Бизнес-процессы: Работа с просроченной дебиторской задолженностью (ПДЗ)

Публикация № 702600

Учет и отчетность - Дебиторская и кредиторская задолженность

ПДЗ ДЗ дебиторка дебиторская задолженность долг долги просроченная

Статья о том, как построить процесс работы с дебиторской задолженностью. Написана по мотивам наших автоматизаций - постарались обобщить знания в шаблонный процесс, который легко подправить под свои нужды. К публикации прикреплен пример регламента такого процесса.

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизированно работают с долгами клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

 

Что это такое

и зачем с этим работать

У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее "ДЗ"). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы - долги вам от ваших контрагентов. ДЗ - нормальное и понятное явление, вы отгрузили - клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква "П" - она добавляется к "ДЗ" и получается "просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)". Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью. 

Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:

  1. Возврат ПДЗ. Чтобы вернуть то, что нам уже должны
  2. Отгрузка при ДЗ. Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.

Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из "ТОП 3" запросов клиентов нам на автоматизацию. 

Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать - через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:

  1. Сами запускаться при возникновении долга
  2. Формировать письма клиенту
  3. Направлять задачи менеджерам
  4. Контролировать сроки оплаты и т.д.

 

Необходимые условия

для внедрения процесса в жизнь компании


1. Договора, заключённые с вашими клиентами, должны содержать пункты:

  • по срокам оплаты (если это пред- и пост- оплаты, то указание их долей)
  • пени и штрафные санкции в случае просроченной оплаты

Не указано в договоре? Не лучший вариант, но поможет ГК РФ статья 314, по которой оплата должна произойти в "разумные сроки" или в 7ми дневный срок с момента востребования по свершению обязательств.

2. Задачи по нему должны возникать сами и системно. Нет системы = нет контроля = лишняя нагрузка на пинки, напоминания и оправдания.

3. Есть такая неприятная "болезнь ребенка в магазине игрушек" - когда хочется, чтобы сразу было и то, и другое, и еще вот это. Начать следует с простого бизнес-процесса, с минимумом событий. Будет желание прикрутить сюда тонну оповещений, согласований срока от менеджера к руководителю... Не надо. Лучше проще, но заработает сразу, а бантики успеете позже доделать. Дайте сотрудникам привыкнуть к новому формату работы.

4. Должна быть ответственность у исполнителей процесса. Т.е. если менеджер получает свой процент независимо от оплаты клиента, то и работать с ПДЗ интереса для него не будет.

 

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят


Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

 

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
- менеджер клиента
Используемые документы:
- письмо напоминание об оплате
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают: 
- менеджер клиента 
Документы:
- письмо просьба исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения
- опционально - блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт "как задумано". Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня 
Работают: 
- руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
- письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

4. Оплата просрочена на 10 и более дней. 
Работают: 
- юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки - подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

 

Итого

как это использовать

  1. Скачиваем схему и регламент процесса
  2. Подгоняем "мероприятия" под свои запросы
  3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
  4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции "Процессы 3.0: Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям". В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии - добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. "Процессы 3.0" встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!

Скачать файлы

Наименование Файл Версия Размер
Регламент процесса (*.docx), шаблон схемы процесса (*.grs - открыть в любой 1С через "Файл - Открыть")

.rar 143,50Kb
20.11.17
9
.rar 143,50Kb 9 Скачать

Специальные предложения

Автор запретил комментарии

См. также

"Процессы 3.0: CRM, Бизнес-процессы, Управление по целям". Универсальная система управления процессами и показателями для любой конфигурации 1С Промо

Управление бизнес-процессами (BPM) v8 1cv8.cf УУ Платные (руб)

"Процессы 3.0" - это подсистема для любой конфигурации 1С. Она управляет бизнес-процессами, считает показатели, зарплату сотрудников, создает интерфейсы. "Процессы" состоят из конструкторов, с помощью которых можно создавать бизнес-процессы, скрипты продаж, системы стимулирования, мотивации и многое другое без программирования.

48000 руб.

15.08.2014    59597    37    124    

Как автоматически заполнить обработкой табличную часть документа "Ввод начальных остатков" (Тип операции = "Расчеты с партнерами"). 1С: ERP

Обработка документов Дебиторская и кредиторская задолженность v8 ERP2 БУ УУ Абонемент ($m)

В 1С: ERP (релиз 2.4.8.82) есть документ "Ввод начальных остатков". Он предназначен для переноса остатков из старых учетных программ при переходе на работу в новой конфигурации. В инструкциях на официальном сайте 1С пользователям новой конфигурации 1С: ERP предлагается заполнить этот документ. Каким образом они будут заполнять, не уточняется. Можно предположить, что предлагается интерактивно, вручную, ввести эти документы. Это следует из картинок в инструкции 1С. В данной статье я предлагаю способ автоматического программного заполнения документа "Ввод начальных остатков" с помощью обработки "Загрузка данных из табличного документа". При этом способе заполнения, время на процесс переноса остатков сокращается в десятки или даже сотни раз.

1 стартмани

20.12.2019    3621    pvlunegov    6    

Создание собственной программы обучения программистов 1С.

Управление бизнес-процессами (BPM) Управление персоналом (HRM) ИТ-компания Абонемент ($m)

В этой статье я расскажу как подготовить собственную программу для обучения программистов 1С.

1 стартмани

27.09.2019    3888    Goncharuk.a    10    

Центр компетенций 1С #1: Технологический блог

Управление бизнес-процессами (BPM) v8 Россия Абонемент ($m)

Привет! Меня зовут Андрей, я - директор по развитию 1С в международной переводческой компании. Представляете, наша ERP на платформе 1С работает в наших офисах по всему миру: Австрия, Великобритания, Германия, Чехия, Украина, Аргентина, США, Китай, Казахстан и конечно Россия. Директором по развитию я стал недавно и в связи с повышением по работе стал задаваться вопросами создания в компании центра компетенций 1С, где бы аккумулировались накопленные знания, кейсы, прецеденты и лучшие практики. Второй интересующий меня момент - развитие в группе разработки 1С принципа меритократии идей. Что означает поощрение и развитие компетентности и инициативы сотрудников для делегирования им большей ответственности. В перспективе это имеет большее качество, нежели авторитарное принятие решения руководителем. В мини-блоге на Инфостарте я буду делиться своими исследованиями по данной теме и буду рад их обсуждению.

1 стартмани

01.07.2019    4680    chuprina_as    0    

Неоплаченные долги при распределении оплаты по правилу ФИФО одним запросом и намного быстрее, чем Вы думали Промо

Практика программирования Дебиторская и кредиторская задолженность Дебиторская и кредиторская задолженность v8 v8::СКД КА1 УТ10 УПП1 УУ Абонемент ($m)

Предлагается метод для быстрого нахождения неоплаченных долгов при распределении оплаты по правилу ФИФО, основанный на дихотомии. Описывается реализация метода в виде достаточно простого запроса, решающего за линейное время указанную задачу, считавшуюся ранее существенно более трудоемкой. Приводятся примеры использования запроса в отчетах на СКД для конфигураций УТ, КА, УПП.

1 стартмани

28.02.2014    68590    ildarovich    125    

Применение цифровой подписи при организации учёта ТМЦ и ГСМ

Защита и шифрование Управление бизнес-процессами (BPM) Мобильная разработка v8::Mobile v8::Бизнес-процессы 1cv8.cf Абонемент ($m)

Статья о том, как внедрение мобильного приложения в бизнес-процессы компании сократило оборот бумажных документов, а простая электронная подпись - заменила аналоговую.

1 стартмани

25.10.2018    7368    ikekoval    2    

Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом

Управление бизнес-процессами (BPM) Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) v8 1cv8.cf УУ Абонемент ($m)

Статья о том, как построить процесс работы с договорами клиентов. Написана по мотивам наших автоматизаций - постарались обобщить знания в шаблонный процесс, который легко подправить под свои нужды. К публикации прикреплен пример регламента такого процесса.

1 стартмани

30.11.2017    21747    siddy    0    

Торговля глазами ветврача. Оформление ветеринарно-сопроводительных документов в системе Меркурий (Часть 3)

Управление бизнес-процессами (BPM) Управленческий учет (прочее) Учет ТМЦ Учет ТМЦ v8 Сельское хозяйство и рыболовство Розничная и сетевая торговля (FMCG) Оптовая торговля, дистрибуция, логистика Пищевая промышленность Беларусь Россия Казахстан УУ Абонемент ($m)

Для торговой компании объясняется, как выполнять типовые операции в системе Меркурий. Зачем нужен Меркурий? C его помощью можно оформлять ветсвидетельства бесплатно. Уточните у руководства, сколько денег платите ветеринарам. Например, сеть Перекресток платит 400 млн. руб. в год.

5 стартмани

22.01.2016    52488    axxell    5    

Производство глазами ветврача. Оформление ветеринарно-сопроводительных документов в системе Меркурий (Часть 2)

Управление бизнес-процессами (BPM) Управленческий учет (прочее) Бухгалтерский учет Производство готовой продукции (работ, услуг) Учет ТМЦ Производство готовой продукции (работ, услуг) Учет ТМЦ v7.7 v8 1С7:Комплекс УПП1 1С7:ПУБ Сельское хозяйство и рыболовство Пищевая промышленность Беларусь Россия Казахстан УУ Абонемент ($m)

Для предприятия по производству пищевых продуктов объясняется, как выполнять типовые операции в системе Меркурий. Зачем нужен Меркурий? C его помощью можно оформлять ветсвидетельства бесплатно. Уточните у руководства, сколько денег платите ветеринарам. Например, сеть Перекресток платит 400 млн. руб. в год.

5 стартмани

19.01.2016    79363    axxell    9