gifts2017

Автоматизация бизнес-процессов как способ выявления потерь производства

Опубликовал Дмитрий Макаров (pro-rok) в раздел Управление - Бизнес-процессы

В бережливом производстве Тойота говорится, что чтобы обнаружить производственные потери во времени, в расходе ресурсов и в методах выполнении работы, необходимо связать процесс. Это действительно так.
Пока процессы не прописаны, ведутся хаотично и отдельно друг от друга (имеют собственные графики работы, периоды, начала и окончания, не зависящие от соседних процессов), практически невозможно разобраться, где что неверно делается, и где именно происходят провалы.

Совершенно случайно наткнулся в сети на интересную статью относительно взгляда на автоматизацию бизнес процессов. Автор статьи кандидат технических наук Денисова Елена. Ссылка на источник: http://blogofdenisova.blogspot.ru/2013/01/blog-post.html

Но вот, что интересное обнаруживается при упорядочивании существующих процессов, как-то так работающих. Когда выстраиваешь четкую логику и взаимосвязи между объектами и субъектами процесса во времени и определенной последовательности, понимаешь, что "идеальный процесс" будет отличаться от реального.

При написании бизнес-требований к автоматизации сталкиваешься с множеством теоретических вопросов типа "а что если?". Ведь написание данной документации - это умственно логическое умозаключение - почти чистая теория, хотя ты и примеряешь написанное на реальные работы. Тем не менее, когда продумываешь будущее, то, естественно, точно сказать сразу, начиная с нуля выстраивать процесс, что будет не так, предугадать очень сложно. Более того, все случайности и шероховатости исключить сразу же невозможно!

В результате, при внедрении новой технологии сталкиваешься с множеством возражений - мол, а вдруг что-то пойдет не так, и снова придется вносить изменения. Если смотреть на вероятность проявления неточностей и вариаций процесса, как на проблему, то действительно, имеет ли смысл начинать вообще дело?

Да, действительно, связанный процесс, пускай даже на бумаге, уже выявляет какие-то особо острые моменты, которые видны на поверхности и которые можно решить тут же на бумаге. И это хорошо - это первая выгода, которую получают проектировщики и исследователи текущего процесса. В идеале, хорошо бы продумать весь процесс целиком, отработать его вручную, без автоматизации, шаг за шагом, проверяя на возможные прорывы и узлы, как проверяют ёлочную гирлянду - скрупулезно, не пропуская не единого звена. А затем уже автоматизировать чистый отработанный процесс.

К сожалению, в век огромных массивов информации, которые мы обязаны перерабатывать ежедневно по много раз, выясняется, что многие работы, ключевым успехом которых является скорость передачи и обработки информации, вручную не только проверить и выверить на всевозможные потери, просто невозможно как раз из-за ограниченности человеческих ресурсов - без автоматизации рутинной работы процесс попросту невозможен.

И какой вывод я делаю в итоге. Если ставить целью в конечном результате иметь работающий процесс, его необходимо связать во едино, чтобы были четко определены взаимосвязи объектов и субъектов на бумаге, продумать все возможные отклонения, которые видны сразу и автоматизировать по этому "идеальному шаблону". Результатом будет не реальный, конечно, процесс, но после того, как запущена первая тестовая версия, применимая к реальности, начнут всплывать и те проблемы, которые нельзя было учесть ранее. И это не есть проблема - это возможность, которую предоставляет автоматизация для решения. Автоматизация под этим углом зрения является лакмусовой бумажкой, позволяющей определить реальные проблемы, требующие решения с помощью правильно построенной системы обратной связи в виде различных отчетов, системы уведомлений и возможности фиксировать проблемные точки.

Конечно, автоматизация как и связывание процесса является очень тонким инструментом. Чтобы воспользоваться таким способом выявления подводных камней, нужно заранее ответить на вопрос - готов ли менеджмент в оперативном порядке решать все острые моменты, вскрываемые связанным процессом и автоматизацией. Система не должна быть железобетонной и зацементированной навеки. Она должна быть гибкой и редактируемой, управляемой, в случае необходимости, человеком-оператором.

Выявление проблем - это первый и необходимый шаг, но проявленные трудности могут и погубить процесс, если их не решить в скором порядке. Если же процесс постоянно развивать и развивать саму систему, можно добиться огромных успехов в долгосрочной перспективе. Не нужно забывать, что путь к совершенству лежит в бесконечности - постоянное наблюдение, развитие, корректировка и изменение. Это путь успешности. 

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
Комментарии
1. Владимир Зеленов (zelevova) 12.12.13 16:43
Это все понятно.
Хотелось бы не просто статью о том что документируй процессы и будет хорошо, но и методику...
Или я не уловил суть статьи?
2. Дмитрий Макаров (pro-rok) 12.12.13 19:38
(1) zelevova, Суть статьи, что автоматизация не должна быть ради автоматизации. Грамотно документируя процесс, позволит не только его автоматизировать, но и оптимизировать. Своеобразный взгляд на автоматизацию под другим углом. Эту идею необходимо доносить до заказчиков, что бы они понимали роль автоматизации на предприятии, а то обычно сводиться все к автоматизации бухгалтерии.
3. Елена Ситникова (lesenoklenok) 28.01.14 08:53
Спасибо за интересные выводы
4. Сергей Пшеничников (Зеленоград) 28.01.14 09:29
Есть положительный опыт?
5. Дмитрий Макаров (pro-rok) 28.01.14 10:02
(4) Зеленоград, Положительный опыт чего??

Автоматизации бизнес процессов, а не бухгалтерии, или донесения идеи до заказчика?

Опыт есть и того и другого.
6. tr75 ya (tr75) 19.05.14 08:20
Внедряю процессы и сталкиваюсь с обратной реакцией ежедневно.
Не всегда прав.
7. tr75 ya (tr75) 19.05.14 08:41
Система противодействует и в этом её сила.
8. Андрей Жданов (azhdan) 15.02.15 20:17
Автоматизируя хаос, получаем автоматизированный хаос
9. Светлана Величко (Nonsadness) 01.11.15 14:04
У меня тоже была масса сомнений, покупать для своей фирмы личную crm систему, или обойтись Икселем, но все же рискнула. По рекомендации друга купила программу у них www.clientbase.ru/i/ntr/. Пока радует, даже обновления постоянно предлагают.
10. Оксана Симонец (OksanaSimonets) 04.11.15 17:25
сама автоматизация процессов - очень хороша, не поспоришь. я говорю из личного опыта, у нас в компании создавали электронный документооборот, внедряли они http://inbase.com.ua/reshenia-and-uslugi/198-uslugi/734-bpm и отмечу, что очень даже легко автоматизировалась работа, как минимум, департамента человеческих ресурсов. сейчас эйчар менеджеры и мотивацию разрабатывают, и KPI. я все к тому, что процесс внедрения довольно тонкий)) не хочу никого рекламировать, поэтому готова в личке рассказать все более детально, как у нас это в компании происходило.
11. Дмитрий Макаров (pro-rok) 05.11.15 07:33
(10) Да напишите пожалуйста будет очень интересно почитать.
12. Арина Андреева (Arina45) 27.01.16 17:20
Ребята, а скажите к то-нибудь пользовался этой программой www.clientbase.ru/i/ntr/? яотзывы почитала, говорят вроде неплохая, хотелось бы узнать кто, что думает
13. Евгений рыбин (Gekan) 27.01.16 18:50
Арина я уже давно использую www.clientbase.ru/i/ntr/ в своей работе и увидел массу плюсов. Мне когда-то ее посоветовал друг и сказал, что уже многие бизнесмены успешно используют ее.
Так мне бизнес вести стало гораздо проще. потому что все файлы всегда под рукой и не нужно тратить время на бесконечные поиски среди вордовских и икселевских доков.
14. Мирослава Лозицкая (Мирослава Лозицкая) 27.01.16 19:23
Ничего себе, у меня тоже стоит клиентская база www.clientbase.ru/i/ntr/ , не понимаю, почему Вы, Арина сомневаетесь. Программа классная, плюсов много: от элементарных привилегий в виде хранилища нужной инфы до крутой системы безопасности. Так что смело берите и пользуйтесь в свое удовольствие.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа