gifts2017

Как подготовить инструкцию для подчиненных

Опубликовал Natali (aurum) в раздел Сообщество - О жизни

Каждому бухгалтеру в своей практике приходилось пояснять подчиненному либо коллеге какой-нибудь алгоритм работы. Например, как распечатать платежное поручение в бухгалтерской программе или создать архивную копию базы. Обстоятельства бывают разные: увольнение работника и приём новых кадров, уход в отпуск или передача дел другому сотруднику. К сожалению, не всегда устных объяснений бывает достаточно. В таких случаях мы, как правило, вспоминаем известную поговорку: «Лучше один раз увидеть чем сто раз услышать». Подробная  письменная инструкция по работе будет гораздо эффективнее, если иллюстрировать её картинками.  
После того, как вы в очередной раз объясняете очередному сотруднику одно и то же, то приходите к пониманию того, что проблему необходимо решить системно – составить исчерпывающую инструкцию.
Первое, что для этого нужно сделать – все-таки заставить себя выделить немного времени на это занятие, чтобы подойти к этой проблеме с творческим настроем. И тогда этим документом воспользуется множество сотрудников, и ваш труд не останется напрасным.
Не стоит путать такую инструкцию с должностными инструкциями и графиком документооборота (хотя при определенных обстоятельствах наш документ может их дополнить). Под термином «Инструкция» в данном случае подразумевается свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ их выполнения или осуществления. Т.е. в нашем документе мы должны подробно описать действия пользователя. Если инструкция касается работы с бухгалтерской программой, то рекомендуется также пояснить механизмы проверки правильности занесения информации в бухгалтерскую базу, позволяющий самостоятельно убедиться в достижении результата.
Все мы видели инструкции по пользованию бытовой техникой. Если такая инструкция написана хорошо, то вы без труда сможете включить, настроить и пользоваться например телевизором или холодильником. Так же и инструкция на работе – если она подробно и доходчиво составлена, то работник без особых затруднений будет выполнять возложенные на него операции. Кто-то, возможно, возразит, что использование бытовой техники и действия работника на рабочем месте – совсем не одно и тоже. А почему нет? Ведь ваша задача не описывать все обязанности и права, а гораздо проще, – создать инструкцию по работе с определенным программным обеспечением для достижения совершенно определенного результата. Каким должен быть результат, решать вам.
Например, вам нужно раз и навсегда объяснить всем сотрудникам бухгалтерии, как отправлять письма при помощи электронной почты, дабы не рассказывать по телефону об этом долго и сбивчиво, находясь на другом конце города/страны. Для этого мы создадим инструкцию пользователю, в которой подробно опишем всю последовательность действий,необходимых для достижения результата, и проиллюстрируем их. Так как вы не знаете заранее, какой квалификацией будет обладать человек, пользующийся вашими пояснениями, то при изложении будем ориентироваться на неискушенного в компьютерных делах пользователя. Отсюда следует, что в тексте не должно быть специфической терминологии и сам процесс нужно описывать, начиная со стадии, знакомой потенциальному пользователю.
Возможно, в самом запущенном случае пояснения даже придется начать непосредственно с этапа включения компьютера, с указание цвета кнопки на системном блоке и того, что пользователь должен увидеть на мониторе после завершения включения. Ничего страшного. Ведь для нас важен результат, не так ли?
После этого укажите пользователю, какую именно программу необходимо запустить. Уточните, можно ли запустить эту программу с рабочего стола или же ему необходимо перемещаться по разделам меню «Пуск».
Свои пояснения иллюстрирует картинками рабочих окон программы, которые увидит пользователь на мониторе по выполнении определенных действий.
Для того чтобы вставить картинку в текст, вам не обязательно осваивать дополнительные программные продукты и тонкости работы с графикой на компьютере. Все достаточно просто решается средствами Windows.
На клавиатуре даже предусмотрена специальная клавиша «Print Screen» для создания картинки с содержимым экрана. Такую мгновенную «фотографию» экрана принято называть английским словом «screenshot» (скриншот). Само по себе составное английское слово довольно точно передает и действие, и результат: screen — экран, shot — моментальный снимок, слепок, мгновенное запоминание.
Для того чтобы сфотографировать всю картину происходящего на экране нужно всего лишь нажать клавишу «Print Screen»— и скриншот попадает в буфер обмена. Из буфера обмена картинку можно вставить прямо в документ Word, используя контекстное меню «Вставить» или при помощи комбинации клавиш «Сtrl + V».
Причем, используя только клавишу «Print Screen», вы получите снимок всего рабочего стола с каскадом окон работающих программ. Но это не всегда удобно, так как чаще существует необходимость показать одно активное окно программы. Для этого перейдите курсором в рабочее окно нужной вам программы, а затем, удерживая клавишу «Alt», нажмите все ту же клавишу «Print Screen». В буфер обмена при этом попадет только снимок активно окна программы .
Вставив полученный снимок в инструкцию, можно откорректировать размер и положение картинки в документе. Для этого левой кнопкой мыши щелкните по картинке в документе Word и выберите из контекстного меню пункт «Формат рисунка…». В появившемся диалоге на закладке «Размер» установите приемлемую для документа ширину рисунка, не забыв сохранить пропорции относительно исходного размера. Если ширина рисунка существенно меньше, чем ширина текста, то уместно будет применить опцию «Обтекание  Вокруг рамки» на закладке «Положение». Тогда картинка не будет занимать много пустого места и будет расположена в тексте.
На практике мы советуем уделить особую важность оформлению и иллюстрациям в подготавливаемых вами инструкциях. Ведь красивые вещи располагают к себе человека, следовательно, и ваш методический материал будет намного эффективнее устных рассказов с набросками на случайных клочках бумаге.

p.s. вот таким простым и сравнительно дешевым способом можно показать бухам как обучать друг-друга премудростям адин-эсной работы...

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Сhe Burashka (CheBurator) 14.07.08 14:55
Текст отфарматирован бяково!
2. Александр Скоков (skalex) 16.07.08 17:34
Пишу инструкции, таким образом, уже ни один год. Пришел к этому из-за большого количества территориально разбросанных пользователей, а также большой текучки персонала. Полученные изображения предварительно обрабатываю в графическом редакторе. Разработал определенный стиль форматирования и написания. Также стараюсь предельно доступно излагать материал. Но, не смотря на все мои старания, столкнулся с рядом проблем.
Во-первых, нежелание читать и вникать в данные инструкции. Человеку проще позвонить по телефону, для того чтобы я ему просто тупо продиктовал всю последовательность действий, а он бездумно ее сделал. В результате получается, что одно и то же задание человек может спросить у меня несколько раз в течение часа вместо того, чтобы раз сделать самому, понять и запомнить. При чем самое интересное в том, что когда пытаешься наставить человека на «путь истинный» (предлагая ознакомиться с инструкцией), он в большинстве случаев встречает это с агрессией и негативом. Были случаи жалоб начальству, на то, что я не желаю «помочь» тому или иному работнику, решить возникшую проблему, хотя я на самом деле просто указал на инструкцию, в которой о ее решении можно прочитать. Вывод если человек не хочет (или не умеет) учиться, то заставить его практически невозможно.
В ряде случаев люди просто несерьезно относятся к данным инструкциям, заверяют, что на досуге они обязательно ее прочтут. В результате данное прочтение откладывается (несомненно, в результате чрезвычайной их занятости) до момента возникновения ситуации описанной в инструкции. А когда данная ситуация возникает, читать и вникать уже некогда и человек звонит мне с просьбой срочно помочь, дабы ни на секунду ни останавливать производственный процесс. Причем он яро заверяет меня о том, что сразу же после решения проблемы примется за штудирование инструкции. После решения же проблемы, человек видя, что он якобы сам только что ее решил, приходит к выводу, что он уже спец в этой проблеме и читать, а тем более, что-то учить ему уже не нужно. Но естественно когда экстренная ситуация повторяется он от знаний не остается и следа.

Писать на эту тему можно и далее. Для решения проблемы можно лишь посоветовать, изначально построить работу так, чтобы рабочий персонал (для которого данная инструкция пишется) понял, что «спасения утопающего дело рук самого утопающего», ну а нам надо им в этом «помочь» (порой просто не помогать им лично в тех ситуациях, которые описаны в инструкциях). Кроме того, можно проводить некое подобие зачетов на знание инструкции. Разработать систему поощрений и наказаний и использовать ее при оценке знаний персонала.
3. Ехидный (ExugHa) 18.07.08 07:08
Мне понравилось следующее
"Возможно, в самом запущенном случае пояснения даже придется начать непосредственно с этапа включения компьютера, с указание цвета кнопки на системном блоке и того, что пользователь должен увидеть на мониторе после завершения включения. Ничего страшного."
Знаете, а когда они при приеме на работе в графе владние ПК пишут - "Да", это что?
Раз принимаете человека на должность требующую умение работы на ПК, то и принимайте действительно умеющего а не того кто только видел ПК.

По поводу обучения работе с ПО, есть курсы для специального ПО, включая и курсы по ПО 1С, есть книги, есть справка по F1 в конце концов.

Инструкции следует писать только к каким-то своим специфическим действиям, к самопальному ПО и т.п.
4. Михаил (mihmih) 18.07.08 21:16
ООО, да автор, ты просто изложил мои мысли! Я тоже так делаю.

>>когда они при приеме на работе в графе владние ПК пишут
Маааладой, человек! (устало) Не смешите меня - у нас люди с ДВУМЯ высшими образованиям (а без высшего вообще не берут) ищут пробел на доп. клавиатуре и не могут ввести с первого раза пароль...

(2) to skalex:
а Ваши проблемы с юзерами (нежелание, саботаж и т.п.) решаются просто: подходите к начальнику и говорите - ув. Иван Иваныч - я тут мануальчик накрапал - теперь все круто-клево все его читают и работают на данном участке. Он - маладца, так держать. И юзеру потом - вот вам инструкция, читайте, это указ начальства - не довольны - предъявы к начальству - как правило срабатывает.Особенно в конторах с сильно развитой бюрократией.

>>По поводу обучения работе с ПО, есть курсы для специального ПО- НЕА НЕ ТО! Эти мануалы пишут кто угодно - но по ним нельзя научиться работать ОБЫЧНОМУ ЮЗЕРУ

А инструкции в картинках - это тру. Почему? Потому что при правильно написанной инструкции (да, да с нажатием кнопки "ВКЛ")
можно взять на работу при _прочих равных условиях_ человека, скажем так, менее образованного, то-есть на меньший оклад! Он (человек попроще) и понтов меньше кидает, и к ЗП претензий меньше и заменить его ЛЕГЧЕ!

5. Андрей (AndrewEv) 07.11.08 16:16
а я инструкции подшиваю к тем отчетам и обработкам, которые создаю. Делаю кн.с вопросом, интрукцию в HTML и читайте на здоровье...
6. Василий Демидов (Душелов) 07.11.08 16:23
А привыкайте "справочную инфурмауию" использовать в своих разработках... Она - HTML - и картинки будут и прочее... И подшивать ничего не надо, за исключением места, где картинки эти хранить.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа