В современном мире автоматизация бизнес-процессов является ключевым фактором успеха для предприятий любой отрасли, и авиационная сфера не исключение. Эффективное управление персоналом, кадровый учет и расчет заработной платы – критически важные аспекты деятельности аэропорта, напрямую влияющие на его операционную эффективность и конкурентоспособность. Наряду с этим, все большее значение приобретает внедрение технологий искусственного интеллекта, способных оптимизировать самые разные аспекты работы аэропорта – от управления пассажиропотоком до обеспечения безопасности.
Региональный аэропорт – это сложный механизм, требующий слаженной работы множества подразделений. Поддержание этой структуры в рабочем состоянии невозможно без использования современных ИТ-решений. В одном из региональных аэропортов для управления кадровым учетом и расчетом заработной платы использовалась система «Галактика ERP». Однако, с течением времени, система перестала отвечать растущим требованиям бизнеса, а необходимость внедрения искусственного интеллекта для повышения эффективности стала очевидной.
Основной целью проекта стал переход на решение фирмы «1С». Требовалось создать комплексную автоматизированную систему управления персоналом, способную адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса и интегрироваться с другими системами.
Проект был нацелен на решение ряда ключевых задач:
- Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы.
- Повышение качества контроля этих процессов.
- Организация бесшовной передачи данных между системами.
- Оптимизация работы кадрового отдела и отдела охраны труда.
- Ведение учета в соответствии с действующим законодательством РФ.
- Сокращение рутинных операций.
- Создание базы для внедрения искусственного интеллекта в различные сферы деятельности аэропорта.
Использование «Галактика ERP» сопровождалось рядом серьезных проблем. Система оказалась недостаточно гибкой, сложной в поддержке и дорогостоящей в доработке. Среди основных недостатков можно выделить:
- Ограниченные возможности кастомизации. Любые изменения требовали привлечения разработчиков системы.
- Сложный программный код и ограниченный доступ к технической документации.
- Дефицит квалифицированных специалистов по «Галактика ERP».
- Сложная интеграция со сторонними информационными системами, что создавало риски ошибок и потери данных.
- Необходимость приобретения дополнительных модулей для автоматизации различных бизнес-процессов, при этом связь между модулями была слабой.
- Отсутствие возможности для эффективного сбора и анализа данных.
Анализ бизнес-процессов в области кадрового учета и заработной платы выявил следующие узкие места:
- Неструктурированная передача информации.
- Отсутствие автоматизации ряда функций, ведение учета в Excel.
- Дублирование информации и, как следствие, несопоставимость данных.
- Высокий риск ошибок и их распространения между сотрудниками.
- Ручной анализ данных и, следовательно, задержки в выявлении и решении проблем.
- Сложности с обновлением системы в соответствии с изменениями в законодательстве.
- Отсутствие единой платформы для сбора и обработки данных, необходимых для внедрения искусственного интеллекта.
Основываясь на анализе текущей ситуации и требований бизнеса, было принято решение о переходе на 1С:ЗУП КОРП. Этот выбор был обусловлен широкими функциональными возможностями системы, ее гибкостью, доступностью квалифицированных специалистов и активной поддержкой со стороны вендора. Важным фактором стала также возможность интеграции 1С:ЗУП КОРП с другими системами и создание единого информационного пространства.
Процесс внедрения был начат со сбора требований и анализа возможностей интеграции с системой «Галактика ERP». У заказчика были внедрены следующие модули учета системе «Галактика ERP»:
- Управление договорами
- Управление снабжением
- Управление сбытом
- Складской учет
- Управление производственной логистикой
- Расчеты с поставщиками и получателями
- Касса
- Финансово-расчетные операции
- Учет спецоборудования и спецоснастки
- Спецодежда
- Учет ОС
- Учет НМА
- Хозоперации
- Бухгалтерская отчетность
- Налоговый учет
- Управление розничной торговлей
- Управление персоналом
- Заработная плата
- Управление транспортом
- Обмен бизнес-документами
На этапе обследования техническим экспертом ГК Форус был проведен анализ возможностей интеграции системы «Галактика ERP» с внешними системами и 1С:ЗУП КОРП.
1. Анализ импорта/экспорта кадровых данных.
Кадровые данные выгружаются и загружаются в модуле «Обмен бизнес-документами». Меню «Каталоги» - «Картотека сотрудников»:
Весь импорт кадровыми данными выполняется через файл (xml, dbf, txt и т.п.). В окне настройки импорта кадровой информации доступно 22 таблицы.
Импорт данных каждой таблицы производится через свой файл. Можно указывать файлы не для всех таблиц. Тестирование механизмов импорта выполнялось на двух таблицах: «Физические лица», «Назначения и перемещения». Сначала надо выбрать файл, который хранится в каталоге на диске. После этого двойным щелчком по имени файла открывается окно сопоставления имен полей файла и реквизитов таблицы в Галактике:
Количество полей велико. В таблице «История изменений параметров назначений» колонок еще больше. Сопоставление каждого поля таблицы Галактики полю в файле удается выполнять только руками. Т.е. для каждого поля Галактики нужно руками выбрать имя колонки в файле. Для того, чтобы не создавать файл с таким количеством колонок вручную, сначала был выполнен экспорт данных одного сотрудника (файл). Затем в файле произведены ручные манипуляции (изменены ФИО, адрес, дата рождения и еще несколько полей) и измененный файл указан как источник данных для импорта.
Удалось загрузить в Галактику новое физ. лицо, данные о его основном приеме и совместительстве. Импорт в Галактику производился в две итерации. Первая – физ. лицо и история назначений с данными по совместительству. Вторая – в те же файлы добавлены данные истории назначений с данными о приеме на основное место.
Особенности реализации механизмов импорта в Галактике:
1.1. При загрузке данных физ. лица в Галактике каждый раз создается новая запись:
Т.е. поиск существующей записи по сотруднику в Галактике перед созданием новой не выполняется. Берется запись из файла и создается новая в Галактике. Т.е. уникальность записей в файле должна контролироваться в системе-источнике при создании этого файла. Выгружаться в файл должны записи только новых физ. лиц.
1.2. История изменений параметров назначений также создается новая при каждой загрузке:
В окне на рисунке выше в полях выводятся значения колонок выбранной строки таблицы истории назначений в нижней части окна.
1.3. В картотеке сотрудников создано две одинаковых записи, но дубли записей истории назначений выводятся в данных одного элемента. Хотя, визуально записи сотрудников никак не отличаются:
1.4. Записи таблицы «Лицевые счета» автоматически, при импорте сведений, создать не удалось. Т.е. при необходимости, их придется создавать вручную.
2. Анализ импорта/экспорта бухгалтерских проводок.
Бухгалтерские проводки выгружаются и загружаются в модуле «Обмен бизнес-документами». Меню «Операции»:
Перед проведением импорта вся справочная информация, присутствующая в файле обмена, должна быть создана/загружена в ИС Галактика ERP. Информация об этом указана в документации:
Команда «Импорт» открывает окно со списком настроек импорта. Весь импорт выполняется файл (xml, dbf, txt и т.п.). Созданы две настройки импорта для тестирования загрузки проводок из разных файлов:
Сама настройка выглядит как окно с двумя вкладками. Первая – настройки импорта:
Вторая – настройки соответствия полей Галактики полям в файле:
Текущая настройка была выполнена специалистом заказчика. Для примера структуры файла необходимо сначала сформировать файл экспорта с такими же колонками. При этом, было замечено, что аналитики в файлы экспорта могут грузиться по-разному. Либо строковыми представлениями, либо числовыми идентификаторами. Для выгрузки строковых представлений специалист Заказчика использовал механизм «формул» в настройках экспорта. Например, строковое значение аналитики (субконто) дебета выполнено следующим образом:
Описание этого механизма формул/выражений в технической документации к системе «Галактика ERP» отсутствует. В другой настройке экспорта оборотов указаны такие выгрузки кодов таблиц аналитики и значений аналитик:
При таких настройках в файл выгружаются числовые внутренние идентификаторы ссылок, которые хранятся в базе Oracle.
Поиск значений аналитики выполняется по значению «Код таблицы для аналитики…» и строковому представлению аналитики: «Кредит/Дебет Аналитика…». Такой способ поиска значений аналитик в существующих руководствах по импорту/экспорту данных найти не удалось. Возможно, нам была передана не вся техническая документация.
Файл, предоставленный специалистами Заказчика, был модифицирован техническим экспертом ГК Форус, изменены даты, значения аналитик, скопированы некоторые записи, чтобы проверить как загрузятся проводки с одинаковыми счетами и разными аналитиками.
При импорте Галактика группирует все записи файла по датам и загружает каждую дату в один документ «Бухгалтерская справка», у которого поле «Содержание операции» заполнено текстом «Импорт проводок». При изменении содержимого поля «Содержание операции», импорт проводок создает новый документ «Бухгалтерская справка». Кроме этого, в Галактике реализован функционал проверки существующих записей. В форме настройки импорта за это отвечает поле «Повторяющиеся документы». Есть три значения настройки этого поля – «Импортировать все», «Не присутствующие в базе», «Обновлять документы». При этом, есть разница понимания термина «документы». В импорте Галактики «Повторяющиеся документы» - это одинаковые записи в файле по ключевым полям. Экспериментально выяснено, что одинаковые записи для Галактики – это записи, у которых совпадают дата, счетДт, субсчетДт, счетКт и субсчетКт:
В таблице на рисунке система «Галактика ERP» считает одинаковыми строки 8 и 12, несмотря на отличающиеся подразделение (колонка PODRDT) и субконтоДт1 (Колонка DEBIT1).
В связи с этим, в зависимости от даты система «Галактика ERP» загружает проводки в два документа «Бухгалтерская справка» от 5.12.2024 и от 6.12.2024. Номера документов не заполняются:
В зависимости от настроек поля «Повторяющиеся документы» Галактика грузит данные следующим образом:
2.1 Значение настройки «Импортировать все».
Каждый раз данные импорта добавляются в существующую бухгалтерскую справку. Т.е. одинаковых записей будет столько, сколько раз был выполнен импорт данных из одного файла импорта:
На рисунке в зеленой рамке результат первого импорта, ниже – второго. Записи полностью повторяются.
2.2 Значение настройки «Не присутствующие в базе».
Загружаются только те проводки, которые по описанным выше ключевым полям не найдены в базе Галактики:
Как видно, не загружена последняя проводка с суммой 6 200,73. Хотя в файле у нее другое подразделение и другое субконто Дт1.
2.3 Значение настройки «Обновлять документы»:
Поведение аналогично предыдущей настройке, за тем исключением, что дубли проводок не отсекаются, а значение СУММЫ из них записывается в найденную «такую же» запись. Слово «СУММЫ» специально выделено, т.к. обновляется только она. Значения аналитик остается из «такой же» найденной записи:
На рисунке видно, что в выделенной строке заполнена сумма из ПОСЛЕДНЕЙ строки файла, а аналитика не изменена.
Выводы:
Сколько бы настроек из скольких бы файлов ни создавалось для импорта, Галактика все равно все содержимое группирует по датам, создает/находит по этим датам документы «Бухгалтерская справка» и пишет проводки из файлов в эти справки. Реально можно использовать только настройку «Импортировать все», т.к. при отражении заработной платы в бухгалтерском учете много проводок с одинаковыми счетами и разными аналитиками (тем более, подразделениями). При этом, нельзя будет ПЕРЕЗАГРУЗИТЬ проводки за один день. При обнаружении ошибок/изменении отражения заработной платы в бухгалтерском учете, придется сначала очищать бухгалтерские справки за этот день и грузить по новой с нуля. Иначе, будет неконтролируемое разрастание дублей проводок. При этом, предусмотрена возможность импорта проводок частями. Для этого, в созданных бухгалтерских справках нужно изменить содержимое поля «Содержание операции», тогда при загрузке проводок из файла будет создана новая бухгалтерская справка.
3. Прямая выгрузка справочных данных из 1С:ЗУП КОРП в базу данных ИС Галактика ERP (СУБД Oracle).
На уровне СУБД база данных ИС Галактика ERP выглядит как набор таблиц, связанных друг с другом по ключевым полям FNREC.
Например, часть таблицы физических лиц в СУБД выглядит так:
Всего колонок у таблицы – 95. Колонка FNREC содержит номер текущей записи. Значение колонки FNREC уникально для каждой записи. Если в таблице указывается ссылка на другой справочник, то в соответствующей колонке хранится значение FNREC соответствующей таблицы. Например, колонки FDEPARTMENT и FGALDEP содержат номера строк таблиц CATALOGS (в интерфейсе справочник «Каталоги») и KATPODR соответственно:
Наименования таблиц на уровне СУБД и связи между ними удалось быстро узнать благодаря наличию таблицы «Связи между таблицами» в ИС Галактика ERP:
Таблица располагается в интерфейсе в меню Сервис - Настройка – Взаимосвязи таблиц.
Выводы.
Прямая выгрузка данных из 1С в базу данных системы «Галактика ERP» возможна. Если служба сервера 1С будет запущена на машине под управлением ОС Windows, то с использованием COM объекта «ADODB.Connection». Если служба сервера 1С будет запущена на машине под управлением ОС Linux, то с использованием объекта конфигурации 1С «Внешние источники данных». Скрипты выгрузки данных будет написаны на языке SQL, они не зависимы от типа используемой СУБД. Поэтому, смена СУБД после написания скриптов сама по себе ничем не угрожает. Нужно будет изменить только строку подключения к базе данных, но изменение строки подключения будет реализовано в пользовательском режиме 1С.
Проблемы могут возникнуть, если изменится структура базы данных ИС Галактика ERP. Т.к. не удалось обнаружить какого-то универсального метода или таблицы, которая бы однозначно показывала связь таблиц в интерфейсе с таблицами на СУБД, не удастся создать универсальную процедуру создания скриптом, которая бы динамически определяла наименования таблиц и колонок для скриптов. Таблица «Связи между таблицами» в интерфейсе Галактики для этой цели не подходит. В данной таблице выводятся пользовательские синонимы таблиц в интерфейсе. Теоретически они со временем могут измениться при обновлении Галактики. Кроме того, в таблице «Связи между таблицами» выводятся имена только тех колонок, по которым происходит связь с другими таблицами. Имена остальных колонок можно посмотреть только непосредственно в среде управления СУБД. Соответственно, для выгрузки данных из 1С в таблицы СУБД скрипты будут написаны с прямым указанием в них имен таблиц и колонок СУБД. При любом изменении этих имен скрипты станут неработоспособными. Это необходимо будет учитывать при переносе системы «Галактики ERP» на другую СУБД.
Задачу переноса данных технически реализовать возможно, т.к. структура таблиц СУБД не сложная. Но большое количество колонок в каждой таблице (для физ. лиц таблица PERSONS – 95 колонок, для подразделений таблица KATPODR – 101 колонка, для лицевых счетов таблица LSCHET – 113 колонок) приведет к серьезным затратам времени на сопоставление каждой из этих колонок данным в 1С, увеличит время создания скриптов, увеличит время на понимание какие колонки независимы, а какие хранят ссылки на другие таблицы СУБД и понимание необходимости синхронизации данных этих дополнительных таблиц данным.
Выводы по итогам анализа возможностей интеграции системы «Галактика ERP» и 1С:ЗУП КОРП:
Импорт кадровых данных (Картотека сотрудников, история назначений и т.п.) имеет смысл выполнять разово при миграции данных. При изменении реквизитов существующих записей, записи придется изменять в Галактике вручную, т.к. иначе будут созданы дубли записей с новыми значениями реквизитов. Например, в файле импорта сведений о физ. лицах передаются данные об адресах (фактический, по паспорту и т.д.), о назначении пенсии сотруднику (дата постановки на учет). При изменении таких данных, в Галактике их придется изменять вручную. В истории назначений есть колонка дата окончания действия назначения (увольнения или окончания совместительства). Эти даты так же не будет возможности заполнить автоматически, придется их заполнять вручную.
Варианты интеграционного решения системы «Галактика ERP» и 1С:ЗУП КОРП
- Выгрузка бухгалтерских и налоговых проводок из 1С:ЗУП КОРП в Галактику для ведения бухгалтерского и налогового учета.
Варианты решения:
Доработка конфигурации 1С:ЗУП КОРП для выгрузки бухгалтерских и налоговых проводок через файл dbf:
- Добавление счетов учета (справочник бухгалтерских и налоговых счетов) в 1С:ЗУП КОРП.
- Доработка справочника «Способы отражения заработной платы в бухгалтерском учете» (добавить счет учета, аналитики/субконто).
- Добавление в 1С:ЗУП КОРП недостающих справочников, которые используются в данных аналитиках (более 10 новых справочников: статьи затрат, статьи затрат на соц. нужды, виды отчетов по страхованию, расходы по социальному страхованию, виды расчетов с бюджетом и т.д.). Для определения необходимых аналитик, требуется провести совместный анализ со специалистами Заказчика.
- Доработка документов «Отражение зарплата в бухгалтерском учете» и «Оценочные обязательства» для заполнения проводок.
- Формирование файлов с проводками для выгрузки «Оценочных обязательств» и «Отражение заработной платы в бухгалтерском учете».
Риски: Получение не полной информации в ИС «Галактика ERP» в разрезе отчетов для управленческого учета.
- Передача нормативно-справочной информации из 1С:ЗУП КОРП в ИС «Галактика ERP».
При выгрузке бухгалтерских и налоговых проводок справочная информация из 1С:ЗУП КОРП в ИС Галактику не создается в каталогах/справочниках/аналитиках: кадровые данные (физические лица, лицевые счета, должности, подразделения и т.д.), бухгалтерская и налоговая аналитика (на текущий момент выявлено более 10 видов каталогов/справочников). Для заполнения колонок в базе данных ИС «Галактика ERP» необходимо провести анализ для сопоставления полей в ИС Галактика с реквизитами в 1С:ЗУП КОРП.
Варианты решения:
- Прямая передача кодом нормативно-справочной информации из 1С:ЗУП КОРП в базу Oracle. Данный вариант был отклонен представителем Заказчика в связи с тем, что структура базы ИС «Галактика ERP» часто меняется в процессе обновлений и потребуется выполнять адаптации кода после каждого обновления. Кроме того, Заказчик планировал переход на СУБД PostgreSQL и в связи с этим возможно изменение структуры таблиц в базе данных ИС «Галиктика ERP» и после перехода потребуется адаптировать механизм прямой выгрузки данных из 1С:ЗУП КОРП в СУБД ИС «Галактика ERP».
- Вручную вносить нормативно-справочную информацию в ИС «Галактика ERP». Данный вариант был отклонен Заказчиком в связи с большим объемом данных, которые потребуется вносить вручную и возможными рисками:
- Ошибки при вводе нормативно-справочной информации в ИС «Галактика ERP».
- Не своевременный внос данных в ИС «Галактика ERP».
- Использовать модуль "Экспорт/импорт" инструментального комплекса Support (через файл обмена). В документации к Галактике описана данная возможно, но у Заказчика комплекс Support приобретен частично и его нельзя использовать.
- Использовать модуль "Экспорт/импорт" инструментального комплекса Support (SQL-команды). В документации к Галактике описана данная возможно, но у Заказчика комплекс Support приобретен частично и его нельзя использовать.
- Использовать шину данных «Галактика ESB» - платформу, которая представляет собой удобный и надежный механизм управления миграцией данных в информационной среде организации. Интеграционная шина разработана по модульной архитектуре, которая в сочетании с используемыми передовыми технологиями позволяет настроить интеграцию разнородных решений с минимальными затратами и обладает при этом широкими возможностями для кастомизации и расширения.
Заказчик запросил у регионального представителя корпорации «Галактика» техническую документацию к данной шине, где описаны реальные возможности продукта и преимущества использования. Информация требовалась для проработки варианта реализации обмена нормативно-справочной информацией через шину данных «Галактика ESB». Техническая документация к шине данных «Галактика ESB» не была получена, так как корпорация «Галактика» саботировала процесс перевода зарплатного и кадрового учета в информационную систему 1С не желая терять своего клиента.
Возможные риски:
- Ошибки обмена в случае не корректной настройки шины данных «Галактика ESB».
- Обмен документами между 1С:ЗУП КОРП и ИС «Галактика ERP».
Реализовать передачу из 1С:ЗУП КОРП в ИС «Галактика ERP» документов через модуль "Обмен бизнес/документами": «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк», «Ведомость на счета», «Резервы отпусков». Отражать 1С:ЗУП КОРП в разрезе сотрудников сумму денежных средств не выплаченных им из кассы по различным причинам с помощью типовых документов системы вручную.
Возможные риски:
- Получение не полной информации в ИС «Галактика ERP» или 1С:ЗУП КОРП, так как структура данных файлов обмена жестко фиксирована на уровне реализации Галактики (на уровне кода, который нельзя дорабатывать). Если не будет возможности передать какие-то данные через эти файлы, то данные нужно будет вводить вручную.
По итогам обследования Заказчику было предложено рассмотреть вариант полного перехода с ИС «Галактика ERP» на программные продукты на технологической платформе 1С для достижения финансовых и технологических преимуществ:
- Использование программных продуктов на единой технологической платформе позволяет производить качественный обмен данными между информационными системами. Технологическая платформа «1С:Предприятие» позволяет осуществлять интеграцию с любыми внешними программами, на основе различных протоколов передачи данных.
- Программные продукты 1С непрерывно развиваются и имею возможность кастомизироваться под потребности бизнеса.
- Широкая сеть партнеров фирмы 1С позволяет быстро и оперативно выполнять доработки системы под потребности бизнеса. Кроме того, Заказчик сможет самостоятельно выполнять доработки системы собственными силами, имея в штате специалистов 1С.
- Повышение производительности, доступности, надежности и масштабируемости корпоративной информационной системы, а также повышение эффективности процессов сопровождения за счет внедрения типовых программных продуктов Фирмы «1С».
