Проблемы организаций при подготовке к внедрению документооборота

18.06.20

Бизнес-анализ

Что необходимо сделать для реализации проекта по внедрению «1С:Документооборота?»Как мы говорили в предыдущей статье необходимо осознать проблему, провести классификацию проблем, определить риски и обосновать необходимость внедрения документооборота.

Итак, руководство организации приняло решение об автоматизации документооборота – о том, что подталкивает компании к этому решению, мы говорили в предыдущей статье. Теперь давайте поговорим о том, какие шаги необходимо сделать дальше?

Подготовка к реализация проекта по внедрению документооборота

В первую очередь, ищем человека, который может стать Руководителем проекта в организации. Прежде всего Руководителем проекта должен стать человек, который может организовать работы по проекту, а также сможет задействовать в работе руководителей и специалистов подразделений. Таким образом, Руководитель проекта - это профессионал в области проектного управления, который умеет организовывать работу ключевых пользователей системы документооборота.

В случае если такого человека нет внутри организации, тогда нужно пригласить его со стороны, используя аутсорсинг. 

Определение границ проекта

На следующем шаге автоматизации документооборота необходимо определить границы проекта. Что входит в границы проекта?

  1. Множество документов с разделением на виды или типы документов, которые будут автоматизированы в системе 1С:Документооборот;

  2. Порядок/правила нумерации документов, которые подлежат автоматизации;

  3. Перечень связей между документами, которые будут находится в системе документооборота;

  4. Список номенклатуры дел, если она используется в организации;

  5. Ключевые реквизиты для документов, которые будут автоматизированы;

  6. Организация структуры папок и/или категорий для хранения различных видов или типов документов;

  7. Шаблоны документов и шаблоны файлов (правила автозаполнения);

  8. Маршруты движения документов в организации;

  9. Определение доступа к документам (матрицы прав доступа);

  10. Группы пользователей, их роли;

  11. Структура предприятия.

Сложности при определении границ проекта

Сложности, с которыми организация может столкнуться при определении границ проекта:

  1. Документационное обеспечение управления не на высоком уровне (нет порядка в процессах и документах). 

От того насколько правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Представьте себя на месте менеджера по продажам, подменяющего коллегу Антона. Перед вами стоит задача заключить с клиентом Антона типовой договор. Сегодня. Иначе клиент будет очень недоволен. Но где форма типового договора, знает лишь Антон, а где Антон - знает лишь один Господь Бог. Согласитесь, что это не самая лучшая ситуация для продуктивной работы, хотя казалось бы, все дело в одном типовом документе.

  1. Отсутствуют знания предметной области у ключевых пользователей документооборота и/или у Руководителя проекта. 

Согласитесь, что странно удивляться тому, что вся хата в дыму, если печку взялся выкладывать сантехник. Также документооборот, делопроизводство и методология документационного обеспечения - эта такая же область знаний как и любая другая, и также требует изучения и освоения навыками в данной области.

  1. Несколько ответственных за бизнес-процесс. 

Иван Андреевич Крылов давно все сказал по этому поводу в своей басне. Несогласованность - вот, главная проблема, когда лебедь, рак и щука не могут договориться между собой по одному вопросу, считая свое мнение самым главным и непререкаемым.

  1. Невысокий статус проекта по внедрению документооборота в организации. Когда в какой-нибудь компании 50% бюджета выделяется на отдел продаж, 40% бюджета выделяется на отдел закупок, 9% бюджета тратится на бухгалтерию и 1% из бюджета идет на отдел хозяйственного обеспечения, стоит ли удивляться тому, что на кухне не всегда есть вкусные печеньки. 

Время - это деньги. 

Внимание к любому проекту выраженное в потраченном времени - это эквивалент бюджета, распределяемого на те или иные задачи.

Меньше потраченного времени - слабее полученный результат.

  1. Имеются противники в подразделениях организации, поскольку их влияние с приходом автоматизации снижается. 

Движение луддитов зародилось в Англии много веков назад, но дело их и по сей день живет и процветает в лице многочисленных сторонников. Этих идейных сынов можно встретить чаще, чем хотелось бы людям несущим передовые технологии и прогресс. Прогресс пугает людей, которые не способны перестроиться, не способны обучиться, не способны оседлать новую волну. А напуганный человек либо убегает (но кто же побежит с хорошей должности или от хорошей зарплаты), либо нападает. Это психология выживания. Просто помните, луддиты среди нас.

Чтобы справиться с проблемами, определяя границы проекта, подготовьте организацию к автоматизации документооборота. Что для этого необходимо сделать?

  1. Наладить систему управления документами в организации;

  2. Определить ответственного за каждый бизнес-процесс;

  3. Формализовать бизнес-процессы в организации;

  4. Назначить руководителем проекта человека, который может организовать работу в команде для достижения поставленных целей;

  5. Повысить статус проекта по внедрению документооборота в организации;

  6. Провести работу с противниками, объяснив, что их влияние не снижается, а они встраиваются в общий маршрут движения документов в организации.

Что делать, если компания не может определить границы проекта самостоятельно?

В таком случае выходом из положения может стать привлечение специалистов из компаний, которые оказывают консалтинговые услуги в области реинжиниринга и автоматизации процессов. Специалисты из такой компании проведут анализ текущей деятельности вашей организации, определят “узкие места” для последующей автоматизации, предоставят рекомендации для подготовки организации к автоматизации документооборота, а также помогут определить границы будущего проекта по документообороту.

Итак, когда границы проекта по автоматизации документооборота определены, не менее важным является определение сроков и стоимости самого проекта.

Определение сроков и стоимости проекта

Задача по определению стоимости проекта кажется несложной, однако, имеется подводная часть бюджетного айсберга, о которой организации могут не подозревать.

Кроме стоимости приобретения программы 1С:Документооборот и лицензий в зависимости от редакции системы, количества пользователей, наличия дополнительных модулей, при расчете бюджета и планировании внедрения чаще всего забывают учесть: 

  1. Стоимость обновления аппаратного обеспечения для обеспечения оптимальной производительности системы (покупка серверов, работа ИТ-отдела и т.д.);

  2. Стоимость и время труда рабочей группы по внедрению системы документооборота;

  3. Человеческие, временные и финансовые затраты на оцифровку и ввод документов в систему документооборота;

  4. Стоимость обучения пользователей и администраторов.

Теперь, когда в бюджете все учтено, организации необходимо определить сроки для реализации проекта, получить одобрение от руководства компании и перейти к этапу автоматизации.  

Не забывайте про лайки и комментарии к публикации – расскажите о своем опыте. 

Если у Вас есть вопросы, разбор которых Вам бы хотелось увидеть в следующих статьях - пишите об этом в комментариях!

Конструктивная критика приветствуется!

См. также

Как реорганизовать работу проектного департамента, чтобы быть №1

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Методики быстрореагирующего производства и QRM-ячейки применимы не только к станкам, но и к проектным командам. О том, как за счет разделения проектного офиса на многофункциональные QRM-ячейки обеспечить равномерную загрузку работу сотрудников, вырасти в два раза и существенно повысить лояльность заказчиков и коллектива, пойдет речь в статье.

14.02.2024    555    0    user1270271    2    

7

Управление ожиданиями на проекте

Работа с заинтересованными сторонами Бесплатно (free)

Каждый человек, который включается в проект после согласования контура автоматизации, имеет свое внутреннее понимание того, как должна работать система. О том, как определить в проекте ключевых функциональных специалистов и конкретные цели, поддерживать открытость при взаимодействии с заказчиком и передать проект на сервисное сопровождение, расскажем в статье.

08.02.2024    452    0    izybaevda    0    

5

Как внедрить 1С:ERP за 2 года и не сойти с ума

Анализ предметной области Анализ потребностей и поиск решений Внедрение изменений Бесплатно (free)

Для руководителей подразделений новые проекты вызывают желание получить максимальный эффект от реализации идей, а также опасения, верно ли выбран ориентир нововведений. О том, как справиться с трудностями, дойти до цели и внедрить 1С:ERP на производственном предприятии, ежедневно выпускающем десятки тысяч единиц готовой продукции, расскажем в статье.

30.01.2024    6695    0    user1578851    16    

16

Свободное программное обеспечение в крупной компании – миф или реальность? Как мы переводили 2500 пользователей на Linux

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Переход на свободное программное обеспечение – серьезное испытание и для бизнес-пользователей, и для ИТ-подразделения. Нужно учесть много факторов, найти компромиссы и поменять привычки. О «пяти стадиях принятия неизбежного» и успешном преодолении трудностей при переводе ИТ-инфраструктуры автодилерских центров на Linux расскажем в статье.

29.01.2024    2417    0    user1063453    2    

5

Зачем нужны аналитики на проектах автоматизации

Анализ потребностей и поиск решений Бесплатно (free)

Исторически сложилось так, что аналитик 1С многими воспринимается как вечный падаван, который обеспечивает разработчиков информацией, а пользователей – инструкциями. Не согласимся с таким подходом и на примере реального кейса покажем, почему именно аналитик должен стать лидером проекта автоматизации.

18.01.2024    1589    0    user1754524    19    

12

Радио "Аналитик", 7 выпуск 2 сезона. Про работу аналитика с бизнесом и повышение бизнес-компетенций с Константином Семёновым

Анализ предметной области Работа с заинтересованными сторонами Анализ потребностей и поиск решений

В седьмом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ поговорили о том, что такое бизнес-компетенции, для чего они нужны аналитику, к чему может привести их отсутствие и как их развивать.

28.11.2023    414    0    Radio_Analyst    0    

2

Радио "Аналитик", 4 выпуск 2 сезона. Про решение проблем с Анастасией Московкиной

Анализ потребностей и поиск решений

В четвертом выпуске второго сезона подкаста Радио “Аналитик“ поговорили, как анализировать и приоритизировать проблемы, как работать с неопределенностью и решениями, которые приняли без нас.

17.10.2023    357    0    Radio_Analyst    0    

2

С какими проблемами сталкиваетесь при внедрении?


Организационные - слабая подготовленность сотрудников к внедрению (80%, 4 голосов)
80%
Определение границ проекта при внедрении документооборота (60%, 3 голосов)
60%
Экономические - системы документооборота требует определенных финансовых затрат, на которые руководство не всегда готово согласиться, принимая решение о внедрении (60%, 3 голосов)
60%
Отсутствует документооборот как таковой, даже бумажный (40%, 2 голосов)
40%
Определение цели проекта по автоматизации документооборота (20%, 1 голосов)
20%
Технические - сложность интеграции с различными информационными системами (20%, 1 голосов)
20%
Другое (ответ в комментариях) (0%, 0 голосов)
0%

Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. CyberBob 4 19.06.20 06:25 Сейчас в теме
На мой взгляд, статья "ни о чём и обо всём". 98% статьи можно применить к любому проекту внедрения. Полностью соглашусь с тем, что обязательно нужен спец, который четко представляет как устроен ЭДО в 1с ДО, в чем его преимущества и слабости и как лучше всего его использовать на конкретной организации.
papche; Darklight; +2 Ответить
2. tindir 22.06.20 06:25 Сейчас в теме
Мои потуги запуска ЭДО в 1СДО закончилисть тем, что мне сказали "у нас на бумаге все построено и сделайте то же самое в цыфри". После недели общения с людом я осознал, что кроме как на бумаге такое ни где не получится. И заверение руководителя в том, что у него все двигается по цепочке, разбились о реальное описание, того как бумажка добирается до него. И это была не цепочка =) это была какая-то хроматина =)
3. Cyberskin 2 22.06.20 10:06 Сейчас в теме
Прежде всего Руководителем проекта должна стать человек...

Какой сексизм :)
4. Marta_Snytkina 41 22.06.20 15:57 Сейчас в теме
(3) Спасибо, что указали на опечатку.
Текст отредактирован, никакого сексизма не подразумевалось)
Оставьте свое сообщение