Облачные решения 1С: выбор оптимальной стратегии для бизнеса

На сегодняшний день для облачной работы с 1С предлагаются четыре основные модели:

1. «1С:Фреш»
2. «1С: Готовое рабочее место» (ГРМ)
3. «Аренда 1С в облаке»
4. VDS (виртуальные частные серверы)

Каждое из решений обладает уникальными характеристиками, преимуществами и ограничениями, которые определяют область их применения. Рассмотрим их подробно, включая возможности для доработки и адаптации под специфические бизнес-процессы.

Важно отметить, что любое из этих решений может стать оптимальным стартом для компании. Однако по мере роста и адаптации неизбежно возникнет потребность в тонкой настройке и оптимизации функционала под конкретные цели.

1. «1С:Фреш»

Это официальный облачный сервис от фирмы «1С», распространяемый через авторизованных партнеров. Он предоставляет доступ к широкому спектру типовых конфигураций, таких как «Бухгалтерия», «Управление нашей фирмой» и «Зарплата и управление персоналом». Кроме того, здесь доступны продукты, которых нет в других облачных арендах: «1С:Предприниматель», «1С:Садовод», «1С:Маркетинг» и другие.

Ключевые преимущества:

• Удобство подключения: Работа возможна через веб-браузер или тонкий клиент с компьютера пользователя.
• Прозрачная цена: Стоимость подписки фиксирована фирмой 1С на всей территории РФ.
• Автоматические обновления: Система всегда актуальна, обновления входят в стоимость и не требуют участия пользователя. При этом о наличии обновлений всегда можно узнать, зайдя в личный кабинет на сайте 1С.
• Неограниченный объем базы: Размер информационной базы не лимитирован, плата за его увеличение не взимается.
• Удаленная доступность: Работа возможна из любой точки мира при наличии интернета.
• Надежность и безопасность: Сервис включает автоматическое резервное копирование баз данных.

Недостатки и ограничения:

• Права на программное обеспечение: Клиент арендует доступ к программе, владея лишь своими данными, но не самой конфигурацией. В случае, если клиент захочет отказаться от использования сервиса 1С: Фреш, то он может забрать свои данные и перенести их в другую систему учета, но не имеет права на обладание самой облачной конфигурацией.
• Простой в работе при обновлениях: На время обновления доступ к базе временно прекращается. Но при этом процесс обновления обычно занимает не продолжительное время и по возможности проводится в не рабочее для клиента время или время с минимальной активностью пользователей.
• Сложность доработок: Любые внешние обработки и печатные формы проходят строгий аудит фирмы «1С», что значительно удорожает и удлиняет процесс их внедрения. Компания, которая имеет право дорабатывать решения на «1С: Фреш» должна иметь статус «Центр сетевой компетенции». Для его получения в компании-партнере должны быть специалисты, прошедшие специальное обучение, только после этого они могут загружать доработки для прохождения внутреннего аудита.
• Ограничения на обмен данными:  Система «1С:Фреш» устанавливает лимиты на объём и частоту взаимодействия со внешними сервисами, (как пример Битрикс24). Превышение этих лимитов может привести к временной блокировке обменов. Это проявляется в двух основных сценариях:
  1. При работе с большими файлами. Например, при необходимости выгрузить обширный каталог изображений товаров для интернет-магазина, система формирует файл определённого размера. При достижении установленного предела этот файл усекается, и в результате передаётся только часть изображений.
  2. При высокой частоте запросов. Интенсивный обмен данными, запускаемый, к примеру, с минутными интервалами, может быть распознан системой как подозрительная активность, похожая на спам. В ответ «1С:Фреш» инициирует блокировку по таймауту. В таких условиях некоторые сеансы обмена могут пройти успешно, в то время как другие будут заблокированы. Зависимость между частотой запросов и количеством блокировок определяется, как правило, эмпирическим путём
• Потенциальные угрозы: Как и любой интернет-ресурс, сервис может подвергаться атакам.

Особенности:

• Не требует установки на компьютер.
• Предоставляет бесплатный тестовый период на 30 дней.
• Имеет собственный маркетплейс дополнительных модулей и обработок.
• Данные размещаются на серверах Mail.ru, что соответствует требованиям законодательства РФ о хранении персональных данных (Федеральный закон от 01.07.2021 № 236-ФЗ).

Вывод: «1С:Фреш» — отличное решение для компаний, использующих типовые конфигурации. Оно позволяет избежать затрат на серверное оборудование, обновления и резервное копирование, хотя для полного спокойствия рекомендуется периодически сохранять резервные копии на локальные носители.

2. «1С: Готовое рабочее место» (ГРМ)

Эта облачная платформа позволяет работать с любыми конфигурациями 1С, включая нетиповые и самописные, без первоначальных капиталовложений в серверное оборудование.

Ключевые преимущества:

• Универсальность: Поддерживаются типовые, отраслевые и собственные конфигурации.
• Безопасность: Обеспечивается защита данных и ежедневное резервное копирование.
• Полный контроль: Клиент загружает в облако свою конфигурацию1С, а также данные и полностью ими владеет.
• Экономия бюджета: Для работы с 1С:ГРМ не нужно приобретать дорогостоящие ПК и лицензионные версии программ
• Гибкость: Возможность выбора режима работы базы (файловый или клиент-серверный). Можно выбрать способ доступа к  информационной базе через тонкий клиент или браузер, а за отдельную плату можно настроить доступ через RDP.
• Тестовый период: 30 дней бесплатного использования для оценки сервиса.

Недостатки и ограничения:

• Ограничение по размеру базы: По умолчанию предоставляется 5 Гб, за дополнительное место при увеличении базы данных взимается плата.
• Высокая стоимость: Тарифы примерно в два раза выше, чем у «1С:Фреш».
• Базовый функционал: Сервис предоставляет только площадку для размещения, без дополнительных сервисов 1С (например, «1С:Отчетность»), которые приобретаются отдельно, как и в обычной локальной версии.

Особенности:

• Идеален для фрилансеров, частных бухгалтеров, аутсорсинговых компаний и малого бизнеса.
• Предусмотрена возможность, за дополнительную плату, развертывания полноценной виртуальной ИТ-инфраструктуры. Другими словами, есть возможность развернуть свой сервер приложений; таких как виртуальный сервер баз данных, сервер приложений, где будет работать 1С, а также сервер терминалов, для подключения к нему пользователей.
• Если клиент первоначально работает с базовой версией программы, то с помощью фирмы-франчайзи в дальнейшем для увеличения функционала базу можно перевести в Проф версию, докупив лицензию и разместить ее на «1С: ГРМ».
• Базу всегда можно забрать и перенести на собственное оборудование.

3. «Аренда 1С в облаке»

Данный сервис предоставляется партнерами «1С», которые самостоятельно развертывают и поддерживают облачную инфраструктуру.

Ключевые преимущества:

• Экономия: Отсутствуют затраты на серверное оборудование и на подписку ИТС (информационно-техническое сопровождение).
• Гибкость тарификации: Оплата только за активных пользователей и объем хранимых данных. Облачная 1С позволяет новым сотрудникам быстро включаться в рабочий процесс, а компания сокращает расходы на лицензии после увольнения.
• Надежность и доступность: Высокий уровень защиты данных, регулярное резервное копирование, доступ к единой базе из любой точки мира. В отличие от физических носителей, облачная 1С обеспечивает высокий уровень защиты данных от вирусных атак, а регулярные резервные копии предотвращают потерю важной информации в случае чрезвычайных ситуаций.
• Техническая поддержка: Ответственность за инфраструктуру и обновления лежит на провайдере. Пользователи всегда могут рассчитывать на поддержку поставщика облачных услуг. Поэтому не нужно привлекать штатных специалистов для решения проблем. Также облачная программа позволяет легко регулировать количество рабочих мест в зависимости от потребностей предприятия.
• Мобильность: Все подразделения компании могут работать в единой облачной базе с доступом к интернету. Это обеспечивает возможность удаленной работы сотрудников из разных точек мира, что особенно важно в условиях географической децентрализации.
• Автоматические обновления: По решению арендодателя, возможна услуга, когда специалисты обслуживающей организации следят за актуальностью и безопасностью системы и регулярно устанавливают обновления как на платформу, так и на конфигурации 1С. Эта услуга может входить в цену аренды 1С в облаке или предоставляться за отдельную плату.

Недостатки и ограничения:

• Зависимость от интернета: Отсутствие подключения делает работу невозможной.
• Риски при неуплате: Просрочка платежа может привести к потере доступа к данным.
• Обязательные обновления: Невозможно отказаться от обновления и остаться на старой версии.
• Ограниченные возможности доработки: По решению арендодателя, возможно изменений в конфигурацию. При этом само внесение изменений в конфигурацию требует привлечения программиста и согласований. Не все обработки, доступные в сети или созданные программистом, могут корректно работать в облачной среде. Для размещения в облаке необходимо получение разрешения от компании 1С.

Особенности:

• По решению арендодателя, могут быть доступны все типовые и отраслевые конфигурации (при наличии лицензий).
• По решению арендодателя, в отличие от «1С:Фреш», может быть предоставлен доступ к конфигуратору (для администрирования информационных баз и внесения в них изменений).
• По решению арендодателя, клиент может выбрать способ подключения: тонкий или веб-клиент, удаленный рабочий стол (RDP). Арендодатель предоставляет один или несколько способов подключения
• Размещение данных также должно соответствовать требованиям закона Федерального закона № 236-ФЗ от 01.07.2021

Основные отличия аренды «1С в облаке» от «1С: Фреш» и ГРМ:

 Аренда 1С предоставляет только программный продукт на правах аренды. Цена контролируется 1С и она выше либо равна цене на фреш или ГРМ. Дополнительные функции, такие как, например, обновление программы, может входить в стоимость аренды или оплачиваться дополнительно. Доступ по RDP может входить в аренду или будет предоставлен только вход через web-браузер. Будет  ли арендатору предоставлен доступ к Конфигуратору или нет и будут ли ограничения по размеру предоставляемого пространства на жёстких дисках, происходит по решению провайдера, осуществляющего сдачу в аренду. 

4. VDS (Виртуальный частный сервер)

VDS — это аренда виртуального сервера с удаленным доступом, на котором компания самостоятельно устанавливает и настраивает всё необходимое программное обеспечение, включая 1С. После аренды виртуального сервера у компании появляется доступ к нему по RDP.

Ключевые преимущества:

• Полный контроль и гибкость: Возможность самостоятельной настройки сервера, установки любого программного обеспечения и конфигураций 1С.
• Снижение эксплуатационных затрат: Отпадает необходимость в собственном серверном оборудовании и штатном системном администраторе. Вся работа по поддержке ложится на сотрудников провайдера, на чьих мощностях размещён VDS: они проводят обновления, общую техническую поддержку, решают проблемы, осуществляют резервное копирование.
  Проблема с вышедшим из строя серверным оборудованием вас больше не касается, ведь сервер — виртуальный.
• Масштабируемость: Легко увеличить или уменьшить мощность сервера и количество лицензий. Такая гибкость особенно актуальна, если речь идёт о небольшой компании, которая только формирует штат и приходится постоянно менять количество пользователей
• Единая база для всех: Идеальное решение для удаленных сотрудников и филиалов. Благодаря VDS с 1С все сотрудники будут работать с одной базой (базами), которая хранится на сервере облачного провайдера (том самом VDS). Архитектурно перед базой на удалённом виртуальном сервере все сотрудники равны, где бы они ни находились. Соответственно, отпадает неприятная рутинная задача синхронизации данных между подразделениями и сотрудниками.
• Ваши базы — только ваши. Все базы 1С принадлежат только вам и вы можете забрать их у провайдера в любой момент с любой целью: хоть для перевода к более выгодному на ваш взгляд провайдеру, хоть для перехода на серверную версию на собственном сервере компании
• Безопасность и надежность: Провайдер обеспечивает резервное копирование, защиту инфраструктуры и бесперебойную работу.
• Торговое оборудование: Нелишним будет упомянуть, что 1С на VDS работает со всем торговым оборудованием так же, как и коробочная версия. Поэтому все активы будут под контролем

Недостатки и ограничения:

• Высокие требования к администрированию: Требуются компетенции для администрирования сервера и 1С.
• Зависимость от интернета: Стабильное подключение — обязательное условие.
• Дополнительные затраты: Необходимо отдельно приобретать лицензии на1С,а также самостоятельно покупать необходимое программное обеспечение и лицензии для него.
• Зависимость от провайдера: Качество услуги напрямую зависит от надежности хостинг-компании.

Особенности и рекомендации:

• Сервер можно компоновать под конкретные задачи (выбирать CPU, RAM, SSD).
• Важно выбрать проверенного провайдера с серверами на территории РФ,для организаций осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ.
• Необходимо заранее уведомлять провайдера о нестандартном трафике (например, обращения из-за рубежа) во избежание блокировок.
• Следует убедиться, что провайдер предоставляет качественный терминальный доступ (RDP/RemoteApp).

Сравнительные итоги и рекомендации

• «1С:Фреш» — оптимален для быстрого старта, бухгалтеров-аутсорсеров и компаний, которым достаточно типового функционала без глубоких доработок.
• «Аренда 1С в облаке» — близок к «Фреш», но часто предлагает больше свободы в администрировании и дополнительные доработки от партнера. Стоимость, как правило, выше.
• «1С:ГРМ» — лучший выбор для компаний, которые уже используют свою базу 1С, но исчерпали возможности локального оборудования. Позволяет без крупных капитальных вложений перенести систему в облако с возможностью обратного переноса.
• VDS — решение для тех, кому необходима максимальная гибкость и контроль. Подходит компаниям, имеющим IT-специалистов или готовым доверить администрирование провайдеру, но желающим использовать собственные конфигурации и программное обеспечение.

В заключение: Какой бы сервис вы ни выбрали, современные технологии шифрования обеспечивают надежную защиту передаваемых данных, что сводит риск утечки конфиденциальной информации к минимуму.