gifts2017

Многофирменный учёт в УПП

Опубликовал Сергей Куканов (Gavrik) в раздел Управление - Практика учета

Некоторые холдинги при внедрении 1С УПП совершают ошибку, разместив все организации в единую информационную базу (например, в целях экономии затрат на обновление). С появлением новых версий УТ, ERP, КА эта проблема частично решается. Но вот что происходит в УПП...
(Вопросы производительности в статье не затронуты, только бизнес-аналитика на основе собственного опыта)

SWOT-анализ 

Для начала давайте рассмотрим общие плюсы и минусы многофирменного учёта. Для этого я воспользовался методикой SWOT и составил следующую таблицу:

 (doc версия SWOT на моём сайте ingraf.su)

Невозможность использования функционала УПП при пересекающихся настройках нескольких организаций

  1. Невозможно установить соответствие счетов БУ и НУ с детализацией до организации. Проблема заключается в разном субсчете налогового плана счетов разных организаций, например, 25.01 и 25.02 между <Организацией1> и <Организация2>. Данные счета автоматически проставляются в документах и служат основанием для возникновения временных и постоянных разниц налогового учёта (НУ). На текущий момент счета НУ в документах редактируются пользователями вручную.

Рисунок 1. «Документ «Установка соответствия счетов БУ и НУ»»

 

 

  1. В разных организациях используется разное соответствие между статьями затрат начисления и статьями затрат для отражения зарплаты в бухучёте. При этом регистр сведений «Соответствие статей затрат отражения зарплаты в бухучёте» не поддерживает хранение с детализацией до организации. Следовательно, изменения, сделанные одной организацией, приводят к искажению данных другой организации при последующем расчете/пересчете.

Рисунок 2. «Регистр сведений «Соответствие статей затрат отражения зарплаты в бухучёте»

02

  1. Ограничен типовой функционал учёта оперативного производства, прежде всего, документа «Задание на производство» и регистров производственного учёта из-за отсутствия реквизита «Организация». 

Рисунок 3. «Документ «Задание на производство»

03

Проблемы единой нормативно-справочной информации (НСИ)

  1.  Часто продукция <Организация1> (элементы справочника «Номенклатура») используется в документах других организаций <Организация2>,<Организация3> и т.д. Следовательно, когда возникает потребность в изменении реквизита справочника, например, единицы измерения, вид номенклатуры, вид воспроизводства, то необходимо отменять проведение всех документов этой номенклатуры всех организаций. Задача становится практически невыполнимой при закрытых периодах и чревата необратимыми последствиями.
  2. Если не организованы дополнительные системы по учёту НСИ (MDM), то происходит неконтролируемое (по версии одной из организаций) изменение элементов справочника «Статьи затрат», «Статьи движения денежных средств», «Контрагенты». Административно организовать контроль НСИ для крупного холдинга, думаю, невозможно. Вот действия финансового директора головной организации после «наведения порядка». 

Рисунок 4. «Изменение существующих элементов справочника «Статьи движения денежных средств»

05

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Гость 15.01.16 10:34
Вероятно, имелся в виду SWOT анализ (strengths ,weaknesses, opportunities threats), ибо SWAT (special weapons and tactics) — это такой заморский ОМОН=))
hornet_X; Gavrik; +2 Ответить 1
2. Сергей Куканов (Gavrik) 15.01.16 11:38
3. Александр Капустин (kapustinag) 15.01.16 14:09
1. Часто недостатки являются продолжением достоинств. И наоборот.
В данном случае:
С одной стороны, при учете в рамках одной базы есть риск, что элементы общеупотребительного справочника (например, Номенклатура), уже используемые в одной Организации, будут изменены персоналом другой организации, что приведет (может привести) к нарушению учета в первой Организации.

(Иногда можно уменьшить риск или полностью его исключить с помощью RLS или программных проверок)

А с другой стороны, совместное использование Номенклатуры экономит трудоемкость по вводу номенклатуры в разные базы, и исключает необходимость со всякого рода синхронизациях.

2. Некоторые из недостатков, указанных в статье, вообще не являются недостатками.
2.1. Функционал документа "Задание на производство" и регистров производственного учета вовсе не ограничен из-за отсутствия реквизита "Организация", т.к. может быть настроено соответствие между "Подразделениями" и "Подразделениями организаций". Даже не "может быть настроено", а "ДОЛЖНО БЫТЬ НАСТРОЕНО". И тогда не будет никаких ограничений и проблем в этом месте.
2.2. Действительно, в регистре сведений "Соответствие статей затрат отражения зарплаты в регл.учете" организации нет. Но, если в рамках одной базы ведется учет не вообще разношерстных организаций, а организаций, входящих в холдинг, то там, как правило, вырабатывается единый подход к таким вещам. Поэтому большая часть соответствий должна подходить для всех организаций, а для небольшого остатка надо создать отдельные статьи затрат. То есть это не является недостатком ведения учета в единой базе, а просто методологи холдинга плохо подумали.

3. SWOT-анализ - инструмент для принятия решений. Нормальный руководитель по вышеприведенной матрице не сможет принять никакого осмысленного решения, потому что ни одно из указанных достоинств/недостатков не выходит напрямую "на деньги", а такие выходы есть на самом деле.
Например, достоинство ведения учета в одной базе - это снижение количества используемых лицензий в ситуации, когда один сотрудник ведет учет в разных организациях, а лицензии - программные клиентские.
Также достоинства ведения учета в одной базе проявляются, если внутри холдинга используются всякого рода электронные согласования (например, электронное согласование заявок на расходование средств).

Вообще, основные недостатки ведения учета в единой базе - это недостатки, "бьющие" по службам поддержки, администрирования. И, наоборот, основные достоинства ведения учета в единой базе "чувствуют" обычные пользователи в своей ежедневной работе. И руководители тоже чувствуют. Например, руководитель может видеть оперативно ситуацию с производством, отгрузкой, деньгами по всем организациям - без всяких там периодических обменов.
Поэтому для руководителей верхнего уровня недостатки единой базы вовсе не будут важными недостатками.
- Кто-то там испортил номенклатуру и пришлось перепроводить документы?
- Разберитесь и сделайте так, чтобы это больше не повторилось!
- При заполнении документов подставляются не те счета?
- Исправьте обработку заполнения, чтобы она учитывала организацию из документа!
- Из-за долгого проведения документа по одной организации куча менеджеров других организаций не смогли оформить оперативные документы?
- Вообще-то для проведения таких документов нужно в административном порядке выделять "окна", минимально мешающие обычным пользователям.
FiZikus; ingmar; Bazil; Chif13; tvv56; dassin; alres; sea123; Efimoff; dnenp; vladir; +11 1 Ответить 1
4. Андрей Ефимов (Efimoff) 20.01.16 08:48
Ваша теория верна лишь в том случае, если в одной ИБ ведутся организации с разными видами деятельности и разными неаффилированными учредителями, которые видят бизнес каждый по-своему. Но я не встречал (пока) ни одной такой ИБ, в которой велись бы, к примеру, хим.завод, тур. агенство и гостиница
Чаще всего в одной ИБ ведётся несколько организаций одного холдинга/учредителя и способ ведения бизнеса у них совпадает.
5. Evgeny Sergeev (sea123) 20.01.16 10:15
Я бы сказал, что понятие "многофирменности" везде разное. Где-то это реально холдинг с территориально распределенными организациями, а где то структура в стиле "Фирма А производит, Фирма Б продает, Фирма В занимается доставкой, фирма Г управляет", причем все эти фирмы находятся в одном здании. По сути, это и есть одна организация, но для минимизации рисков разделенная на блоки.
Сам занимаюсь сопровождением последнего варианта.
С точки зрения неоспоримых плюсов могу сказать следующее:
1. Собирать консолидированную отчетность для банков в одной базе намного проще, чем дергать из зоопарка разных баз, но ту, думаю, больше сила привычки.
2. При оптимизации налоговой базы в одной базе сделать все проще и нагляднее для тех же пользователей, чем в разных.

Приведенная в статье угроза выглядит ну очень уж смешно и нелепо, и я еще ни разу не видел, чтобы "системные ошибки" останавливали отгрузку и платежи.

Ну и недостатки не очень убедительны в той схеме, про которую я рассказываю.

6. Виктор Цейтлин (tvv56) 20.01.16 11:02
(4) Efimoff,
>Чаще всего в одной ИБ ведётся несколько организаций одного холдинга/учредителя и способ ведения бизнеса у них совпадает.

И более того, часто люди, ведущие учет в разных организациях - одни и те же.
7. Сергей Куканов (Gavrik) 21.01.16 17:59
(4) Efimoff,
Если вы возьмёте любой крупный завод, создадите несколько юр.лиц по цехам и попробуете вставить в одну УПП, то у вас будет провал.
С теми холдингами, что я работал - птицеводческий комплекс: закупка зерна - производство комбикорма - засадка яиц - убой - торговый дом.
цветная металлургия: закупка медных катодов, производство катанки, производство неизолорованных проводов - производство изолированных проводов - торговый дом.
Если вы попробуете несколько птицефабрик воедино слить, то скорее всего получится, а элеватор и птицефабрику, то будет крах.
Именно об этом я и пишу.
8. Сергей Куканов (Gavrik) 21.01.16 18:12
(5) sea123,
ну если Вы видели только холдинги сидящие в одном здании, без многостадийного производства, то мне Вам сложно объяснить что такое холдинг.
например, производство изолированных кабелей и производство неизолированных кабелей в природе несовместимые в одной базе. А Вы мне про "холдинги" букмекерских контор, в которых работатет... Действительно смешно.
9. Сергей Куканов (Gavrik) 21.01.16 18:21
(3) kapustinag,
Мне Вам как теоретику сложно объяснить что такое холдинг, той же цветной металлургии. Скажу что никакие RLS не помогут. Размерный ряд отличается на десятки микрон (следовательно десятки тысяч позиций), где для одних это производство, а для другого цеха покупка, где часть позиций генерируется системой PDM. В одной базу?))) Ну-ну))
10. Александр Капустин (kapustinag) 23.01.16 22:34
(9) Gavrik, Я не теоретик, а практик. Вы, как я понимаю, тоже. Замечательно.

Так и перечисляйте в своей статье и SWOT-таблице не те очень спорные и местами не-недостатки (или недостатки, но причиной которых является совсем не использование единой базы, а плохая и/или непродуманная организация деятельности), что Вы перечислили, а различия в разрядности, требуемые в спецификациях номенклатуры, например. Ближе к практике, которую Вы хорошо знаете. Не надо теории.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа