Бизнес как на ладони: как мы внедрили управленческую отчетность в дистрибьюторской компании

26.04.23

Функциональные - Управление проектом (PMO, EPM)

Успешен ли бизнес, где его слабые места, а где — возможности для роста? Корректно отвечать на эти вопросы, опираясь на данные управленческой отчётности. О том, как мы внедрили «1С:УТ» и настроили качественный управленческий учёт, — в нашем кейсе.

Клиент — дистрибьютор продуктов питания, произведённых в Грузии и РФ.

Количество площадок — склады в 4 городах.

Количество сотрудников — 30+.

Количество АРМ — 30.

Количество документов в месяц — 2000.

Количество SKU — 500.

Качественная управленческая отчётность — именно с таким запросом обратился к нам заказчик. Без неё компания не могла анализировать свою деятельность, выявлять причины убытков и потенциальные точки роста. Проблемой была и дебиторская задолженность со стороны контрагентов, контролировать которых «вручную» по причине их количества было крайне трудозатратно.

Для решения поставленной задач предстояло перейти с устаревшей системы на более современную — «1С:Управление торговлей» 11.4.

Помимо этого, необходимо было адаптировать печатные формы, настроить работу с кассами, выполнить интеграции со сторонним ПО и сделать программу более удобной для пользователей. О том, что получилось, — ниже.

 

Внедрение глазами руководства: всё под контролем

  • Отчёты по доходам и по расходам. Мы доработали конфигурацию, чтобы она учитывала не только торговые затраты, но и другие (аренду, интернет, производство образцов, представительские услуги). Кроме того, придумали, как отражать в учёте и зарплатные расходы, несмотря на то, что в «1С:УТ» нет нужного блока. Для этого сотрудники заводятся в программу как контрагенты, а оклад — как услуги (например, работа за июнь). Оплата сотрудникам фиксируется с соответствующей статьёй затрат. Это позволяет сводить баланс и передавать информацию в отчёты, чтобы директор чётко видел, сколько было потрачено на зарплату, а доходы и расходы предприятия анализировались комплексно.
  • Отчёт по задолженностям. У заказчика — большая база клиентов, в том числе сетевых: количество точек у них измеряется десятками и сотнями. Следить за взаиморасчётами со столькими контрагентами сложно, но необходимо, особенно когда речь идёт о задолженностях. Чтобы облегчить эту задачу, мы разработали отчёт по задолженностям клиентов в разрезе торговых точек. Допустим, у компании-клиента 10 торговых точек. 7 из них платят исправно, а 3 — задерживают оплату. С помощью отчёта можно оценить платёжную дисциплину, а после принять меры: вынести предупреждение, поставить точку на контроль или вовсе расторгнуть с ней отношения. Работа с отчётом позволила повысить собираемость денег и сделала прогнозирование денежных потоков более эффективным.

 

 

  • Отчёт по оборачиваемости товаров. В нём можно по периодам проследить, как та или иная позиция продавалась в прошлом и продаётся сейчас. А используя фильтры, данные легко сравнивать по бизнес-направлениям, городам и клиентам — как компаниям, так и конечным точкам. Благодаря этому руководители могут быстро увидеть невостребованные товары и вывести их из оборота или связаться с клиентами и узнать, почему те перестали их закупать. Или наоборот: выявить ходовые позиции и увеличить объём их закупок. Всё это положительно сказалось на оборачиваемости товаров.

 

Внедрение глазами пользователей: преодолевая трудности

У детализированной управленческой отчётности в 1С есть и другая сторона — рост требований к цифровым компетенциям пользователей.

Так, например, сотрудникам заказчика нужно было освоить новый способ работы с сетевыми клиентами. Чтобы смотреть данные по компаниям и точкам отдельно, требовалось разделять их в системе на партнёров и контрагентов (к одному контрагенту могут относиться несколько партнёров). С одной стороны, это делало работу с сетевиками эффективной: директор мог звонить в магазины и предлагать новые условия, не дожидаясь, пока «отвалится» вся сеть. С другой стороны, сотрудники должны были научиться обрабатывать заказы иначе: ранее они выбирали в программе конкретную точку, не задумываясь, кому она принадлежит.

Кроме того, возникали сложности с закрытием месяца. Они были связаны с большим объёмом продаж и передач товаров, необходимостью разводить оптовые и розничные операции, а также оформлением ГТД на импортные товары.

Справиться с трудностями помогло обучение пользователей, которое мы проводили в индивидуальном формате в офисе заказчика, а также постоянная техподдержка со стороны нашей команды. В результате мы помогли пользователям освоить новую функциональность, научили корректно вносить данные, закрывать месяц, смотреть рентабельность и валовую прибыль по крупным и мелким клиентам.

Ещё один интересный момент. В системе, которой ранее пользовалась компания, была выстроена сложная иерархия папок с контрагентами: регион → город → компания → юрлицо → торговая точка. Пользователи привыкли к этой структуре и хорошо знали, в какой папке — какие клиенты. В «1С:УТ» 11 повторить такую иерархию типовыми средствами нельзя. Чтобы не заставлять менеджеров переучиваться, мы придумали, как визуализировать структуру в интерфейсе 1С. Для этого мы ввели дополнительный реквизит «Каталог» для всех клиентов. Из реквизитов выстроили целое дерево значений, где каждый реквизит ссылается на определённую ветку. В результате пользователь может настроить вид просмотра на основе группировки по реквизиту и увидеть привычную иерархию папок. Это облегчило работу менеджерам и сократило время на обучение.

Сергей Богатырёв, программист и аналитик 1С

 

 

Что ещё: выполненные интеграции

  • Интеграция с аптечными сетями. Клиент поставляет воду в аптечные сети. Многие из них довольны масштабны — до нескольких сотен точек. Работа производится через специальную программу, куда аптечная сеть добавляет заказы. С помощью интеграции мы сократили время на выгрузку и обработку заказов в 1С (более сотни заказов в день).
  • Интеграция с ЕГАИС. Вместе с программистами ЕГАИС настроили и поддерживали систему отражения и продажи алкоголесодержащей продукции.
  • Интеграция с Контур.EDI. Часть клиентов заказчика ведёт дела «на бумаге», часть — через Контур. Чтобы обмениваться документами было удобнее, выполнили интеграцию, позволяющую пользователям работать в одном окне.


***

Переход на «1С:УТ» 11.4 помог предприятию выйти на качественно новый уровень управления.

По результатам внедрения руководство имеет постоянный доступ к актуальным сведениям о текущем положении дел во всех необходимых разрезах, проводит диагностику и корректировку бизнес-процессов и достоверно прогнозирует результаты деятельности, а сотрудники экономят время на рутинных операциях.

См. также

Управление проектом (PMO, EPM) Комплексное управление ресурсами (ERP) Девелопмент Бизнес-аналитик Пользователь Руководитель проекта Платформа 1С v8.3 Управленческий учет Платные (руб)

Продукт предназначен для автоматизации архитектурных, проектных конструкторских бюро, инжиниринговых фирм, а также любых других малых предприятий, использующих управление проектами в своей деятельности, и позволяет обеспечить комплексный подход в реализации задач управления проектами и общефирменных задач. Продукт разработан на основе типовой конфигурации "Управление нашей фирмой", а также конфигурации "PM Управление проектами ПРОФ", разработанной по проекту 1С-Совместно, с сохранением всех основных возможностей и механизмов этих решений и использует все преимущества технологической платформы "1С:Предприятие" версии 8.3, обеспечивающей масштабируемость, открытость, простоту администрирования и конфигурирования. При разработке "1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой" был учтен опыт, накопленный при внедрении и эксплуатации продуктов линейки "1С:PM Управление проектами" более чем на 350 предприятиях различных отраслей и форм собственности.

55600 руб.

17.03.2022    11437    3    0    

7

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в конфигурации 1С:Бухгалтерия. Но что бывает, если такого бухгалтера перевести с 1С:Бухгалтерии на ERP? Об основных ошибках бухгалтера после перехода и роли аналитика в том, чтобы помочь бухгалтеру преодолеть трудности и изменить привычные паттерны, пойдет речь в статье.

15.05.2024    4319    0    TanyaRi    69    

26

Внедрение изменений Бесплатно (free)

Эта статья о том, как за годы практики мы в компании выстроили систему проектных подходов по корпоративным внедрениям 1C, и зачем она вообще нужна. Выделю основные проблемы этого процесса, подскажу решения и раскрою внутреннюю кухню нашего подразделения.

15.05.2024    5723    0    cesar    15    

49

Внедрение изменений Платформа 1С v8.3 1С:ERP Управление предприятием 2 Бесплатно (free)

Статья об основных зонах внимания и часто допускаемых ошибках при внедрении современных ERP-систем – «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:ERP.Управление холдингом».

27.04.2024    2171    0    user893825    0    

17

Анализ предметной области Анализ потребностей и поиск решений Внедрение изменений Бесплатно (free)

Для руководителей подразделений новые проекты вызывают желание получить максимальный эффект от реализации идей, а также опасения, верно ли выбран ориентир нововведений. О том, как справиться с трудностями, дойти до цели и внедрить 1С:ERP на производственном предприятии, ежедневно выпускающем десятки тысяч единиц готовой продукции, расскажем в статье.

30.01.2024    8133    0    user1578851    16    

23

Бизнес-анализ Платформа 1С v8.3 Сложные периодические расчеты 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.x Бесплатно (free)

В первой части рассмотрели компетенции специалиста в сфере ЗУП, во второй классификацию проектов и задач на проектах. В третьей статье рассмотрены плюсы и минусы специализации на одной предметной области в разрезе сложности выполняемых задач и прогнозируемого (ожидаемого) качества работы. Также рассмотрены проблемы трудоустройства. Именно эту тему мы продолжим развивать в данной статье.

07.08.2023    5386    0    biimmap    43    

57

Кейсы автоматизации Внедрение изменений Пользователь Платформа 1С v8.3 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Управленческий учет Бесплатно (free)

Стабильное качество выпускаемой продукции и ее соответствие нормативным документам (ТУ, ГОСТам, СМК) для активного предприятия является конкурентным преимуществом, так как оно подчеркивает, что на предприятии отлажены контрольные процедуры на входящее сырье, производство полупродуктов и готовой продукции, доставки. В своей практике я принимал участие во внедрении цифровых инструментов в сельском хозяйстве, где показателями зерна служат влажность, засоренность, крупность и т.д.; в металлургии — перед литьем в формы надо проверить сплав на содержания железа, алюминия, магния и т.д.; в кабельной промышленности в дополнение к физическим свойствам типа геометрии, длины, шероховатости, надо выдерживать и электротехнические показатели. 

22.05.2023    1692    0    Ingraf    1    

17
Оставьте свое сообщение