gifts2017

Наиболее типичные ошибки ведения учета в 1С

Опубликовал Ирина Пятакова (Alraune) в раздел Управление - Практика учета

За 5 лет работы в фирме-франчайзи 1С довелось увидеть немаленькое количество разных информационных баз на 7.7 и 8, в частности, искать ошибки в учете. Многие из них встречаются очень часто. Здесь перечислено несколько основных, наиболее типичных, ошибок; кратко приведены рекомендации, как их найти и исправить; также даны ссылки на ценные (на мой взгляд) источники.

1. Учетная политика организации – неполное/некорректное заполнение

     Учетная политика и настройка параметров учета (Сервис – Настройка учета) задают программе алгоритм, согласно которому производятся многие регламентные действия (при закрытии месяца, при проведении других регламентных документов), определяется метод списания МПЗ, параметры ведения налогового учета и многое другое. Во всех методических материалах указано, что именно с заполнения этих настроек должна начинаться работа с программой, тем не менее, часто этому не уделяют должного внимания. Нет смысла здесь рассматривать все параметры учетной политики (они разные в каждой программе), главное – все они должны быть просмотрены, осмыслены, заполнены. 

     Кстати, здесь есть приложение «Мастер учетной политики», с помощью которого можно быстро сформировать приказ об учетной политике организации.

2. Последовательность документов

     Последовательность документов есть в УПП, УТ (8), ТиС, ПУБ (7). Операции – Проведение документов, на закладке «Восстановление последовательностей» приведены все имеющиеся в программе последовательности и указана дата актуальности каждой из них. То есть если в июне 2010 года мы видим такое:

 

     то это плохо. Партионный учет давно неактуален, значит – все значения себестоимости, которые появляются в отчетах, врут. (Учет кадров и налоговый учет УСН в данной базе не ведется).

     Что значит последовательность? Строго говоря, одним из правил учета является его оперативность, т.е. отражение хозяйственных операций по мере их возникновения. 1 июня на склад поступило 10 штук товара А, потом 10 июня продано 8 штук.  Если проводить эти документы (Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг) строго в хронологическом порядке, то последовательность установится сначала на 1 июня, потом на 10 июня. Т.е. ее граница будет сдвигаться вперед каждым документом, и итоги (количество, сумма, себестоимость) будут актуальными на каждый момент времени. Если же потом, задним числом, провести еще один документ (Реализация товаров и услуг) от 8 июня, которым будет оформлена реализация 7 штук товара А, программа дает это сделать беспрепятственно. Граница последовательности при этом установится на 8 июня, на этот документ. То есть информация ДО ввода этого документа верна, а ПОСЛЕ – уже нет. При восстановлении последовательности (перепроведении документов, входящих в последовательность), документ от 10 июня проведен не будет, потому что нет необходимого количества товара А. Далее пользователь должен искать причину этой ошибки, устранять и восстанавливать последовательность заново.

     Как часто восстанавливать последовательность? Как минимум – перед выполнением регламентных операций, формированием значимых отчетов и т.п. Поскольку любое перепроведение документа (относящегося к последовательности) сдвигает ее границу, имеет смысл закрывать для редактирования прошлые периоды (Сервис – Установка даты запрета изменения данных).

     В Бухгалтерии последовательности нет (за исключением кадровых приказов – в 8.1), но есть возможность автоматического перепроведения документов за период. Перед закрытием месяца это делать необходимо (Операции – Проведение документов).

 

 

     Про последовательность можно прочитать здесь:

 

 3. Закрытие счетов (на примере Бухгалтерии предприятия 8.1)

     Общеизвестный факт – документ «Закрытие месяца» должен быть самым последним в месяце. На практике даже это бывает не всегда!

     Закрытие счетов 25, 26. Часто бывает проблема – не распределяются (или распределяются не полностью, или не так, как надо) счета 25, 26. Как они должны распределяться – указывается в Методах распределения косвенных расходов организаций (Предприятие – Учетная политика).

 

     Если завели новую статью затрат для общепроизводственных/общехозяйственных расходов, необходимо указать ее в этом регистре сведений, иначе сумма по этой статье останется нераспределенной. Либо не заводить по строке на каждую статью, а сделать общую, с незаполненной статьей затрат, указать для нее способ распределения – и тогда все не указанные  явно статьи затрат спишутся по этому правилу.

 

     Еще одна часто встречающаяся причина того, что счета не закрываются, - пустая аналитика. Получается в результате того, что в документе (к примеру, Поступление товаров и услуг) не указана полностью вся аналитика, т.е. вместо

    

получается так (не заполнено второе субконто сч. 26 - статьи затрат):

 

     В итоге, сформировав ОСВ по счету, в первой строке можно увидеть ту сумму, которая не разнесена на статьи затрат. Соответственно, она и не распределится автоматически.

 

     Формируем карточку счета, открываем документы с незаполненной аналитикой и проводим их. Потом делаем снова Закрытие месяца.   

     В случае использования способа директ-костинг счет 26 закрывается на счет 90. Если за месяц нет выручки (счет 90.01), то счет 26 не закроется. Проблема обычно решается тем, что делается документ «Реализация товаров и услуг» на сумму 1 руб. (или 1 коп., не важно). Закрывается месяц, после этого проведение документа реализации отменяется.

     (Аналогичная проблема может быть с закрытием счета 44 – отсутствие выручки на 90 счете).

     О механизме распределения косвенных расходов можно прочитать здесь (в последнем абзаце также перечислены основные причины, приводящие к тому, что расходы не распределяются).

 

 Закрытие счета 20

     Счет закрывается документом «Закрытие месяца». Иногда при его проведении выдается сообщение:

 

     Причиной этого является отсутствие в закрываемом месяце документа «Отчет производства за смену» (или «Акт об оказании производственных услуг») для подразделения / номенклатурной группы.

     Аналогичная ситуация может быть и с 25 счетом. Можно посмотреть здесь.

 

     Средства 1С для выявления ошибок в ведении учета

     В программах 1С есть несколько вариантов проверки правильности ведения учета, которые дают возможность выявить некоторые ошибки и неточности.

     В частности, в Бухгалтерии предприятия 8.1 это:

     Экспресс-проверка ведения учета (Операции – Регламентные операции)

      Анализ состояния бухгалтерского учета (Операции – Регламентные операции).

     Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль (Отчеты – Налоговый учет по налогу на прибыль).

     Подробное описание этих отчетов находится здесь.

     В бухгалтерии 7.7 тоже есть хороший отчет «Технологический анализ бухгалтерского учёта», вызывается через пункт меню Отчеты. А неплохая статья на эту тему есть здесь.

 

     Вместо заключения (причина → следствие)

     Чем более правильно, полно и точно заполнены сведения в настройках, справочниках, документах, регистрах и т.п., тем более правильную, четкую и подробную информацию получим в результате (к примеру, в отчетах). Часто такой очевидный факт игнорируется на практике, а потом начинаются претензии: «это программа показывает (считает) не полностью (неверно)» или «не показывает (не считает) ничего вообще».

 

 

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер Кол. Скачив.
ТипичныеОшибкиВеденияУчета_1С.pdf
.pdf 203,21Kb
18.06.10
1173
.pdf 203,21Kb 1173 Скачать

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Александр Рытов (Арчибальд) 18.06.10 17:34
Мастерство не пропьешь :D
Шёпот теней; Alraune; +2 Ответить
2. Ирина Пятакова (Alraune) 18.06.10 18:17
(1)
Правда, текст редактировала часа два, а строчки все равно кривые и буквы разного размера получаются )))
3. Алексей (Alav) 18.06.10 19:34
В Бухгалтерии последовательности нет


Поправка. Ее нет в БП 1.6.
В БП 2.0 кроме кадровой еще 2 последовательности. Взаиморасчеты и Общая последовательность
4. Ирина Пятакова (Alraune) 18.06.10 23:51
(3) Принимается. С 2.0 пока не приходилось работать.
5. Андрей (Свой) 19.06.10 00:17
побольше бы таких материалов
support; Alraune; +2 Ответить 2
6. Dyuha K (dyuha) 19.06.10 02:27
Отправил ссылку своему бухгалтеру, а то каждые три месяца...
Блин, я ж ссылку отправил :(
Astat; Alraune; +2 Ответить 1
7. Ирина Пятакова (Alraune) 19.06.10 20:21
(6) Ссылки достаточно. Во вложенном файле то же самое, просто здесь не видно кнопки "Печать", и текст не удалось отформатировать нормально.
8. Николай Шилкин (RayCon) 19.06.10 20:40
Полезная статья. Присоединяюсь к пожеланию (5).

Думаю, пора такие статьи как-то по-особенному маркировать, чтобы народ взглядом цеплялся и мимо не проходил.

Можно, конечно, поспорить, об экономическом смысле прямых расходов при отсутствии выручки, но это отдельная тема для другой статьи. :)
9. Сергун (Prepod2003) 19.06.10 22:37
Я бы добавил, что 26 счет, в случае отсутствия базы, можно закрыть на расходы будущих периодов - счет 97 . В некоторых случаях некорректно или даже невозможно делать фиктивную реализацию даже на одну копейку.
samofeev; ТвояСовесть; Лаура; Alraune; +4 Ответить
10. Андрей Куканов (KukA.5) 19.06.10 23:22
Хорошая умная девочка, пишет хорошие материалы. Главное, полезные.
Можно подумать о выпуске методички - а это уже коммерческий продукт.
p_kuzmichev; Alraune; +2 Ответить
11. Доржи Цыденов (support) 20.06.10 23:35
12. Ирина Пятакова (Alraune) 20.06.10 23:39
Спасибо за отзывы, пожелания и интересные дополнения!
(5) (8) Думаю, здесь большинству есть, что сказать, просто многие молчат, как партизаны.
13. Юлия Константинова (Libra) 21.06.10 11:10
14. Вика Козлова (natarezn) 21.06.10 22:24
15. Сергей Назаров (giotto75) 23.06.10 04:11
Спасибо, статья во многом помогла.
16. Нелли (kniznica) 23.06.10 05:21
Хорошая статья...Для новичков очень полезна :)
17. Сергей Поляк (sergeypv) 23.06.10 06:38
Хотелось бы добавить:
1. РЕГЛАМЕНТНЫЕ документы обязательно формировать после первичных документов (а не только "закрытие месяца"). При чем при нарушении данного правила результаты при ручном проведении и автоматическом перепроведении документов могут быть разными.
2. При переходе с 7.7 на 8.х многие бухгалтера продолжают использовать "Бухгалтерскую справку" или "ручные операции" по счетам учета ТМЦ и.т.п., забывая (вернее не зная) про двойной учет и по регистрам сведений (накоплений). В результате закрытие месяца правильно не работает, т.к. использует данные регистров.
citicat; Antoska; Alraune; +3 Ответить 1
18. Ирина Пятакова (Alraune) 23.06.10 07:49
19. aga_aga (Збянтэжаны Саўка) 23.06.10 10:17
спасибо Иришка за статью!
20. Татьяна (громозека) 23.06.10 13:20
Молодец! Всё просто и доступно.
21. Александр Рытов (Арчибальд) 23.06.10 16:13
22. Ольга Переседова (lunallena) 25.06.10 08:43
Статья для самых-самых начинающих.
23. rasswet (rasswet) 25.06.10 08:47
зачетная статья, пишите еще:)
24. Ирина Пятакова (Alraune) 25.06.10 09:20
(22) Не факт. Из недавних примеров: главбух (далеко не первый год работает, говорит, что 1С знает отлично) не может понять, почему проводки делаются именно так. Первый вопрос: а какой порядок установлен в учетной политике. В ответ - долгое молчание и встречный вопрос: а где это можно посмотреть. Так что по-всякому бывает))
25. Александр Рытов (Арчибальд) 25.06.10 10:11
(22) Про закрытие счетов бухи обычно ни фига не знают. И одноэсные сообщения им не помогают...
midik; ТвояСовесть; Alraune; +3 Ответить 1
26. Ольга Переседова (lunallena) 25.06.10 10:54
(25) и инфостарт они не читают...
27. Александр Шишкин (Шёпот теней) 25.06.10 11:38
... хм ... данная статья конечно показатель ... !

... это же сколько надо было всего потратить и затратить ... и ставить ... и обучать ... и всего остального куча ..

... чтобы писать по-шаг-овые инструкции бухгалтерам ...

вывод: мало того что у нас ВСЕ что-то НЕтак ... окзавается у нас ВСЁ что-то НЕтак ...

... и при этом все ругают ВАЗ, КАМАЗ и футбол с хоккеем ... ужжж ...

... "И при капитализме нам ничего выше не светит" ...


... ВОТ ...
agrustny; mybracho; Stеls; Alraune; +4 Ответить
28. Сергей (totskysergey) 28.06.10 15:39
Хорошая статья. Из собственного опыта все в тему...
nobody; Alraune; +2 Ответить
29. Елена Б (Pin) 10.07.10 13:43
Надеюсь, что те, кто знаком с 1С конфигурациями не менее 2-х лет ничего нового для себя в статье не нашли.
А вот бы такую работу по бюджетным конфам от 1С. Боюсь, там уже не 3-мя пунктами пахнет. И способов "запутать" докладчика у бюджетных бухов в связке с программистами 1С поболее будет чем у хозрасчетных - просто поле непаханное. :cry:
30. Ирина Пятакова (Alraune) 11.07.10 22:06
(29) Я в последнее время прихожу к выводу, что возможности человеческого не-знания не ограничиваются каким-либо временным периодом. Можно годами работать в одной программе и постоянно делать одни и те же ошибки. Так что насчет периода в 2 года - надеетесь напрасно, к сожалению )))
По бюджетным - это не ко мне, я с ними не работаю и работать не буду. Может, кто и напишет.
Шёпот теней; +1 Ответить
31. Александр Горлов (gavlexx) 26.09.10 21:31
Отличный материал! Хорошая работа. +!
Интересно, для Украины такого не встречали?
32. Антон Дилёв (Antoska) 24.11.10 16:53
И статья и каменты - полезнище!
Ещё про пакетный ввод документов надо сказать!

PS: Всё, добавляю Инфостарт в белый список сайтов - пусть читают!
33. Елена Царёва (citicat) 16.01.11 09:43
Добавлю из своего опыта работы с 1С:Бухгалтерией: те бухгалтера, которым была дана рекомендация заполнять всегда и все поля, могут ввести (в 7.7 сама такое видела) фиктивного сотрудника для ввода в Расходный кассовый ордер - "По всем сотрудникам". По этому сотруднику кадровых данных быть не может, следовательно, и начислять страховые взносы в фонды документом "Закрытие месяца" тоже проблематично. Для надёжной работы необходимо откорректировать периодические реквизиты "Не взимать страховые взносы" и "Не взимать взносы в ФОМС".
Т.е. при использовании "Мертвых душ" нужно быть ещё аккуратнее, чем при работе с реальными объектами учета.
Ещё типичная ошибка - неаккуратное закрытие счетов по субконто "Договора". Висит дебетовый остаток 60 счета по одному договору контрагента и такой же кредитовый остаток по тому же контрагенту, но по другому договору.
34. Максим Красовский (noook) 28.09.11 15:12
прям эффективный текст для меня, спасибо
35. Ирина Нечаева (Arin) 29.09.11 18:38
36. Vlad Dyukov (vl88) 01.10.11 16:57
классный материал!на заметку всем учить!
37. Наталья Кошеварникова (Roby) 02.10.11 15:16
Спасибо, в принципе, для меня ничего нового, просто "по полочкам" встало. А вот для бухгалтеров очень пригодится
38. Zoomby Zoomby (Zoomby) 02.10.11 15:26
Спасибо, интересная статья. Может быть полезной. :)
39. Надежда М (jiggli) 11.10.11 09:06
40. Анна Плевако (plevako) 12.10.11 16:38
Для меня тоже полезно, ситуации описанные в статье возникают часто у пользователей.Спасибо!!!
41. Брест Беларусь (zhleonid8) 12.10.11 18:05
самая типичная ошибка это посадить за комп обезьяну,
42. Брест Беларусь (zhleonid8) 12.10.11 18:05
надо обучать, а потом работать
43. Ирина Пятакова (Alraune) 12.10.11 18:10
(41) Как бы это и так, но сажают за комп "обезьян" обычно не те, кому потом придется все эти ошибки выискивать и лечить. В целом мысль правильная
44. Елена Цой (RenaZ) 23.10.11 15:53
Здорово! Только пробежала, позже сяду конкретно. Давно искала такой материал. По теме, весь вечер билась с дебетовым остатком, которого не должно было быть. Закончилось через 2!!! часа тем, что пересчитала итоги. А нет ли у ВАС заметок про УНФ?
45. Ирина Пятакова (Alraune) 23.10.11 17:01
(44) Спасибо! Нет, к сожалению... а может, и к счастью :)
46. Rider (Rider) 27.10.11 23:16
Чувак, ты крут. Трахался с закрытием 26 счёта часа 4-ре прочёл твою статью закрыл за пол часа. Респекр и Уважуха.
47. Ирина Пятакова (Alraune) 27.10.11 23:19
48. Михаил Юргин (mihail_yurgin) 20.11.11 01:56
Спасибо, полезная информация для ознакомления
49. Andrey Krapivin (kr_andr) 23.11.11 10:58
50. Ksandr2010 (aochkasov) 10.01.12 10:50
Спасибо. По больше бы таких статей
51. Виктория Шаврова (shavrova.v) 25.01.12 12:27
Спасибо за статью, а то каждый месяц возникают проблемы с 20, 25 и 26 счетом. Буду знать хотя бы как решаются типичные проблемы, поскольку каждый месяц они хоть у одного бухгалтера, но возникают.
52. Алексей Толков (zsder) 31.01.12 20:53
Ставлю (+) спасибо автору за полезную статью!
53. Владимир Водин (BalVlad) 06.02.12 14:29
Спасибо за статью. Читать всем, очень полезная и нужная статья! +
54. Марина Ксен (Marichka2) 06.02.12 15:43
большое спасибо, буду рассылать бухам
55. ketana-v (infosoft-v) 15.02.12 21:07
Спасибо.
Не очень глубоко, но основные моменты объяснены. Конечно по каждой ситуации, особенно о закрытии счетов, можно написать по отдельной статье с заголовком "Почему не закрывается счёт ХХ?", но ваша статья даёт направления поиска.
56. Константин Киселев (StalkerAkella) 15.02.12 22:20
57. Андрей Суханцов (&rew) 27.02.12 09:04
Статья хорошая, особенно для бухгалтеров, имеющих представление об 1с как о программе помогающей в учете, а не о программе, самой ведущей учет.
А методичка в печатном виде среди бухов разошлась бы на ура.
58. pushinka 13.03.12 11:07
59. Олег Оцабера (Arebazzz0) 28.06.12 15:25
Быстро пробежался по тексту нашел 2 нужных главы, дома буду разбирать, очень интересный материал. Автору спасибо!
60. Алексей Аборин (commo) 07.08.12 17:42
Спасибо за статью, очень познавательно. Определенно плюс!!!
61. Владимир Клименко (KliMich) 05.09.12 20:42
Спасибо! Еще бы увидеть статью в этом духе - аля "Наиболее типичные ошибки закрытия месяца"
62. dmitry dimonsky (dimonsky) 22.04.13 14:51
Спасибо автору. Очень интересный материал.
63. Den Bilui (denn15) 29.04.13 10:09
И вправду очень интересно.
64. Вячеслав Иванов (Sjawa2004) 28.05.13 13:49
Статья очень хорошая! Очень хорошо, что все ссылки собраны вместе, надо дать жене почитать... Она у меня главбух!!!
65. Игорь Чайкин (ЧИА) 15.11.13 18:33
Не описана основная проблема - использование для учета не соответствующей конфигурации.
Простой пример - если при учете производства используются непериодические спецификации, то при перепроведении выпусков продукции будет списано неадекватное сырье.

И таких примеров много.
Учет зарплаты на производственном предприятии в бухгалтерии т.п.
В этих ситуациях при всем желании не получится выйти на адекватный результат учета.
66. Елена Пименова (Bukaska) 15.11.13 21:59
(65) ЧИА, Для примера хорошая статья)) Сама ещё не особо умею разгребать за бухами ихние грабли в учете, а чисто по случайности наткнулась на статью)))
А так то что вы говорите - это отдельная тема для разговора)))
Как и не то, что например Параметры учета, работают на глобальном уровне для всех предприятий.
А учетная политика - для конкретного предприятия. И само собой - далеко не каждая настройка блокирует ненужные документы.
А нерадивым бухгалтерам потом это на руку:Документ не заблокирован - значит можно им пользоваться, а то что оно не определено настройками учетной политики для конкретной организации - это уже второстепенный вопрос.
В итоге опять не идут остатки, не закрывается месяц, в общем: очередные "грабли"
Мне кажется что такие темы надо собирать воедино )))) У меня даже в закладках пять тем по настройке имеются)))
67. Vlad (KillHunter) 17.11.13 18:17
неплохая статейка, все по делу как говорится!
68. Andrey Ustinov (Sendman) 13.12.13 02:24
Однозначно плюс... Сам не однократно сталкивался с такими ошибками у пользователей. Конечно типичных ошибок гораздо больше, чем собрано в статье, но это очень не плохое начало для собирания всех ошибок!
Автор молодец!
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа