Речь пойдет о внутренних документах, т.е. документах, которыми отражаются хозяйственные операции внутри организации. В плане документов, направленных вовне или поступающих извне, мы по-прежнему связаны требованиями нормативных актов и/или нежеланием контрагентов использовать какие-либо формы кроме росстатовских.
Условно я делю все внутренние документы на три вида:
- Документы, отражающие приход
- Документы, отражающие расход (выбытие)
- Документы, отражающие внутреннее перемещение
Третий вид документа даже можно исключить, если отразить внутреннее перемещение как приход и расход, но я считаю это не практичным.
Таким образом, организации, у которой нет каких-либо специфических внутрихозяйственных операций, для организации учета будет достаточно разработать всего три формы первичных документов.
Ниже я опишу, как эта система документооборота организована и работает у нас. Я опущу описание таких обязательных реквизитов первичного учетного документа как наименование организации, дата составления, наименования должностей, подписи и расшифровки.
- Документ, отражающий приход. У нас он называется Приходный ордер. Реквизиты документа:
|
Шапка |
Документ-основание Вид операции Контрагент Склад-получатель |
|
Табличная часть |
Наименование и идентификационные признаки активов Единица измерения Количество Цена Сумма |
Документ позволяет нам отразить следующие хозяйственные операции:
- Оприходование товара, поступившего без сопроводительных документов (неотфактурованная поставка);
- Оприходование товара, приобретенного в рознице подотчетным лицом по товарным (товарно-кассовым) чекам;
- Оприходование имущества, полученного безвозмездно;
- Оприходование товаров, поступивших в качестве возврата от покупателей на основании вычерков в первичной товарной накладной;
- Оприходование возвратных отходов и т.д.
- Документ, отражающий расход (выбытие). У нас их два. Один документ отражает списание в производство или на другие нужды расходных материалов и ввод инвентаря в эксплуатацию и подписывается материально ответственным лицом. Второй документ отражает списание активов в результате их порчи как от естественных причин, так и в результате виновных действий и подписывается комиссией. Эти два документа можно объединить, но в нашем случае это не целесообразно.
Реквизиты документа Акт о списании материально-производственных запасов в расходы (вводе инвентаря в эксплуатацию):
|
Шапка |
Текст «Я, [Должность и ФИО лица, которое использует МПЗ (принимает инвентарь в эксплуатацию)] в период [указывается период] произвел» Переключатель:
|
|
Табличная часть |
Наименование и идентификационные признаки активов Единица измерения Количество Направление расхода Объект учета (например, основное средство, на которое списываются запчасти) |
Реквизиты документа Акт на списание материально-производственных запасов:
|
Шапка |
Текст «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что указанные товарно-материальные ценности не пригодны для использования (реализации) и подлежат списанию (утилизации)» Место хранения (эксплуатации) Материально ответственное лицо |
|
Табличная часть |
Наименование и идентификационные признаки активов Единица измерения Количество Основание для списания, описание неисправностей, несоответствий |
- Документ, отражающий внутренне перемещение. У нас он это Накладная на внутреннее перемещение. Реквизиты документа:
|
Шапка |
|
|||||||||||||||
|
Табличная часть |
Наименование и идентификационные признаки активов Единица измерения Количество Цена Сумма |
Этим документом можно «перемещать» что угодно как между местами хранения, так и между местами эксплуатации и МОЛами.
Необходимость в разработке дополнительных форм первичных документов возникает тогда, когда для отражения специфической хозяйственной операции нужно добавить в форму столько дополнительных реквизитов, что они просто загромоздят форму при отражении стандартных операций. Например, у нас есть документ Акт на падеж птицы. Фактически это документ на расход, который я указала как тип №2. Но в учете птицы много дополнительной аналитики, которой нет в учете материалов, товаров, продукции, а также имеет место учет в двух единицах измерения. Поэтому в данном случае возникает потребность в разработке специфической формы:
|
Шапка |
Отсутствует, все вынесено в табличную часть |
|
Табличная часть |
Птичник Партия Пол Возраст Кол-во (голов) Живой вес (кг) Диагноз |
Резюме:
- Разрабатываете бланки сами
- Минимизируйте их количество
