gifts2017

Психологические аспекты внедрения СЭД

Опубликовал Наталья Воронцова (tramontana) в раздел Управление - Бизнес-процессы

Оказывается, осуществить проект внедрения системы автоматизации документооборота может не специалист службы ДОУ в компании команды программистов, а главный бухгалтер без отрыва от основной работы. Не потратив на внедрение ни копейки, не отрывая персонал от работы обучением и не дублируя электронный и бумажный документооборот. Редакция одного журнала о современном делопроизводстве и документообороте, которая изначально заказала мне эту статью, отказалась публиковать ее, потому что "так не бывает".

Вы решили, что вашей компании пора идти в ногу со временем и внедрять СЭД? Вы встали на интересный, но тернистый путь. Давайте сначала определимся, кто Вы?

Особенности инициативы «сверху» и «снизу»

Вы – руководитель. С одной стороны, это значительно упрощает дело, так как Вы обладаете административным ресурсом. Инициативе «сверху» никто явно противостоять не будет. Но с другой стороны, сами Вы внедрением заниматься не будете, и перед Вами стоит непростая задача: выбрать руководителя проекта. Даже если в вашей компании присутствует служба ДОУ, это вовсе не значит, что руководителем проекта следует назначить руководителя этого подразделения. Зачастую именно делопроизводители наиболее консервативны и не готовы к автоматизации. Следует выбрать сотрудника, который уже успешно работает с системами автоматизации, наверняка в вашей компании такой найдется. Освоить теорию делопроизводства гораздо проще, чем превратиться из ретрограда в новатора. Большое значение также имеет психологический портрет будущего руководителя проекта. В идеале это должен быть человек, пользующийся в компании безусловным авторитетом. Хочу подчеркнуть, что это должен быть человек, которого уважают, но не боятся. Это важно, потому что в процессе внедрения СЭД у пользователей возникнут вопросы, которые они должны не бояться задавать.

Вы – инициативный сотрудник. Хорошо, если вы именно такой сотрудник, который был описан выше, если нет, подумайте, стоит ли вам проявлять инициативу. У вас одна задача: убедить руководителя в необходимости внедрения СЭД. Какие выбрать аргументы зависит исключительно от характера вашего руководителя и стиля его руководства. Общих рекомендаций здесь быть не может. На кого-то может подействовать всего лишь один аргумент «Это уже у всех есть», кому-то требуется детальные пояснения и демонстрация потенциальных возможностей СЭД. Есть только один универсальный совет: не пытайтесь взять руководителя измором. Если руководитель согласиться на этот проект, не осознав его значения, вы не получите в ходе внедрения должной административной поддержки. Без использования административного ресурса проект внедрения СЭД обречен.

Внедряем сами или привлекаем специалистов?

После того как выбран руководитель проекта со стороны компании, необходимо определить степень участия сторонней организации в процессе внедрения СЭД: будет ли это полное ведение проекта или только консалтинг. Не буду останавливаться на финансовых аспектах этого выбора, естественно полное ведение проекта сторонней организацией обойдется дороже. Рассмотрим цели, которые преследуют организация-заказчик и организация-исполнитель. Первая преследует цель оптимизировать свой документооборот посредством внедрения СЭД, вторая – заработать денег посредством внедрения СЭД. Казалось бы, конечный результат один и тот же, однако разница в подходах будет такая же, как в браках по любви и по расчету. Как показывает практика, одни только деньги никогда не будут достаточным стимулом для эффективной работы. Если внедрением занимается непосредственно сотрудник организации, то он мотивирован не только финансово. Если это сотрудник, которого мы описали выше, то он чувствует свою ответственность перед руководителем и умеет найти индивидуальный подход к коллегам - будущим пользователям СЭД. Если же такого сотрудника в компании нет, а внедрять СЭД все-таки надо, то выбор в пользу стороннего внедрения очевиден.

Сообщаем сотрудникам радостное известие

Объявляя сотрудникам о переходе на электронный документооборот, постарайтесь не подчеркивать важность момента. Это обычное изменение, продиктованное требованиями времени. Ведь для человека, который умел печатать на печатной машинке, наверняка не составила труда использовать для тех же целей клавиатуру, а калькулятором пользоваться гораздо проще, чем счетами. Так и использование СЭД не будет коренным образом отличаться от привычного бумажного документооборота.

Обязательно закрепите факт перехода и его порядок локальным нормативным актом. Несмотря на всю нелюбовь в бюрократии, без приказа у нас, как правило, ничего не делается,  и ваше объявление останется не более чем декларацией.

Нужно ли автоматизировать все и сразу?

Если вы не хотите создать напряженность в коллективе, лишится половины сотрудников, сорвать выполнение других задач, откажитесь от мысли автоматизировать все и сразу. Для сотрудников отдела делопроизводства это будет равносильно смене места работы, для других сотрудников – приведет к резкому увеличению времени, затрачиваемому на работу с документами, и нехватке времени на основную работу. Несмотря на то, что мы позиционируем переход на электронный документооборот как средство облегчения работы с документами, процесс перехода всегда сложный. Автоматизацию документооборота можно и нужно проводить поэтапно, при этом каждый следующий этап будет даваться сотрудникам легче предыдущего. Более того, оценив возможности, которые дает СЭД в плане автоматизации отдельных задач, сотрудники, возможно, сами захотят автоматизировать другие. Единовременная комплексная автоматизация слишком трудоемка и неизбежно вызовет отторжение.

При этом автоматизируя отдельный бизнес-процесс, автоматизируйте его полностью. Довольно странно выглядит ситуация, когда договор согласуют в СЭД, а потом распечатывают лист согласования и вместе с договором дают на подпись руководителю. Не надо думать, что до следующего этапа вы еще не дозрели, до него можно не дозреть никогда.

С этим вопросом тесно связан другой:

Внедрять ли сразу юридически значимый электронный документооборот?

Обязательным реквизитом, который делает документ документом, является подпись. Другим необходимым реквизитом документа является дата. Часто ли в вашей компании возникают ситуации, когда дата подписания, указанная на документе, и реальная дата его подписания не совпадают? Даже если ваш ответ «иногда», вы не готовы к юридически значимому электронному документообороту. Подписывать документы «задним числом» считается нормой в большинстве отечественных компаний. Подписать документы электронной подписью «задним числом» невозможно.

Наверняка ваша компания уже использует юридически значимый документооборот при работе с банками и государственными учреждениями. При этом наши руководители не любят официально делегировать полномочия исполнителям. А вот отдать рутокен со своей электронной подписью рядовому бухгалтеру считается вполне рядовой ситуацией. Руководитель не задумывается о том, что это равносильно тому, чтобы подписать незаполненный чек или пустые листы бумаги, на которых впоследствии может появиться любой текст.

Осознание того, что электронная подпись является аналогом собственноручной, сложный психологический процесс. Переход на юридически значимый электронный документооборот не стоит смешивать с обычной автоматизацией создания и регистрации документов и бизнес-процессов.

Определяем степень участия различных категорий сотрудников в электронном документообороте

При разработке индивидуальной модели электронного документооборота вам необходимо определиться со степенью участия различных категорий сотрудников в нем. Условно можно выделить три категории:

  1. Сотрудники, для которых работа с документами – это и есть их основная работа. Это делопроизводители, кадровики, бухгалтеры, юрисконсульты и т.п.
  2. Сотрудники, для которых работа с документами вторична или которые мало участвуют в документообороте. Это «производственники», «продажники», инженеры, технологи и т.п.
  3. Руководитель или руководители.

Естественно сначала надо понять, насколько эти категории сотрудников участвуют в существующем бумажном документообороте и насколько это участие устраивает вашего руководителя. Например, некоторые руководители до сих пор убеждены, что разработка должностных инструкций – это задача отдела кадров. Это подход в корне не правильный. Вряд ли кадровик должен составлять должностную инструкцию для инженера по эксплуатации отопительных котлов, скорее это задача главного инженера. Если ваш руководитель это понимает, то, скорее всего, он сторонник максимального вовлечения в процесс документооборота категории №2. Если вашего руководителя вполне устраивают должностные инструкции, скаченные кадровиком из интернета, то при создании индивидуальной модели электронного документооборота постарайтесь максимально исключить эту категорию из процессов создания документов.

Другой аспект – это участие самого руководителя в электронном документообороте. Все зависит от стиля руководства: одни управляют, другие правят. Если ваш руководитель не может и дня прожить без секретаря, в системе ЭДО для него надо создать столь же комфортные условия. Если он привык писать на документах длинные резолюции, то эта функция доступна и в электронном документообороте, только без вреда для самих документов. Если же руководитель привык задания выдавать напрямую исполнителям, и во всех вопросах сначала разбираться сам, а только потом переадресовывать специалистам, то таким же образом должен быть настроен его функционал в системе ЭДО. В любом случае внедрение СЭД не должно служить поводом для «перевоспитания» руководителя.

Организуем процесс обучения «без отрыва от производства»

Кто-то привык постоянно повышать квалификацию, участвовать в семинарах, тренингах и т.п. Кто-то считает, что лучшее обучение – это собственно работа. Процесс обучения пользователей СЭД должен быть золотой серединой. Мы должны исходить из того, что мы не обучаем ни чему новому. Электронный документооборот – это аналог бумажного. Абсолютно излишне отправлять всех сотрудников на курсы или устраивать тренинги. Но совершенно необходимо написать четкие инструкции. Инструкции должны быть написаны конкретно для вашей организации применительно к вашей системе документооборота. Не приемлемо просто переписать отдельные главы из руководства пользователя СЭД, даже если вам кажется, что там все понятно. С помощью специальных программ, которые позволяют вести видеозапись с экрана, можно создать видеоролики, иллюстрирующий процесс создания определенного вида документа или определенный бизнес-процесс «от и до».

Помимо письменных и видео-инструкций, у пользователей должна быть возможность обратиться за помощью непосредственно к руководителю проекта. При этом в 90% случаев из 100 это будут вопросы, которые уже раскрыты в инструкциях. Скорее всего, инструкции сначала никто не прочитает. Все вопросы обязательно должны быть заданы в письменном виде и в таком же виде отправлены ответы на них. Если вопрос будет задан устно, то с высокой долей вероятности пользователь никак не законспектирует ответ на него и при повторении подобной ситуации обратится с вопросом заново. Общение между руководителем проекта и пользователями наиболее удобно вести посредством корпоративной электронной почты. Отвечая на вопросы пользователей руководителю проекта обязательно надо ссылаться на пункты инструкций, прикреплять файлы с инструкциями, несмотря на то, что у пользователя они уже есть, а также вставлять скриншоты файлов с инструкциями с выделение абзацев, иллюстрирующих ответ на вопрос пользователя. Это заставит хоть некоторых пользователей прочитать, наконец, инструкции.

Совмещаем процессы внедрения и опытной эксплуатации

Чем больше растянут во времени процесс внедрения, тем меньше вероятность, что опытная эксплуатация будет успешной. Системы автоматизации документооборота удобны тем, что позволяют автоматизацию проводить поэтапно при условии, что введена вся необходимая для данного этапа нормативно-справочная информация.

В очередной раз подчеркну, СЭД – это не сложно. К работе с СЭД не надо долго готовиться. Издаем приказ о переходе на использование СЭД в части автоматизации работы с определенным видом документов и/или бизнес-процессом с приложением инструкций и через месяц начинаем работать. Конечно, сначала пользователи будут допускать ошибки, но в этом нет ничего фатального. Наверняка в вашем бумажном журнале регистрации входящих писем есть зачеркивания, а может быть даже замазывания штрихом. Если увлечься тестированием, у пользователей начнет складываться впечатление, что это все не всерьез. К работе сотрудники подойдут гораздо ответственнее, чем к тестированию, и ошибок будет допущено меньше.

Не стоит также дублировать бумажный и электронный документооборот. С трудом можно представить себе ситуацию, когда с электронным документооборотом что-то не получилось и требуется возврат к бумажному. Это может быть вызвано только проблемами с компьютерной техникой, но технический аспект мы в этой статье рассматривать не будем. Кроме того, сотрудники наверняка без энтузиазма воспримут двойную работу, при этом по привычке основной работой будут продолжать считать бумажный документооборот, а электронный воспринимать как тестирование.

Отторжение СЭД. Как с ним бороться?

Итак, мы подошли к главному вопросу нашей статьи. Как и все новое на пути своего внедрения электронный документооборот встречает сопротивление. Бороться с этим можно, но победить это нельзя. Электронный документооборот должен войти в привычку и перестать быть новинкой.

Зачастую отторжение вызывает не сам факт замены бумажного документооборота электронным, а попытка в корне изменить существующую систему. Заказывая внедрение на стороне, руководители хотят получить вместо плохого бумажного документооборота хороший электронный. В организациях, где документооборот налажен, проблем с переводом его в электронную форму, скорее всего, не будет.

Я уже указывала на роль административного ресурса в процессе внедрения электронного документооборота. Как и все новое ЭДО придется «насаждать».

Материальное стимулирование работников, успешно работающих в системе ЭДО, актуально, пожалуй, только в крупных компаниях с многочисленным отделом делопроизводства, или компаниях, для которых делопроизводство является основным видом деятельности. Не каждая компания возьмется пересматривать свою систему оплаты труда только в целях успешного внедрения ЭДО.

Лучший стимул – это понимание значимости совершенствования документооборота. Если в вашей компании сотрудники – команда, которая имеет общую цель и делает общее дело, то именно у вас проект внедрения ЭДО «обречен» на успех.

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. борян петров (TODD22) 02.05.15 05:43
Оказывается, осуществить проект внедрения системы автоматизации документооборота может не специалист службы ДОУ в компании команды программистов, а главный бухгалтер без отрыва от основной работы.

Если главный бухгалтер специалист по автоматизации документооборота то да... наверное сможет.
А запустить тот же 1С:Документооборот правильно и с первого раза даже для очень подготовленного человека задача не тривиальная.

Какая система документооборота была выбрана? Откуда у гл.бухгалтера знания, навыки, умения по внедрению систем ДО ? Уметь работать в программе и запустить её на предприятие это разные вещи. А то окажется что гл.бух бывший внедренец из франча(бывает и такое).

Кто занимался технической стороной? Настройкой системы, резервным копированием, разграничением прав, настройкой процессов документооборота.

2. Геннадий Николаев (genayo) 02.05.15 08:31
СЭД на самом деле очень разные бывают, и подходы при внедрении например Documentum или 1С:Документооборот совершенно различны. И фраза "СЭД-это не сложно. К работе с СЭД не надо долго готовиться" кажется мне несколько наивной...
3. Наталья Воронцова (tramontana) 02.05.15 09:47
Если главный бухгалтер специалист по автоматизации документооборота то да... наверное сможет.
А запустить тот же 1С:Документооборот правильно и с первого раза даже для очень подготовленного человека задача не тривиальная.

Это Вы можете рассказать кому-нибудь, если будете продавать услуги внедрения. Это абсолютно не сложно для любого человека с интеллектом.
4. Наталья Воронцова (tramontana) 02.05.15 09:58
Какая система документооборота была выбрана? Откуда у гл.бухгалтера знания, навыки, умения по внедрению систем ДО ? Уметь работать в программе и запустить её на предприятие это разные вещи. А то окажется что гл.бух бывший внедренец из франча(бывает и такое).

Кто занимался технической стороной? Настройкой системы, резервным копированием, разграничением прав, настройкой процессов документооборота.

1С: Документооборот - абсолютно интуитивно понятная программа. Не требуется никаких навыков кроме пары лет опыта работы в офисе в любой должности. Сначала я действительно предполагала, что мы воспользуемся услугами внедренцев, но когда мне показали программу, поняла, что справлюсь сама.
Нет, я не бывший внедренец. Да, я занималась настройкой системы, разграничением прав, созданием новых профилей групп доступа, созданием шаблонов файлов и правил их автозаполнения, созданием шаблонов документов и процессов. Что в этом такого? Это все делается в пользовательском режиме и специальных знаний не требует.
5. MaxDavid (MaxDavid) 02.05.15 10:42
Безусловный плюс за тематику статьи. Именно психологические стороны ломки привычных стереотипов зачастую остаются за рамками докладов об успешных внедрениях.
Вообще, в данном примере можно наблюдать уникальный случай совмещения внедренца и заказчика. Не со всем в статье согласен, но ознакомиться с подобной точкой зрения - в высшей степени поучительно. Спасибо.
6. Наталья Воронцова (tramontana) 02.05.15 12:13
(5) MaxDavid, спасибо за мой первый плюсик
7. Игорь Steelvan (Steelvan) 02.05.15 13:07
8. Наталья Воронцова (tramontana) 02.05.15 16:09
9. борян петров (TODD22) 03.05.15 10:20
(3) tramontana,
Это Вы можете рассказать кому-нибудь, если будете продавать услуги внедрения. Это абсолютно не сложно для любого человека с интеллектом.

Никто о сложности не говорит. Если так рассуждать то и ERP системы запускать на предприятиях нет ничего сложного. Вопрос в том есть ли люди с "интеллектом" и есть ли у них время.

Ещё вопрос можно по теме сколько автоматизировали рабочих мест?
andreymongol82; i_a; +2 1 Ответить 1
10. Наталья Воронцова (tramontana) 03.05.15 15:09
(9) TODD22,
Ещё вопрос можно по теме сколько автоматизировали рабочих мест?

90 рабочих мест. Естественно среди этих 90 есть пользователи с одинаковыми ролями и одинаковыми профилями групп доступа.
11. борян петров (TODD22) 03.05.15 16:47
(10) tramontana, То есть я правильно понимаю что вы главный бухгалтер на предприятие в котором как минимум 90 рабочих мест только в Документообороте и вы сами автоматизировали документооборот?

Сколько у вас на это ушло времени?
12. Наталья Воронцова (tramontana) 03.05.15 19:02
(11) TODD22, около полугода. Я начала с автоматизации отдельно взятого небольшого участка, на котором был хорошо отлажен бумажный документооборот. Потом по мере готовности НСИ, настройки прав и шаблонов и инструкций для пользователей добавляла новые участки.
13. Руслан Жданов (Atori-kun) 05.05.15 10:38
(4) tramontana, "1С: Документооборот - абсолютно интуитивно понятная программа."
Вы не поверите сколько раз я слышал от пользователей звучащую в точности наоборот. Причем от тех сотрудников от которых меньше всего это ожидал.
К сожалению сотрудников которые легко осваивают новые возможности (ДО в частности) не так много как хотелось бы. Некоторые вообще не хотят учиться, или заведомо тормозят процесс.
Инструкции это тоже головная боль. Расписываешь, делаешь скриншоты, размещаешь, ознакомляешь. В итоге, как вы и сказали - либо не читали, либо читали но не поняли, либо вообще полезли не туда куда надо. Пример: создание документа не по шаблону. Говорил миллион раз так не надо делать - продолжают, потом еще и ругаются. Показываю - в инструкции русским по белому написано "НЕЛЬЗЯ!!" - включают дурака, говорят инструкция не понятная. скриншоты им не надо., ладно удаляем скриншоты оставляем текст - итог телефон разрывается "Где эта кнопочка? В инструкции все не понятно!" И это зачастую одни и те же люди.
Приглашал на занятия по 2 часа каждое некоторые приходили по 3 раза слушать одно и то же. В итоге поняв что это просто пустая трата времени. приняли решение: проводим обучение, даем по задавать вопросы, затем тестирование с занесением в личное дело. Сразу все почему то сказали что все умеют или научатся сами.
З.Ы. Внедрение ДО 2.0 свыше 300 рабочих мест, 4 территориальные единицы в базе.
14. Наталья Воронцова (tramontana) 05.05.15 11:00
(13) Atori-kun, у меня с пользователями было все то же самое. Когда я писала, что 1С ДО - абсолютно интуитивно понятная программа, я имела в виду, что она понятная мне и я смогу ее внедрить. Надо сказать, что в 1С ДО очень низкая "защита от дурака". Это главный минус программы. Нельзя запретить пользователям создать кучу дурацких процессов, проигнорировать шаблоны и т.п. И Вы правы, особую тупость проявляют те, от кого не ожидаешь. Здесь главное - справится со своими эмоциями и не наговорить пользователям много непечатных выражений. Сейчас, когда прошло уже почти три года, "творчества" в базе стало гораздо меньше.
15. Артем Артеменко (dock) 05.05.15 12:57
Статья замечательная, заслуженный плюсик.

Но тема о внедрении СЭД глав.бухом раскрыта не полностью :)

(3) tramontana,
Это Вы можете рассказать кому-нибудь, если будете продавать услуги внедрения. Это абсолютно не сложно для любого человека с интеллектом.


Все-таки наличие только интеллекта не достотаточно, опыт работы в сфере документооборота нужен. Плюс просто обязательно само желание внедрять :)
16. Наталья Воронцова (tramontana) 05.05.15 13:35
(15) dock, спасибо за плюсик. Статья изначально была заказной для журнала о делопроизводстве. Они ее завернули потому что не раскрыта роль службы ДОУ. Если бы я там сакцентировала внимание на главном бухгалтере, то они бы ее даже не рассматривали. Но у меня уже есть мысль написать о жизни "человека с интеллектом" среди "специалистов".
Насчет роли интеллекта могу сказать следующее. Я давно заметила, что одинэсники знают, например, бухучет лучше бухгалтеров и расчет лучше расчетчиков. Почему? Потому что когда они что-то НЕ ЗНАЮТ, они это УЗНАЮТ (благо источников хватает). А "специалисты" считают, что они И ТАК ВСЁ ЗНАЮТ. Так вот, перед тем как заниматься автоматизацией документооборота я перелопатила весь интернет. В то время как наши офис-менеджеры не прочитали ни одной статьи по специальности. А желание внедрять есть, потому что это, во-первых, интересно, во-вторых, в выигрыше от автоматизации в итоге останутся все, я в том числе.
17. Владимир Конырев (Vladimir_Konyrev) 06.05.15 00:44
Статья интересная. Хочу сказать, что как известно: "Рыба гниёт с головы" и наоборот :-) Если в компании руководитель и высшее звено не заинтересовано в реализации проекта, то пусть главный бухгалтер будет семи пядей во лбу, он ничего не сможет сделать толкового. В данном примере, видимо именно случай, когда рук-во заинтересовано и поддерживало внедренца.

Вопрос по статье:
Довольно странно выглядит ситуация, когда договор согласуют в СЭД, а потом распечатывают лист согласования и вместе с договором дают на подпись руководителю.

А как по другому? Без подписи на бумажном носителе ни куда не деться. Просьба рассказать о Вашем опыте.

Автоматизацию документооборота можно и нужно проводить поэтапно, при этом каждый следующий этап будет даваться сотрудникам легче предыдущего.

Расскажите пожалуйста этапы, которые Вы выделили у себя на проекте?
18. Дмитрий Воробьев (vde69) 06.05.15 08:56
в статье нету двух самых главных моментов, без которых внедрение превращается в вечный ремонт

1. Необходимо описать реально достижимую цель и КРИТЕРИИ определяющие, что цель достигнута (это необходимо положить на бумагу и под подпись...). Все изменения в работе компании (и софта) должны вести к этой цели. Все предложения пользователей не ведущие к цели должны игнорироваться не смотря на всю их красивость, полезность, привлекательность, креативность и т.д.

2. должен быть человек отвечающий за достижение этой цели и имеющий полномочия (сам или через руководство) перестраивать компанию (вплоть до кадровых решений)
19. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 09:06
(17) Vladimir_Konyrev,
В данном примере, видимо именно случай, когда рук-во заинтересовано и поддерживало внедренца.

Безусловно. Об этом я и пишу и в начале статьи, и в конце. Без административного ресурса я бы ничего не сделала.
А как по другому? Без подписи на бумажном носителе ни куда не деться.

Смотря какую цель Вы преследуете. Если вы хотите в перспективе уволить юриста, который согласовал "плохой" договор, то надо запастись его подписью на листе. Правда этим листом вы не докажите, что договор был именно в той "плохой" редакции. А если и докажите, то юриста по этой теме не уволите, если до кучи не поймаете его пьяным.
В системе же видно какую редакцию кто согласовал, т.к. там хранятся версии файлов. Лист согласования в данном случае для нас - это не документ, а результат бизнес-процесса. Мы не преследуем цель придать ему форму документа, т.к. это не имеет смысла.
20. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 09:14
(18) vde69, я согласна со всеми Вашими утверждениями, просто статья изначально не о том. Надо сказать, что я заслужила достаточную степень доверия со стороны своего руководителя, что он не требовал с меня никаких письменных обязательств, а отчета о результатах не требовал, т.к. результат был налицо. Я же осознанно взяла на себя ответственность за это внедрение, заручившись устным обещанием поддержки (административного ресурса) со стороны руководителя.
21. Владимир Конырев (Vladimir_Konyrev) 06.05.15 09:17
(19) tramontana,
Не понимаю, причем здесь юрист? Юрист зачастую лишь исполнитель. Задача юриста обозначить риски договора и составить типовые договоры, всё остальное решает лично генеральный директор, а уже как ему красиво "напоет" инициатор договора и сумеет ли инициатор "пропихнуть" плохой договор - это дело пятое и тут ни одна СЭД не спасет.
Вы пишете:
Довольно странно выглядит ситуация, когда договор согласуют в СЭД, а потом распечатывают лист согласования и вместе с договором дают на подпись руководителю.

Вопрос: какие есть альтернативы, не важно с листом согласования или без, важно то, как "избежать" подписи бумажного договора?
Так же задавал вопрос по этапы, не подскажите их?
22. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 09:17
(18) vde69,
в статье нету двух самых главных моментов, без которых внедрение превращается в вечный ремонт

Я писала, что внедрение совмещала с эксплуатацией, чтобы у пользователей не создавалось впечатления, что все это - игры в модернизацию.
23. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 09:31
(21) Vladimir_Konyrev, нет, подписи бумажного договора избежать нельзя, потому что договор - это уже документ. СЭД гарантирует, что распечатана и подписана будет именно согласованная редакция (если конечно распечатана она будет конечным звеном цепочки (подписантом), а не принесена извне).
Этапы внедрения были следующие:
1. Создание, согласование, утверждение, регистрация инвестиционных договоров;
2. Создание, согласование, утверждение, регистрация договоров по текущей деятельности;
3. Автоматизация регистрации, рассмотрения и исполнения входящих документов, создание, согласование, утверждение и регистрация исходящих документов.
4. Автоматизация процесса снабжения: создание, согласование, утверждение и исполнение заявок на приобретение ТМЦ и счетов на оплату, связывание этих документов, связывание счетов с договорами;
5. Автоматизация локальных нормативных актов: создание, регистрация и рассмотрение служебных записок, отправка их на исполнение напрямую или создание на основании приказа, автоматизация создания, согласования, утверждения и регистрации приказов общего характера и кадровых.
Уже в процессе опытной эксплуатации вносились определенные изменения, еще более облегчающие процесс работы с документами.
24. Владимир Конырев (Vladimir_Konyrev) 06.05.15 09:37
(23) tramontana,
нет, подписи бумажного договора избежать нельзя, потому что договор - это уже документ.

Вот именно, но ранее Вы пишете
Довольно странно выглядит ситуация.....
так в чем же странность? Или Вы имели ввиду "странно" печатать лист согласования, а печатать договор "не странно"?

СЭД гарантирует, что распечатана и подписана будет именно согласованная редакция
Как именно? Где гарантия и как её реализовать? То что лично ген.дир будет печатать договор - исключаем.
25. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 10:11
(24) Vladimir_Konyrev, да, я пишу о том, что странно распечатывать на бумаге лист согласования, то есть облекать в бумажную форму результат бизнес-процесса.
Как именно? Где гарантия и как её реализовать? То что лично ген.дир будет печатать договор - исключаем.

Почему исключаем? Если ген.директор хочет быть уверенным, что подписывает то, что утвердил, он не сломается, нажав print. Если же он безгранично доверяет своим подчиненным, то он может и не читая договоры подписывает. СЭД дает возможность ген. директору избежать подсовывания, но только если он сам захочет этой возможностью воспользоваться.
26. Владимир Конырев (Vladimir_Konyrev) 06.05.15 10:27
(25) tramontana,
Почему исключаем?

Исключаем потому, что объем договоров очень большой. Если ГД будет все сам лично печатать, а не заниматься своим делом, то зачем тогда вообще нужен такой ГД и зачем тогда нужен такой бизнес-процесс, при котором везде мерещатся подлоги и прочее.
27. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 10:50
(26) Vladimir_Konyrev, дело в том, что дается право выбора. А также никто не отменял делегирование полномочий. У нас, например, все договоры с покупателями подписывает коммерческий директор, у него на это есть доверенность. ГД подписывает не все договоры, а те, что подписывает он реально читает. И таких договоров не так много. В частности наш ГД сам договоры не печатает и доверяет распечатку договоров одному определенному сотруднику. Это его выбор. Если бы договоров было еще меньше, мог бы и печатать сам.
Я в статье упоминаю про два типа руководства: "менеджер" и "царь". Царь не распечатает договор просто потому что это не царское дело, менеджер - вполне себе.
28. Дмитрий Воробьев (vde69) 06.05.15 10:57
(20) tramontana,

дело не в обязательствах, дело в определении момента когда можно сказать "мы добились своих целей, теперь можно идти дальше", это дает
1. мотивацию всем сотрудникам
2. понимание всеми сотрудниками "куда мы идем", тем самым уменьшая "отторжение", а иногда и полностью его гася.

Собственно всякие "отторжения", "саботаж", "размытие" происходит от отсутствия принципов неотвратимости. Если люди реально понимают, что ЭТО неотвратимо, то никаких негативных последствий не будет, все расслабятся и получат удовольствие... Конкретная цель и прямой путь к ней (о чем я писал) и дает всем участникам процесса эту уверенность в неотвратимости. А вот либеральные сюсюканья вселяют мысли "нас это не коснется", "мы их прогнем" и в результате мы получаем все то о чем написано в статье...

это ПСИХОЛОГИЯ :)
29. Alex_IT (Alex_IT) 06.05.15 11:06
Внедрение СЭД дело непростое, но описание психологических аспектов однозначно верное.
30. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 11:42
(28) vde69, среди пользователей есть такие, для которых документооборот в их работе ну ОООЧЕНЬ вторичен и с компьютером они познакомились только на этой работе. С такими не брезговала и посюсюкать. К тем, для кого документооборот - неотъемлемая часть работы, отношение в корне другое. Мотивация начала приходить в процессе, когда людям "понравилось". Понравилось естественно людям, которые реально работают, а не ходят на работу. А дурака сколько не мотивируй, все что из него выйдет - это мотивированный дурак. От мысли "мы их прогнем" отвело заявление генерального директора о том, что внедрение СЭД - его инициатива.
31. Наталья Воронцова (tramontana) 06.05.15 11:46
32. Артем Артеменко (dock) 06.05.15 14:04
(16) tramontana,
о жизни "человека с интеллектом" среди "специалистов"

Ждем с нетерпением :)
33. Руслан Жданов (Atori-kun) 19.05.15 13:08
(14) tramontana, Кстати в ДО 2.0. для определенного вида документа есть возможность поставить запрет создания не по шаблоны. Неужели дождались??
34. Наталья Воронцова (tramontana) 19.05.15 16:25
(33) Atori-kun, у меня проблема не с документами, а с процессами. Знаете как бывает, в обиходе приживается какое-то слово. Вот у нас это слово "согласовать". Так вот мы согласованием в ДО заменяем все: и утверждение, и рассмотрение, да и исполнение, разве что не регистрацию.
35. Сергей Ломтев (Freefinder) 13.06.15 13:41
Мы тоже при внедрении системы ДоксВижн столкнулись с подготовленностью сотрудников к электронному документообороту. Сначала было непонимание "Зачем? Ведь и так все подписываем!", но постепенно все пришли к пониманию, что с применением СЭД значительно проще необходимый документ, особенно когда ответственный человек не на месте.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа