gifts2017

Контроль изменения документов

Опубликовал Павел Зайцев (pzu) в раздел Администрирование - Журнал регистрации

Надоело ловить за руку тех кто изменяет документы задним числом, после их распечатывания? Постоянно мучают мысли, а все ли документы в БД правильно оформлены и подписаны? Если так, читайте дальше
Ни для кого не секрет, что для того чтобы документооборот отражающий товародвижение, был юридически значимым, у каждого документа в БД должна быть бумажная копия подписанная ответственными лицами. Собственно это дублирование и порождает проблемы, такие как:
  • бумажные документы, оформленные в 1С не соответствуют тому что в БД, даже при наличии подписей, потому что кто-то изменил задним числом. Существующий механизм установки даты запрета редактирования не решает проблемы, т. к. текущий день закрыть нельзя, а в течение дня документ можно изменить много раз, при этом даже его сумма может не измениться
  • даже при наличии процедуры контроля соответствия бумажных документов их оригиналам в БД, непонятно как именно проверить, изменялся ли документ после того как его подписали или нет.
Таким образом формируется...Задача.
Вести учет наличия бумажных, надлежащим образом оформленных (в частности подписанных ответственными лицами) документов и обеспечить их полное соответствие своим оригиналам в БД 1С.
Общие принципы.

Для отслеживания изменения информации в БД 1С существуют разные решения, в частности БизнесПлюс: ЖурналИзменений ( не реклама). Для того чтобы определить, кто изменял и что именно, мы используем именно его.

Но для ежедневного, быстрого и необременительного контроля, предлагаю использовать следующую технологию.

Каждый документ должен иметь уникальный номер для идентификации, а также электронную подпись (последовательность символов), которая присваивается в момент каждого (!) проведения документа.
Идентификация документа.Для идентификации документов используется уникальный идентификатор (GUID)документа, который печатается в виде штрих-кода (тип штрих-кода Code128) на бумажном документе. Пример реализации можно увидеть в решении http://infostart.ru/public/96144/ (Автор идеи упаковки штрихкода не я, сам в свое время увидел где-то, если кто знает, подскажите)
Электронная подпись документа.

Критичные для изменения типы документов (документы отражающие товародвижение):

  1. Возврат товаров от покупателя

  2. Возврат товаров поставщику

  3. Инвентаризация товаров на складе

  4. Оприходование товаров

  5. Отчет комиссионера

  6. Отчет комитенту

  7. Отчет о розничных продажах

  8. Переоценка товаров в рознице

  9. Поступление доп расходов

  10. Поступление товаров и услуг

  11. Реализация товаров услуг

  12. Списание товаров

  13. Требование накладная

  14. Установка цен номенклатуры

список можете изменить сами

 

Для контроля идентичности бумажной копии и оригинала в БД используется РегистрСведений, в котором хранится информация о GUID документа и электронной подписи. В момент проведения документа формируется электронная подпись (уникальное число, думаю что можно использовать конструктор УникальныйИдентификатор) и записывается в РС. Для хранения электронной подписи также можно использовать механизм общих реквизитов документов. Что лучше, Вам решать. При каждом проведении документа электронная подпись формируется заново. При печати, выводится на бумажную копию в виде штрихкода. Таким образом, если после распечатывания документа, он был изменен, то электронная подпись на бумажной копии не будет совпадать с подписью в БД. Обязательные условия:

а) документ можно распечатать только после проведения

б) изменение документа обязательно сопровождается его перепроведением.

Контроль изменения документа.

 

Для осуществления ежедневного контроля существует документ «Реестр документов контрольный». В нем указывается дата, за которую закрывается реестр, после выбора которой автоматически заполняется табличная часть документами, оформленными этой датой. Состав табличной части: Документ, Наличие (тип Булево), Идентичность (тип Булево). После этого оператор проверки формально проверяет наличие необходимых подписей ответственных лиц на бумажных документах, если их не нет, отправляет документ на доработку. Далее сканирует ШК-идентификаторы с бумажных документов, в документе Реестр ставится отметка ( в колонке «Наличие») о наличии бумажной копии, далее сканирует ШК-электронную подпись, если она совпадает с подписью в БД, то тоже ставится отметка (в колонке «Идентичность»), если нет, то документ отправляется на доработку (перепечатать, подписать). Когда все документы отсканированы, при условии что все бумажные копии в наличии и электронные подписи в порядке, документ можно провести с распечаткой итогового отчета, который подписывается оператором проверки. При проведении дата запрета редактирования сдвигается автоматически. Если какие-то документы отправлены на доработку, то документ Реестр не проводится до поступления этих документов. Далее процедура повторяется.

 

Заключение.

 

Здесь описана технология, как реализовать контроль документов. Ее можно рассматривать как ТЗ. Реализовать ее достаточно просто без вмешательства в конфигурацию, используя новые объекты конфигурации и механизм подписки на события.

Разумеется, эту задачу можно решить по другому. Можно полностью отказаться от бумажного документооборота, использовать электронные подписи, но для этого потребуется целый комплекс мер и дополнительные затраты.

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Руслан Программист 1с (Mudrii_Gankster) 18.11.11 14:40
Реализаций контроля интересная, но вот интересно если в фирме большой документо-оборот, то сколько нужно специально обученных для этого людей?

Мы реализовали это чуть по другому, менеджер напечал документ и установил статус - "отгружено", после чего накладная в принципе не может редактироваться и в течении дня тоже.

Конечно это не панацея от всех бед, но ваш алгоритм был бы хорош для контроля по запросу, а не как повседневная рутинная работа проверки документов.
2. Павел Зайцев (pzu) 18.11.11 15:00
Как раз квалифицированного персонала для контроля не требуется, тупо сканировать ШК с документов может любой студент
Установление статуса "отгружено" требует специального действия, зависит от человеческого фактора, а значит ненадежно. Как минимум один человек из контроля выпадает, тот кто устанавливает статус. Моя система действует независимо.
3. Влад Кайзер (Torin) 19.11.11 17:18
>б) изменение документа обязательно сопровождается его перепроведением.
а вот и не факт :) есть еще метод ЗАПИСАТЬ :)
4. samir omarov (balabani) 20.11.11 03:07
Вот спасибо Очень нужна такая вещь в работе
5. Ильдар Минигулов (smasu) 21.11.11 15:32
При выгрузке данных с помощью обработки Перенос данных УТ 10.3 - УТ 11 появляется ошибка

Ошибка получения значения свойства объекта (по имени свойства источника)
ПКО = ВидыКонтактнойИнформацииВсе (Виды контактной информации)
ПКС = 3 (Тип --> Тип)
Объект = Бухгалтерия (Строка)
СвойствоПриемника = Тип (ПеречислениеСсылка.ТипыКонтактнойИнформации)
ОписаниеОшибки = Получение элемента по индексу для значения не определено
ПозицияМодуля = Обработка.УниверсальныйОбменДаннымиXML.МодульОбъекта(8196)
КодСообщения = 13

Ошибка при выгрузке данных: {Обработка.УниверсальныйОбменДаннымиXML.МодульОбъекта(1593)}: Ошибка получения значения свойства объекта (по имени свойства источника)
ПКО = ВидыКонтактнойИнформацииВсе (Виды контактной информации)
ПКС = 3 (Тип --> Тип)
Объект = Бухгалтерия (Строка)
СвойствоПриемника = Тип (ПеречислениеСсылка.ТипыКонтактнойИнформации)
ОписаниеОшибки = Получение элемента по индексу для значения не определено
ПозицияМодуля = Обработка.УниверсальныйОбменДаннымиXML.МодульОбъекта(8196)
КодСообщения = 13
При выгрузке данных произошли ошибки.
Как побороть?
6. Брест Беларусь (zhleonid8) 23.11.11 11:03
идея+, но тут надо все равно сначала дать всем по рукам, если косяки повторяются - по голове, а если серьезно... то после формирования документа его редактирование только админу, и за каждый косяк дрючить, хотя кто хочет себя напрягать:)
Иваныч; +1 Ответить
7. Valia (Valia) 24.11.11 01:01
Очень хорошая идея, особенно для производственного предприятия, где за компьютерами сидят далеко не бухгатера и менеджеры. Обязательно попробую у себя на предприятии. Только один вопрос, например, в накладных, наверное нужно печатать штрихкод только на одном экземпляре, кот. остается для "нас". Еще раз +.
8. Павел Зайцев (pzu) 24.11.11 08:33
Valia пишет:

Только один вопрос, например, в накладных, наверное нужно печатать штрихкод только на одном экземпляре, кот. остается для "нас". Еще раз +.


Думаю, что это необязательно. Не думаю что Ваших контрагентов сильно напрягут эти штрихкоды.
9. Сергей C (a31) 12.12.11 23:40
Mudrii_Gankster пишет:
Реализаций контроля интересная, но вот интересно если в фирме большой документо-оборот, то сколько нужно специально обученных для этого людей?

Мы реализовали это чуть по другому, менеджер напечал документ и установил статус - "отгружено", после чего накладная в принципе не может редактироваться и в течении дня тоже.

Конечно это не панацея от всех бед, но ваш алгоритм был бы хорош для контроля по запросу, а не как повседневная рутинная работа проверки документов.


Да, интересный подход, но сам менеджер после этого сможет править?, а то ко мне спустя месяц приходят с просьбой цены поправить, мотивируя, что на бумаге отдали типа другие цены...
10. Сергей C (a31) 12.12.11 23:44
zhleonid8 пишет:

идея+, но тут надо все равно сначала дать всем по рукам, если косяки повторяются - по голове, а если серьезно... то после формирования документа его редактирование только админу, и за каждый косяк дрючить, хотя кто хочет себя напрягать:)


тут мысль хорошая, но жизнь часто вносит свои коррективы
11. Виктор Захаров (ZVN) 14.05.12 14:32
Неплохо! попробовал у себя все завыли от счастья что теперь есть кого грызть кроме 1С
Krashn056; +1 Ответить
12. Дмитрий Пелипенко (Krashn056) 30.03.15 21:13
Люди Здравствуйте, подскажите кто как решил проблему с учетом вторичных документов от контрагентов?
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа