Необходимость перехода с одного программного продукта на другой может быть обусловлена различными причинами: отсутствие в используемой программе необходимых возможностей, низкое качество обслуживания продукта или стоимость сопровождения, перспективы консолидации данных в единый массив в вышестоящем органе и т.д. Процедура межпрограммного перехода состоит из нескольких этапов:
- поиск поставщика и сопровождающей организации;
- установка новой программы и перенос данных из старой (конвертация);
- настройка выходных форм форматов выгрузки и обмена;
- обучение персонала.
Процесс перехода – это не только факт смены учетного приложения, но и возможность избавиться от накопленных ошибок, пересмотреть учетные принципы, возможно даже произвести организационно-структурные изменения (пересмотреть зоны ответственности бухгалтеров, состав и численность бухгалтерии) Решение о переходе на новый программный продукт должно быть подкреплено финансово и повлечь за собой оптимизацию учета, качественно изменить работу бухгалтерии. На практике качество перехода существенно зависит от организации, непосредственно осуществляющей процесс. Лучший вариант, когда организация, подрядившаяся произвести перевод бухгалтерии на новый программный продукт, в дальнейшем будет сопровождать переводимое учреждение. По опыту работы в данной сфере можно заметить, что успех во многом зависит от рядовых работников бухгалтерий, которые способны проконтролировать результаты конвертации на промежуточном этапе, о котором пойдет речь в дальнейшем.
Рассмотрим несколько понятий, встречающихся по тексту статьи:
- Конвертация – процесс переноса данных из одной базы данных (БД) в другую. В данном контексте мы будем рассматривать конкретное понимание конвертации, так сказать практическое её применение для переноса бухгалтерских и расчетных данных между платформами «Парус» и 1С;
- Субконто – уровень аналитического учета. Является более предпочтительным инструментом разделения учета, чем формирование дополнительных субсчетов;
- Платформа – оболочка программного продукта, в среде которого исполняется программный код конфигурации (1С) или набора программных файлов (Парус)..
Для более глубокого понимания необходимости применения сложных методик и алгоритмов обработки данных требуется рассмотреть основные отличия платформ «Парус» и 1С. Обе программы занимают большую долю рынка бухгалтерских приложений, и трудно сказать; какая программа лидирует. Мы не будем рассматривать конечный уровень (программный интерфейс), а разберем файловую структуру двух платформ. 1С версии 7.7 и «Парус» до версии 7 хранят свои данные в DBFфайлах с кодировкой WIN-1251 (WIN версия Паруса), что значительно упрощает непосредственный доступ к файлам «Парус» из конфигурации 1С через объект XBase. Структура файлов Паруса достаточно документирована и идет в комплекте поставки/ Парус версии 7 хотя и реализован под Windows не претерпел существенных изменений на уровне хранения данных и также использует файлы DBF формата. 1С с платформы 8 начал использовать собственный файловый формат хранения данных или подключение к внешним СУБД.
«Парус» в DOS версии имел различные наборы файлов для бухгалтерии и зарплаты, в WIN версии база единая. В связи с этим структура и состав файлов в корне изменена, но наблюдается единый подход во взаимосвязях данных и основных картотеках..
Основной проблемой при переносе данных является несоответствие структур БД-источника и БД-приемника, что приводит к необходимости проведения следующих операций:
- дробления (разделения данных), находящихся в одном поле на несколько фрагментов;
- преобразования данных;
- фильтрации по различным критериям;
- конкатенации строк при объединении полей;
- сбора и анализа данных по связанным таблицам.
Работы по конвертации можно разбить на несколько технологических этапов, трудозатраты по которым зависят от объема и сложности переносимой информации:
1) анализ состава и структуры переносимой информации (зависит от установленной версии программы «Парус» и объема базы данных);
2) выявление типовых ошибок ввода данных и настройка автоматической фильтрации некорректной информации;
3) отработка зависимостей и выбор варианта более полного переноса информации;
4) тестовые выгрузки и отбор записей, не удовлетворяющих условиям уникальности (дублирование ИНН контрагентов, БИК банков, инвентарных номеров ОС);
5) настройка таблицы перекодировки справочной информации и классификаторов (единицы измерений ТМЦ, адреса и т.п.).
Следует учитывать также повышенную тягу пользователей Паруса к расширению плана счетов, для целей организации аналитического учета не в результате применения дополнительных уровней аналитического учета в виде субконто, а путем ввода субсчетов. Кстати такую методику опытные пользователи Паруса переносят и на 1С, пытаясь «упростить» себе жизнь правкой плана счетов.
В связи с этим для корректного переноса данных нужен промежуточный этап визуализации собранной информации с целью анализа корректности переносимых данных, до непосредственной записи этих данных в базу 1С. На этом этапе данные представляются по разделам учета: ОС, ТМЦ, контрагенты, сотрудники и т.п. с возможностью формирования печатных форм списков и ведомостей. Этап сверки нужен также в связи с тем, что в процессе эксплуатации Паруса в базах данных могут накопиться различные ошибки и некорректности, которые отрицательно повлияют на результат конвертации. Технологически промежуточный этап моделируется конвертером путем заполнения первичными данными таблиц значений, допускающих анализ, правку и сохранение в виде временных текстовых файлов.
Для каждой типовой конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия государственного учреждения и Зарплата и кадры бюджетного учреждения – разработаны конвертеры, выполненные в виде внешних обработок и учитывающие нюансы структуры конкретной конфигурации 1С. Загрузка данных в конвертер производится путем прямого подключения к файлам базы данных Парус в режиме «только чтение» и выборки из них необходимой для конвертации информации.. Подключение к базам ПП «Парус» может производится в соответствии с их исходным размещением и не затрагивает каким-либо образом первичную информацию. Технологически алгоритмы разбиты на две группы: это загрузка данных из файловой структуры ПП Парус (достаточно стабильная, не подверженная частым доработкам и изменениям часть программы) и выгрузка данных в ПП 1С. Вторая часть алгоритмов имеет большую вариативность и зависит от целевой конфигурации 1С. Также следует упомянуть постоянно совершенствующийся блок тестовой отчетность, включенной в конвертер для целей сверки промежуточных результатов, упрощения настройки соответствий и анализа загруженной из Паруса информации.
На этапе загрузки данные частично обрабатываются и разносятся по тематическим таблицам с определением зависимостей и установкой соответствий. Предварительные таблицы конвертации могут сохраняться в виде текстовых файлов для ускорения процесса конвертации в случае необходимости изменения настроек конвертации или проведения повторных переносов данных, например: при невозможности в перехода на 1С в установленных сроки. Также сохраняются настроечные таблицы соответствий уже сконвертированных данных (например: кадровая информация сотрудников ли настройки соответствия видов расчетов).
Конвертация данных не требует изменения или доработки типовых конфигураций, но может учитывать доработки заказчика путем расширения функционала соответствующего конвертора или путем создания дополнительных обработок переноса.
Работы по конвертации данных непосредственно зависят от объема переносимой информации в связи с естественно вероятным ростом количества ошибок ввода данных, наличием дублирующихся записей и необходимостью анализа информации для определения соответствий учетных элементов и выбора методики наиболее эффективного переноса данных. Также при больших объемах информации значительно увеличивается время непосредственно затрачиваемое на конвертацию данных, особенно это заметно при переносе оборотов или расчетных данных за период год и более.
