gifts2017

Инструменты быстрого закрытия отчетного периода по УУ на примере 1С: Управление холдингом

Опубликовал Лиза Кайбазакова (Kaliinka) в раздел Управление - Практика учета

Статья делится на две части: • В первой части мы определимся в терминологии того, что будем обсуждать. • Во второй части мы уже рассмотрим концепции и подходы, реализованные в 1С:Управление холдингом, и я расскажу, как мы это поняли и приняли. Данная статья написана по материалам доклада, прочитанного автором на Конференции Инфостарта IE 2014 29-31 октября 2014 года.

Что такое 1С: Управление холдингом?
Общие тенденции и терминология в рамках статьи

Первое, о чем хотелось бы сказать той части людей, которые не знают, что такое «Быстрое закрытие»:

  • Быстрое закрытие – это когда управленческая отчетность компании сдается очень быстро, в течение 4-6 дней после окончания месяца. Например, когда отчетность за январь я сдаю не в апреле, а 4-6 февраля, непосредственно сразу же после окончания месяца. Это накладывает ряд условий на автоматизацию этого процесса, и соответственно, может вызвать некоторые трудности.
  • Под термином управленческая отчетность я буду иметь в виду пакет отчетов, подготовленный на базе движений по отдельному плану счетов управленческого учета.
  • При этом МСФО будет также рассматриваться как частный случай управленческого учета.

И последний момент – мы с вами не будем говорить о том, как в 1С:Управлении холдингом реализована консолидация отчетности. Мы будем говорить только про индивидуальную отчетность компании.

Буквально два слова о том, что такое 1С:Управление холдингом.

Это новый программный продукт, бета-версия которого была выпущена фирмой 1С этим летом (лето 2014 г. – Прим. ред.). Он позволяет автоматизировать такие обширные сферы жизни компании, как система сбалансированных показателей, бюджетирование, казначейство, МСФО, управленческая отчетность, управление активами, управление закупками и даже в небольшой степени управление НСИ. Разработчики 1С на партнерском семинаренас уверили, что, по их мнению, возможности этого продукта будут очень интересны управляющим компаниям крупных холдингов

Хотелось бы обратить ваше внимание на одну методологическую деталь, которую мы наблюдаем в последнее время, и, которая, как я увидела, довольно-таки ярко проявляется в самом программном продукте 1С:Управление холдингом:

  • Раньше (год-два-три назад) у нас была ситуация такая: к нам приходили клиенты, которые говорили «мы хотим бюджетирование». И это были одни клиенты, которые хотят бюджетирование. Приходили другие клиенты, их коллеги, иговорили – нам нужно МСФО. И это тоже были совершенно отдельные случаи.
    А сейчас мы видим, что эти темы стали неразрывно связаны друг с другом, и та пропасть, которая раньше разделяла эти понятия, уже снижается. Теперь приходящие к нам люди эти понятия уже не различают. Они говорят: «нам нужно бюджетирование по МСФО». Несколько лет назад я бы спросила «что?». А сейчас: «понятно, хорошо, будем делать». Это с одной стороны.
  • С другой стороны мы действительно видим, что данные бюджетирования и оперативного планирования одинаково активно используются и для управленческого учета, и для управленческой отчетности, и для целей МСФО. И об этом мы с вами дальше поговорим.

Итак, вводная часть закончилась, и сейчас мы поговорим непосредственно о быстром закрытии и инструментах, которые нам предоставляет 1С:Управление холдингом.

Основная функциональность информационной системы для быстрого закрытия

Какие основные пункты мы с вами рассмотрим?

  • Во-первых, мы поговорим о трансляции данных из бухгалтерского учета в подсистему управленческого учета. Это, наверное, тема достаточно известная.
  • Во-вторых,  я расскажу про закрытие периода для трансляции данных. Что это такое?
    Эта тема тесно связана с быстрым закрытием, и она говорит о том, что если я, например, 4-6 февраля сдала свою управленческую отчетность, то мне нужно, чтобы бухгалтер в течение последующих трех месяцев не вносил операций в закрытый период, чтобы моя отчетность за январь не изменилась.
    Вы увидите, каким образом это организовано в программном продукте 1С:Управление холдингом.
  • В-третьих – доначисление затрат.
    Что это такое? Одна из особенностей быстрого закрытия состоит в том, что в тот короткий период времени, когда мы закрываемся, огромный пул бухгалтерских данных в системе еще не существует вообще. Но, поскольку наша управленческая отчетность в глазах руководства претендует на большую достоверность, чем бухгалтерская, значит, мы не имеем права пренебречь этими значениями, сказав, что бухгалтеры дозанесут их потом (также мы не можем просто показать эти затраты в отчетности, как есть). Поэтому возникает вопрос доначисления затрат (или accruals, как его еще называют).
    Когда мы перейдем к практической части, я расскажу, как это можно реализовать в программе.
  • Следующее – независимое проведение регламентных операций.
    Как правило, управленцы не претендуют на то, чтобы бухгалтер делал полное закрытие периода именно в тот момент, когда этого хочется самому управленцу. Для проведения закрытия по управленческому учету нужны отдельные регламентные операции. Нужно понимать,что набор входящих параметрови их значений (себестоимость, затраты, выручка) для этих регламентных операций могут сильно отличаться от бухгалтерского учета.
  • Ну и отдельная тема – это регламент закрытия.
    Чтобы достичь ударных темпов предоставления управленческой отчетности, нам, как правило, нужна очень четкая картина:
    • что мы должны делать,
    • кто за что будет нести ответственность,
    • в какие сроки.

В течение одного дня должна быть выверена трансляция, в течение следующего дня должны быть начислены accruals и т.д. Это достигается при помощи регламента закрытия – аудиторы любят это называть Roadmap (дорожная карта).

Ну а теперь подробнее пройдемся по каждому пункту.

Трансляция данных из бухгалтерского учета в подсистему управленческого учета

Что такое трансляция?

Трансляция – это перекладка проводок бухгалтерского учета в проводки управленческого учета, либо в проводки МСФО.

Хочу поделиться с вами нашими методологическими наработками, которые вы, может быть, будете использовать у своих клиентов или у себя в компании.

  • Когда в компании только начинают работать с трансляцией проводок, обычно говорят: мы половину транслируем, а половину не транслируем. Вот это у нас по-другому, поэтому нам, в принципе, трансляция не нужна.
    По собственному опыту хочу сказать, что лучше сразу транслировать все. Почему? Потому что это колоссально упрощает процесс выверки трансляции в тот момент, когда мы начинаем делать закрытие. То, что нам не подходит, лучше отсторнировать потом – чтобы это были две различные проверки, две различные операции.
  • В процессе автоматизации получения управленческих проводок очень важно договориться с бухгалтерией. Потому что, как правило, управленцы сидят в отдельном кабинете, работают в Excel,а в бухгалтерию вообще заходят только по большой нужде. Они часто даже не знают, что многие нужные им данные можно было бы получить, просто немного расшив бухгалтерскую аналитику, или, например, чуть стандартизировав ввод операций.
    Какие способымогут нам помочь договориться?
    • Первый способ – это выстраивание с бухгалтерами хороших отношений (обычно этого добиться совсем непросто). Как правило, сначала приходится выслушать от них, что такое управленческая отчетность, зачем она нужна бухгалтерии. Но потом в процессе диалога у бухгалтеров возникают какие-то вопросы, с которыми им можно немного помочь. И в результате у нас появляется больше средств для коммуникаций. Это – с одной стороны.
    • С другой стороны – это экспертность. Очень часто в бухгалтерии любят говорить генеральному директору: «вот, управленцы пришли, мы вообще не можем сделать то, что они требуют» и т.д. А когда приходят автоматизаторы, то они как эксперты могут сказать: «а почему вы это сделать не можете? Ведь в принципе это все в системе реализуемо?» Тут можно поиграть с нашими компетенциями.
    • Еще хотелось отметить такой момент: что подразумевается под словами трансляция и трансформация? В продукте1С:Управление холдингом поддерживается две модели:
      • трансляционная модель, когда у нас проводки перекладываются в проводки,
      • и трансформационная модель, когда отчетность перекладывается в отчетность.

Специалисты компании 1С отметили, что они считают, что для быстрого закрытия больше подходит трансляционная модель. Я думаю, это не совсем так, потому что при трансформационной модели тоже можно, наверное, достичь этого эффекта, но нужно будет поработать над методологией и над нашим регламентом закрытия.

 

Как выглядит трансляция в 1С:Управление холдингом?

Слева у нас представлены счета РСБУ, справа – счета МСФО. И это – специальный интерфейс, который позволяет их сопоставить. Наверное, конкурирующие программные продукты предоставляют примерно такую же функциональность.

Сама трансляция происходит таким образом: есть документ «Трансляция», и в него затягиваются проводки той или иной организации:

  • Они могут затягиваться либо из подсистемы бухгалтерского учета самой базы 1С:Управление холдингом;
  • Либо эти проводки могут затягиваться из других информационных баз, с которыми может интегрироваться 1С:Управление холдингом.

В этом документе собирается весь пул бухгалтерских проводок, и им сразу же сопоставляются проводки по управленческому плану счетов. Соответственно, при проведении данный документ делает проводки по управленческому плану счетов.

Также существует специальный механизм проверки полноты трансляции – отчет «Выверка трансляции проводок», где мы можем посмотреть, что оттранслировалось, а что еще нет.

Закрытие периода для трансляции.

Как это обычно реализуется в программных продуктах?

Обычно существует механизм, позволяющий транслировать проводки бухгалтерского учета не в период регистратора документа, а в период, который является открытым для управленческого учета

 

 

Чтобы было понятнее, я приведу пример из системы 1С: ERP 2.0, где этот механизм реализован.

Итак, у меня есть приходный кассовый ордер, проведенный 31.08, и сумма у него – 100 рублей. 

После проведения документа у нас сформировались соответствующие проводки по плану счетов управленческого учета.

После этого бухгалтер по МСФО (либо специалист управленческого учета) отчитывается за август и ставит дату запрета на редактирование проводок– 31.08.2014. Все, август сдан, менять ничего уже нельзя. Что происходит после этого?

Приходит бухгалтер РСБУ и говорит – ой, я ошибся, здесь не 100 рублей, а 430. Он заходит в первичный документ (который за август, который уже сдан), и корректирует его.

Теперь посмотрите, какая у нас получается картина по проводкам управленческого учета:

  • 100 рублей в привязке к августу у нас сохраняются и остаются в августе.
  • А на 1 сентября теперь появляется дополнительная сумма – сумма корректировки на 330 рублей, которые добавил бухгалтер РСБУ.

Получается, что согласно механизму, реализованному в 1С:ERP, все корректировки закрытого периода отражаются в системе первой датой открытого периода.

Но в 1С:Управлении холдингом я пока что аналогичного механизма, к сожалению, не нашла и разъяснений по этому вопросу не получила. Предполагаю, что это можно как-то реализовать при помощи манипуляций с экземплярами отчетов, но механизм, реализованный в 1С:ERP, для нас прозрачнее и удобнее.

Доначисление затрат или accruals

Сразу хочу обратить ваше внимание, что операция доначисления затрат работает в тесной связке с механизмом закрытия периода – используется та же самая логика.

Смотрите, какая у нас ситуация:

  • Бухгалтер управленческого учета закрывает январь. Он знает, что есть определенные постоянные затраты, например, затраты на электричество. Но бухгалтер РСБУ к 4 февраля никакую информацию о счете за электричество в систему не внес, потому что первичка еще не пришла.
    Соответственно, бухгалтер управленческого учета делает доначисление затрат на 300 рублей. И это доначисление затрат транслируется:
    • во-первых, в январь – начисляются затраты на 300 рублей.
    • А во-вторых, в февраль – у нас там записывается минус 300 рублей. По факту, в феврале сторнируется январское начисление.

Соответственно, после того, как управленец сделал у нас это доначисление затрат, он закрывает январь для трансляции.

  • Что происходит потом? После этого наш бухгалтер наконец-то нашел свою бумажку с начислением затрат за электричество (там указана сумма 280 рублей) он в феврале вносит данный документ январем. Но поскольку у нас работает закрытие периода, о котором я вам до этого уже рассказала, то те проводки, которые внесены в бухгалтерский учет январем, для целей управленческого учета транслируются уже только в февраль. И совместно мы видим следующую картинку: в январе у нас затраты 300, в феврале - -300 +280 = -20. Получается такая корректировка суммы затрат.

Каким образом эта штука реализована в системе 1С:Управление холдингом?

Есть специальный документ, называется «Начисление операций». У него есть возможность делать  начисление и указывать дату, на которую у нас должно будет произойти сторнирование. Классически, если мы отчитываемся ежемесячно, сторнирование происходит первым днем следующего месяца. А если мы отчитываемся ежеквартально, то первым днем месяца квартала.

Кроме того, в 1С:Управление холдингом есть очень интересная штука: сопоставление плана и факта начисления. Что это такое? Слева вверху у нас все начисления, которые мы произвели. А справа – реальные бухгалтерские документы. И в этом интерфейсе мы можем установить связку, чтобы показать, какое начисление каким бухгалтерским документом закрылось.Вы, конечно, можете посчитать, что это достаточно трудоемкий процесс, но у меня есть клиенты, которые так делают – видимо, кто-то у них это просит.

Давайте теперь разберемся, а каким же образом у нас управленец, который сидит в отдельном кабинете, знает, что вообще нужно доначислить за месяц? Как ему эти космические знания приходят?

А приходят они в 1С:Управление холдингом двумя следующими образами (по крайней мере, я нашла два подхода):

  • Первый подход заключается в наличии документа «Транзакция».Это документ, который:
    • С одной стороны связан с подсистемой бюджетирования и оперативного планирования.
    • А с другой стороны, он связан с подсистемой управления договорами и проектами.

Например, те люди, которые что-то ежемесячно бюджетируют, с помощью документов «Транзакция» вводят данные о том, какие расходы планируются в компании в этом месяце (это могут также делать руководители проектов, если в компании есть проектная деятельность). И вот, документ «Транзакция» – это, в принципе, документ подсистемы бюджетирования. Но на базе этого документа есть возможность сгенерировать документы «Начисление операций МСФО». Это как раз на тему пропасти между управленческим учетом и бюджетированием, и МСФО.

  • А второй подход–это доначисление затрат и обязательств исходя из статистики. Имеется в виду, что какие-то договоры имеют определенную периодичность, и в 1С:Управление холдингом есть возможность задать специальный график начисления расходов (как на рисунке), где указать контрагентов и сказать, с какой периодичностью, какиеденьги мы им будем платить – тогда у нас эти документы «Начисление операций МСФО» будут ежемесячно генерироваться автоматически

Расчет финансового результата

Это достаточно обширная тема, и в1С:Управлении холдингом она реализована. Она позволяетделать следующие вещи:

  • Расчет финансового результата,
  • Реформацию баланса,
  • Расчет себестоимости.

В связи с этим хочу показать вам одну интересную возможность, относящуюся к расчету себестоимости. 

Предполагается, что в 1С:Управление холдингом мы можем внести процентовку, указывающую, как при расчете себестоимости должны перераспределяться затраты, которые были получены из дополнительных начислений затрат или из блоков параллельного учета. Соответственно, бухгалтер управленческого учета где-то в Excel должен эту штуку подсчитать, внести в систему – и тогда при расчете себестоимости у него волшебным образом все получится.

***********

Приглашаем вас на новую конференцию INFOSTART EVENT 2016 DEVELOPER.

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
В этой теме еще нет сообщений.