gifts2017

Анализ писем MS Outlook в 1С 8.1

Опубликовал Евгений Кабанов (kabanoff) в раздел Обмен - Загрузка и выгрузка в Excel

Речь в данной статье пойдет о сборе статистики обращений, поступивших в MS Outlook за период, и ее анализе в 1С 8.1 с помощью компоновки.

Я работаю в отделе разработки ПО в большой страховой компании. В круг наших задач входит поддержка пользователей по направлениям: наша учетная система 1С, другие продукты 1С, веб-сайт базы знаний и сайт багтракера. Поддержка реализована просто: пользователи присылают письма о проблемах на почтовые ящики каждого направления. Вся переписка ведется через MS Outlook, установленный на каждом компьютере сотрудника.

Как-то раз перед очередным крупным совещанием, на котором должны были собраться и подвести итоги своей деятельности все структурные подразделения нашего предприятия, мой начальник поставил сложную и на первый взгляд невыполнимую задачу: собрать сведения о работе поддержки за 2009/2010 г.г. по всем направлениям и условно посчитать КПД. Срок исполнения 1 день.

Сам MS Outlook не представляет каких-либо механизмов для сбора статистики и составления отчетов, а один только факт поступления всякого рода спама и флуда на ящики нашей поддержки (рассылка компании, жалобы пользователей на жизнь, ненужная болтовня) существенно осложняет задачу.

Поэтому было решено перебросить все письма Outlook'а в специально подготовленную базу (на 8.1) для сбора и хранения этих писем, а затем компоновкой получить все необходимые данные.

Поскольку штатный механизм экспорта из Outlook'а весьма убогий, для выгрузки всей входящей/исходящей корреспонденции был найден бесплатный плагин CodeTwo Outlook Export (http://www.codetwo.com/freeware/outlook-export/). Его разработчикам жирный плюс.

Теперь вопрос встал написать такую базу. Благо шаблоны для таких случаев у нас есть, осталось наваять документ-регистратор, пишущий в регистр сведений, и маленький отчет.

Вот что получилось:

1. Документ-регистратор загружает выбранные файлы CSV по одному в базу. Документ делает движения по РС "Письма". При этом двигаются только уникальные записи.

2. Отчетом на СКД "Анализ писем" и различными настройками получаем нужные данные.

Для удобства отбора раскидали всех корреспондентов по папочкам: агентства, офис, поддержка и т.д.

Для настройки и хранения настроек отчетов СКД использовали чудо-механизм из УПП.

Настройки компоновки не прилагаю, думаю каждый сможет их составить исходя из задачи.

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер Кол. Скачив.
CF базы писем
.cf 264,71Kb
22.06.10
152
.cf 264,71Kb 152 Скачать

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Яков Коган (Yashazz) 23.06.10 11:45
Хмм... В идеале такая штука должна крутиться на горячем обмене через com.
Давно хотел сам такую написать, ибо возможностей Outlook'a остро не хватает.
2. Виктор (VictorRGB2) 25.06.10 11:05
Поставил, выгрузил данные почтового ящика, загрузил в 1С. Делаю отчет - он пустой за любой период и с любыми настройками. При сохранении документа находит одинаковые записи и в итоге в регистр ничего не пишется..

файл выгрузки почтового ящика прилагаю...
Прикрепленные файлы:
test_mail.csv
3. Виктор (VictorRGB2) 25.06.10 12:02
в общем ошибка записи в регистр - где-то находит идентичную запись, вроде как аналогичное письмо, зотя где? непонятно - по ссылке на строку регистра письма отличаются датой - но почему то не пишет. из-за этого регистр пустой и отчет не выводится. пробую по папкам отдельно загружать - по отдельным папкам работает.

можете помочь в проблеме?
4. Евгений Кабанов (kabanoff) 25.06.10 12:19
(2) Загрузил Ваш файл в пустую базу - успешно. Сформировал отчет - тоже успешно (см.рис.).

Вы, скорей всего, либо не заполнили реквизит "Тип папки" документа (см.рис.), либо неверно применили отбор в отчете.
5. Евгений Кабанов (kabanoff) 25.06.10 12:27
Забыл упомянуть. Если будут какие-либо трудности с настройкой отчета, пишите, постараюсь помочь. :)
6. Евгений Кабанов (kabanoff) 25.06.10 12:38
(3) Ошибки тут нет. Документ регистрирует только уникальные записи по дате письма (дате и времени), отправителю, получателю, теме и тексту. Если есть два письма с одинаковым набором этих свойств, то зачем его регистрировать?

Папки отправки и папки получения следует загружать отдельными документами, т.к. в случае групповой рассылки (на несколько адресов) и выбранного в документе типа папки программа сможет определить, нужно ли выделять из рассылки ваш адрес или нет.
7. Виктор (VictorRGB2) 25.06.10 12:57
Спасибо за оперативный ответ - не ожидал такой быстрой реакции.
С настройками отчета проблем нет. Есть непонятная ситуация с загрузкой.

Папку указываю "Полученные", в файле выгрузки вся папка "Входящие" из почты.
У меня получается записей в документе 1657. А при записи в регистр уникальных строк получается 1653. При этом я точо знаю, что абсолютно одинаковых писем в почте нет. Зато есть массовые расслки на несколько адресов.
Насколько я понял записи в регистр добавляются по таблице уникальных записей - тогда откуда возникает ошибка, раз документ уже отсротировался и дубли во временной таблице удалены?


Нашел письмо на которое ругался документ - удалил - выгрузил почту - загрузил в 1С - все без ошибок. Странно, письмо было уникальным по всем параметрам записи не регистр...
8. Виктор (VictorRGB2) 25.06.10 13:37
а можно сделать так, чтобы отображение контрагента бло не в виде "/o=nt5/ou=2e244b4926b7ba4998fb0095dcd249ac/cn=4b194d4106a70­146bf895218c65e311a", а в виде псевдонима "Svetlana V. Stepanenkova", например?
9. Евгений Кабанов (kabanoff) 25.06.10 14:47
(7) Дело в том, что записи в РС "Письма" хранятся по измерениям "Дата письма", "Отправитель", "Получатель" и "Тема". Поле "Текст" имеет неограниченную длину, поэтому является ресурсом. Значит, письма должны быть уникальными в пределах 4-х свойств.

(8) Вы используете Exchange? Если да, то можно попробовать настроить поля выгрузки (если пользовались плагином CodeTwo Outlook Export, то он это позволяет). У меня на работе нет Exchange, сказать точно не могу.
Альтернативный вариант - использовать псевдонимы элементов справочника "Контрагенты".
10. Виктор (VictorRGB2) 25.06.10 17:12
Да, пользуюсь Exchange. В принципе разобрался как настраивать поля. Малость докрутил запись в справочник элементов, получил отображение в удобном и читаемом виде. А вот вопрос - у Вас на скрине под номером 4 такая красивая диаграмма представлена со сносками. Как такую же можно вывести в отчете? Что-то не получилось повторить.
11. Евгений Кабанов (kabanoff) 28.06.10 13:41
(10) Все очень просто. В отчет добавляете диаграмму "Круговая объемная". В точки ничего не добавляете, а в серии ставите "Отправитель". Из настроек устанавливаете "Состав подписей" в "Серия + процент".
Скрин настройки прилагаю.
12. Лев Садовский (Лёвыч) 28.06.10 14:09
Самое веселое в этой конфе то, что она появилась в результате вот такой постановки задачи (цитата ниже). Однако она оправдала свое появление, ибо более удобного инструмента для анализа почты лично я не знаю.
Хорошая конфа, Евгений! Годная! ;)

Женя, у меня к тебе невыполнимое задание. Ну, как невыполнимое... оно просто чертовски трудное всего навсего...
Короче говоря, мне нужны факты относительно электрической почты support1c8@***.ru вот такого характера:
1. За истекший год на поддержку поступило столько-то обращений - это всего пришло (в идеале - за исключением всякого *вна, типа: "кто нашел кольцо с бриллиантом 24карата и BMW X6 с ключами, ПТС и генеральной доверенностью на предъявителя, обратитесь в отдел кадров")
2. Обработано столько-то - это количество ответов (в идеале - за минусом флуда)
3. На поддержку ЦО отправлено столько то предложений по улучшению и столько-то сообщений об ошибках УСК
4. Из них специалистами ЦО выполнено столько-то предложений и исправлено столько-то ошибок (вот тут наверное придется конкретизировать самыми православными примерами, но это потом - после общего количества)

ЗЫ Ответы на вопросы 1,2,3,4 - это архиважно и искать нужно ответы именно на них и именно сейчас, а не придумывать запредельные механизмы по причинению добра в будущем. Это я говорю на всякий пожарный, чтобы ты не отвлекался на изобретение какой-нибудь принципиально новой конфиги на 8.2 по вычислению ответов на любые вопросы и получению числа 42 из биомассы. Ибо я знаю - ты это умеешь :) Если хочешь, о такой конфиге мы вместе подумаем, но потом, поскольку ответы нужны в среду
13. Евгений Кабанов (kabanoff) 28.06.10 15:41
(12) Ну вот и начальник отписался, неожиданно :D Спасибо, Левыч :)
14. Andrey Krapivin (kr_andr) 23.11.11 10:58
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа