Бизнес как на ладони: как мы внедрили управленческую отчетность в дистрибьюторской компании

26.04.23

Функциональные решения - Управление проектом (PMO, EPM)

Успешен ли бизнес, где его слабые места, а где — возможности для роста? Корректно отвечать на эти вопросы, опираясь на данные управленческой отчётности. О том, как мы внедрили «1С:УТ» и настроили качественный управленческий учёт, — в нашем кейсе.

Клиент — дистрибьютор продуктов питания, произведённых в Грузии и РФ.

Количество площадок — склады в 4 городах.

Количество сотрудников — 30+.

Количество АРМ — 30.

Количество документов в месяц — 2000.

Количество SKU — 500.

Качественная управленческая отчётность — именно с таким запросом обратился к нам заказчик. Без неё компания не могла анализировать свою деятельность, выявлять причины убытков и потенциальные точки роста. Проблемой была и дебиторская задолженность со стороны контрагентов, контролировать которых «вручную» по причине их количества было крайне трудозатратно.

Для решения поставленной задач предстояло перейти с устаревшей системы на более современную — «1С:Управление торговлей» 11.4.

Помимо этого, необходимо было адаптировать печатные формы, настроить работу с кассами, выполнить интеграции со сторонним ПО и сделать программу более удобной для пользователей. О том, что получилось, — ниже.

 

Внедрение глазами руководства: всё под контролем

  • Отчёты по доходам и по расходам. Мы доработали конфигурацию, чтобы она учитывала не только торговые затраты, но и другие (аренду, интернет, производство образцов, представительские услуги). Кроме того, придумали, как отражать в учёте и зарплатные расходы, несмотря на то, что в «1С:УТ» нет нужного блока. Для этого сотрудники заводятся в программу как контрагенты, а оклад — как услуги (например, работа за июнь). Оплата сотрудникам фиксируется с соответствующей статьёй затрат. Это позволяет сводить баланс и передавать информацию в отчёты, чтобы директор чётко видел, сколько было потрачено на зарплату, а доходы и расходы предприятия анализировались комплексно.
  • Отчёт по задолженностям. У заказчика — большая база клиентов, в том числе сетевых: количество точек у них измеряется десятками и сотнями. Следить за взаиморасчётами со столькими контрагентами сложно, но необходимо, особенно когда речь идёт о задолженностях. Чтобы облегчить эту задачу, мы разработали отчёт по задолженностям клиентов в разрезе торговых точек. Допустим, у компании-клиента 10 торговых точек. 7 из них платят исправно, а 3 — задерживают оплату. С помощью отчёта можно оценить платёжную дисциплину, а после принять меры: вынести предупреждение, поставить точку на контроль или вовсе расторгнуть с ней отношения. Работа с отчётом позволила повысить собираемость денег и сделала прогнозирование денежных потоков более эффективным.

 

 

  • Отчёт по оборачиваемости товаров. В нём можно по периодам проследить, как та или иная позиция продавалась в прошлом и продаётся сейчас. А используя фильтры, данные легко сравнивать по бизнес-направлениям, городам и клиентам — как компаниям, так и конечным точкам. Благодаря этому руководители могут быстро увидеть невостребованные товары и вывести их из оборота или связаться с клиентами и узнать, почему те перестали их закупать. Или наоборот: выявить ходовые позиции и увеличить объём их закупок. Всё это положительно сказалось на оборачиваемости товаров.

 

Внедрение глазами пользователей: преодолевая трудности

У детализированной управленческой отчётности в 1С есть и другая сторона — рост требований к цифровым компетенциям пользователей.

Так, например, сотрудникам заказчика нужно было освоить новый способ работы с сетевыми клиентами. Чтобы смотреть данные по компаниям и точкам отдельно, требовалось разделять их в системе на партнёров и контрагентов (к одному контрагенту могут относиться несколько партнёров). С одной стороны, это делало работу с сетевиками эффективной: директор мог звонить в магазины и предлагать новые условия, не дожидаясь, пока «отвалится» вся сеть. С другой стороны, сотрудники должны были научиться обрабатывать заказы иначе: ранее они выбирали в программе конкретную точку, не задумываясь, кому она принадлежит.

Кроме того, возникали сложности с закрытием месяца. Они были связаны с большим объёмом продаж и передач товаров, необходимостью разводить оптовые и розничные операции, а также оформлением ГТД на импортные товары.

Справиться с трудностями помогло обучение пользователей, которое мы проводили в индивидуальном формате в офисе заказчика, а также постоянная техподдержка со стороны нашей команды. В результате мы помогли пользователям освоить новую функциональность, научили корректно вносить данные, закрывать месяц, смотреть рентабельность и валовую прибыль по крупным и мелким клиентам.

Ещё один интересный момент. В системе, которой ранее пользовалась компания, была выстроена сложная иерархия папок с контрагентами: регион → город → компания → юрлицо → торговая точка. Пользователи привыкли к этой структуре и хорошо знали, в какой папке — какие клиенты. В «1С:УТ» 11 повторить такую иерархию типовыми средствами нельзя. Чтобы не заставлять менеджеров переучиваться, мы придумали, как визуализировать структуру в интерфейсе 1С. Для этого мы ввели дополнительный реквизит «Каталог» для всех клиентов. Из реквизитов выстроили целое дерево значений, где каждый реквизит ссылается на определённую ветку. В результате пользователь может настроить вид просмотра на основе группировки по реквизиту и увидеть привычную иерархию папок. Это облегчило работу менеджерам и сократило время на обучение.

Сергей Богатырёв, программист и аналитик 1С

 

 

Что ещё: выполненные интеграции

  • Интеграция с аптечными сетями. Клиент поставляет воду в аптечные сети. Многие из них довольны масштабны — до нескольких сотен точек. Работа производится через специальную программу, куда аптечная сеть добавляет заказы. С помощью интеграции мы сократили время на выгрузку и обработку заказов в 1С (более сотни заказов в день).
  • Интеграция с ЕГАИС. Вместе с программистами ЕГАИС настроили и поддерживали систему отражения и продажи алкоголесодержащей продукции.
  • Интеграция с Контур.EDI. Часть клиентов заказчика ведёт дела «на бумаге», часть — через Контур. Чтобы обмениваться документами было удобнее, выполнили интеграцию, позволяющую пользователям работать в одном окне.


***

Переход на «1С:УТ» 11.4 помог предприятию выйти на качественно новый уровень управления.

По результатам внедрения руководство имеет постоянный доступ к актуальным сведениям о текущем положении дел во всех необходимых разрезах, проводит диагностику и корректировку бизнес-процессов и достоверно прогнозирует результаты деятельности, а сотрудники экономят время на рутинных операциях.

См. также

Я - ЗУПер! Часть 4. Проблемы, возникающие при заключении договоров

Внедрение ИТ-системы Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Бесплатно (free)

В первой части рассмотрели компетенции специалиста в сфере ЗУП, во второй классификацию проектов и задач на проектах. В третьей статье рассмотрены плюсы и минусы специализации на одной предметной области в разрезе сложности выполняемых задач и прогнозируемого (ожидаемого) качества работы. Также рассмотрены проблемы трудоустройства. Именно эту тему мы продолжим развивать в данной статье.

07.08.2023    3734    biimmap    43    

45

Внедрение крупного проекта на ERP 2.5 с применением методических решений из УПП 1.3 и обеспечением товаров с разных складов с учетом серий

Управление проектом Внедрение ИТ-системы Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Оптовая торговля, дистрибуция, логистика Россия Бесплатно (free)

В 2021 году начали проект в дистрибьюторской компании. Имели большой опыт внедрения УПП, но периодически возникали вопросы. Зачем что-то придумали в ERP, что стало менее удобнее, чем было в УПП? Почему нельзя было взять лучшие идеи из УПП и ERP и скрестить их? А идея, что обеспечение нужно выносить из заказов, с каждым новым проектом находила все большее подтверждение. В итоге на этом проекте удалось применить лучшие (на мой взгляд) методические решения, которые мне довелось внедрять в конфигурациях УПП и ERP, в т.ч. подход, что реагировать нужно только на важное (то, как на заре появления ERP Фирма 1С ее позиционировала).

05.07.2023    12306    ASchekachev    36    

47

Трекер задач

Управление проектом (PMO, EPM) Платформа 1С v8.3 Россия Управленческий учет Абонемент ($m)

Еще один трекер задач для 1С, но реализован на html + css + js. Успешно используется в собственной срм в повседневной работе. Конфигурация написана на базе БСП 3.1.5.306.

2 стартмани

24.04.2023    6412    50    andrybar    16    

57

Я - ЗУПер! Часть 3. Ошибки работодателей и соискателей. Плюсы специализации на одной предметной области

Внедрение ИТ-системы Платформа 1С v8.3 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Бесплатно (free)

В первой части рассмотрели компетенции специалиста в сфере ЗУП, во второй классификацию проектов и задач на проектах. В этой статье рассмотрим плюсы и минусы специализации. Для каких проектов нужна специализация в одной предметной области, а для каких, конечно, это невыгодно. Рассмотрим это в разрезе сложности выполняемых задач и прогнозируемого (ожидаемого) качества работы.

19.04.2023    3551    biimmap    37    

57

Как я писал ТЗ на внедрение 1С:ERP

Управление проектом (PMO, EPM) Управление производством (МES) Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Абонемент ($m)

Данная публикация несёт ретроспективный характер, в которой я постараюсь продемонстрировать аналитическую работу при разработке технического задания на внедрение 1С: ERP. Указание конкретного продукта - 1С:EPR - в какой-то мере имеет значение, так как местами буду я опускаться в его технические особенности и описывать сложности, с которыми сталкивался. То есть технику и технологии буду комбинировать с методологией, чтобы картина была более полной. Буду выдерживать конфиденциальность, поэтому реальные цифры упразднены или изменены, а деловые разделы будут изложены общей практикой без коммерческих деталей.

1 стартмани

13.04.2023    9951    Ingraf    20    

71

Я - ЗУПер! Часть 2. Классификация проектов и задач

Внедрение ИТ-системы Платформа 1С v8.3 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Бесплатно (free)

В первой части рассмотрели компетенции специалиста в сфере ЗУП. В этой статье рассмотрим классификацию проектов и задач на проектах. Классификация построена на моём личном опыте длиною в 20 лет. На неё будем опираться в третьей части статьи.

13.04.2023    2601    biimmap    14    

34

KANBAN (Доска задач)

Управление проектом (PMO, EPM) Платформа 1С v8.3 Россия Бесплатно (free)

Все началось с того, что в одной организации руководители захотели сделать мою работу прозрачной и создали доску Jira с простым функционалом, и я решил внедрить ее в свою работу. Доска с задачами мне очень понравилась. Я к каждой задаче привязывал свой каталог на локальном ПК, в котором размещал исходники (обработки, текст и пр.), в проекте каждую доработку вел в рамках номера задачи и для руководителей моя работа стала прозрачней. Было сразу видно, какой задачей я занимаюсь и что делаю в данный момент.

07.03.2023    6668    218    cheshirshik    50    

45

Управление запасами – инструменты 1С:ERP

Логистика, склад и ТМЦ Внедрение ИТ-системы Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Управленческий учет Бесплатно (free)

На митапе «1С:ERP Важные аспекты комплексной автоматизации» выступил ведущий аналитик Инфостарта Евгений Саввиных. Евгений рассказал, какие механизмы 1С:ERP позволяют планировать развитие производства с учетом рисков и ограничений, накладываемых складскими и производственными мощностями, графиком поставок сырья и обеспечением денежных средств в компании.

10.01.2023    3180    user799587    8    

23
Оставьте свое сообщение