Гармония порядка и гибкости

Принято считать, что жизненный цикл любой компании схож с жизненным циклом человека: вначале преобладает внутренняя гибкость, важные решения принимаются легко и быстро, вектор развития способен вращаться сродни флюгеру на ветру. Освоить новый музыкальный инструмент или начать говорить на новом иностранном языке для школьника — задача нескольких недель. Аналогично и молодая компания с легкостью реализует новые, смелые идеи своих сотрудников или руководителей, безболезненно подстраиваясь под изменения конъюнктуры рынка.

С годами же появляются внутренние правила, порядки, убеждения, которые помогают упорядочить и структурировать жизнь. Эти правила позволяют убрать необходимость в ответах на частые вопросы и обозначить четкие механизмы решения той или иной жизненной ситуации. И чем старше становится компания или человек, тем меньше становится гибкости, а правил больше. По итогу, компания на закате «пенсионного возраста» теряет всякую способность на быстрое изменение, что губительно при резких порывах внешнего ветра.

Но достаточно теории менеджмента, давайте рассмотрим примеры из жизни. Практически любая компания, которая ставит перед собой задачу автоматизации финансового учета, начинает с разработки 2 основных отчетов: фактического БДДС (бюджет движения денежных средств или Cash-flow) и фактического БДР (бюджет доходов и расходов или P&L). И если про первый отчет написано и разобрано уже, наверное, все, практически любой рядовой пользователь даже без навыков программирования, но при наличии желании и упорства сможет в режиме Предприятия настроить данный отчет с помощью типовых инструментов 1С:УПП, 1С:ERP или даже 1С:УХ. Специальных решений данной задачи, которые позволяют детализировать данный отчет, еще больше. То с автоматизацией БДР на крупном предприятии часто возникает одна совершенно неявная проблема.

Для понимания контекста давайте еще немного теории, но уже экономической. Бюджет доходов и расходов — это отчет, показывающий фактические, как ни парадоксально, доходы и расходы компании по начислениям за прошедший период. И расходная его часть строится на основании документов затрат — приобретениях/поступлениях товаров и услуг, которые вводятся на основании первичных бухгалтерских документов. Однако оригиналы или электронные версии этих первичных документов передаются поставщиками услуг не всегда сразу (чаще — всегда не сразу), особенно, если услуга была оказана в заключительные дни прошедшего месяца.

Выходит, что мы сделали все настройки отчета в программе, готовы в любой момент сформировать отчет, но вынуждены ждать предоставления «первички» от поставщиков услуг, даже если стоимость этих услуг нам или известна, или может быть достаточно точно спрогнозирована (аренда, коммунальные услуги и прочие регулярные платежи). Бухгалтерия вряд ли станет вводить документ поступления/приобретения товаров и услуг без документального основания данной операции. И все бы ничего, если бы не основные заказчики самого факта БДР.

Финансовый директор/Генеральный директор/Акционеры/Учредители (нужное подчеркнуть) хотят видеть отчет по прошедшему месяцу максимально быстро, чтобы при необходимости вовремя принять важное управленческое решение. Ведь ждать вторую, а то и третью декаду месяца, следующего за отчетным, чтобы получить необходимую информацию, захочет далеко не каждый руководитель. А значит, автоматизация данного отчета в 1С совершенно не позволяет сократить сроки его подготовки.

Получается конфликт правил и гибкости, который описывался в начале статьи: вводить документы в программу без оснований нельзя, это нарушение правил бухгалтерского учета, но и получать столь важный отчет с опозданием тоже нельзя, это нарушение гибкости компании в части оперативности принятия решений. И вроде бы кажется, что решение данной дилеммы скорее лежит в плоскости методологии учетной политики или в договоренности между руководителями двух подразделений, однако есть одно техническое решение данного вопроса.

Метод условных начислений или аккруалы (от англ. Accruals) — методика ввода в программу прогнозных расходов до получения первичных бухгалтерских документов. Аккруалы идентичны привычному документу поступления/приобретения товаров и услуг, но не делают проводки по балансовым счетам бухгалтерского учета (проводки в данном случае происходят либо по счетам управленческого учета, либо по забалансовым счетам бухгалтерского учета). И все, что остается — настроить сбор БДР таким образом, чтобы данные из аккруалов в него попадали. А когда первичные бухгалтерские документы все же поступят в бухгалтерию, останется только снять с проведения аккруал и ввести полноценный ПТиУ, информация в фактическом БДР изменится незначительно или вообще не изменится. Безусловно для массового создания аккруалов и их связи с документами поступления логично разработать удобный АРМ, который исключит возможность задвоения начисленного расхода и искажения информации в БДР.

Таким образом, преимуществом ведения метода условных начислений является одновременно и соблюдение правил ведения бухгалтерского учета, и сокращение сроков подготовки управленческой отчетности. Реализовать такую доработку можно в любой типовой конфигурации 1С, взяв за основу типовой документ поступления/приобретения товаров и услуг и изменив необходимые проводки и движения по регистрам.

В итоге мы рассмотрели частный случай, который поднимает более важный общий вопрос: а должны ли технические решения в 1С решать подобные не технические вопросы компании, как думаете?