа по этапам как в прямом направлении - Этап выполнен, так в обратном - Этап отклонен, осуществлена привязка пользователей к конкретному этапу или нескольким этапам. Возможна настройка видимости реквизитов документов в зависимости от этапа пользователя, например, для этапа "Склад" виден только реквизит "Сумма" без видимости реквизитов "НДС", "Бухгалтерский счет" и т.п. При создании документов предусмотрена возможность заполнения части реквизитов по умолчанию, в том числе и тех, которые недоступны пользователю.
Например, по умолчанию заполнить для этапа "Склад" реквизит "Ставка НДС", "Бухгалтерский счет" наиболее часто употребляемыми значениями. Предусмотрен контроль обработки документов по этапам с возможностью выделения документов с отклоненными этапами и обработанных, а также фиксацией истории работы пользователей с документом.
В случае ограничения прав складских работников на справочники "Контрагенты" и "Договора" предусмотрена для участка "Склад" работа с новыми контрагентами и договорами, не затрагивающими типовые справочники, что дает возможность проведения документа "Поступление товаров и услуг" и быстрого списания оприходованной номенклатуры на складе.
Функциональные возможности
- позволяет подключить Кладовщика к заполнению складских документов в 1С:Бухгалтерия
- позволяет снизить нагрузку на Бухгалтера, оставив ему функции контроля и корректировки
- позволяет наглядно взаимодействовать сотрудникам в общем информационном пространстве, работая по этапам обработки документов
- обеспечивает оперативную работу Кладовщика, не дожидаясь обработки складских документов Бухгалтером
Технические требования
1С:Бухгалтерия 3.0 релиз не ниже 3.0.122.97, платформа не ниже 8.3.17.1851
Работает на управляемых формах конфигурации. Расширение подключается через конфигуратор.
Код закрыт.
Состав поставки
Поставка: файл расширения Этапы_ХХ.ХХ.cfe
Инструкция по работе пользователей
Основные принципы работы с документами по этапам
Этап 1. Склад
Кладовщик, пользователь имеющий доступ только к этапу «1. Склад» данного вида документа, создает новый документ и при открытии его формы автоматически устанавливается для этого документа этап
«1. Склад» и параметр «_Выполнение этапа» в состояние «Этап в работе». Обычным образом заполняются все реквизиты документа, сосредоточившись в основном на правильность заполнения реквизитов, связанных с номенклатурой.
Для документа «Поступление товаров и услуг» при оприходовании на склад номенклатуры от нового поставщика или по новому договору при условии, что у кладовщика существуют права без ввода новых элементов справочников «Контрагенты» и «Договора», он использует реквизиты «Новый контрагент» и «Новый договор». При сохранении этих реквизитов автоматически реквизиты «Контрагент» и «Договор» заполняются техно элементами этих справочников «КОНТРАГЕНТ техн. для этапа Склад (если нет требуемого)» и для него элемент справочника «Договоры» с наименованием «ДОГОВОР техн. для этапа Склад».
Таким образом, обеспечивается проведение документа, которое необходимо для списания оприходованной номенклатуры.
Кладовщик может сохранить или провести документ и оставить его в состояние «Этап в работе». Это в любом случае будет означать, что он еще не закончил свою работу с этим документом и он будет недоступен для следующего этапа.
Только при выборе кладовщиком состояния «Этап выполнен» и сохранения документа он становится доступен для следующего этапа «2.Бухгалтерия».
Этап 2. Бухгалтерия
Бухгалтер, пользователь имеющий доступ к этапу «2. Бухгалтерия» данного вида документа, может как создавать самому документы с этапами, сразу выходя на этап «2. Бухгалтерия», так и обрабатывая созданные кладовщиком, отбирая их в этом случае по признаку этап «1. Склад» и состоянию «Этап выполнен». В любом из этих случаев при открытии документа ему автоматически присваивается этап «2. Бухгалтерия» и параметр «_Выполнение этапа» будет в состоянии «Этап в работе».
В случае обработки после кладовщика бухгалтер обращает внимание на финансовую составляющую документа и заполнение реквизитов «Контрагент» и «Договор» и поправляет их при необходимости.
Как и в случае с кладовщиком состояние «Этап в работе» будет означать, что бухгалтер еще не закончил свою работу с этим документом.
При выборе пользователем с этапом «2. Бухгалтерия» состояния «Этап отклонен» документ становится доступен для предыдущего этапа «1. Склад», т.е. отсылается обратно кладовщику из-за каких-то ошибок или проблем. в части ответственности кладовщика, например, ошибки, связанные с номенклатурой. Таким образом, происходит обратное движение по этапам обработки документа.
При открытии его формы автоматически устанавливается для этого документа этап «1. Склад» и параметр «_Выполнение этапа» в состояние «Этап в работе» и документ становится доступным для работы кладовщика.
Рекомендуется в комментариях пояснить причину отклонения и отсылки документа обратно для повторной обработки кладовщиком. В списке документов строки с состоянием «Этап отклонен»
подсвечиваются красным цветом – документ требует исправления.
При завершении работы бухгалтер выбирает состояние «Этап выполнен». В списке документов строки с состоянием «Этап выполнен» и максимальным по порядку этапом для этого документа «2. Бухгалтерия» подсвечиваются зеленым цветом – документ полностью обработан.
Общие рекомендации работы по этапам
- Для разделения ответственности за обработку документа не рекомендуется бухгалтерам давать доступ к этапу «1. Склад». Количество пользователей с несколькими этапами должно быть ограничено.
- Для контроля обработки документа используйте таблицу регистрации работы пользователей в подвале документа.
- Для пользователей, у которых «1. Склад» - это единственный этап обработки для документа «Поступление товаров и услуг» в списке не будут видны услуги.
- Поскольку работа в едином информационном пространстве требует согласованности, обратите внимание на обучение персонала и более всего кладовщиков, особенно в части состояния документа на этапе.
- Только выбор состояния «Этап выполнен» обеспечивает движение по этапам.
- Настройка регистра сведений «_Доступность, видимость реквизитов формы документов»обеспечивает возможность скрыть или сделать недоступными реквизиты как шапки, так и табличных частей документов для выбранных этапов. Например, для этапа «1. Склад» сделать недоступным реквизит, связанный с НДС и т.п.
- Настройка регистра сведений «_Значения реквизитов шапки, табл. части документов» обеспечивает возможность ввести по умолчанию реквизиты для выбранного документа и этапа.
- Например, для этапа «1. Склад» выбрать значение, связанное с НДС, и сделать его не видимым в регистре «Доступность, видимость реквизитов формы документов», чтобы кладовщик им не занимался вообще.
- На этапе «2. Бухгалтерия» корректировать это значение при необходимости.
1. Настройка справочника «_Этапы обработки документов»
Пользовательский режим.
Функции технического специалиста\Справочники._Этапы обработки документов
Откроется окно с автоматически созданным списком этапов.
В список внесены 3 типа документов и для каждого из них автоматически введены 2 этапа. Для каждого документа для его этапа «2. Бухгалтерия» необходимо войти в редактирование этих строк и поставить галку «Полный доступ к полям документа для этапа» и сохранить изменения, чтобы галки были видны в соответствующей колонке. Т.о. это нужно проделать 3 раза.
Возможно внесение своих этапов, важно только чтобы последовательность этапов для документа отражалась в реквизите "Порядок этапа".
Также автоматически будет создан элемент справочника «Контрагенты» с наименованием «КОНТРАГЕНТ техн. для этапа Склад (если нет требуемого)» и для него элемент справочника «Договоры» с наименованием «ДОГОВОР техн. для этапа Склад». Это технические элементы необходимые для проведения документов кладовщиком без ввода новых элементов справочников «Контрагенты» и «Договора», которые ему, в целях безопасности, могут быть не доступны для ввода новых контрагентов и договоров.
Ввод этих элементов необходимо проверить, в справочниках они находятся в корневой части.
ВНИМАНИЕ!!! Не перемещайте, не удаляйте и не изменяйте эти созданные элементы справочников «Контрагенты» и «Договора», они могут быть использованы кладовщиком при оприходовании на склад номенклатуры от нового поставщика или по новому договору.
2. Настройка регистра сведений «_Соответствие пользователя этапу обработки документа»
Пользовательский режим.
Функции технического специалиста\Регистры сведений._Соответствие пользователя этапу обработки документа
Откроется окно со списком типов документов их этапов и соответствия им пользователей.
ВНИМАНИЕ! Необходимо заполнить пользователями иначе документы будут не доступны.
Кладовщики - для каждого документа выбирается первый по порядку этап «1. Склад».
Бухгалтера - для каждого документа выбирается второй по порядку этап «2. Бухгалтерия».
Для администраторов, старших бухгалтеров делаем доступ ко всем этапам - для каждого документа выбирается последовательно по порядку этап «1. Склад» и далее 2-ая запись этап «2. Бухгалтерия», чтобы поле »Код этапа» имело последовательную нумерацию 1, 2 – это важно. Если ошиблись, то удалите строку и сделайте заново.
Для удобства заполнения и контроля можно делать отбор по пользователю, этапу и т.д.
Если создается новый документ, то каждый пользователь получает для него свой максимальный по порядку этап. Если пользователь имеет несколько этапов, то это означает, что ему для редактирования доступен документ на всех отмеченных у него этапах.
На каждом этапе документ имеет 3 состояния
- «Этап в работе» означает, что пользователь не закончил еще работу с документом. При завершении работы пользователь выбирает состояние «Этап выполнен»
- «Этап выполнен» - при этом этот документ становится доступным для пользователя со следующим этапом этого документа. Так после выполнения кладовщиком работы с документом на этапе «1. Склад» становится доступным следующий по порядку этап «2. Бухгалтерия» для бухгалтера. После открытия этого документа пользователем с этапом «2. Бухгалтерия» этот этап присваивается документу. Этим обеспечивается прямое движение по этапам обработки документа.
- «Этап отклонен» При выборе пользователем с этапом «2. Бухгалтерия» состояния «Этап отклонен» документ становится доступен для предыдущего этапа, т.е. отсылается обратно кладовщику из-за каких-то ошибок или проблем . Таким образом, происходит обратное движение по этапам обработки документа.
В списке документов строки с состоянием «Этап выполнен» и максимальным по порядку этапом для этого документа подсвечиваются зеленым цветом – документ полностью обработан. В списке документов строки с состоянием «Этап отклонен» подсвечиваются красным цветом – документ требует исправления.
3. Настройка регистра сведений «_Доступность, видимость реквизитов формы документов»
ВНИМАНИЕ! Настройка не является обязательной и зависит от условий работы.
Данная настройка обеспечивает возможность скрыть или сделать недоступными реквизиты как шапки, так и табличных частей документов для выбранных этапов. Например, для этапа «1. Склад» сделать недоступным реквизит, связанный с НДС. Имя реквизита берется из конфигурации, для табличных частей перед реквизитом колонки идет имя табличной части через обратный слэш: Товары\ТоварыСтавкаНДС.
Пользовательский режим.
Функции технического специалиста\Регистры сведений._Доступность, видимость реквизитов формы документов
Откроется окно со списком типов документов их этапов и реквизитов. При создании галками «Не виден», «Не доступен» регулируется представление этого реквизита. Если галки не стоят в строке, то она не обрабатывается.
Дополнительно по настройке можно получить информацию из справки по этому регистру.
4. Настройка регистра сведений «_Значения реквизитов шапки, табл.части документов»
ВНИМАНИЕ! Настройка не является обязательной и зависит от условий работы.
Данная настройка обеспечивает возможность ввести по умолчанию реквизиты для выбранного документа и этапа. Такая настройка бывает полезна, например, для этапа «1. Склад» выбрать значение, связанное с НДС, и сделать его не видимым в регистре «Доступность, видимость реквизитов формы документов», чтобы кладовщик им не занимался вообще. На этапе «2. Бухгалтерия» корректировать это значение при необходимости.
Пользовательский режим.
Функции технического специалиста\Регистры сведений._Доступность, видимость реквизитов формы документов
Откроется окно со списком типов документов их этапов, реквизитов и значений. При создании галкой «Действует» регулируется действие этого значения для реквизита. Если галка не стоит в строке, то она не обрабатывается.
Дополнительно по настройке можно получить информацию из справки по этому регистру.
Техническая поддержка и обновления
Бесплатный период техподдержки составляет 3 месяца со дня покупки
Также после приобретения вы получаете 3 месяца бесплатных обновлений.
По окончании бесплатного периода вы можете приобрести услугу технической поддержки с доступом к обновлениям на 1 месяц на платной основе.
Проверить наличие обновлений можно в личном кабинете. Если обновления недоступны - загрузить новую версию можно после покупки обновлений/технической поддержки.
Задать вопрос по программе можно по кнопке "Техподдержка" на странице описания.
При создании тикета необходимо предоставить:
- Номер заказа
- Описание вопроса. Если это ошибки - напишите порядок ваших действий с программой, которые к ней привели (приложите видео/скриншоты/отчеты об ошибке)
- Точную конфигурацию 1С, и версию платформы, на которой используете купленное решение (наименование и версию 1С можно взять из раздела "О программе"), версию купленной программы.
К созданной заявке подключается специалист. Дальнейшее обсуждение проблемы будет проходить в тикете техподдержки. Стандартный срок реакции - 24 часа в рабочие дни с момента обращения.
