Оглавление
(кликабельно)
Ссылки и материалы для скачивания
Основные принципы удаленной работы
Обязательный минимум для удаленки
Введение
На удаленку сейчас переходят по двум причинам - «нас обязали так сделать» или «мы хотим уменьшить затраты». Раньше нахождение в одном помещении покрывало огрехи системы управления, но в онлайне все проблемы вышли на свет. Вот парочка веселых ситуаций от коллег по цеху и клиентов:
- Сотрудник самовольно ушел в отпуск, а об этом никто не знал. Смайлики в чаты он раздавал щедро, но его работа не двигалась ни на йоту.
- Сотрудник работает, только если руководитель «нарежет» ему задач. Нет задач - нет работы, сам работать сотрудник не обучен
- Руководитель лезет на стену от «а у меня скайп не подключается», «а как ввести счет-фактуру», «так я же Ивану писал в телеграм, что не хватает подписи» и т.д.
- Сотрудник работает за просмотром сериалов - «мне нужно, чтобы на фоне что-то говорило, я даже не смотрю туда». Производительность на нуле, он заканчивает работу в 21, вместо 18 и думает «что-то с этой удаленкой меня совсем завалили работой, нужно поискать другое место»
- Рабочий день у сотрудник начинает ближе к 12ти, невыспавшимся и злым от бегающих вокруг родственников. Заканчивает когда захочется, все равно никто не узнает, а выработку его измерять не умеют.
В сухом остатке по удаленке есть и положительные, и отрицательные моменты:
Плюсы
- снижены затраты на рабочие места (офис, оборудование, обслуживание)
- расширены границы подбора персонала (нет больше территориального ограничения)
- формализуется работа сотрудников
Минусы
- повышается оборачиваемость сотрудников
- увеличиваются затраты на программное обеспечение
- нужно регламентировать работу сотрудников
Давайте разбираться, как воспользоваться плюсами и не прогореть на минусах.
Алгоритм перехода на удаленку
Экстремальный переход - когда нужно выйти уже завтра и не получить простой отдела
1. Собрать с сотрудников заполненные анкеты по переходу на удаленку
2. Закупить сотрудникам мелкое оборудование - гарнитуры, веб-камеры (или профинансировать их личную закупку)
3. Подготовить и выдать сотруднику правила рабочего дня. Получить подписанный документ
4. Провести работу с руководителями по элементам контроля сотрудника на удаленке
5. Подготовить и выдать сотруднику список программного обеспечения для удаленки. Проконтролировать установку ПО
Правильный переход - когда есть время подготовиться, добавляется после пунктов «экстремального»
1. Оформить переход документально дополнительным соглашением с сотрудником
2. Провести аудит безопасности информации.
1. Регламент выдачи доступов
2. Регламент оплаты сервисов
3. Регламент работы с ЭЦП
4. Регламент обновления паролей
5. Регламент подключения сотрудника к инфраструктуре компании (прием на работу, кадровое перемещение)
6. Регламент отключения сотрудника от инфраструктуры компании (увольнение, кадровое перемещение)
3. Провести аудит показателей работы сотрудников
1. Наличие должностных инструкций
2. Наличие целевых показателей
3. Наличие процессных показателей
В этой статье рассмотрим «экстремальный» переход. Добавьте в избранное, подпишитесь на нас, не забудьте скачать файлы)
Ссылки и материалы для скачивания
- Шаблон анкеты для проверки готовности рабочего места сотрудника (скопируйте себе анкету). Если гиперссылка не отображается, то введите в браузере https://docs.google.com/forms/d/1R6FHG-ZiIXorE5Inu2lwCWtJQRdxpunqnxBsiAOPZVA/edit?usp=sharing
- Пример правил работы сотрудника на удаленке (скопируйте себе документ). Если гиперссылка не отображается, то введите в браузере https://docs.google.com/document/d/1-ra3kzjzprJyj4pHW3SB9ztRtYmYm3qAUS1MDt34TrQ/edit?usp=sharing
- Шаблон ежедневного отчета о работе и правила его заполнения (скопируйте себе документ и таблицу). Если ссылка не отображается, то введите в браузере https://docs.google.com/document/d/1-ra3kzjzprJyj4pHW3SB9ztRtYmYm3qAUS1MDt34TrQ/edit?usp=sharing и https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-zknXN8HeTL5z7QfxucJrgLKhulfzdw45vc_Rv5XY_Y/edit?usp=sharing
Основные принципы удаленной работы
Принципов ровно два:
- Любое утверждение должно быть подтверждено результатом. Спрашиваем «у тебя нормальный интернет дома?» - ответа «да» недостаточно, нужен скриншот speedtest.net
- Вниз спускаются цели и (реже) задачи, вверх отдаются планы по их достижению и сроки - все в письменном порядке. Еженедельно планируем, ежедневно контролируем и корректируем. Если раньше можно было влиять на процесс своим присутствием, постоянно говорить «сейчас делай это» и результат худо бедно получался, то теперь такой контроль будет стоит кратно дороже по времени и ресурсу - проще найти сотрудника, который будет давать результат не из-под палки.
Портрет удаленного сотрудника.
Самое главное в удаленном формате работы - это не для всех. Даже супер-производительные сотрудники звезды, которые делали больший объем труда и тянули за собой компанию могут слиться в несколько недель. Рынок найма расширился в обе стороны и житель глубинки теперь тоже понимает, что работать можно хоть в Москве, хоть на Дальнем Востоке. Причем, работать там можно начать хоть завтра, все равно текущий работодатель об этом не скоро узнает - можно попробовать. «Риск минимальный - даже если не понравится, то просто останусь там, где работаю сейчас» - такую мысль некоторые держат в голове. Давайте рассмотрим обязательный минимум того, чтобы работник из офисного стал удаленным, а не уволенным.
Обязательный минимум для удаленки
Рабочее место
Если вокруг бегают дети, сосед делает ремонт или дома слабый интернет-канал, то реальной работы не будет. Вот список того, что должно быть у удаленщика
- Стол, стул и личный компьютер или ноутбук на отдельном рабочем месте. Не «планшет, с которого я могу быть на связи», не «балкон, на котором пока еще тепло - потом что-то придумаю», не «диван, на котором дети смотрят мультики». Идеально, если это будет отдельное рабочее место - комната, кабинет или квартира. Идеально, если там будет шумоизоляция. В реальности вам просто нужно понимать, что есть у сотрудника сейчас. Все, кто не смогут работать в удаленных условиях потеряют в продуктивности, и, скорее всего, найдут себе другую работу, вам нужно быть к этому готовым - или оставлять в офисе, или искать замену.
- Аппаратное обеспечение. Важно понимать, что ноутбук сотрудника - это его личный ноутбук. На нем установлено то, что хочет сотрудник, а не компания. Можно выдать корпоративный ноутбук, но он все равно на удаленке превратится в личный исходя из того, что на нем будет установлено (почти все ограничения смогут обойти - вопрос времени). Идеально, если сотруднику для работы понадобится только подключение на удаленный рабочий стол и мессенджеры. На практике так можно сделать, если нет работы с графикой и сложным лицензированием. Фотошопом, скорее всего, придется пользоваться локально, но вот все другие «неграфические» программы лучше перенести на удаленный сервер. И в целях безопасности, и в целях упрощения поддержки. Так вот самое главное, чтобы компьютер сотрудника «потянул» то, с чем ему придется теперь работать.
- Достаточное для работы железо и допустимая ОС. Скрин свойств рабочей машины покажет, вообще потянет ли ПК сотрудника те программы, с которыми он работал ранее в офисе.
- Подходящий монитор. Довольно сложно будет работать на мониторе в 13 дюймов, если основные задачи связаны с таблицами или графикой
- Наличие гарнитуры с микрофоном. Рабочие созвоны часто проходят в формате просмотра картинки с монитора. Говорить по мобильному, зажимая его плечом - нормально один-два раза в день. Но когда у вас утром планерка, несколько рабочих совещаний - будет сильно напрягать. Руки должны быть на клавиатуре и мышке (тачпаде), на голове - наушники с микрофоном, с нормальным звуком.
- Наличие веб-камеры или камеры ноутбука. Сотрудника нужно видеть - на планерках, на разборе планов. Это теперь единственная возможность понять, живой он, трезвый, боевой дух или уже пора срочно реанимировать человека. Большинство сотрудников входит в ритм, только когда переоденется в офисную одежду, кстати. Домашним тоже проще объяснить, что «мама не в пижаме, значит, она занята работой»
- Кто еще пользуется этим ПК. Если это общий компьютер, на котором дети делают уроки на своей удаленке - то будет конфликт интересов, не всегда в пользу компании, кстати.
Хорошей практикой будет начать рабочий день с того, чтобы скинуть в общий чат отдела селфи на фоне рабочего места. Да, каждое утро. Да, в общий чат. Кто начинает хитрить про «у меня тут свет плохой», «я сегодня не выспался, не хочу вас пугать» - звоночек, что что-то идет не так.
Софт
У вас есть мысль, что при переходе на удаленку нужно поставить подчиненным программу по контролю открытых приложений на компьютере? «Буду знать, сколько он сидит в социальных сетях, пусть программа делает скриншоты и присылает мне». Упс, но эта история обходится на раз. Найдется ПО, которое будет накручивать километры движений мышки, открывать нужные окна. Вопрос с исполнительностью сотрудника решается по другим точкам контроля, мы рассмотрим это дальше.
Более важно, что у вашего коллеги бы стоял софт, который позволит ему выполнять свои функции. Главное правило - доступ лицензия на ПО является собственностью компании. Вы должны иметь возможность зайти в учётку сотрудника, например, в случае его дневной пропажи и посмотреть, что там в его сеансе было или не было. Личных учёток быть не должно (только в случае привязанных к телефону). По всем сотрудникам должна быть таблица сервисов с доступами, она должна быть именно у вас. Сотруднику нужно отправить инструкцию по установке на каждое ПО, с контактом ответственного, кого дергать в случае поломки.
Рассмотрим ПО, которое почти наверняка должно быть в этой таблице
- Клиент телефонии (при использовании таковой). Тут у каждого свое ПО, что используете, то и требуйте на установку.
Например: PhonerLite, Zoiper и т.д.
- Подключение к удаленному рабочему столу. В соответствии с правилами вашей безопасности - RDP, VPN, логин и пароль. Не рекомендуется использовать тонкий клиент 1С, установленный на ПК сотрудника - как по причине не самого стабильного интернета, так и по причине безопасности данных.
Например: mstsc.exe (входит в состав Windows), RD Client (для Mac OS) и т.д.
- Программа для создания скриншотов и записи коротких видео. Убираем «а вот тут у меня, ну не так это самое» - сделали скрин, нарисовали стрелку скинули ссылку на скрин, получили ответ.
Например: monosnap.com
- Общие папки, документы - в идеале, их не должно быть вне вашего сервера. Если сервер не позволяет поставить ПО для работы с содержимым, то используем облачные сервисы и файловые хранилища. Учетные записи для подключения сотрудников должны быть не личные, а специально созданные для компании. Например, пользуетесь гуглом - создайте сотрудникам учетки, выдайте пароли и логины, на эти учетки подключите доступ к папкам и файлам.
Например: docs.google.com, Яндекс.Диск
- Мессенджеры. Соблазн провести день в обсуждениях в разных чатах будет просто огромен. Это же как круто - вроде и не работаешь, но у всех ощущение, что ты прямо незаменим. Решение очень простое - убрать оповещения с чатов-флудилок, оставить оповещения в чатах по экстренным вопросам. Какие чаты должны быть и как с ними работать:
- В мессенджере сотруднику нужно заменить ник на свое имя. Не должно быть @nagibanor87, меняем на @Фамилия_Имя
- У каждого отдела должно быть два чата: для общих вопросов и для срочных. Например: «Продажи: Общие вопросы», «Продажи: Срочно». В первом выключаем уведомления - сюда пишем по всем несрочным вопросам, реакция до 2-3 часов. Во втором оставляем включенными уведомления, но пишем сюда только если не узнать о написанном может потенциально дорого стоить, реакция до 10 минут. «Общие вопросы» достаточно просматривать 2-3 раза в день, «Срочно» - как только есть сообщение.
- Запрещено передавать логины, пароли и прочие доступы в незащищенных каналах чата. Если вы передаете сообщение через чат, то это должен быть, например, приватный чат в телеграм с удалением через 1 час. Все, что находится на устройстве сотрудника, может увидеть сосед, друг, прохожий в коворкинге - лишний риск по утечке данных компании не нужен.
- Основное правило чата - не должно быть вопросов без ответов. Если есть вопрос «Сергей, а когда будет доступ на сайт?», то нельзя просмотреть вопрос и через час ответить «Готово», обязательно сначала пишем «Занимаюсь сейчас». Собеседник должен понимать ответную реакцию, а не превращать чат в рассадник «???» от инициатора вопроса.
- Если не получается договориться в чате за 3-4 сообщения, то переходим к голосовому общению - в зум или скайп
Например: skype.com, telegram.org
Программа для голосовых переговоров - скачиваем скайп или zoom (бесплатные только 40 минут или 18$ за аккаунт инициатора совещания). Зум меньше лагает, стабильнее картинка и звук. Скайп бесплатный. Запись встречи могут сохранять оба. Это ПО нужно, чтобы проводить планерки по утрам, совещания, показывать экран при вопросах и разборах полетов. Важно делать именно видео вызовы - нужно не забывать, как выглядит собеседник и понимать «вопросов нет» - это реально нет вопросов или «что происходит, спасите».
Это ПО - замена живых встреч. Именно для него у всех должны быть камера и нормальная гарнитура. Руководитель каждого отдела должен дважды в день проводить зум или скайп коллы с отделом на 15-20 минут.
Формат утреннего звонка:
- Планы на неделю
- Какие показатели нужно получить на конец месяца, что из них должно получиться на этой неделе
- Как будут достигнуты эти показатели
- Обсуждение задач
- Статус задачи (обсуждаем задачи, которые сейчас в работе и их сроки)
- Проблемы, которые нужно решить для выполнения
- Показатели недели - в зависимости от того, что входит в обязанности сотрудника, нужно получить в цифрах результаты работы (задач сделано, КП выставлено и т.д.) и дать корректировку действий
- По завершению общения, сотрудник фиксирует результаты обсуждения в системе учета (или в личку руководителю)
Формат вечернего звонка
- Обсуждаем утреннее сообщение и прошедший рабочий день
- что получилось
- что нет
- как сделать так, чтобы получилось.
Например: zoom.us, skype.com
Программа для записи видео с экрана
Вам теперь предстоит стать «техноблоггером» с небольшой аудиторией в размере количества подчиненных. Как установить зум, как пользоваться новой кнопкой в 1С - все лучше записывать на видео и размещать в базу знаний. Для записи видео с экрана вам нужно соответствующее ПО, например Camtasia. Сразу может выложить ролик на youtube, останется только поделиться ссылкой. Важно, что это ПО нужно только тем, кто делает уроки, туториалы и т.д., всем ставить его не нужно.
Например: camtasia.com
Контроль сотрудников
Давайте разделим термины. «Контролировать» - оказывать сотруднику услугу по выдаче управляющих воздействий на его работу. «Мониторить» - смотреть отчеты и не давать обратную связь. В режиме удаленки «мониторить» становится дорого - представьте, вы увидели, что количество квалификаций лидов стало меньше и ушли с этой информацией, не дав обратной связи. Вы увеличили стоимость «незавершенного производства», добавив туда свое время. Правильно в этом случае обсудить с сотрудников в формате «что ты будешь с этим делать». Кстати, даже в случае, когда показатель находится в зеленой зоне - обратная связь должна быть всегда.
Как уже писал выше, нет смысла медитировать на скриншоты рабочего стола сотрудника, какие сайты он посещает. Контролируем то, что ставим сотруднику в оплату. Окладная часть подразумевает контроль процесса, сдельная - контроль результатов. Нельзя контролировать что-то одно, правильный процесс даст нужный результат. Разберемся с каждой частью
Контроль результата
Результат, это то, что компания покупает у сотрудника. Вы покупаете не «количество лидов», а «минимальную стоимость продажи», не «написанную статью», а «выгруженную статью на сайт». Если учета правильных целевых показателей на сегодня нет, то пока стоит смириться с этим и отложить их внедрение на момент после того, как «удаленка заработает» без скрипа. Любой показатель лучше его отсутствия - даже если у вас есть безликое «Количество выполненных задач», то пока ориентируемся на него.
Контроль процесса
Здесь проще, нужно смотреть всего один момент
- рабочий день сотрудника. Не должно быть пропусков больше 10 минут (кроме перерывов), не должно быть затрат времени больше, чем должно было быть отведено на задачу. В вечернее обсуждение как раз проговариваем картину дня. У нас в 1С это выглядит вот так:
Теперь вы вооружены :)
Удаленка - это не так страшно, как кажется. Просто немного другой формат взаимодействий, отчетности и профилей сотрудников. Поставьте звездочку (добавьте в избранное), нажмите "Подписаться" напротив нашего профиля вверху статьи - скоро добавим еще материалов по регламентирующим документам на удаленке и о том, как подготовить Вашу 1С.
Хороших процессов!
