gifts2017

За чистоту рядов - что делать, когда ошибок в УПП накопилось слишком много.

Опубликовал alex_japanese_student (Alex_Japanese_Student) в раздел Администрирование - Чистка базы

Предыстория - база УПП работает уже 3 года в организации. За это время сменилось никак не меньше двух составов работников. Ошибок накопилось - много (тысячи и тысячи). И вот дошли у меня руки провести некий аудит данных, что можно - исправить, кому можно - дать по рукам, кого возможно - обучить по результатам анализа ошибок, где возможно - поставить барьер на пути будущих ошибок. И вот что пока получилось у меня.

Хочу поделиться опытом, как я пытался УПП от плохих и некорректных данных чистить, и сделать, чтоб никто ошибок больше не делал (ну или хоть минимизировать будущие ошибки). Несколько простых шагов, несколько обработок, несколько организационных решений, несколько выводов, несколько идей.

Предыстория - база УПП работает уже 3 года в организации. За это время сменилось никак не меньше двух составов работников. Ошибок накопилось - много (тысячи и тысячи). И вот дошли у меня руки провести некий аудит данных, что можно - исправить, кому можно - дать по рукам, кого возможно - обучить по результатам анализа ошибок, где возможно - поставить барьер на пути будущих ошибок. И вот что пока получилось у меня.

  1. В организации очень широко работа по заказам ведется. Заказы поставщикам, заказы покупателей - практически на каждую продажу создаются. Очень широко корректировки заказов используются. Порой на один заказ по 5 корректировок. Кроме того - ранее было введено несколько дополнительных измерений - и в заказы, и в регистры заказов. Например - получатель заказа (для каждого товара свой). И в итоге или со всеми корректировками забывают заказ закрыть, или, например, позицию заказывают на Иванова, потом в корректировке снимают позицию, указывая получателем Петрова, а в итоге позиция в остатках регистра так и визит -с плюсом на Иванове и с минусом на Петрове. А отчеты по незакрытым заказам начальство просит еженедельно и злится. Решение: посоветовавшись с продажниками, закрыл все заказы, старее одного года. Затем закрыл позиции заказов, в которых если брать остаток по количеству, номенклатуре и заказу - ноль (или меньше нуля, такого тоже было много), а если еще и другие измерения задействовать - не ноль. Как в примере с Ивановым и Петровым - в сумме ноль, при анализе остатков по получателю - минус один и плюс один. Если на заказе висит только сумма без количества - закрыл такие позиции тоже. Делал это корректировкой регистров - примерный драфт обработки прилагаю. Также заставили продажников изучить остатки по заказам ( “Анализ заказов покупателя/поставщику” - отгружено частично или не отгружено), и сделать закрытие неактуальных заказов. В итоге остатки по заказам стали меньше на несколько тысяч позиций. От дополнительных аналитик в регистре принял решение отказаться - понял, что в отчетах они никому не нужны.

  2. Затем настал черед регистра “Товары в резерве”. Снял все резервы, висящие более полугода. Снял все резервы, в которых по остаткам был минус. Снова корректировка регистров.

  3. Затем почистил регистр “НДС предъявленный”. При формировании книги покупок все время какие-то старые записи вылезали, бухгалтерши злились и чистили руками. После закрытия месяца остатки в регистре убрал.

  4. В регистре “Затраты (бухгалтерский учет)” тоже висели хвосты незакрытые по итогам месяца. И соответственно, на следующий месяц по этим хвостам не закрывался 44 счет при расчете себестоимости, бухгалтерши закрывали счет по незакрытым позициям вручную, а ошибки благополучно переходили на следующий месяц. Закрыл остатки - и закрывать следующий месяц стало много легче. Еще одна обработка корректировки регистров.

  5. На счете 41 был в организации выделенный субсчет “Товары в пути” (товары, право собственности на которые уже у нас, но на физический склад к нам пока не доставленны товары). Сделал отчет по субсчету - спарил данные оборотки с регистром “Партии товаров на складах бухгалтерские”. В итоге стало видно, что ряд товаров уже больше года в пути. Списали списанием товаров. Аналогичная картина обнаружилась еще по некоторым виртуальным складам.

  6. После такого естественным образом к регистру “Партии товаров на складах бухгалтерские” перешли. Там та же самая картина, ряд партий ушел хорошо в минус. Пришлость издесь пройтись огнем и мечом сделать глобальный аудит. В итоге где мог - выровнял партии взаимоуничтожив плюсовые и минусовые партии. После этого - закрыл все партии, где количество было нулевым, а на сумме висело что-то. Корректировка записей регистров.

  7. Логичном стало сделать то же самое для счета 41 бухгалтерских регистров. По согласованию с бухгалтерией списал и там товары с ненулевой суммой и нулевым количеством на счет 90.07. Корректировка записей регистров.

  8. После этого логичным стало вернуться к регистру “Партии товаров на складах бухгалтерские” и привести этот регистр там где можно в соответствие с обороткой. К сожалению, тут не все удалось, ибо много где было неясно, что брать за основание. Но там, где по товарам была всего одна партия - там привел стоимость партии по регистрам к стоимости по оборотке. Еще одна корректировка записей регистров.

  9. Теперь настал черед регистра «Товары на складах». Там тоже в разрезе серий были плюсы и минусы в разрезе одного склада по одному товару. Взаимоуничтожил такие остатки. Корректировка записей регистров.

  10. То же самое проделал с регистром «Свободные остатки» (взаимоуничтожил плюсовые и минусовые остатки). После этого сравнил регистр «Свободные остатки» с регистрами «Товары на складах», «Резерв», «Товары в рознице» (есть даже отчет такой - “Анализ свободных остатков”). Там где шли расхождения – выровнял свободные остатки.

  11. Посадил бухгалтеров забивать остатки в регистр “Взаиморасчеты с контрагентами по документам расчетов”. Ибо в старых периодах все кидалось на один договор без аналитики по документам расчетов. И в итоге, чтоб задолженность по срокам долга сформировать - люди практически вторую бухгалтерию вели в Экселе.

Это по данным и их исправлению. А почему такая ситуация возникла, откуда взялись тысячи и тысячи ошибок, кто здесь враг таинственный? Из того, что удалось выяснить, зла было три.

  1. Небрежность и некорректность в работе. Как например, пишет документ при проведении - “не удалось списать по партиям” - а всем плевать на это сообщение. Или - поступает товар. Его продают. А уже после продажи вешают на партию, где ноль штук осталось - доп расход. Или ГТД. Или и доп-расход и ГТД. И это так и висит до скончания веков.

  2. То, что в прошлые периоды народ лазил.

  3. Сторнирование. Это оказалось хуже всего. Например, приходит товар на 100 рублей. Его продают. Через некое время бухгалтер замечает, что сумма-то неверная в поступлении, не 100 рублей стоит, а 101. Она с легким сердцем сторнирует весь документ корректировкой регистра, заходит в получившиеся бухгалтерские проводки, находит строчку где на д 41 - к 60 стоит 100 рублей отсторнированно,  эту строчку копирует, все остальные стирает, и ставит проводку сторно д 41 к 60 - минус 100 рублей, и д 41 к 60 плюс 101 рубль. По бухгалтерии все замечательно! А то, что при этом отстронировались не только бухгалтерские регистры, а куча управленческих, по НДС, по товарам, по заказам - это даже и не замечал человек. Только во вкладку “Бухгалтерские регистры” заходила. Когда я стал доказывать, что нельзя так делать - не верили мне.

Ну и что пришлось сделать, чтоб ошибок избежать.

  1. Закрываем периоды прошлые чтоб никто не лазил. Строго настрого, уже 2 числа следующего месяца практически.

  2. При закрытии месяца запускаем обработку “Проведение по партиям” - и весь месяц перепроводим, причем - все ошибки отмечаются, по каждому документу идет разбор полетов.

  3. Поставил запрет на проведение в минус при неопаретивном проведении. Теперь нет разницы, проводит ли человек оперативно, не оперативно ли - остатки проверяются все равно.

  4. Ну и самое главное - право на документ “Корректировка записей регистров” - видимо заберу у всех. Слишком опасно. Видимо - сам только буду делать.


Можно ли сказать, что порядок наведен? Нет, пока нельзя. Еще есть ошибки, еще воевать и воевать. Но - уже все ж полегче.

Ну и в заключение - несколько примеров обработок, о которых писал выше - как что можно закрывать. ВНИМАНИЕ!! Это примеры кода. Все проделанное - делалось при согласовании сначала с бухгалтерией (или продажниками в случае заказов). Все проделанное - проверялось ими. Все написанное - написанно под конкретную ситуацию в конкретной организации, и в вашем случае может не сработать или сделать ситуацию хуже. Поэтому используйте просто как примеры кода - на свой страх и риск, не более того.

Успехов всем в работе!


Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер Кол. Скачив.
1- Закрыть регистр -НДСпредъявленный
.epf 9,02Kb
08.11.13
17
.epf 9,02Kb 17 Скачать
2- Корректировка нулевых партий, 41 счета
.epf 10,25Kb
08.11.13
22
.epf 10,25Kb 22 Скачать
3- Корректировка минусовых партий, товаров на складах, свободных остатокв
.epf 10,89Kb
08.11.13
38
.epf 10,89Kb 38 Скачать
4- Корректировка свободных остатков по товарам и резервам на складах
.epf 8,89Kb
08.11.13
22
.epf 8,89Kb 22 Скачать
5- Закрытие старых и нулевых заказов, старых резервов
.epf 9,78Kb
08.11.13
25
.epf 9,78Kb 25 Скачать
6- Закрытие затрат бухгалтерских, счета 44
.epf 11,40Kb
08.11.13
17
.epf 11,40Kb 17 Скачать

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Михаил Афанасьев (mikmike) 11.11.13 07:41
И все это надо теперь делать регулярно.
По идее лазейки для некорректной работы надо закрывать, что невозможно закрыть, то регулярно проверять. Лучше каждый день - чтобы не запускать.
cleaner_it; +1 Ответить 2
2. Сергей Дюганов (Dyganov) 11.11.13 08:08
(0) Респект. Аки Геракл в конюшнях Авгия.
(1) и то точно, чуть отпустишь через год хоть за ново начинай. А некоторых клиентов и на наведение порядка не хватает.
3. alex_japanese_student (Alex_Japanese_Student) 11.11.13 08:14
(1) mikmike, (2) Dyganov,
наверное в идеале должен быть какой-то специальный человек, который бы следил за этим всем.
А в реальности сам не сделаешь - никто не сделает

Впрочем - обработки накоплены, - только кнопочки нажимай ))
4. Михаил Афанасьев (mikmike) 11.11.13 08:39
У меня был опыт - дежурный сисадмин тупо запускал каждый вечер список отчетов и результаты пересылал на соответствующую почту. Это было на 7.7
Можно все автоматизировать регламентными заданиями, но конечно все равно нужен ответственный - администратор базы (не обязательно программист), а само по себе все в конце концов опять развалится.
5. alex_japanese_student (Alex_Japanese_Student) 11.11.13 09:15
(4) mikmike,
да тоже думаю какое-то предупреждение поставить себе об ошибках, чтоб выдавало, но пока надо имеющееся в порядок привести. Потому что думаю - не все еще нашел пока
Ну и в конце месяца по партиям проводят , и проверяют когда ошибки выдает
6. Михаил Ражиков (tango) 11.11.13 10:42
геракл нервно курит в сторонке
не знаю, за деньги или за интерес работал тс, но вот таких штучек:
Когда я стал доказывать, что нельзя так делать - не верили мне.

допускать нельзя
не веришь - иди в ексель, буду я тебе еще что-то доказывать...
**
буду, конечно, но только за отдельную строку в платежной ведомости
CratosX; Alex_Japanese_Student; +2 Ответить 1
7. alex_japanese_student (Alex_Japanese_Student) 11.11.13 13:34
(6) tango,
допускать нельзя
не веришь - иди в ексель, буду я тебе еще что-то доказывать...
**
буду, конечно, но только за отдельную строку в платежной ведомости

да. Вы правы. Моя ошибка
Почему-то каждый раз хочется по-хорошему людей научить разумному и светлому как надо работать - и каждый раз хочешь как лучше, а получается как всегда
Надо быть жестче, согласен тысячу раз
8. Владимир Литвиненко (VladimirL) 11.11.13 16:09
Действительно, навешивать проверки корректности операций нужно ещё на этапе внедрения. И как можно скорее, пока у бухгалтеров еще не сформировались привычки делать неправильно. Когда они еще не знают, что могут сделать неправильно и когда можно объяснить дополнительный контроль особенностями новой "программы", а не вашим желанием поставить их в жесткие рамки. И когда административный ресурс ещё на вашей стороне.

Потому что потом они скажут "мы так делали давно, мы знаем, что так можно, верните как было". И если вам не повезёт с начальством этих людей с шалавливыми кривыми руками, то начальство будет на их стороне. И тогда процесс внедрения уже правильной работы работы с программой растянется на долгие месяцы и неизвестно кто победит. Похоже что внедренцы редко считают это приоритетной задачей.

Иногда приходится объяснять появление новых запретов обновлением программы от фирмы 1С и невозможностью возврата к состоянию "как было" ибо иначе "всё сломается" :)
9. alex_japanese_student (Alex_Japanese_Student) 12.11.13 09:47
(8) VladimirL,
Действительно, навешивать проверки корректности операций нужно ещё на этапе внедрения. И как можно скорее, пока у бухгалтеров еще не сформировались привычки делать неправильно. Когда они еще не знают, что могут сделать неправильно и когда можно объяснить дополнительный контроль особенностями новой "программы", а не вашим желанием поставить их в жесткие рамки. И когда административный ресурс ещё на вашей стороне.


Ну я как бы пришел в компанию уже когда программа работала, так что приходилось иметь дело с тем, что есть

Потому что потом они скажут "мы так делали давно, мы знаем, что так можно, верните как было". И если вам не повезёт с начальством этих людей с шалавливыми кривыми руками, то начальство будет на их стороне. И тогда процесс внедрения уже правильной работы работы с программой растянется на долгие месяцы и неизвестно кто победит. Похоже что внедренцы редко считают это приоритетной задачей.


ошибки достали всех, так что начальство в целом поддерживает. Без поддержки начальства такие вещи не стоит и начинать, имхо

Иногда приходится объяснять появление новых запретов обновлением программы от фирмы 1С и невозможностью возврата к состоянию "как было" ибо иначе "всё сломается" :)

Я буду обосновывать тем, что начальство решило права урезать, ибо это так и есть (забрать право на документ корректировки регистров)
10. Ирина Павленко (PAVI) 12.11.13 13:23
Да, об ошибках 1С не говорил только ленивый, а ошибки пользователей в УПП - еще более горестная тема :-(
11. Роман Осадченко (cleaner_it) 12.11.13 16:24
(7) Жестче можно быть, когда есть административный ресурс или непререкаемый авторитет. Все приходит с опытом и временем) Удачи в благом начинании!
12. Михаил Ражиков (tango) 12.11.13 16:28
На коллекторском агентстве лежат управленческие функции: подбор компетентных
сотрудников, организация их работы, контроль результатов.
У коллекторского агентства есть морально - психологические преимущества: оно
способно действовать в отношении должника решительно и общаться с ним
достаточно жестко ; для должника передача вопроса коллекторскому агентству
свидетельствует о серьезности намерений
.
13. Дмитрий Перминов (l_men) 12.11.13 16:53
Хм, та же ситуация))), но добавлю) УПП достаточно сложная и многофункциональная программа, поэтому не вина бухгалтера, что она сторнировала документ только по бух учету. Откуда она должна знать, что документ помимо бухгалтерских проводок делает еще кучу движений по регистрам. Вот если она конечно на собеседовании била себя в грудь и говорила, что УПП знает от А до Я тогда да, но я лично знаю только три человека, которые так знают УПП с точки зрения пользователя. А остальные это просто операторы, которые запоминают последовательность нажатия на кнопки и не в состоянии построить оборотку и понять какой документ дает отрицательный остаток. К сожалению, когда принимают на работу бухгалтера со мной не советуются.
А по складскому учету сидит отдельный человек, которой контролирует появление отрицательных остатков и могу сказать, что за три года работы базы, склад сейчас идеально чистый и это с учетом того, что учет ведется в разрезе серийных номеров. Запрет на отрицательные остатки стоит у всех, даже у меня на проведение партий. Т.е. когда документ не проводится и пользователь не в состоянии разобраться, тогда уж мы садимся и я показываю, где и как неправильно завели/исправили приходный документ.Плюс разработаны регламенты по ведению товарного учета, которые должны строго соблюдаться, за нарушение штраф. У всех убраны права на вообще любое движение "задним" числом. Оставлено только у меня и ответственного человека. А уж к документу корректировка записей регистров я даже близко никого не подпускаю.
serg1974; adva; basta-one2007; CratosX; Sergey_Mishkin; +5 Ответить
14. Стас Громов (Stas_Gromov) 13.11.13 06:59
Молодец, всё правильно сделал! ;)
15. Алексей Т. (CratosX) 14.11.13 02:52
Да, это прямо свод моих работ по выездам к клиентам от фирмы-франчайзи - развёрнутое объяснение того, почему меня посылают на оплаченные 2 часа работ, а я возвращаюсь и прошу манагеров выставить счёт на дополнительные 6 часов :)

Upd: Жаль, что приходится выполнять роль хирурга по отношению к больному в различной стадии агонии, и так редко бывает планомерная диагностика и профилактика...
16. Илья Радченко (dbaser) 18.11.13 10:48
читал и 1 в 1 видел свою УПП, только учет серий не ведется...
что реализовано у нас:
1. Добавлен свой регистр сведений с датами запрета редактирования по документно с возможностью доступа отдельным ролям. В идеале каждое утро закрываются все вчерашние документы и открываются по служебке для исправления. (Что то подобное попадалось на инфостарте)
2. Стандартные процедуры контроля остатков доработаны таким образом, что документ просто не проводится если выводится сообщение с ошибкой и контроль остатков производится без учета режима проведения.
3. Куча контролирующих процедур через подписки на события по основным документам, в том числе контроль остатков в НЗП.
4. Перед закрытием месяца перепроводятся все документы групповой обработкой, ошибки выкладываются в текстовый файл и основные ответственные исправляют свои ошибки по этому файлу. Потом проводится расчет себестоимости и его сообщения так же выкладываются в файл, ошибки из него так же исправляются пользователями (при необычных ошибках с помощью программистов 1С).
17. Александр Крынецкий (echo77) 18.11.13 20:13
Предыстория - база УПП работает уже 3 года в организации. За это время сменилось никак не меньше двух составов работников.


- при такой текучке, я бы сюда не полез
18. Alexandr Surkov (basta-one2007) 20.11.13 14:34
Alex_Japanese_Student, полезный опыт спасибо.

Подскажите пожалуйста где почитать про механизм заказов?
Есть где-нибудь внятное изложение, как следить за ним?
19. pavel le (zzzpav) 20.12.13 09:13
Возможно проще уже новую базу начать, совсем идеальную, учитывая что опыт работы есть, все пойдет гораздо легче
20. Елена Пименова (Bukaska) 20.12.13 11:07
(19) zzzpav, Бухи.. если они безалаберные.. и в новой базе умудрятся сию секунду навести бардак.. Надо их за каждый полет лишать премий.. авось да поймут..
21. alex_sh2008 alex_2h2008 (alex_sh2008) 20.12.13 11:21
У меня часто такое было, делаешь срез журнала изменений пользователей, и руководителю на стол, далее разбор полетов уже был без меня)
22. Ададуров Виталий (adva) 20.12.13 11:32
(20) у бухов очень часто и без всяких регистров УПП есть чем голову забить, насколько все проще для них в обычной бухгалтерии (а в 7.7 и подавно). Я их вполне понимаю. Мало того что бух и нал. законы постоянно меняются. Так и программы тоже меняют, токо к одной привыкнешь, уже на другую переходить. Тут сам порой ковыряешься в этих регистрах, голову сломаешь. Хотя с другой стороны, если не знаешь чего надо делать, то лучше не лезь (а то убьёт :) ).
Наталья509; +1 Ответить 1
23. Ададуров Виталий (adva) 20.12.13 11:35
По хорошему если было бы сделано, что-то навроде отражение зарплаты к регл учету, только для всех регистров, было бы намного проще бухгалтерам: они указывают нужные им проводки, а все остальные регистры корректируются исходя из этих проводок
24. Елена Пименова (Bukaska) 20.12.13 11:51
(22) adva, Компетентных бухов сейчас мало.. Кто соображает как правильно вести учет в 1с.. а дурных - сплошь и рядом.. ещё и пальцы гнуть умеют..
Я за два дня умудрилась в трёх платформах побыть.. ещё и чудом помочь людям.. и не умер)))
25. г. Казань Рустем Гумеров (Rustig) 08.01.14 15:40
(18) в методичке по УТ 10.3, которая прилагается в базовой поставке. В этой методичке много базовых понятий описано в части упр. учета, про которые не встретишь в книгах по УПП.
26. Сергей Аблаев (serg1974) 04.02.14 15:33
Особенно понравилось:
>>Посадил бухгалтеров забивать остатки в регистр “Взаиморасчеты с контрагентами по документам расчетов”. Ибо в старых периодах все кидалось на один договор без аналитики по документам расчетов. И в итоге, чтоб задолженность по срокам долга сформировать - люди практически вторую бухгалтерию вели в Экселе.
Это кто же, интересно, так УПП внедрял?! при том что она стоит под миллион для сотни пользователей!
27. Елена Пименова (Bukaska) 04.02.14 15:48
(26) serg1974, Кто внедрял - тех уже нет, а кому -то за неизвестными остается разгребать дров, да далеко не одну вязанку
28. rjhonson 04.02.14 20:26
Необходим целый комплекс методологических, предупредительных, организационных мер для корректной работы.
29. Сергей Аблаев (serg1974) 05.02.14 08:48
(28) rjhonson, сорри за флуд - но вот этот самый "комплекс мер" чисто 1С-овское понятие? какие ERP работают "из коробки" правильно?
Формулируя по другому: Можно ли утверждать что Navision и SAP это "Apple" а 1C это "Microsoft" ;)

PS про то что в навижн нет "исправлений задним числом" знаю - возможно автоматом нет и "минусов"...
30. Александр Спильник (mebelmarket) 19.05.16 10:58
Сразу видно, что студент писал. Дата просто тупо прописана в коде. А если у клиента начало ведения учета раньше? Второе - а где указано, что в документе корректировка регистров СНАЧАЛА нужно выбрать нужные регистры? В общем большой минус..
31. alex_japanese_student (Alex_Japanese_Student) 19.05.16 15:31
(30) mebelmarket,
почитать текст не судьба?
Все написанное - написано под конкретную ситуацию в конкретной организации, и в вашем случае может не сработать или сделать ситуацию хуже. Поэтому используйте просто как примеры кода - на свой страх и риск, не более того.


если написано непонятно - скажу проще. Это не чудо-обработка типа "нажал кнопку и забыл". Это некая заготовка, которая под конкретные условия допиливается
Судя по нику - конкретный интернет-магазин рекламируете?
32. Вадик Лавин (LavinVadik) 08.10.16 01:26
Обработки то заточены под не типовую ?

"
| ЗаказыПокупателейОстатки.РарусПолучатель,
| ЗаказыПокупателейОстатки.РарусДатаОтгрузки,"
33. alex_japanese_student (Alex_Japanese_Student) 08.10.16 07:15
(32) LavinVadik,
типовая с парой дополнительных измерений
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа