gifts2017

Построение системы первичного документооборота

Опубликовал Наталья Воронцова (tramontana) в раздел Управление - Практика учета

Федеральный закон 402-ФЗ дал возможность не применять унифицированные формы первичных документов за некоторыми исключениями. В бухгалтерском сообществе эта новость явно не вызвала особого восторга, т.к. разрабатывать свои формы никто не горит желанием. Я же считаю, что это хорошая возможность построить простую и внятную систему документооборота.

Речь пойдет о внутренних документах, т.е. документах, которыми отражаются хозяйственные операции внутри организации. В плане документов, направленных вовне или поступающих извне, мы по-прежнему связаны требованиями нормативных актов и/или нежеланием контрагентов использовать какие-либо формы кроме росстатовских.

                Условно я делю все внутренние документы на три вида:

  1. Документы, отражающие приход
  2. Документы, отражающие расход (выбытие)
  3. Документы, отражающие внутреннее перемещение

Третий вид документа даже можно исключить, если отразить внутреннее перемещение как приход и расход, но я считаю это не практичным.

Таким образом, организации, у которой нет каких-либо специфических внутрихозяйственных операций, для организации учета будет достаточно разработать всего три формы первичных документов.

Ниже я опишу, как эта система документооборота организована и работает у нас. Я опущу описание таких обязательных реквизитов первичного учетного документа как наименование организации, дата составления, наименования должностей, подписи и расшифровки.

  1. Документ, отражающий приход. У нас он называется Приходный ордер. Реквизиты документа:

Шапка

Документ-основание

Вид операции

Контрагент

Склад-получатель

Табличная часть

Наименование и идентификационные признаки активов

Единица измерения

Количество

Цена

Сумма

 

Документ позволяет нам отразить следующие хозяйственные операции:

  • Оприходование товара, поступившего без сопроводительных документов (неотфактурованная поставка);
  • Оприходование товара, приобретенного в рознице подотчетным лицом по товарным (товарно-кассовым) чекам;
  • Оприходование имущества, полученного безвозмездно;
  • Оприходование товаров, поступивших в качестве возврата от покупателей на основании вычерков в первичной товарной накладной;
  • Оприходование возвратных отходов и т.д.
  1. Документ, отражающий расход (выбытие). У нас их два. Один документ отражает списание в производство или на другие нужды расходных материалов и ввод инвентаря в эксплуатацию и подписывается материально ответственным лицом. Второй документ отражает списание активов в результате их порчи как от естественных причин, так и в результате виновных действий и подписывается комиссией. Эти два документа можно объединить, но в нашем случае это не целесообразно.

Реквизиты документа Акт о списании материально-производственных запасов в расходы (вводе инвентаря в эксплуатацию):

Шапка

Текст «Я, [Должность и ФИО лица, которое использует МПЗ (принимает инвентарь в эксплуатацию)] в период [указывается период] произвел»

Переключатель:

  • расход материально-производственных запасов
  • ввод инвентаря (спецодежды) в эксплуатацию

Табличная часть

Наименование и идентификационные признаки активов

Единица измерения

Количество

Направление расхода

Объект учета (например, основное средство, на которое списываются запчасти)

 

Реквизиты документа Акт на списание материально-производственных запасов:

Шапка

Текст «Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт о том, что указанные товарно-материальные ценности не пригодны для использования (реализации) и подлежат списанию (утилизации)»

Место хранения (эксплуатации)

Материально ответственное лицо

Табличная часть

Наименование и идентификационные признаки активов

Единица измерения

Количество

Основание для списания, описание неисправностей, несоответствий

 

  1. Документ, отражающий внутренне перемещение. У нас он это Накладная на внутреннее перемещение. Реквизиты документа:

Шапка

 

 

Сдатчик

Получатель

Склад (место хранения)

 

 

Обособленное подразделение

 

 

Структурное подразделение

 

 

Сотрудник, МОЛ

 

 

Табличная часть

Наименование и идентификационные признаки активов

Единица измерения

Количество

Цена

Сумма

 

Этим документом можно «перемещать» что угодно как между местами хранения, так и между местами эксплуатации и МОЛами.

                Необходимость в разработке дополнительных форм первичных документов возникает тогда, когда для отражения специфической хозяйственной операции нужно добавить в форму столько дополнительных реквизитов, что они просто загромоздят форму при отражении стандартных операций. Например, у нас есть документ Акт на падеж птицы. Фактически это документ на расход, который я указала как тип №2. Но в учете птицы много дополнительной аналитики, которой нет в учете материалов, товаров, продукции, а также имеет место учет в двух единицах измерения. Поэтому в данном случае возникает потребность в разработке специфической формы:

Шапка

Отсутствует, все вынесено в табличную часть

Табличная часть

Птичник

Партия

Пол

Возраст

Кол-во (голов)

Живой вес (кг)

Диагноз

 

                Резюме:

  1. Разрабатываете бланки сами
  2. Минимизируйте их количество

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
В этой теме еще нет сообщений.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа