gifts2017

Форес: Управление делами

Опубликовал Инфостарт (infostart) в раздел Отраслевые решения - Прочее

Решение "Форес: Управление делами, редакция 1.0" является дополнением к типовой конфигурации "Управление торговлей" системы программ "1С:Предприятие 8.0". Данное решение является универсальным, не имеет отраслевой специфики и предназначено для использования в текущей деятельности любого предприятия.

Программа позволяет автоматизировать следующие участки: 

  • контроль исполнительской дисциплины, 
  • организация совещаний, 
  • система согласования решений, 
  • электронный документооборот, 
  • регистрация и анализ информации, поступающей от клиентов (в том числе жалоб), 
  • проведение промо-акций. 


Описание основных возможностей:

  • Контроль исполнительской дисциплины осуществляется путем ввода в систему информации о задачах и результатах их выполнения. В составе задачи указывается исполнитель, краткое и подробное описание, срок исполнения, планируемый бюджет и ряд других параметров. Исполнитель фиксирует результат выполнения задачи. Автор задачи отмечает качество выполнения. Если качество его не удовлетворяет, то задача может быть отправлена на доработку. 
  • Для ускорения ввода нескольких однотипных задач предусмотрен "Мастер поручений". 
  • Предусмотрен анализ планируемого и фактического бюджета доходов и расходов по задаче, группе задач, проекту. 
  • В системе соблюдается преемственность документов, связанные документы вводятся на основании друг друга. 
  • Организация интерфейса позволяет визуально определять текущее состояние документа: новый, дата выполнения превышена и т.д. 
  • В системе реализован механизм сообщений, позволяющий обмениваться информацией. К сообщению можно прикрепить любой документ "1С" или электронный документ. Сообщение вводится на основании любого документа "1С". На основании сообщения можно вводить задачу. 
  • В программе регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Существует возможность поиска документов по заданным параметрам. 
  • Организован процесс подготовки и проведения совещаний. Оповещение участников совещания. Печать протокола. 
  • Механизм согласования решений. Оповещение о сроках принятия решения. Ввод комментариев по принятому решению. 
  • Система учета промо-акций и рекламных мероприятий. График проведения. Контроль за соблюдением сроков. Напоминания. 
  • Для учета информации, поступающей от внешних контрагентов, используются документы "Информация по контрагенту", "Анализ конкурентов", "Жалоба". Поступающая информация классифицируется по принятой в организации схеме. На основании жалобы создается документ "Задача", в котором возможно предусмотреть мероприятия по устранению причины жалобы. 
  • Подсистема "Сбор документов и контроль процедур" позволяет вести учет полноты и корректности сбора различных списков документов в привязке к определенным объектам (например, сбор документов при увольнении сотрудника или формирование пакета документов для участия в тендере).

Рассмотрим более подробно функциональные подсистемы «Форес:Управление делами».


Задачи

Подсистема «Задачи» содержит документы: «Задача», «Выполнение», «Доработка», «Сообщение» и серию отчетов. С помощью документа «Задача» в системе регистрируется поручение, которое автор задачи направил исполнителю. Данный документ содержит большой набор реквизитов, описывающих задачу, - срок исполнения, важность, планируемый бюджет, краткое и подробное описание задачи.

К «Задаче» можно прикрепить произвольный набор электронных документов, а также документов «1С:Предприятия 8». Кроме того, задачу можно разбивать на подзадачи. Следует отметить, что для быстрого ознакомления исполнителя с задачей каждая новая зарегистрированная задача сразу же открывается на экране исполнителя. Эта возможность особо актуальна для предприятий с территориально распределенной структурой и сильно загруженными телефонными линиями. В случае если в момент регистрации задачи программа «Форес:Управление делами» не загружена на компьютере исполнителя, то из документа «Задача» формируется электронное письмо исполнителю с уведомлением о содержании и сроках выполнения задачи.

Цвет задачи в списке задач у исполнителя также информирует его о текущем состоянии поручения. Красный цвет означает просроченное поручение, зеленый - поручение на сегодня, розовый - новое поручение.

Исполнение поручения регистрируется исполнителем с помощью документа «Выполнение», в который вводится отчет о выполнении. В случае необходимости к документу прикрепляют результат работы - соответствующие файлы. Информация о выполнении поступает автору задания.

При неудовлетворительном результате задание можно отправить на доработку. Если качество работы устроило руководителя, то задание помечается как выполненное, а также указывается качество работы.

В результате применения данной подсистемы ни одно распоряжение не остается без должного контроля. Если сотрудник отсутствовал на работе некоторое время, то после возвращения он может легко войти в обычный ритм, ознакомившись с поступившими задачами, а также проверив выполненные и просроченные задачи.

Документооборот

Для организации внутренних информационных потоков предприятия используется подсистема «Документооборот». Блок регистрации документов охватывает входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию.

Чтобы облегчить в дальнейшем поиск документа, для него можно указать признаки, по которым его можно будет легко найти с помощью системы поиска. На основании документа можно ввести задачу или сформировать сообщение для ответственного работника. В системе можно хранить электронные образы документов.

Важно отметить, что работа с некоторыми документами требует выполнения определенной последовательности действий. Договор, например, должен быть подготовлен, согласован, подписан со стороны исполнителя, передан заказчику, подписан с его стороны, получен и сдан на хранение. Для исполнения данной последовательности действий и контроля за исполнением требуются время и внимание, что при большом количестве договоров достаточно трудоемко. Система позволяет автоматизировать данный участок, поскольку в ней предусмотрено объединение документов в комплекты. При этом контроль ведется как по комплекту в целом, так и по каждому документу в отдельности. Формируется отчет, который показывает текущее состояние каждого документа.

Совещания и голосования

Подсистема «Совещания и голосования» позволяет автоматизировать управление совещаниями, голосованиями и встречами. До начала совещания необходимо определить инициатора, тему, дату и место проведения, а также составить список обсуждаемых вопросов и участников. Участники предварительно оповещаются о планируемом мероприятии. Если участник не имеет доступа к программе, то его можно оповестить по электронной почте. После начала встречи в программе отмечаются присутствие, а также отсутствие участников и причина. По каждому обсуждаемому вопросу в систему вводится принятое решение. Если проблема требует согласования или утверждения, то инициируется процедура голосования с соблюдением конфиденциальности. Предусмотрено формирование протокола совещания и листа с результатами голосования. В случае если кто-либо из участников затягивает с решением, то это отражается в программе. Архив совещаний и голосований легко доступен для анализа. Использование подсистемы позволяет минимизировать влияние человеческого фактора на проведение различных мероприятий.

Управление клиентами

Данная подсистема является развитием подсистемы CRM в решении «Управление торговлей». Для обеспечения доступа к консолидированной информации о контрагентах предусмотрен «Рабочий стол контрагента». В подсистеме имеются документы, учитывающие различные особенности работы с внешними и внутренними организациями: «Жалобы», «Информация о контрагенте», «Информация о конкуренте», «Указание по клиенту», «Сделка», «Коммерческое предложение», «Презентация», «Заявка на посещение», «Договор» и др.

Программа обеспечивает планирование и ведение учета текущей работы с клиентом. Для учета проделанной работы используется документ «Сделка». В этом документе описываются этапы работы по конкретной сделке. Для каждого вида сделки создаются отдельные шаблоны этапов. Например, если клиент заказал оборудование, то это оборудование следует заказать поставщику, оплатить, договориться о доставке покупателю, оформить гарантийный талон и выполнить ряд других обязательных действий. В случае если клиент приобрел услуги компании, то последовательность действий будет иная. Система позволяет контролировать каждый этап и тем самым минимизировать влияние человеческого фактора на результат. В любой момент руководитель может ознакомиться с состоянием каждой сделки. Этапы связываются с документами «1С:Предприятия 8», которые могут формироваться прямо из формы документа «Сделка», что также ускоряет работу. По незавершенным сделкам и этапам формируется отчет. Благодаря применению в подсистеме единых стандартов работы сокращается время обучения новых сотрудников.

Рекламные акции

Для планирования и учета проведенных рекламных мероприятий используется подсистема «Рекламные акции». Если предприятие заказало, например, публикацию рекламных материалов в издании на определенное число, то менеджер по рекламе должен проконтролировать формат и качество выпуска. Для проведения ряда рекламных акций в нескольких магазинах с применением разных товаров требуется предварительная подготовка. Получение печатных рекламных материалов из издательства также является процедурой, требующей внимания. Система позволяет планировать данные рекламные события с указанием дополнительных параметров. При приближении очередного мероприятия будет сформировано предупреждение. В результате ни одна акция не останется без внимания, ни одно мероприятие не будет пропущено или просрочено.

Программа обладает дружественным интерфейсом и простой логикой. Каждый документ с помощью системы сообщений «сигнализирует» о приближении важного события. Цветовое решение и система пиктограмм позволяют ориентироваться в первоочередных и второстепенных задачах. Система «напоминает» работникам о поручениях руководителей, времени получения заказа, необходимости подписать договор и хорошо подготовиться к рекламной акции. Программу можно использовать в повседневной работе компании любого масштаба.

Решение "Форес: Управление делами, редакция 1.0" не является самостоятельной программой и предназначено для использования с типовой конфигурацией "1С:Предприятие 8.0. Управление торговлей". Продукт не является защищенным. 

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер Кол. Скачив.
"Форес: Управление делами 1.0 дополнением к типовой конфигурации ""Управление торговлей"" системы программ ""1С:Предприятие 8"" "
17.02.2016
20000 руб.

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
В этой теме еще нет сообщений.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа