gifts2017

Электронный архив документов eScan

Опубликовал Егор Фомин (siddy) в раздел Обработки - Обработка документов

Все любят работать с бумажками. Во-первых, их обычно немного, 1-2 в сутки - поставить отметку получения и прикрепить скан в базу… это ну максимум 5 минут. Во-вторых, с ними просто - поставщики и клиенты очень ответственные, поэтому вовремя возвращают оригиналы. Ну и в-третьих, всегда ясно, где находятся оригиналы - эту накладную мы отдали курьеру, вот эту вчера привез клиент и мы положили ее в архив на вторую полку. Как говорится, "нам и сверки не страшны, нам и скрепки не нужны". Те, кто узнал свою фирму - жму вам руку. Статья вам не поможет, у вас и так все хорошо. Для остальных мы сделали "Электронный архив eScan"

Оглавление:

Что это такое 

eScan - это подсистема для конфигураций на обычных (УТ 10.3, КА, УПП 1.3 и пр.) и управляемых (УТ 11, БП 3.0, ERP 2.0 и пр.) формах. Подсистема позволяет: 

  • Вести учет документов в разрезе "категорий" (например, "Выданы курьеру", "Отправлены почтой", "Помещены в архив") 

  • Быстро назначать статусы документам с помощью сканера штрихкодов 

  • Распознать штрихкод со скана (.png, .jpeg) документа, прикрепить скан в базу и назначить документу нужную категорию 

  • Использовать мобильное приложение для смены статусов документов 

  

Для чего это нужно 

Экономия времени 

Экономия денег 

Контроль и порядок 

Image

Image

000 
111

  • Авторазбор сканов 

    • Ищет штрихкод на скане 

    • Ищет по штрихкоду документ 

    • Прикрепляет к документу в базе скан 

    • Меняет категорию документа 

  • Собирает сканы из почты или папки на диске                                                                           

  • Мобильное приложение вместо сканера штрихкода 

  • Сотрудники не тратят время на рутину: 

    • НЕ надо прикреплять сканы в базу 

    • НЕ надо ставить отметку о получении документов 

  • Не нужно покупать дополнительные лицензии на ПО для распознавания штрихкодов 

  • В одном отчете видно, что с документами - выданы ли они клиенту, получены и т.д. 

  • Быстрая инвентаризация документов по их местам хранения 

  • Оперативная отметка статуса документа даже вне офиса - через мобильное приложение 

Как это использовать 

Всегда удобнее рассматривать использование продукта на конкретных примерах. Ниже наиболее частые случаи применения eScan: 

Пример использования 1:  

Ситуация: Документы клиентам доставляем через сервис-инженеров и курьеров. Документы теряются, долго возвращаются к нам в офис, непонятно, выдан ли был документ сотруднику, передан ли клиенту и когда это было. 

Как применить eScan: 

Нам нужно создать "Категории штрихкодов" - это будет что-то вроде статусов документов со сценарием действий "что сделает система, когда назначит документу эту категорию": 

ш 
Выааны Иванову (Категории штрих-коаов] 
Записать и закрыть 
Н аименование: 
Штрихкод категории: 
Место хранения: 
Документ: 
2DDDDDDDDDD15 
Папка 2А 
Документ Реализация товаров и 
Синий 
Создавать карточку документа: 
Категории Свойства Изменяемы реквизиты 
љх.•е 
Добавжь 
Категория 
Вьданы Иванову 
Вьданы Петрову 
Комментарий: 
Все действия • 
Все действия • 
Значение

  1. Указываем название категории, ее цвет и штрихкод (это т.н. описание статуса - как будет называться и каким цветом отображаться

  2. Описываем "что нужно сделать, когда назначим эту категорию документу". Можно изменить стандартные свойства и категории документа (чтобы отображалось в типовых отчетах), можно изменить реквизиты документа, например, указать, в комментарии дату назначения категории (это т.н. описание сценария автоматических действий - что должна сделать система с документом в момент, когда она присвоит ему эту категорию

Создаем такие категории под каждого сервис-инженера, для курьера, а так же для отметки, что документы у нас. Т.е. у нас получатся категории: 

  • Выданы Иванову. Секретарь будет отмечать категорию при выдаче документов Иванову 

  • Выданы Петрову. Секретарь будет отмечать категорию при выдаче документов Петрову 

  • Выданы курьеру. Секретарь будет отмечать категорию при выдаче документов курьеру  

  • Переданы клиенту. Сотрудники будут отмечать категорию при передаче документа контрагенту 

  • Получены. Система будет отмечать эту категорию при получении оригиналов от контрагента 

Далее сценарий такой: 

  1. Секретарь печатает всю пачку документов на всех сервис-инженеров 

  2. Через сканер штрихкода или мобильное приложение секретарь регистрирует новые категории документов (перед тем, как отдать бумажки в руки сервис-инженера) 

  3. Сотрудники едут к клиентам, отдают документы и фиксируют через приложение статус "Переданы клиенту" 

  4. Добросовестные клиенты отправляют документы нам по почте. Система подгружает их в базу и меняет категорию на "Сканы получены". Недобросовестные - ничего не делают 

  5. Когда секретарь получает очередную пачку документов (доставили почту, привезли курьеры или сервисники), то загоняет их в сканер и сохраняет сканы в папку (или отправляет сканы на почту). Система разбирает сканы и назначает документам категорию "Оригиналы получены" (см. Пример2) 

Как назначить категорию документу: 

С помощью сканера 

Регистрировать категории документов из 1С секретарь может через удобное рабочее место: 

ш 
Регистрация штрихкоаов покументов 
Категории: 
Вьданы Иванову 
Шригиналы получены 
Будет установлена 
категория Выданы Иванову 
о 
Чстанавливать категорию при считывнии иприхксда 
Задавать вопрос перед установкой категории 
СчитаЛе иприхксд документа: 
Штрихкод: 
Документ: 
Статус: 
История: 
Переданы контрагенту 
Вьданы Петрову 
Зарегистрировать категорию покумента 
Загрузить карточки документов из папки на диске

Нужно выбрать категорию, они отображаются в виде кнопок с заданным в категории цветом, и отсканировать шк документа. Система назначит ему категорию и применит описанный для категории сценарий. 

С помощью мобильного приложения 

Назначение категорий через приложение выглядит так: 

11:04 
18:23 
17:48 
форма ввод штрихкода 
1 63101 
В - сшибка 
Л“бка 
Уже введенные 
штрихкоды 
Назначаемая 
категория 
Переданы клиенту

Выбираем категорию и нажимаем кнопку в правом нижнем углу. Система входит в режим потокового сканирования, в котором мы один за другим сканируем штрихкоды. 

2000000204987 считан. Отсканируйте следующий 
Акт N2 924 от 18 евраля 
Наведите камеру на штрихкод

   

   

Каждому мобильному приложению можно выдать только доступные ему штрихкоды. Например, секретарюназначить "Выданы Иванову", "Выданы Петрову", сервис-инженерам только "Переданы клиенту" и т.д. 

Состояние документов можно просмотреть через отчет "Реестр документов". Видно, какая категория у документа сейчас, когда она была назначена. Если открыть карточку документа, то видно кто и когда назначал категории.  

ш 
Переааны клиенту - скан 
Д Реестр покументов зяектронного архива 
Действия • 
Сформировать Настройка„ 
Реализация товаров и услуг 
Переданы клиенту - скан Реализация товаров и услуг 
Реализация товаров и услуг 
редставление 
Категория 
Катего ия 
Выданы Иванову 
Переданы юшенгу 
Реализация товаров и услуг 
Пшеряны 
В списке 
Группа: 
Н аименование: 
Документ: 
Номер документа: 
Место хранения документа: 
Внутренний сквозной номер: 
Идентификатор почтового сообщения: 
Т екущая категория: 
Изображения Даты категорий 
Зарегистрировать категорию 
Категория 
Переданы клиенту 
2 Переданы клиенту 
Редактор: 
Переданы клиенту 
Дата 
(Карточки покументов архива] 
Все действия • 
Дата документа: 
Редактор 
дата изменения:

Пример использования 2 

Ситуация: Объем входящих документов - порядка 1000 в сутки. На прикрепление отметок "Получено" и сканов в 1С тратится около 1 часа ежедневно. 

Как применить eScan: 

Вводить категории можно не только считыванием вручную каждого штрихкода, но и "потоковым" способом. Секретарю достаточно 

  1. Сохранить скан-копии документов в каталог на диске 

  2. В обработке регистрации штрихкодов выбрать категорию и указать путь к папке 

Система найдет документы в базе, применит к ним сценарий категории и прикрепит сканы.  

Шригиналы получены 
Будет установлена 
категория Выданы Иванову 
о 
Чстанавливать категорию при считывнии иприхксда 
Задавать вопрос перед установкой категории 
СчитаЛе иприхксд документа: 
Штрихкод: 
Документ: 
Статус: 
Вьданы Петрову 
Загрузка сканов 
документов из папки 
арегистрировать категорию покумент 
Загрузить карточки документов из папки на диске

Как вариант, можно задействовать почтовый ящик для разбора сканов: создаем правило в системе, по которому она будет раз в 10 минут получать почту с определенного адреса. Система при этом автоматически будет разбирать вложения и загружать их в базу 

Шбщие настройки 
Коды печатных форм и видов документов 
Записать и закрыть 
Вдрес з лектронной почты: 
Погин: 
Пароль: 
РШРЗ сервер: 
SMTP сервер: 
Категория: 
Вдрес для отправки уведомлений: 
Вариант загрузки изображения: 
ования покументов (созаание] 
Все действия •

    

     

Пример использования 3 

Ситуация: Часто требуется подготавливаться к сверкам с контрагентами. На подготовку реестра по документам, поиск бумажных документов в архивах тратим уйму времени 

Как применить eScan: 

Тут все очень просто - нам достаточно простроить отчет "Реестр документов" из примера 1, только задать нужный нам отбор на документы - отфильтровать их по определенному контрагенту. Так мы увидим, какие документы нам вернули, а какие еще "блуждают" от контрагента в наш офис 

Немного технических особенностей 

  • Обмен данными с мобильным приложением реализован через http-сервис. Если ваша база работает в режиме совместимости с версией не ниже чем 8.3.5, то сервис загружается в вашу базу данных - так и предусмотрена его работа. Если ваша база работает на 8.2 или в более "младшем" режиме совместимости, то на ваш сервер устанавливается дополнительная база на 8.3, которая транслирует запросы от приложения к вашей базе.  

  • Сканирование штрихкодов из мобильного приложения (точнее, отправка результата сканирования на сервер) выполняется в фоне. Можно в потоковом режиме считывать штрихкоды через приложение и не ждать обработки сервером каждого документа. 

  • МФУ "любят" формировать одну простыню из отсканированных документов - например, отсканировали 10 документов, а на выходе имеем один файл из 10 страниц. Система при авторазборе файла будет "резать" его на листы и искать штрихкод на каждом из них. Т.е. такой вариант отработает в eScan корректно. 

  • Если система при разборе почты что-то не смогла распознать, то она отправит оповещение о нераспознанных сканах на определенный ящик - для настроенного почтового адреса (на почтовом сервере) должна быть включена возможность отправки сообщений. 

  • Штрихкод, сформированный системой, может быть распознан в любой аналогичной базе. Он содержит вид документа, его номер и дату - при необходимости можно отмечать документы, распечатанные из торговой базы, в базе бухгалтерской. Заменить формирование штрихкода на стандартный регистр штрихкодов очень просто - мы сделаем это по вашему запросу. 

  • Есть небольшая защита конфигурации от любителей купить и перепродать своим клиентам :) 

  • Изображения сканов не хранятся в базе - система запоминает пути к файлам, помещая их в специальный каталог

    

Поставка 

  • Файл конфигурации eScan 

  • Файл компоненты распознавания шк 

  • Загрузка eScan в вашу базу данных 

  • Настройка 5 форм документов для вывода штрихкода (при его отсутствии) 

  • Обновление программы и техподдержка на 1 месяц

Причины купить

  • Экономия времени сотрудников на подкрепление документов в базу данных, установку отметок о получении
  • Экономия денег на оборудовании и лицензиях
    • можно использовать мобильное приложение для ввода штрихкода
    • не требуются доп. лицензии на ПО для разбора сканов 
  • Контроль документов по штрихкодам

Достоинства

  • Авторазбор сканов документов по штрихкоду, привязка в базу данных с минимальным участием пользователей
  • Мобильное приложение для регистрации штрихкодов даже вне офиса
  • Автоматические сценарии при назначении документу категории по штрихкоду
  • Оперативный анализ ситуаций "где документ" и подоготовка к сверкам

Гарантия возврата денег

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Электронный архив eScan
20.09.2016
7000 руб.
Обновления программы, техническая поддержка (1 месяц)
20.09.2016
2500 руб.

См. также

Автор запретил комментарии