gifts2017

Эффективная работа со справочником контрагентов

Опубликовал Сергей Мордвин (SergeyMordvin) в раздел Управление - Практика учета

Платформа "1С:Предприятие 8" позволяет эффективно организовать работу с объемной однородной справочной информацией, например, справочником контрагентов.
К сожалению, большинство бухгалтеров не знают или не хотят использовать задуманный разработчиками функционал.
В этой статье я дам несколько рекомендаций по оптимальной работе со справочником.

Как проверить реквизиты контрагента и как завести нового контрагента по ИНН расскажет наш видео-обзор

 

Платформа "1С:Предприятие 8" позволяет эффективно организовать работу с объемной однородной справочной информацией, например, справочником контрагентов.


Для оптимальной работы со справочником нужно провести целый комплекс мероприятий:

1.Организовать правильное именование контрагентов

Карточка контрагента

На картинке видно, что для наименования контрагента отведено два поля: "Наименование" (используется для быстрого поиска элемента в справочнике) и "Полное наименование" (используется при формировании экранных форм).

Очевидно, что найти Фортуна проще, чем ООО "Фортуна", тем более, для поиска последнего варианта при помощи ввода на клавиатуре придется нажать ООО + пробел + кавычка и только потом начинаются значащие символы.

Правила именования очень простые: 
  1. в поле "Наименование" пишем название контрагента, начиная со значимых символов, и уже за ним пишем организационно-правовую форму, например, Фортуна, ООО. Это позволит нам быстро найти необходимого контрагента и не спутать с похожим названием, но другой ОПФ, например, Фортуна, ОАО.
  2. в поле "Полное наименование" пишем краткое название контрагента, которое нам необходимо для вывода на печать, например, ООО "Фортуна"
  3. при заведении нового контрагента рекомендуется в обязательном порядке указывать их ИНН и КПП для облегчения поиска возможных дублей контрагентов. Подробнее про дублирующихся контрагентов будет рассказано ниже.
2. Использовать метод ввода по строке
Большинство пользователей "1С" для выбора контрагента в документе используют привычный по версии 7.7 метод:
7.7 стиль
Нажимают на кнопку "..." и ищут глазами нужного контрагента, иногда помогая себе вводом первых символов наименования с клавиатуры.
В технологической платформе "1С:Предприятие 8" разработчики сильно упростили поиск необходимых элементов справочника при помощи метода "Ввод по строке". Его суть в том, что необходимый элемент можно выбрать, написав необходимое наименование в самом реквизите документа. Программа сама найдет и подставит необходимый элемент, причем можно писать наименование не полностью, а первые значащие символы; если найдутся совпадения, то появится список выбора, из которого нужно будет выбрать правильный элемент.
8 стиль
 
Хочется заметить, что для полноценного использования метода ввода по строке необходимо привести в порядок наименования контрагентов.

3. Избавиться от дублей контрагентов
Проблему дублирования контрагентов в справочнике многие несправедливо недооценивают. А ведь она является серьезной угрозой как учету, так и бизнесу в целом. Да, это смелое заявление, но давайте разберемся вместе. Допустим, контрагент Фортуна заплатил вам предоплату за товар 1 000 000 рублей. Сотрудник, который оформлял впоследствии отгрузку товара, не был в курсе правил именования контрагентов, недостаточно тщательно осуществил поиск и, ввиду срочности выписки документов, решил завести нового контрагента ООО "Фортуна". Впоследствии эта ситуация забылась и затерялась в потоке текущей работы.
Обращаю ваше внимание, Фортуна и ООО "Фортуна"  совершенно разные и никак не связанные друг с другом контрагенты.
Таким образом у нас будет "висеть" дебиторская задолженность по ООО "Фортуна" и кредиторская по Фортуне. 
Итого мы получаем следующую картину: 
  1. контрагенту ООО "Фортуна" закрывают отгрузку из-за большой кредиторской задолженности
  2. на аванс 1 000 000 начисляется и уплачивается в бюджет 152 542,37 руб. НДС
  3. предоставляем неверный баланс в банк, учредителям и в налоговую инспекцию.
Ситуация кажется неправдоподобной, но в моей практике действительно встречались подобные ситуации.
Самое удивительное, что нередко встречаются дубли контрагентов с абсолютно идентичным наименованием. Выявлению подобных дублей будет способствовать использование метода "Ввод  по строке" при заполнении реквизитов документов.

Страшнее, когда наименование дублирующегося контрагента вводится вообще без связи с кратким наименованием организации (из учредительских документов), например, Магазин а не Фортуна, ООО. В этом случае может помочь поиск по полному наименованию или по ИНН/КПП.

Лучший способ исправить этот вид ошибок  предотвратить их появление, например, жестко регламентировать заведение новых контрагентов в систему и периодически осуществлять контрольные проверки при помощи универсальных обработок, доступных на диске ИТС.


-- 
Мордвин Сергей, "Простые решения" г. Смоленск
Специалист-консультант, преподаватель ЦСО

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Александр Булейко (big60) 18.01.12 08:53
Ваши слова да бухам в уши! Воевал с ними года два, потом написал обработку, которая переименовывала ООО "Нечто-некто" в Нечто-некто, ООО (аналогично с ИП, ОАО, ФГУ и прочие ЁКЛМН)
2. Сергей Мордвин (SergeyMordvin) 18.01.12 09:21
Для них, конечно, и пишу =)
Многим своим клиентам продаем подобную обработку.
3. Юлия Мазур (JJMM) 18.01.12 13:01
4. Сергей Мордвин (SergeyMordvin) 18.01.12 15:50
(3) JJMM, До конца не понятен эмоциональный окрас сообщения.
5. Юлия Мазур (JJMM) 18.01.12 17:30
(4) SergeyMordvin, восхищение, конечно.
Странно, что Вы сомневаетесь..
6. IR IR (Artemuch2) 19.01.12 12:06
Это должно быть утверждено на уровне регламента под подпись каждому сотруднику, кроме того должен быть разработан регламент формирования наименования справочника договоры контрагентов что бы не было кучи Основных договоров. в наименовании договора должна быть отражена его суть и оба участника договора типа (Иванов поставка товара Петров)
7. Тимофей Иванов (Timson1234) 19.01.12 12:15
Тут ведь главное чтобы все в карточки не лезли. У нас этим занимается специально обученный офис-менеджер и только он. Одного проще научить и с одного проще спросить:)
8. Сергей Мордвин (SergeyMordvin) 19.01.12 12:26
(6) Artemuch2, Абсолютно с этим согласен. В идеале вообще всю работу можно регламентами прописать.
В больших, серьезных организациях вообще надо запрещать редактирование многих справочников, как наиболее яркие примеры - статьи затрат, прочих доходов и расходов, статей ДДС.

(7) Timson1234, Решение хорошее, но тогда все бизнес процессы должны быть на это настроены.
Например, что делает офис-менеджер в случае предоплаты?
9. Алексей Фурманов (Aleksey-29) 19.01.12 14:36
Автор пишет про задвоение, а сам допускает ошибку в наименовании ("например, Магазин а не Формуна, ООО."). Просто если пишите про это, так будьте внимательнее!
10. Сергей Мордвин (SergeyMordvin) 19.01.12 15:05
(9) Aleksey-29, Будьте добры, поясните, в каком именно месте вы видите ошибку?
11. Алексей Фурманов (Aleksey-29) 19.01.12 15:09
Страшнее, когда наименование дублирующегося контрагента вводится вообще без связи с кратким наименованием организации (из учредительских документов), например, Магазин а не Формуна, ООО. В этом случае может помочь поиск по полному наименованию или по ИНН/КПП.
12. Сергей Мордвин (SergeyMordvin) 19.01.12 15:31
Согласен, спасибо большое.
13. Saili 19.01.12 16:34
Совершенно верно насчет регламентов. К этому следует добавить жесткое (но разумное) разделение полномочий в группах пользователей (на уровне ролей), а также наличие on-line инструкций на уровне системы.
14. Алексей Фурманов (Aleksey-29) 20.01.12 09:01
15. Анатолий (Tlik) 25.01.12 00:49
Тоже самое можно сказать про работу с любым справочником в восьмерке, а не только "контрагенты"
16. Сергей (lsp71) 03.02.12 14:08
Согласен с описанным в статье. Кто бы спорил. Поделюсь своим опытом.
Мне пришлось наводить порядок в основных справочниках (для торговой организации это Номенклатура, ЕдиницыИзмерения, Контрагенты) практически сразу после прихода на работу. Мои действия.
1. Получил "политическую поддержку" изменений в работе пользователей с БД на уровне руководства (ген.дир.). Если этого нет, остальное можно и не делать ввиду бесполезности (пока начальник не заставит, все работают как раньше, бардак продолжается).
2. Выделить 1-2 пользователей, отвечающих за добавление новых элементов в эти справочники (и имеющих право это делать, у остальных эти права отнять).
3. Обучить этих людей правильно вносить новые элементы. Написать для них регламент действий. Все остальные обращаются к ним для добавления новых данных.
4. Мотивировать специально обученных людей поступать правильно (без начальства тут не обойтись).
5. Программная поддержка/проверка соблюдения регламента. Может быть разная (чем четче правила, тем проще их программно проконтролировать). Например, мои обработки ПриЗаписи новой ЕдиницыИзмерения контролировали поле ЕдиницаПоКлассификатору (УТ 10.2). Можно было выбрать лишь один из 4-х вариантов: кг, штука, блок, коробка (этого оказалось вполне достаточно). А Контрагенты проверялись на уникальность и правильность ИНН (ИНН содержит контрольную сумму, алгоритм вычисления которой известен, т.е. не любые 10 (или 12) цифр - это ИНН).
6. Через некоторое время после внедрения изменений можно (программно) найти элементы, не удовлетворяющие правилам. Это неиспользуемые элементы (дубли, устаревшая номенклатура, неправильно заведенные элементы, ...). Их надо куда-то убрать, чтобы не мешали пользователям (пометить на удаление, переименовать, переместить в группу "Помойка").
7. То, что не удалось сделать программно (из-за нечеткости правил) придется доделывать руками. Но объем ручной работы на этот этап остается минимально возможный.
messulete; +1 Ответить
17. Dima (kubfest) 16.02.12 08:36
Мне кажется что данная обработка будет полезна только если её применение будет осознано... Есть просто база, в которой некоторые контрагенты заведены абы как, но они одинаковые, или наоборот, есть филиалы, наименование разные, а реквизит одни и теже. Но так +.
18. Konstantin Gostev (Airlord) 12.07.12 09:34
С бухами можно и нужно долго воевать... пока добьешься от них внятного задания фиг норм напишешь!
19. Сергей Пшеничников (Зеленоград) 25.11.13 14:36
Неплохая заготовка, спасибо.

Картинки в тексте упоминаются, но отсутствуют.
20. Галина Ивлева (galinka1c8) 12.05.14 09:42
Совершенно согласна. Вроде прописные истины, но бухгалтерия о них постоянно забывает. Но обработку писать считаю бессмысленным, лучше указать бухгалтерии (и его начальству) на ошибки в базе и возможные проблемы от этого и пусть исправляют вручную. Так лучше запоминается.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа