gifts2017

Внедрение бюджетирования: аутсорсеры или своя команда. Взгляд изнутри. Бонус - 13 правил успешного внедрения

Опубликовал Сергей Алферов (SunShinne) в раздел Управление - Управление проектом

Представляю Вашему вниманию небольшую статью, касающуюся вопросов внедрения бюджетирования. Автор имеет опыт работы как со стороны Заказчика, так и в штате. Никакой сухой безжизненной теории - только практика и бесценный жизненный опыт. Не пропустите! И как всегда - комментариям, в т.ч. критике буду только рад. Ваш (с) SunShinne

 

Введение

Всем привет. Хочу поделиться несколькими соображениями насчет способов внедрения бюджетирования. Вопрос вот в чем - как внедрять, своими силами или с привлечением аутсорсеров. Заметьте, третий вариант - силами только аутсорсерами - я не рассматриваю. Почему? Несмотря на всю, как мне представляется, очевидность ответа, все же попытаюсь обосновать свое мнение. Итак, что такое внедрение некой системы силами только аутсорсеров? Это когда приходят люди и заранее знают заведомо лучше Вас, что Вам надо, когда, как и в каком порядке и грамотно направляют в нужное русло. В принципе, ситуация вполне нормальная для внедрения типовых программ автоматизации регламентированного учета и расчета заработной платы (хотя многие и тут могут возразить, что это не возможно). Бюджетирование не является типовым, регламентированным процессом. Подавляющее большинство добавило бы, что бюджетирование и не может быть таковым, но мне кажется, что имеет право на существование и идея планово-рыночной экономики, когда не только учет регламентирован, но и бюджетирование. О возможностях такой системы можно долго говорить, и это совсем другой вопрос, поэтому вернемся в обозначенное ранее русло. Реальность такова, что бюджетирование должно отражать, дополнять и развивать те управленческие процессы, которые на предприятии уже есть. Добавлю так же, что если существующие процессы исключают возможность применения технологий бюджетирования, то либо меняются существующие процессы, либо бюджетирование отправляется на свалку (в таком случае туда же, с большой вероятностью, в будущем отправится и само такое предприятие, впрочем внедрение бюджетирования само по себе не гарантируют более веселую участь). Итак - бюджетирование на реальном предприятии это уникальный процесс, адаптированный под управленческие и производственные процессы, под внутреннюю и внешнюю среду компании. Причем это постоянно эволюционирующий* процесс, который пожирает ресурсы и на выходе выдает продукт, который в той или иной степени соответствует ожиданиям заказчиков. Что бы запустить такой сложный процесс, привить его предприятию, интегрировать в него, нужно очень хорошо разбираться не только в теории бюджетирования, но и в специфике данной отрасли, данного региона, в уникальных процессах предприятия, политической ситуации внутри компании и еще множестве факторов. Это все под силу только сотрудникам внутри компании. Отсюда вытекает

 

Правило № 1: внедрить бюджетирование силами только привлеченных извне специалистов не возможно

 

Правило № 2: ответственность за успех проекта по внедрению бюджетирования не менее чем чуть больше чем наполовину зависит от ключевых сотрудников компании

 

Далее нам осталось решить - привлекать ли аутсорсеров или нет. Предлагаю взгляд изнутри.

 

Ситуация "Я аутсорсер". Как это бывает на практике.

Какое-то время ищешь клиента, обрабатываешь его, проводишь работы по заключению договора, потом переживаешь за то, что бы подписали акт, очень много косвенных издержек и рисков, никак не связанных собственно с продуктом - работающей системой бюджетирования у компании заказчика. Это означает, что работа будет стоить очень дорого. Себестоимость проекта по внедрению бюджетирования для Подрядчика очень высока, так что истинная цена для Заказчика  окажется неприемлемой. Поэтому

 

Правило № 3: Подрядчик будет экономить на качестве, что бы цена вместо очень дорогой оказалось просто дорогой

 

Правило № 4: привлечь качественных аутсорсеров будет стоить  дорого, но привлечение дорогих аутсорсеров не означает, что они будут качественными

 

Начинается собственно проект и оказывается, что каждый под бюджетированием понимает что-то свое, зачастую весьма интимное понимание "правильного". Подозреваю, что зачастую воображения Заказчика будоражат смутные образы каких-то диаграмм, графиков, табличек. Вспоминаются красивые образы из фильмов, где сначала за столом люди в костюмах что-то долго обсуждают, смотрят периодически на два-три несчастных слайда, но все это почти черно-белые картинки. Заказчик ждет другого - что его воображение рисует действительно четко и красиво, так это Aston Martin/Bentley/Maybach /Замок/Остров/(далее по вкусу). Он согласен платить дорого, и ожидает, что Вы ему обеспечите выполнение его замыслов. Но вся шутка в том, что

 

Правило № 4: Бюджетирование это не Голливуд. Чудес не бывает, сотрите из своего воображения всякие красивые картинки и настройте себя на нудную, кропотливую и длительную работу. 

Очень хорошо, если ключевая фигура у Заказчика и его персонал понимают, что красивой презентацией все не закончится. Все начинают работать. Работа начинается с этапа разработки модели бюджетирования. Вообще-то самый интересный и приятный этап, но для многих проектов он оказывается могилой. Здесь две крайности - все молчат, или все, начиная от рядовых сотрудников и заканчивая Главным хотят внести свою лепту и несут откровенный бред.

 

Правило № 5: тщательно документируйте этап разработки модели бюджетирования

Не стесняйтесь проводить собрания, назначать председателя и секретаря, составлять протоколы и заставлять всех участников совещаний ставить под протоколом свою живую подпись. Даже Главного. Отсылайте всем электронные копии протоколов, задавайте всем уточняющие вопросы. Станьте на время детективом. Потому что

 

Правило № 6: все врут © MD House

Не являюсь ярым поклонником известного сериала, но примите это как данность. Действительно все врут. Заказчик перед проектом врет, что у него вообще почти все готово, сотрудники заказчика врут, что бы не стало больше работы, что бы не потерять свою уникальность и монополию на знания/функции/ресурсы, Подрядчик врет сначала, что все просто и он супер профессионал, потом врет, что объем работы очень увеличился, и еще все врут, просто потому что все врут.

Следующий черед - этап автоматизации, и это момент истины. Потому что компьютеры пока не умеют понимать слова "приблизительно, примерно, как-то так" и самое главное "потом будет видно".

 

Правило № 7: проводите автоматизацию методом приближения

сначала получите хотя бы в полуручном режиме нужный Вам результат, потом уже решайте, что улучшать/переделывать/выкидывать. Запустите в промышленную эксплуатацию сырую версию программы на "пилоте". 

 

Правило № 8: тренируйтесь на кроликах

 

Ситуация "Я Заказчик". Как быть в этой ситуации.

 

Когда Вы работаете в штате у Заказчика, то это совсем другое дело. С одной стороны Вам не надо "париться" о актах, договорах, всяких там рисках. Просто приходите на работу, уходите. Солдат спит, служба идет. Кто бы и что бы там не говорил, но от этого никуда не денешься - есть соблазн меньше работать. Или работать не на эффективность, а на красоту решений/правильность кода и т.п. Если нормальное поведение Подрядчика это умеренная напористость и нацеленность на достижение результата (а в его понимании это подписание Акта), то поведение штатных сотрудников стремится к инфантильности и пассивности. И это нормально. Что этому противопоставить?

 

Правило № 9: детально планируйте график работ и жестко контролируйте сроки и качество

Слово жестко упомянуто не случайно, и как бы намекает на способы контроля. Не ленитесь обзванивать всех, раздавать "пендалей" и в случае необходимости писать докладные записки. Но не переборщите - если ошибетесь и напишите докладную записку не на того человека, то возможно вечером того же дня вместо докладной записки придется писать резюме.

 

Правило № 10: станьте искушенным политиком

Составьте списки важных фигур в компании, их родственников/друзей/любовниц работающих в вашей компании, а также добавьте туда дерзких и психически неуравновешенных (если они ужились, значит их терпят как бы неспроста). На всех начальников из этого списка выпишите даты рождения - и не напрягайте этих людей в эти дни, наоборот поздравляйте. Также учитывайте даты сдачи налоговой отчетности и закрытий месяца при общении с бухгалтерией.

 

Правило № 11: привлекайте Подрядчиков. Это позволяет хотя бы спихнуть на них часть ответственности за политически трудные решения

Даже если Вы выберите в качестве Подрядчиков не очень толковых специалистов, то, по крайней мере, перед "своими" можете на них свалить вину за неудачи, а также от их имени проводить в жизнь непопулярные решения. 

 

Правило № 12: научитесь ко всем испытывать искреннее чувство симпатии 

Иногда это самое главное.

Некоторые считают, что Подрядчиков нужно "нагибать" и "выжимать". В данном случае это зря. Придерживайтесь "золотой середины". Предлагайте сотрудникам Подрядчика чай, кофе, конфеты, иногда делайте эмоциональные разрядки, но не переусердствуйте - деловая атмосфера и умеренная дистанция помогут разрешать конфликтные ситуации.

 

Правило № 13: по завершению проектов пишите Подрядчикам благодарственные письма. На бумаге и с живой печатью

Это дешево и увеличит мотивацию Подрядчиков. Ну и если Вы не собственник, не родственник, не друг, не любовница Главного  и кому-то перейдете дорогу, в следствии чего Вас объявят "не лояльным", то Ваши бывшие Подрядчики возможно помогут найти работу :)

 

P.S.:

Как бы там ни было, в любом случае, даже в самые сложные моменты проекта, находите время хотя бы иногда хорошенько высыпаться и проводить время с семьей/друзьями, отдыхать и читать книги. 

 

*когда говорю "эволюционирующий" процесс, то не имею ввиду постоянно улучшающийся, большое заблуждение вкладывать в термин "эволюция" такие значения как прогресс и улучшение. Эволюция это просто адаптация под меняющиеся условия. 

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение
Комментарии
1. Вячеслав (Medvedik) 04.10.11 14:42
Правило №6 - да, суровая реальность :D Плюсую
o.nikolaev; +1 Ответить
2. sergey03 (Sergey03) 06.10.11 06:34
по правилу №2
Согласен полностью, большая часть успеха проекта зависит от постановщиков задач.
заказчик должен выдвинуть на постановку задач, хорошо понимающих свое дело сотрудников, умеющих выражать свои мысли. А не болванчиков кивающих головой. Можно много чего написать, а в итоге получается что "сделали, да не то".

от сюда и вытекает правило №5
Тщательно все документировать и подписывать, что бы было чем прикрыться.

хотя конечно высшая цель: ВСЕ ДОЛЖНЫ ОСТАТЬСЯ ДОВОЛЬНЫ.
3. sergey03 (Sergey03) 06.10.11 06:41
по №6
хорошо если "Подрядчик врет , что объем работы очень увеличился" , ведь может быть что действительно в процессе разработки , когда все уже утверждено, объем работы очень увеличился и ни чего не скажешь , просто берешь и делаешь.:)
4. Андрей Казанцев (ander_) 06.10.11 10:56
Эх, люблю я такие статьи :) Хоть с теорией, хоть без. Примеряешь под них свои ситуации и хоть как-то мысли в порядок приходят. В общем спасибо и "Автор, пиши еще".
5. huse 06.10.11 12:02
Отправил как публикацию, но видимо слишком много нецензурных слов )))). Напишу ответ здесь.

Вопрос вот в чем - как внедрять, своими силами или с привлечением аутсорсеров.


Вопрос не в этом.

Вопрос: а нахрена Бюджетирование? Ведь жили тысячи лет без него, а тут на тебе - оно. И не встать ни сесть - а надо. Хотим-хотим.
Правильный ответ на вопрос - освоить денег. А значит ответ на предложенный автором вопрос вполне однозначен - конечно с привлечением аутсорсеров. Ведь если просто взяться поиграть в Бюджетирование - то достаточно глупо при этом еще и денег не освоить. Лучше и поиграть, и освоить. Да и вообще скучно играть в одиночку - за ненормального со стороны могут принять. Однозначно аутсорсеры.

Вопрос второй: какого аутсорсера выбрать? Тут надо подойти основательно. Ведь играть с какими нибудь чмошниками - себя не уважать. Это обязательно должны быть люди веселые. Не замороченные на деталях типа "Боже! Эту статью надо поставить на косвенные затраты, а вы ставите ее на прямые" или "Нееет посмотрите сюда - здесь Вы нарушили 17 правило построения финансовой структуры". Ужас! Это не игра, а мазохизм какой то. Нееет однозначно надо, уважая себя, не выбирать подобное УГ. Аутсорсер нужен отвязанный, который предложит Вам засунуть статьи ... нет пожалуй не настолько отвязанный. Который не будет пугать Вас страшными глазами и сводом правил под названием МЕТОДОЛОГИЯ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ. Это не веселая игра. Поверьте. Веселее придумать правила по ходу. Засунуть сначала статьи одним - посмотреть как они неестественно прыгают. Потом можно не доставая вставить другим. Забавное зрелище знаете ли. Или например... нет пожалуй при всех об этом не буду.

Так вот... надо поговорить с теми у кого аутсорсер внедрял. Если там бодренько отчитываются "в результате внедрения все поставленные задачи были выполнены"... или "благодаря внедренному продукту повысилось качество принимаемых решений, что повысило прибыль на ...%". Нахрен нахрен - бегите от этих. Вы ж сами такими роботами в конце станете. Вы думаете им нравится это говорить? Нет! И еще раз нет! Они уже не могут по другому. Вынуждены. Хотели бы по другому, но поздно. Процессор запрограммирован - шаг влево или вправо - расстрел. "Особенно хочется отметить ... " - бррр.

Вы помните в детстве в войнушку играли? Не не в каунтер страйк, и не в Денди. На улице с друзьями. Помните среди них иногда попадались чмошники, которые всегда всем мешали играть, потому что только они такие мега специалисты, которые знают как играть, а больше никто ни встать ни сесть без них в нужном месте не могут. Обычно они в следующей игре не присутствовали. Пусть там... сами по правильному. А у нас зато весело!

Игра должна быть веселой! Даже если убили - это не по настоящему. Обидно - да. Но если ты честно играл - никто не будет против, что б ты уже за русских был, а не за фашистов. И правила есть. Конечно есть. Но они ... общие. Не чьи то личные. Если он лучше всех знает - пусть сам один играет.

Ага Бюджетирование. Вот Вам лично оно зачем? Чтоб денег дали? Или наоборот не дали? Или ему дали, а Вам не дали? При этом нарисовали длиннющее логичное обоснование почему Вам не надо давать. Вам не кажется что Вас при этом как лоха разводят? Кажется? Но что делать... Бюджетирование... Ну разве это весело?! Скучная-скучная игра. Найдите тех, кто всех чмошников в Вашем окружении разведут и заставят играть в веселую игру. Пусть они со своими правилами помучаются... побрызгают желчью... игра то уже запущена. Поздно.

Ну и конечно деньги. Без них никак - это другая более сложная игра. Правда не для всех веселая.

Игрок со стажем. Увы не всегда веселый.
Fred.K; byLLIPyT; vladir; pro-rok; AlenaR; Ish_2; Spartan; Арчибальд; SunShinne; +9 Ответить 2
6. huse 06.10.11 12:08
Любые слова "своими силами или аутсорсером" лично у меня вызывают резкое ощущение, что мне начали продавать. Причем под видом, что якобы есть шанс "своими силами". Меня всегда интересовал вопрос, а зачем так выбирать? Ведь правильнее выбирать с той точки зрения ЧТО ИМЕННО ты будешь делать. В защиту статьи автора скажу что где то в середине он таки соскакивает с продажной модели и пишет вещи имеющие место быть.
7. Сергей Алферов (SunShinne) 06.10.11 12:33
(6) huse, я работаю руководителем отдела в крупной компании из реального сектора - времени продавать и внедрять где-то нет. Хотя иногда хочется, и продавать тоже хочется - не умею, но люблю. А сейчас... мне посчастливилось работать в терпимых условиях, заниматься любимым делом, получать зарплату выше рынка и обкатывать на практике ту модель, которая вызревает в моей голове. Это чисто научно-исследовательский кайф! (но и об эффективности тоже не забываю) И именно потому что модель не зрелая - не пишу теорию.. но обязательно напишу, может быть даже книгу. Главное, что бы орфографию и пунктуацию за мной поправили :)
У меня вопрос к Вам, huse, можно я в своем блоге приведу с сылкой на Вас пост (5) - уж больно хорош. То, что там написано... это тоже правда.
8. huse 06.10.11 15:21
У меня вопрос к Вам, huse, можно я в своем блоге приведу с сылкой на Вас пост


Конечно ))))

Это чисто научно-исследовательский кайф!


Уважаю! Сам прусь... но иногда накатывает настроение... и смотришь на мир другими глазами (глазами поста 5). Ведь можно сказать что в большинстве случаев такой задрот заучка - я сам ))))).
9. Сергей Алферов (SunShinne) 07.10.11 17:31
(8) huse, запостил у себя Вашу ответную публикацию - http://sun-expert.blogspot.com/2011/10/blog-post_07.html
10. Игорь Исхаков (Ish_2) 14.10.11 12:55
(6) Ай,да Хьюз ! Ай, да сукин сын.
Так на ИС никто не пишет ! Браво.
11. Евгений (Djonny) 15.10.11 22:21
"приблизительно, примерно, как-то так" и самое главное "потом будет видно" - а ведь все внедренческие компании так и ведут разговор:)
Россия, такая Россия:)
12. Дмитрий Макаров (pro-rok) 10.09.12 12:10
Согласен с автором по поводу пункта про вранье, врут постоянно и не только при внедрении бюджетирования, а самое интересное когда правда всплывает после оценки работ и утверждения бюджетов на внедрения говорят например "а у нас может выпускаться одна и та же продукция на обоих линиях" (хотя раньше говорили наоборот), и тут ты про себя думаешь "б..я да где ж вы раньше были, тепер все мои алгоритмы по планированию пр-ва пошли в ж..у ". так что согласен с пунктом автора что все нужно документировать, заказчика это сильно дисциплинирует, я аж в шоке был когда начал подсовывать заказчику разные бумаги типа дата запроса и дата предоставления, а дате предоставления пишу не предоставлено. А в конце протокола еще надпись типа "все идет по плану с небольшими отклонениями, превышения бюджета не предвидеться". У заказчика сразу срабатывает мысля что если дальше будет тормозить то придется платить больше утвержденного бюджета, а куда он денется в середине проекта если часть денег то заплатили, а подрядчик может остановить работы при недостатке финансирования (я их об этом тоже предупреждаю). И после этого заказчик начинает по серьезнее относиться к проекту по внедрению.
Хочу отметить коммент (5), очень понравилось надо как то повеселее к работе относиться, в бух учете конечно тяжело потому как все регламентировано а вот в управленке интереснее.
Тоже нравиться задавать вопросы типа "хотите автоматизироваться?
да хотим!
а зачем?
ну типа восмерка это круто много всякой управленческой информации!
а зачем управленческая информация?
Ну решения принимать!
А какие решения принимать?
(тут клиент в ступоре, а нах..я мне это нужно. Самое главное подхватить его в этот момент и начать рассказывать зачем все таки это ему нужно исходя из реальных потребностей его бизнеса, что б ему это было полезно а не автоматизация ради автоматизации)"

P.S. Может статейку написать на эту тему?
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа