Автотабельщик - автоматизированное заполнение табеля учёта рабочего времени в 1С:УНФ

Установка расширения

Запустить вашу конфигурацию под пользователем, обладающий полными правами (администратор).

В меню «Настройки» выбрать «Печатные формы, отчеты и обработки»

Установите галочку напротив «Дополнительные отчеты и обработки».

Выберете «Расширения».

Добавить из файла. Затем в появившемся окне продолжить.

Выберете файл «Автотабельщик.cfe».

После установки расширения Снимите галочку «Безопасный режим». И перезапустите программу.

Далее необходимо настроить рабочее место пользователя.

После установки расширения в конфигурацию происходит основная настройка расширения, которая состоит из нескольких этапов:

Настройка рабочего места пользователя.

Так как считыватель магнитных карт подключается к компьютеру при помощи USB кабеля и длина данного кабеля технически ограничена (не более 10-15 м), то в предполагаемом  месте установки считывателя необходимо организовать установку компьютера с пользователем 1С УНФ (понадобится дополнительная лицензия рабочего места) или найти такое место для установки считывателя, которое будет находится недалеко от уже имеющегося рабочего места пользователя. Тогда его рабочее место можно будет использовать для подключения считывателя.

      На выбранном рабочем месте пользователю необходимо установить Роль «Автотабельщик» из расширения.

Запускаем 1С от администратора. Заходим в настройки. Выбираем «настройки пользователей и прав»

Выбираем профили групп доступа.

Создаем новый профиль доступа, называем его, например «автотабельщик»

Выбираем из  списка роль «Автотабельщик». Записать, а затем по ссылке переходим в Группы доступа.

Создаем новую группу доступа «Автотабельщик».

И подбираем в неё всех пользователей, которым небходимо получить доступ к рабочему месту «Автотабельщик». Это в первую очередь тот компьютер, который непосредственно подключен к считывателю, а также сюда можно добавить остальных пользователей, которые будут смотреть статистику посещения (например добавить директора или менеджера по персоналу).

Теперь у данных пользователей также появится система «Автотабельщик».

Настройка системы «Автотабельщик» на рабочем месте пользователя.

Запускаем УНФ от имени пользователя, который будет работать на компьютере с подключенным считывателем карт. В данном примере выбран пользователь у которого нет полных прав (например это менеджер по персоналу или охранник).  Заходим в основные настройки системы.

Если прежде на данном компьютере не были установлены драйверы считывателя, то для работы считывателя необходимо установить драйверы. Запускаем установку.

При корректной установке появится сообщение о том что «Внешняя компонента установлена». Если драйверы были установлены ранее, то при запуске установки система оповестит, что драйверы уже установлены.

Выбираем порт COM к которому подключен считыватель

Можно ввести время игнорирования повторного считывания, например 20 сек.

Система поддерживает работу сразу двух считывателей. Это может быть полезно когда вход сотрудников организован в одном месте, а выход в другом. Тогда второй (дополнительный) считыватель всегда фиксирует выход сотрудников.

Регистрация карт сотрудников

Следующий этап настройки системы  - регистрация магнитных карт сотрудников. Каждому сотруднику выдается индивидуальная карта, либо для удобства можно использовать личную бесконтактную карту (брелок) от домофона сотрудника. Обычно код на карте прописан. Если используется брелок от домофона, то его можно удет прочесть непосредственно в системе.

Переходим в настройки регистрации карт сотрудников. Добавляем новую запись. Выбираем сотрудника и записываем код карты (например 053,01442). Можно также добавить фото сотрудника (оно будет отображаться в окне рабочего места «Автотабельщик» для идентификации проходящего сотрудника). О настройках сверхурочных работ будет описано в других разделах.

Регистрируем все карты сотрудников которые будут пользоваться системой.

Настройка графиков работы сотрудников

Графики работы сотрудников устанавливаются встроенными средствами конфигурации УНФ. Приведем пример такой настройки для нескольких сотрудников, чтобы показать возможности и описать некоторые исключения.

Переходим в справочник «Графики работы».

Создаем новый график

Называем его (можно более детальное описание, чтобы легче было идентифицировать). Обязательно указываем Производственный календарь. В данном случае для примера укажем Российская Федерация.

Бывает так, что производственный календарь на текущий год не сформирован, тогда нужно сформировать его. Пример заполнения по умолчанию на 2024 год. Конечно, по умолчанию не всегда соответствует реальному производственному календарю, но это все редактируется и приводится к утвержденному Правительством РФ календарю.

Теперь необходимо выбрать шаблон расписания. Создадим новый шаблон. Нажимаем «+».

Дадим шаблону такое же название как и графику работы сотрудников. И заполним таблицу в соответствии с названием. Обратите внимание на красную стрелку. Это пример как НЕ ДОЛЖЕН заполнятся шаблон. Часы перерывов должны быть заданы явным способом (то есть указано конкретное время начала и конца перерыва). Для того чтобы исправить это, щелкаем на нужное поле и в открывшемся окне заполняем таблицу.

Пример заполнения перерыва.

Тут стоить сказать об ограничениях системы. Версия «Автотабельщик 1.0» пока поддерживает только один перерыв в течении дня. Этим перерывом в 99% является обеденное время. В следующих версиях система будет поддерживать несколько перерывов.

Раздел «Дополнительно» таблицы используется для настройки работы сотрудников в праздники и/или в выходные. Система раздел «Дополнительно» таблицы использует только!! для идентификации праздников и выходных у сотрудника.

Для ясности приведем такой пример.

В производственной компании установлена  пятидневная восьмичасовая рабочая неделя. Но сотрудники в компании по производственной необходимости могут выходить работать и в выходные и в праздники, причем в такие дни они работают с 8 утра и до 17 с перерывом на обед. При этом в табеле устанавливается вид рабочего времени РВ – рабочий выходной. Для организации автоматической фиксации выхода сотрудника в рабочий выходной и используется дополнительная настройка шаблона расписания.

Далее записываем шаблон. И выбираем его в настраиваемом графике работы. Записываем график.

Создали новый график работы, но обратите внимание, в нем нет еще сотрудников, т.к. на момент приема на работу сотрудников такого графика еще не существовало. Необходимо назначить данный график сотрудникам, которые будут по нему работать. Если в организации сотрудники работают по разным графикам, то можно создать необходимое количество графиков и назначить их соответствующим сотрудникам. Назначим некоторым сотрудникам новый график.

В справочнике Сотрудники находим нужного сотрудника и добавляем новую должность (оформляем кадровое перемещение). В графе график работы выбираем нужный график.

Теперь сотрудник появился в нашем новом графике работы. Можно также изменять уже созданные графики работы, заполняя их по нужным шаблонам заполнения, чтобы не делать кадровые перемещения.

Система умеет регистрировать сверхурочные работы сотрудников. Такая возможность включается индивидуально для каждого сотрудника в разделе «Регистрация карты сотрудника».

Теперь если сотрудник задерживается на работе и для него включены сверхурочные работы. То при фиксации окончания рабочего дня при выходе, помимо окончании Я (явки) зафиксируется вид времени С (сверхурочные) и проставится время работы сверхурочных. Все это будет использовано для заполнения табеля.

Галочка «Сбрасывать сверхурочные» - используется для того чтобы при фиксации сверхурочного времени в конце рабочего дня снять (отменить) основную галочку «сверхурочные работы».

Это полезно, когда сотруднику согласовываются разовые сверхурочные работы на текущий день. По окончании текущего дня основная галочка сброситься и на следующий день сверхурочные работы уже не будут фиксироваться для данного сотрудника.

Рабочее место «Автотабельщик»

Запускаем рабочее место автотабельщик на компьютере, подключенный к считывателю.

Если при открытии возникает данная ошибка, то это означает, что в системе отсутствуют заполненные графики работы сотрудников по шаблонам. Необходимо настроить графики работы сотрудников, описанные в предыдущей главе.

Описание основных окон формы рабочего места. При открытии формы в поле дата подставится текущая дата. Дату можно выбирать, чтобы посмотреть движения за предыдущие дни.

При открытии формы в поле «дата» подставится текущая дата. Дату можно менять, чтобы просмотреть движения за предыдущие дни или получить список сотрудников, которые планируются к выходу  в будущие дни.

В окне «сотрудники на смене» отображаются все сотрудники, у которых текущий день (выбранный в поле дата) является рабочим. То есть система сканирует регистр графиков и выводит только тех сотрудников, кто должен быть на работе. Также в этот список попадают сотрудники у которых текущий день является рабочим выходным. Если в текущий день будет просканирована карта сотрудника который не должен быть на работе (нет в списке сотрудников) то регистрация прохода такой карты не произойдет, будет выдана ошибка «Данный сотрудник отсутствует в графике работы или не найден график!».

В этом окне в таблице также осуществлена цветовая маркировка строк таблицы.

1. Зеленый фон (Поле сотрудник и поле Статус) – данный сотрудник находится на работе, нарушений рабочего распорядка нет.

2. Красный фон (Поле сотрудник и поле Статус) - данный сотрудник находится на работе, есть нарушение рабочего распорядка.

3. Зеленый фон в поле статус и белый фон в поле сотрудник – данный сотрудник отсутствует на работе, но он находился на работе в данный день без нарушений рабочего распорядка.

4. Красный фон в поле статус и белый фон в поле сотрудник - данный сотрудник отсутствует на работе, но он находился на работе в данный день с нарушением рабочего распорядка.

5. Белый фон в поле статус и сотрудник – данный сотрудник отсутствует на работе, и не был на работе в данный день.

Данная цветовая маркировка позволяет в быстром режиме анализировать текущую ситуацию по сотрудникам.

Таблица «Движения в течении дня» отображает все движения сотрудников за выбранную дату.

Если кликнуть на строчку таблицы «движения в течении дня» или таблицы «сотрудники на смене» то в таблице «Детали по сотруднику» отобразится детальная информация по данному сотруднику.

Также для быстрого анализа применена цветовая маркировка стрелок в колонке время.

Стрелка вправо – вход , стрелка влево – выход. Зеленая стрелка – нет нарушения, красная – есть нарушение.

Заполнение документа «Табель»

На основании данных по проходам в системе формируется регистр сведений, который теперь можно использовать для полуавтоматического или автоматического заполнения документа табель учета рабочего времени.

Заполнение в полуавтоматическом режиме. Для этого открываем или создаем документ табель за необходимый период. Выбираем организацию, по которой будем создавать табель.

Нажимаем кнопку «заполнить» и выбираем одно из двух действий:

Система заполнит табель по данным из регистра сведений.

Для заполнения табеля в автоматическом режиме необходимо настроить регламентное задание. Для этого переходим в «Настройки» и далее «Печатные формы, отчеты и обработки»

Далее убедитесь, что в пункте дополнительные отчеты и обработки стоит галочка. Далее переходим в «Дополнительные отчеты и обработки».

При установке расширения в систему УНФ устанавливается дополнительная обработка «Автотабельщик: заполнения табеля по расписанию». Заходим в настройки обработки.

Кликаем на галочку расписания и устанавливаем расписание.

Устанавливаем 1 в поле «повторять каждые» и устанавливаем время конца рабочего дня на вашем предприятии с учетом того когда гарантировано не будет больше регистрироваться проходы  в закладке «Дневное». Например: Ваше предприятие работает до 17 часов, можно установить время, например 20 часов или 23 часа.

Система в назначенное время будет по регламентному заданию заполнять табель самостоятельно, при этом, если действующего табеля не существует, она самостоятельно создаст документы на каждую организацию, по которым в системе есть сведения о проходах.

Запишите изменения.

Теперь в системе имеется регламентное задание.

Если у вас клиент-серверный вариант УНФ, то регламентное задание будет выполнятся на сервере Однако если у вас файловый вариант то обязателен должен быть запущен хотя бы один клиентский сеанс работы 1С (то есть компьютер с запущенной системой 1С УНФ).