gifts2017

Автоматизация фирмы франчайзи 1С

Опубликовал Константин Жигалло (zhyhallo) в раздел Управление - Управление проектом

Может, будет кому полезна история автоматизации нашей фирмы франчайзи 1С. Постараюсь также коротко изложить требования к системе на сегодняшний день.

Фирма была создана в 2005 году. Численность сотрудников 5 человек. С клиентами в основном работали по договорам поддержки на фиксированную сумму (абонементная плата). Учет вели в 1С7.7:Бухгалтерия. Доработали модуль по контролю абонентских договоров и автоматической выписки актов выполненных работ клиентам раз в месяц на фиксированную сумму. Учет задач вели с помощью MS Outlook.

Когда сотрудников стало больше 10, появились проблемы с контролем индивидуальной загрузки персонала. В 2007 перешли на 1С8: Управление торговлей, а с 2008 в 1С8:Управление торговым предприятием для Украины и доработали модуль по учету времени потраченного на выполнения работ. Все было построено на основании одного справочника, удобной формы для работы с ним и фильтрами по реквизитам этого справочника. С помощью этого же модуля мы контролировали количество затраченных часов на клиента в месяц. Перевели большую часть наших клиентов на почасовую оплату. Применяли его и для расчета заработной платы.

В 2008 году для регистрации заявок от клиента внедрили у себя 1С-Битрикс, модуль Техподдержка.

В 2010 году штат сотрудников был немного меньше 20 человек. Мы начали на нашем предприятии разрабатывать бизнес процессы, автоматизировать их и внедрять. До 2015 года с помощью более чем 40 бизнес процессов мы автоматизировали практически все процессы нашего предприятия. Можно сказать, каждый сотрудник получал список задач на день и в рамках этого списка работал. За сделанные задачи начислялась заработная плата, за просроченные задачи начислялся штраф. Счета генерировались автоматически. С помощью СМС напоминали клиентам о невозвращенных документах и просроченной задолженности. Велся учет отклонений присутствия сотрудников на рабочем месте, СКУД синхронизировали с 1С листами посещения, больничными, отпускными. На поддержание всей этой системы нам пришлось выделить одного программиста.

В 2015 году заинтересовались Agile – ом. Внедрили отдел сервис деска. Отдел внедрений и разработок разделили на команды по 4-6 человека. Внедрили корпоративный портал Битрикс. Снова пересмотрели возможности программных продуктов 1С:ITIL, Redmind, Jira и приняли решение на основании 1С8.3:БСП разработать свою конфигурацию. По сравнению с предыдущей версией программы сильно упростили. Из бизнес процессов оставили только «Приём на работу», «Контроль не подписанных документов у клиента», «Контроль просроченных оплат». Обслуживание программы практически не требуется.

Сегодня в нашей компании 34 человека. Из опыта внедрения постараюсь описать какие механизмы необходимы, на мой взгляд, для автоматизации фирмы франчайзи 1С:

  1. Панель Helpdesk для регистрации заявок от клиента. Мы используем модуль «Техподдержка» от Битрикс. Не хватает деления заданий по проектам (по договорам).
  2. Dashboard для работы команд в SCRUM, а также для работы Сервис деска. Мы реализовали в 1С.
  3. Модуль по учету затраченного времени. Для анализа эффективности работы необходим удобный модуль для засекания времени выполнения задач. Мы реализовали в 1С.
  4. Модуль для работы админ аппарата (администрация, бухгалтерия, тех персонал). Напоминания для выполнения периодических заданий, отчеты о проделанной работе, постановка и отслеживание выполнения внутренних задач предприятия, организация совещаний, мероприятий. Мы используем портал Битрикс.
  5. Модуль для учета проектов, договоров. Для фиксации договоренностей с контрагентом по видам работ, цене, ответственной команды доработали механизм в 1С.
  6. Модуль по выставлению счетов для контрагента. Необходим механизм, который автоматически будет формировать счета клиентам по зафиксированным условиям договора. Счета должны импортироваться в бухгалтерскую систему. Мы реализовывали на 1С.
  7. Учет отпусков. Мы используем портал Битрикса.
  8. Учет присутствия сотрудника в офисе. Синхронизируем систему СКУД с 1С.
  9. Соцсеть для внутреннего общения. Обсуждения сложных задач, интересных статей, книг, организация мероприятий, подготовка проектов, общие фотографии, группы для общения по проектам, по интересам. Активно используем портал Битрикса.
  10. Соцсеть для работы с клиентами. Очень полезна при внедрениях. Для совместного обсуждения проблем и задач клиента. Утверждения сроков, организация совещаний, хранения и передача видео уроков, инструкций и прочих файлов. Используем портал Битрикса.
  11. Модуль «База знаний». Некоторые команды используют у нас очень активно. Например, для регламентных работ указываю ссылку на статью в Базе знаний. Хотя есть команды, которые ей практически не пользуются. База знаний у нас в 1С.
  12. Модуль общей работы с файлами. Используем пока портал Битрикса.
  13. Модуль для формирования Баланса, БДДС, БДЗ. Баланс и ДДС ведем в целом по организации. Доходы и затраты делим по командам. Доработали модуль в 1С:УТП.
  14. Модуль по учету внутренних взаиморасчётов. Поскольку доходы и затраты ведем в разрезе команд, то дорабатывали модуль по учету оказанию услуг внутри предприятия (например, помощь одной команды другой при внедрении проекта у клиента).
  15. Модуль по контролю бухгалтерских документов, которые не вернул контрагент. БП в 1С:УТП.
  16. Модуль по контролю просроченной дебиторской задолженности, с автоматическим уведомлением клиента. БП в 1С:УТП.
  17. Механизм по контролю договоров (подписания, окончания сроков).
  18. Рабочее место сотрудника с ключевыми показателями работы. У каждой команды могут быть свои показатели.
  19. Рабочее место координатора команд с ключевыми показателями работы.
  20. Рабочее место руководителя с KPI.
  21. Удобно также мобильное приложение для отслеживания показателей, для работы с задачами, для общения с сотрудниками и клиентами. Используем 1С и портал Битрикса.

Хотелось бы, чтобы эта реализация была вся в одной программе. Но пока мы не нашли такой программы, которая удовлетворила все наши требования. Может, плохо искали :). А может, всего этого не надо. Интересно мнение коллег по этому поводу.

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Денис Бакшеев (whitevolta) 12.08.16 10:58
Константин спасибо за статью, тема очень актуальная !
Мы только начинаем, штат 2 сотрудника.
Пользуемся:
1. Итилиум (регистрация задач, учет времени, интерфейс для клиента)
2. Арбис (учет договоров, итс)
3. CRM Рарус (контактные данные, история общения)

p.s. пробовал несколько раз пользоватся crm от битрикс, очень перегружен интерфейс, просто не мое. Какое то время пользовались onlyoffice - очень хорошая программа, самые положительные впечатления (на тот момент был очень скудный отчет по выполненым задачам, разработчики все обещали сделать но все откладывалось)
2. Капитан Немо (capitan) 12.08.16 14:51
Правильно я понимаю что портал Битрикс и самописная база 1С живут отдельно или синхронизация между ними есть ?
3. Константин Жигалло (zhyhallo) 12.08.16 15:08
(2) capitan, Синхронизация есть в две стороны. Клиент работает на Битриксе. Наши сотрудники могут вести переписку как с 1С, так и на Битриксе.
4. Сергей (necropunk) 12.08.16 15:54
А как учитываете изменения в базе клиента? Просто, к примеру, если есть сложный проект, типа, внедрение ЕРП или УПП, плюс обмены, плюс интеграция, когда работает команда - без фиксировании изменений и составления хотя бы минимальной документации никуда. Используете что-либо типа СППР или все хранится "в головах"?
5. Константин Жигалло (zhyhallo) 12.08.16 16:38
(4) necropunk. Для таких внедрений создаем две группы на портале Битрикс. Внутреннею только для нас и внешнею совместно с сотрудниками клиента. Всю важную по изменением информацию пишем там. Такие же группы есть на каждый наш продукт. Кроме того, как обычно, следим, чтобы документировали код, описывали помещение в хранилище, писали инструкции пользователям на новые механизмы.
6. Maxim Goncharov (maxx) 12.08.16 17:11
А з/п сотрудникам схема какая?
7. Сергей (necropunk) 12.08.16 17:39
(5) zhyhallo, меня интересует именно, разобрались в бизнес-процессе, поняли как он работает в фирме. Потом есть понимание как он идет в типовой программе. Потом серия изменений программы, по нескольким задачам скорее всего, но логически относящееся к одному механизму и одному бизнес-процессу. Чтобы было понимание как он работает и можно было другой блок с ним пытаться интегрировать другой команде пока, я вот про что. Как описываете такие сложные моменты?
8. Константин Жигалло (zhyhallo) 12.08.16 17:59
(6) maxx, Это, наверное, тема отдельной статьи. За 10 лет перепробывали много разных схем и снова вернулись к ставкам.
9. Константин Жигалло (zhyhallo) 12.08.16 18:11
(7) necropunk, пока нам полностью хватает портала для проектов, где участвует сразу несколько команд.
10. Александр Анисков (vandalsvq) 13.08.16 00:50
Используем свою систему управления разработкой. Решает следующие задачи:
1. учет сообщений пользователей (бизнес-процессы: проверка, анализ)
- автоматизирован процесс отправки из существующих систем заказчика и прием у нас
- полная история процесса работы с сообщением и их классификация
2. учет заданий на разработку (бизнес-процессы: подготовка задания)
- история процесса разработки
- файлы заданий на разработку
3. сопровождение процесса разработки (бизнес-процессы: программирование, тестирование, сборка релизов)
- учет трудозатрат на разработку
- учет изменений в программе (по объектам метаданных)
- учет процесса тестирования (в процессе разработка автоматизированного тестирования)
- учет выпуска релиза, измененных объектов и описаний изменений
4. произвольные задачи (простые задачи, получил - выполнил/поручил/проконтролировал)
5. база знаний (куда без нее, представлена на данном портале)
6. учет выставленных работ и начисления зарплаты (по данным трудозатрат)
7. электронная почта
Имеются модули для встраивания в решения заказчиков, для связи с нашей программой, показывают историю изменений (по релизам), сообщения пользователей. Планируется расширение модуля.

Вопросы бухгалтерии ведутся в отдельной программе, для коммуникации используется skype (группы, индивидуальная переписка).

Ведется разработка портала - личный кабинет заказчика (основная цель - повышение прозрачности и контроля над процессом разработки) + база знаний online - на базе программы в которой мы ведем учет. Программа написана на 1С, используется последняя версия БСП и платформы (нарабатываем навыки, обкатываем и изучаем возможности). Портал пишется на angular, backend - rest api в 1С. Планов по развитию много, а вот рук мало ))))).

ну как то так

пы.сы. мы не совсем франчи, занимаемся разработкой для узкого круга крупных клиентов.
Itilive.ru; ImGrey; zhyhallo; +3 Ответить
11. Дэн Счастливый (happyden) 17.08.16 10:30
Хотелось бы, чтобы эта реализация была вся в одной программе. Но пока мы не нашли такой программы, которая удовлетворила все наши требования.


По моему если и будет такое решение, то будет жутко неповоротливый монстр.

И потом франчи находятся между молотом и наковальней, потому и приходится вокруг себя мостить такое высокотехнологичное окружение, как управление разработкой, информационными системами, торговлей и взаимоотношениями с клиентами, мотивацией, а еще требуется - внутренняя связь, база знаний, бух.учет... и еще мобильность.
evgefremov; zhyhallo; +2 Ответить
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа