gifts2017

Контроль возврата оригиналов первичных документов в типовых конфигурациях (для бухгалтеров)

Опубликовал Виталий Барилко (Diversus) в раздел Управление - Практика учета

Очень часто перед рядовым (и не очень) бухгалтером встает вопрос о том, как контролировать получение оригиналов документов от покупателей/поставщиков на примере типовой бухгалтерии.
В статье опишем несколько методик учета и попытаемся раскрыть все плюсы и минусы каждой из них. Опытным бухгалтерам и программистам в статье может показаться все банальным, но я думаю, все равно будет полезно ее прочесть и, возможно, кому-то это поможет.

Конечно, очень странно, что фирма 1С в типовых конфигурациях БП 2.0/3.0 не предусмотрела возможность контролировать получения оригиналов документов. В версии БП 3.0.41 вроде как появилась робкая попытка, да и то только по покупкам, но я все равно напишу эту статью. Так как неизвестно, когда сделают и для продаж, да и тема актуальная и если покупателям выдается еще что-то отличное от типового функционала, например, всякие акты сверок, или какие-нибудь реестры, то и типовая реализация не подойдет.

Мы тоже столкнулись с необходимостью контролировать получение отправленных оригиналов. Проблемы в том, что комплекты документов для контрагентов могут отличаться (где-то услуги, где-то продажа ПО), также контрагент может первым прислать проект договора, согласованный, подписанный со своей стороны, потом мы высылаем им их подписанный экземпляр, а потом начинаем работу по договору. Появилась проблемы:

  • есть акт, нет договора
  • есть договор, нет акта
  • нет ничего
  • есть дубли и вариант контрагента, который он высылал и наш вариант, который мы отправили им
  • ...
Наверняка, не мы одни с таким столкнулись ;) Но мы ушли от темы. Итак,

Задача: В типовой конфигурации Бухгалтерия предприятия 3.0 вести учет получения/отправки оригиналов первичных документов с возможностью дальнейшего контроля кому, когда и что отправили. Была возможность контролировать, кто нам не выслал документы обратно и какие. Важное условие: конфигурация должна остаться типовой (ведь по условию задачи мы простые бухгалтеры ;) ибо делать дописки там, где можно обойтись типовым функционалом - моветон).

Есть несколько вариантов решения, рассмотрим их по порядку:

Решение 1.

Многие сразу скажут: берем и пишем в комментарий реализации, что отправили/получили. Если приходит письмо от контрагента, находим документ основание и исправляем комментарий.
Тут все просто, но это - не наш метод ;) Мы с таким подходом ничего не сможем отследить при более или менее большом документообороте.

Решение 2.

Неискушенный программист сразу скажет: "Чего проще-то? Надо использовать дополнительные реквизиты/сведения." И будет абсолютно прав.
1С позволяет почти к любому справочнику или документу добавлять дополнительные реквизиты и/или сведения.

Заходим в "Администрирование > Общие настройки" далее включаем дополнительные сведения.

Включение дополнительных реквизитов и сведений

Заполняем дополнительные сведения для документа "Реализация (акт, накладная)", ведь мы хотим контролировать возврат документов по проданным товарам/услугам.

Добавляем доп. сведения

Каждый из доп. сведений имеет тип "Дополнительное значение", где мы списком перечислим все возможные варианты. Например, реквизит "Статус" указывает, все ли мы получили или нет, в таком случае его значения могут быть следующими: "Документы отправлены частично", "Документы получены частично", "Отправлены все документы", "Получены все документы". Принимая одно из этих значений, которые выбираются из списка, можно судить о том, что с оригиналами.

В документе это выглядит так:

Пример


Ну а теперь самое главное - как отследить, что было возвращено, а что нет?

Воспользуемся типовым отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету". Счет укажем 62.
В настройках отчета в группировках укажем:

Группировки
В отборах:
Отборы
Тут вся "фишка" в том, что в отборе можно выбрать не только сам документ расчетов, но и дополнительные реквизит/сведение, которые мы указали в самом документе. Выберем вид сравнения как "не равно", а значение выберем из списка "Получены все документы"
Программа поймет, что нужны лишь движения по документам, где в доп. сведений стоит Статус не равный "Получены все документы", и выведет нам.
 
Вот результат:
 
 Оборотка

Видно, какие документы и по каким организациям выведены, а значит, мы можем их затребовать снова.

PS: В примере указаны только три доп. сведения, в вашей базе эти сведения, их типы и их количество могут кардинально отличаться. Все зависит от того, какие цели вы преследуете.

Решение 3.

Второй способ по-своему хорош и прост, но он все-таки не справится, если нас вдруг контрагент спросит, а когда вы отправили мне документы? Конечно, можно добавить еще кучу доп. сведений с датами, но если отправок документов было несколько (допустим, сначала договор, а потом акты), то будет проблема.

Предлагаю еще один способ: настоящий - бухгалтерский ;)

Добавим свой забалансовый счет в режиме предприятия Главное > Настройки > План счетов. И заполним его вот так:

Счет КОД (Контроль оригиналов документов)

Счет нужен именно забалансовый и с количественным учетом. Счет активно-пассивный (мало ли, может контрагент пришлет что-то первым). В качестве субконто мы укажем Контрагенты, Договоры и третьим субконто добавим свое, назвав "Вид первичного документа", в котором тип значения укажем "Субконто". В последнем субконто будем хранить, что отправляем: акт оказания услуг, ТОРГ-12, договор и т.п.

Теперь про то, как будем вести учет.
При каждой отправке и получении бумажного письма идем в Операции > Операции введенные вручную. Создаем новую операцию и заполняем ее:

Операция введенная вручную по счету КОД

Количество равно единице, т.к. мы ведем учет наших экземпляров.
Пойдем дальше. Мы хотим быстро заполнять документы и заносить сразу отправленные комплект документов, а не по отдельности каждый из документов. Для этого воспользуемся типовыми операциями и заведем типовую операцию, которая позволит, например, сразу отправить акт об оказании услуг и договор. Операции > Типовые операции и создадим новый элемент. Заполним его вот так:

Добавление типовой операции

В списке параметров оставим только два параметра: Контрагент и Договор.

А теперь попробуем создать не просто операцию, введенную вручную, а типовую операцию, введенную вручную. Выберем из списка наш шаблон, заполним контрагента и договор, нажмем кнопку "Заполнить" и получим полностью заполненную по типовому шаблону операцию, в которой отправляем Договор и Акт оказания услуг!

Ну и напоследок, как выглядит оборотно-сальдовая по счету КОД:

Оборотно-сальдовая ведомость по счету КОД

Все понятно: есть сальдно дебетовое - значит, нам должны прислать наши экземпляры, есть сальдо кредитовое - значит, контрагент прислал нам, мы ему должны отправить его экземпляр, нет сальдо - значит, документами обменялись.
Великолепно! То, что мы хотели!

Замечания
1) Вместо субконто: Контрагенты и Договоры можно указать одно субконто "Документы реализации", тогда всего субконто будет два, и мы сможем вести учет в разрезе документов отгрузки и видов первичных документов.
2) Можно пойти дальше и сделать счет КОД группой и запретить его выбор в проводках, добавить для него два субсчета, скажем, КОД.Р и КОД.П на которых будет вестись учет по реализации и по покупкам. Сформировали счет по КОД.Р видим все по реализации. Сформировали по КОД.П - видим все по поступлениям, кто нам чего не прислал. А если сформируем по счету КОД в целом, то увидим всех должников, которые не прислали нам оригиналы документов.
3) Кто-то меня может упрекнуть в том, что добавление своего счета - это не по фен-шую, но я не соглашусь. Забалансовый счет НИГДЕ, НИ НА ЧТО не повлияет, а нам очень сильно поможет.

Общее P.S.: Все вышеизложенное вроде бы простые и тривиальные вещи, но если кто не знал о чем-то из сказанного, буду рад, что помог. Есть еще предложения, как это лучше организовать? Прошу к обсуждению.
 
Всем удачи.

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Роман Осадченко (cleaner_it) 15.07.15 11:21
Мы тоже так делали) Я имею в виду второй и третий вариант. Правда, в третьем варианте не стали пользоваться типовыми операциями - сделали отдельный документ.
2. Иван Иванов (Famza) 15.07.15 11:41
Улыбнуло. Документооборот своими руками.
3. Алексей Драчков (Bassgood) 15.07.15 13:09
(1) cleaner_it, а можно еще создать соответствующие шаблоны операций и использовать их для быстрого заполнения бух. справок.
4. TMV 16.07.15 00:31
(3) Bassgood, так 3 пункт и 1 комментарий как раз об этом.
5. Алексей Драчков (Bassgood) 16.07.15 00:53
(4) TMV, Извиняюсь, поторопился, тупанул =)
6. Макс Макс (max61) 16.07.15 12:11
Добрый день!
А кто подскажет, как быть в конфигурации Бухгалтерия 2.0. Создал допреквизит для документа Реализация товаров и услуг "Наличие оригиналов". Пытаюсь найти этот допреквизит в Отборе при формировании оборотки по 62 сч. для Документов расчетов с контрагентами - его там нет.
7. Виталий Барилко (Diversus) 16.07.15 12:57
(6) max61, должно быть все аналогично. Доп. сведения, надо искать внутри Субконто "Документы реализации" развернув его.
8. Алекс Н (Чарик) 16.07.15 13:42
2-й способ был давно опробирован и удачно работает.
9. Макс Макс (max61) 16.07.15 15:40
(7) Diversus, да уже все перерыл. Добавлял Допреквизит к контрагентам, там сразу видно. А здесь уже все вкладки поразворачивал и не могу найти...
10. Виталий Барилко (Diversus) 16.07.15 15:50
(9) max61, во вложении gif с выбором доп. сведения.
И надо добавлять не доп. реквизит, а доп. сведение.
Прикрепленные файлы:
11. Макс Макс (max61) 20.07.15 23:15
(10) Diversus, в редакции 3.0 ясно, а как в редакции 2.0 сделать?
12. Виталий Барилко (Diversus) 21.07.15 09:39
(11) max61, все абсолютно тоже самое.
Те же типовые операции, тот же план счетов, все тоже.
13. Юрий Муллабакиев (mulla1979) 22.07.15 16:48
В общем- то интересное решение
14. Макс Макс (max61) 23.07.15 21:15
(12) Diversus, спасибо, получилось ) в 2.0 надо было установку делать не для документа РТУ, а в целом для документов. И оборотка видит допреквизит только если ее открыть заново, а я переформировывал ее )
15. Nikoly Nik (Cool_vsi) 19.07.16 10:20
А есть уже готовое решение для бухгалтерии 2.0 ?
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа