gifts2017

Анализ ключей аналитики РАУЗ (УПП 1.3)

Опубликовал Владимир Бочкарев (Bww) в раздел Отчеты - Анализ учета

Эту публикацию можно в некотором роде рассматривать как продолжение предыдущей - "УПП РАУЗ - Отрицательные остатки. Поиск. Анализ. Корректировка.".
В ней также анализируются причины ошибок в расчетах себестоимости.
Кроме того, ее можно рассматривать как некий ликбез, для тех, кто "вляпался" в такие расчеты недавно.
Не ждите от обработки большой кнопки ИСПРАВИТЬ. Основное назначение именно анализ.
Обработка возникла в процессе очень быстрого и динамичного внедрения, когда "по ходу" приходилось несколько раз менять порядок учета на тех или иных производственных участках.
Но и сейчас, когда все встало в "нормальное русло", используем её ежемесячно.

В комплект входит сама обработка + описание.

Содержание:

  1. Описание назначения ключей в РАУЗ (ликбез);
  2. Описание обработки.

1). Описание назначения ключей аналитики в РАУЗ (ликбез)

Механизм учета затрат в РАУЗ-УПП, применяемый в управленческом (УУ) и регламентированном (БУ, НУ) учете, основан на использовании следующих сущностей:

  • Два накопительных регистра – УчетЗатрат и УчетЗатратРегл. Собственно, в этих регистрах и ведется сам количественный и суммовой учет;
  • Справочники Ключей аналитики:
    • Ключи аналитики вида учета;
    • Ключи аналитики учета затрат;
    • Ключи аналитики распределения затрат;
    • Ключи аналитики учета партий.

Каждый отдельный ключ - это просто наименование!  Сама аналитическая информация содержится в специальных (одноименных) регистрах, к которой ключи «привязаны»:

  • Одноименные регистры значений ключей аналитики:
    • Аналитика вида учета;
    • Аналитика учета затрат;
    • Аналитика распределения затрат;
    • Аналитика учета партий;

 

Как это все работает?

Общий принцип очень напоминает проводки бухгалтерского учета, только вместо счетов и субсчетов выступают элементы справочников аналитик - ключи.

Например,

А) отражаем поступление материалов:

  • Бух.проводки:
    • Дт. 10                                    –  Кт. 60
    • Дт. 19                                    –  Кт. 60
    • Учет затрат
      • Дт. МПЗ.Ключ_1        -   Кт. Нет, т.к. это 1-я операция в учете затрат

 Б) Отражаем списание материалов в производство

  • Бух.проводки:        
    • Дт. 20                                    –  Кт. 10
    • Учет затрат:            
      • Дт. Затраты.Ключ_2 -   Кт. МПЗ.Ключ_1  

Показанный пример сильно упрощен. Реальные записи в регистрах учета затрат сложнее. Суть! Как и в бухгалтерском  учете,  точность обеспечивается только при условии правильной корреспонденции ключей в разных хоз. операциях. Например, «Ключ_1» из операции А «закроется» в операции Б только таким же ключом.

 

Причина 99 % проблем при расчетах себестоимости есть несоблюдение принципа  корреспонденции ключей. Например, в первой операции мы использовали Ключ_1, а в последующей, вместо него, очень похожий, но другой Ключ_1а.

 

Почему сложно соблюсти, а еще сложнее разобраться с ошибками корреспонденций в учете затрат?

Потому что, в отличие от обычного «проводочного» БУ, аналитика учета затрат значительно сложнее и в то же время не наглядна.

Например, самая простая «аналитика распределения затрат» подразумевает 6 вложенных аналитик, остальные по 8, а «аналитика учета прочих затрат» аж 13. 

Представьте, что в бух. счетах у Вас бы было от 6 до 13 субсчетов. Т.е. в проводках бы использовался не просто, например счет 10.5, а 10.5.х.х.х.х.х.х.х.х.х.х.х.х.

Визуально определить разницу аналитик в ключах затрат несравнимо сложнее, чем в бух.счетах, т.к. она представлена не в виде кодов (как в БУ), а в виде наименований самих аналитик. Т.е. просто прочитать и сравнить два ключа очень тяжело. Мало того. Сравнивали-сравнивали и выяснили, что они совершенно одинаковые.

Например у нас в программе реально «живут» 4 разных аналитики распределения затрат с одним и тем же наименованием:

  • Полотно отделанное; Rib 1:1, 0030, 52% CO - 48% PL, Отделка: 245; 140, 190, 9001 (ALLUMINIUM melange), 238 (Фитнес-меланж);

Наименования всех четырех полностью совпадают, и никакой анализ затрат не поможет.

Почему это происходит:

  • Длина наименования ключа ограничена (150 символов). Т.е. в случае длинных наименований «хвост» может просто не уместиться, и Вы не увидите разницы;
  • Часть аналитик программно не включается в наименование ключа. Например, разница ключей по вышеприведенному примеру вызвана разными спецификациями, но в наименовании ключа спецификации не участвуют, а если бы и участвовали, это бы не помогло, т.к. спецификации разные, но наименование у них тоже совпадает;
  • Часть внешне пустых аналитик может двоиться, т.к. одна будет иметь пустую ссылку на какой-то справочник, а вторая иметь тип «Неопределено». Программист, безусловно, выявит эту разницу, но пользователь будет воспринимать это как «косяк» программы, хотя с программной точки зрения – все правильно;
  • «Задвоение» ключей может произойти и по Вашей вине. Например, Вы присвоили двум разным номенклатурам или их характеристиками одно и то же наименование. И вот теперь попробуй разберись в аналитиках – «кто есть кто».

 

Ладно! Не будем плакать. Будем разбираться дальше…

Как уже было сказано, в учете затрат РАУЗ используются псевдо-проводки. Где в качестве счетов выступают ключи.

Как организованы эти справочники? Исключительно просто – одно наименование… А где же сама аналитика? А она «живет» в других одноименных таблицах (регистрах), где каждая запись просто имеет ссылку на ключ.

Т.е. схема такая:

  • Наверху - «Ключ» с наименованием;
    • Под ним - запись регистра, которая и содержит всю аналитику.

Тем не менее, если в программе открыть ключ аналитики, то внешне это будет выглядеть примерно так:                                                                                 

 

Вроде бы все отражается вместе. И наименование, а аналитика. Но это только визуально!

От ключа здесь только наименование, а все остальное «подтянулось» из связанной по ссылке записи регистра.

Для чего это сделано – для ускорения работы программы в момент расчета себестоимости.

Когда выполняется расчет, чтобы найти нужную корреспонденцию, программа сравнивает между собой только сами ключи, и не обращает внимания на многоступенчатые цепочки аналитик в записях регистров.

Подход примерно такой…

Во время проведения документов у нас сформировались все цепочки сложных аналитик, на которые мы «наклеили» бирки соответствующих ключей. И теперь при расчете НЕ перебираем каждую аналитику, а просто сравниваем бирки - ключи.

Немного об организации связи ключей и записей регистров.

Структура построения связи такова, что принцип «один ключ – одна запись регистра» обеспечивается только программно и защиты СУБД не имеет. Т.е. с точки зрения того же SQL ничто не мешает, чтобы для одного ключа существовало несколько разных записей в регистре. Уникальность связи на уровне баз не задана.

Добиться такой ситуации рядовому пользователю практически невозможно, т.к. исходный код 1С очень качественный, а вот «криворукий» программист (игнорируя логику 1С) это может сделать запросто.

 

Да и пользователь может!!!

Вот например, есть в УПП такая «страшная» штатная обработка «Поиск и замена дублирующихся наименований справочников». И все будет хорошо, если с ее помощью Вы удалите дубликаты в номенклатуре. А вот если будете удалять дубликаты характеристик, и одноименные дубликаты характеристик будут принадлежать разным номенклатурам – ждите больших неприятностей. Как раз «нарисуются» двойные записи в регистрах к одним и тем же ключам. И никакое штатное «Тестирование и исправление ключей аналитики» Вам не поможет.

 

Еще одна «страшность», которую «легким движением руки» может сделать обычный пользователь (безусловно, с расширенными правами). Допустим «с какого-то бодуна» пользователю захотелось изменить состав используемых аналитик (Настройка параметров учета => Режим учета затрат => Детализация учета). Т.е. на какую-то аналитику был дополнительно поставлен или снят флажок.

Внешне все крайне безобидно. Ну зафигачили лишний флажок. Да еще и на аналитику, которую вообще не используете (например, заказ или серии номенклатуры). И ничего страшного?

А страшное произойдет! Если раньше во всех регистрах, где использовалась эта аналитика, было значение «Неопределено», то теперь будет пустая ссылка на соответствующий справочник (или наоборот). Внешне все будет выглядеть как и раньше, но теперь ни одна Ваша уже имеющаяся в учете затрата не найдет соответствующую корреспонденцию в новых.

 

Ну и последнее – любое корректное исправление аналитики возможно только путем перепроведения документов. Именно в момент проведения формируются записи аналитик регистров и соответствующих ключей. И все это правильно и  хорошо, но практически делает невозможным изменений «задним» числом, после того, как себестоимость рассчитана и отчеты сданы. Т.е. никогда, ни на какие призывы  руководства, не соглашайтесь менять что-то «задом-наперед», а если даже и не «задом», а только «передом», то все равно хорошенько подумайте, чтобы не «нарваться» на ситуацию, описанную «в еще одной «страшности».

 

Собственно, вводная часть закончена, и далее будет уже рассказываться о возможностях и порядке работы с обработкой.

 

2). Описание обработки:

Критически важное предупреждение!

Ни в коем случае не «изучайте» возможности обработки на рабочей «боевой» базе!

Только на копиях… Когда Вы поймете суть возможностей и порядок действий, и на копии получите для себя нужный результат, только тогда эти же шаги можно повторить и в рабочей базе.

 

Назначение обработки:

  • Помочь разобраться с существующими аналитиками;
  • Быстро выбрать записи в регистрах учета затрат с тем или иным ключом, а также документы регистраторы, которые их породили;
  • Перепровести найденные документы.

Откроем обработку:

                          

                                                                    

И теперь:

1). Как разбираться с существующими ключами

Выберем в пункте <Найти ключи аналитики> соответствующий раздел.

  • Включим переключатель в режим поиска «дубль в регистрах» И… Если, что-то увидим, значит, нам «кирдык». Это критическая ошибка. Обработка ее показывает, но «лечить» не может. Точнее, у себя мы такую ситуацию «лечили», но эти ситуации индивидуальны и общего алгоритма нет.
  • Переключимся в режим «дубль в наименованиях» (см.рисунок выше). Ну… и тут каждый ключ «двоится». При этом слева мы видим двоящиеся ключи, а справа соответствующие записи в регистрах. Цвета ключей и записей регистров совпадают. В общем, ничего страшного здесь нет, т.к. принцип «один ключ – одна запись в регистре» соблюдается, но непонятно, а почему ключи-то разные. Ведь справа совершенно одинаковые записи регистров. Для того, чтобы разобраться, изменим переключатель справа со «значения реквизитов» на «типы значений». Ну и да. Стало понятно, что

 

несмотря на  внешнюю пустую одинаковость, в одной записи аналитика <Проект> = «Неопределено», а в другой имеет пустую ссылку на справочник <Проекты> (см. выше о изменении детализации учета)

Нажмем на кнопочку «Удалить запись». В ответ получим вот такое сообщение:

                                                                                                                      

Ну, собственно, все как бы ясно…

Т.е. самый лучший вариант здесь это нажать «Нет», после чего перейти на закладку «Регистраторы» и просмотреть, какими же документами, в какое время и в связи с чем такие ключи были созданы. Там же можно исправить документы, а после принять окончательное решение. Может, действительно удалить эту запись, НО после этого обязательно перепровести регистраторы, чтобы ключи были воссозданы вновь.

Режим «Нет в регистрах» показывает нам записи ключей, для которых нет соответствующих записей в регистрах.  

                                                                                                     

Нажмем на «красный крестик», получим сообщение

                           

Т.е. да! Ключ нигде не используется, и его можно удалить.

 

Важные замечания по этому пункту:

  • Все ключи, отображенные в левой таблице и помеченные флажками У(читывать), участвуют в отборе записей в регистрах затрат и соответствующих регистраторах. Установите флажки только на нужных ключах и нажмите кнопку <Найти записи в регистре учета затрат>. После чего на соответствующих закладках можно просмотреть записи регистра затрат и документов-регистраторов;
  • Когда мы нажимаем кнопки удаления ключа или записи регистра, отбор существующих записей осуществляется без учета временного периода, установленного в обработке. Т.е. за все время работы Вашей программы. Когда нажимаем кнопку <Найти записи в регистре учета затрат>, отбор осуществляется с учетом временного периода.

 

2). Быстро выбрать записи в регистрах учета затрат с тем или иным ключом, а так же документы регистраторы, которые их породили

Отбор осуществляется путем ввода текста наименования ключа в соответствующие поля разделов «Аналитика вида учета», «Аналитики учета затрат», «…распределения…», «…партий» (см.панель «Параметры не четкого отбора…»).  Для каждого раздела два поля. Левое соответствуют ключу прямой аналитики, правое корреспондирующей (Помним: в регистре учета затрат это Дт – Кт). Значения можно копировать, например, из отчетов ведомости или анализа учета затрат. Можно вводить не все наименование, а только «кусочек» (рекомендуется). С помощью кнопки можно вообще выбрать нужную аналитику, а не писать что-то.

В этом случае очень полезно нажать в поле аналитики кнопку выбора. Будет выведен справочник (список) ключей аналитики, в наименованиях которых содержится такой текст.

Для того, чтобы при отборе «не мешались» ранее выбранные ключи (см. пункт 1.),  в поле «Найти ключи аналитике» выберите пустое значение.

ВАЖНО! Отбор осуществляется с учетом временного периода, заданного в обработке.

И вроде бы все просто… То же самое можно получить в расшифровках в ведомости или анализе затрат. Но вот попробуйте расшифровать записи, которые созданы расчетом себестоимости. Если у Вас более-менее сложный учет, то расшифровка просто «зависнет».

Еще бонус.

Перейдем на закладку <Результат отбора>, где отражаются записи регистра затрат, и отметим флажками нужные записи, которые мы хотим проанализировать или сравнить (не более 2-х)

                                                                                                                                

А теперь нажмем кнопку <Анализ записи аналитики>

Получим: 

       

                                                                                                          

Красным выделяется разница, как по типу, так и значению.

Можно сравнивать аналитику с аналитикой (напрямую), а можно перекрестно – аналитику с корр. аналитикой.

 

3). Пере провести найденные документы.

После того, как тем или иным способом Вы выбрали документы-регистраторы (см. п. 1-2), перейдем на эту закладку.

 

                                                                                                                                 

Что мы здесь можем:

  • Конечно же, открыть и, если необходимо, вручную исправить каждый документ. Сюда же можно «присобачить» какие-то автоматизированные обработки исправления. Но это как бы Ваши индивидуальные возможности и, безусловно, проблемы. У нас в последнее время вроде бы все «устаканилось». Тем не менее, мы зачастую тоже перепроводим документы. В основном, у нас это связано с появлением 100500 триллионных сумм в расчетах себестоимости. Как правило, это вызвано тем, что продукция выпуска = номенклатуре расхода, за разницей характеристик и серий. И вроде бы все вводится автоматизированно, и правильно, а результат дурацкий. Лечим перепроведением таких документов.
  • Перепроведение осуществляется в псевдо-фоновом режиме. Т.е. оно, конечно, будет замедлять работу пользователей, но не заблокирует наглухо. Для нас это критично, т.к. цеховый учет работает 24 часа в сутки;
  • Перепроведение осуществляется путем нажатия кнопки <Провести документы>/<Отменить…>;
  • По умолчанию флажок устанавливается на всех документах, за исключением расчетов себестоимости. Если перепроведение того или иного документа не будет выполнено (например, в случае блокировок, или нажатия кнопки <Прервать>), то по окончании процедуры мы увидим такие документы (не будет снят флажок П(ерепроведения) и сможем повторно перепровести их;
  • Процедура сопровождает процесс исполнения подсчетом выполненных операций и выводит примерное время завершения. Это тоже полезно…  

Последнее.

  • В обработке отключена видимость закладки «ИсправлениеКлючей». Это закладка использовалась ОДИН раз и именно для нашей РАЗОВОЙ ситуации. Ее включение не означает решения Ваших проблем. Более того категорически запрещено. Т.к. логика Ваших ошибок и соответствующих исправлений сугубо индивидуальна. Если Вы действительно захотите решить возникшие проблемы более-менее автоматизированно – обращайтесь. За нормальные деньги можно решить любые ненормальные проблемы J;
  • Обратите внимание на функцию «MPF_Администратор(). Сейчас она находится в стадии заглушки, т.е. всегда возвращает Истина. Вы можете переопределить ее функционал и дать возможность полноценной работы определенным пользователям.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер Кол. Скачив.
Обработка + Doc файл описания с картинками
.zip 668,65Kb
17.07.15
74
.zip 668,65Kb 74 Скачать

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Надежда Ефимова (TINa78) 14.12.15 12:16
Как я понимаю - процедура перепроведения всех документов за месяц решает большинство вопросов с ключами аналитики? Хотя инструмент интересный... Но вот вопросы с анализом базы распредления он не решит. И в КА нет типовых отчетов, которые давали бы хоть какую-то информацию об этом.
2. Лариса (loradanilova) 07.02.16 20:34
Хорошая обработка, спасибо, очень помогла
3. Sergey Sergey (sergeyap) 12.07.16 22:51
Обработка понравилась. Но у меня (УПП 1.3) возникла проблема - двойники ключей вижу, причину появления вижу, а вот регистраторов нет ....
4. Игорь Герман (German_Tagil) 02.09.16 14:33
Можно вопрос - а в КА 1.1 данная обработка будет работать?
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа