Хочу поделиться опытом, как я пытался УПП от плохих и некорректных данных чистить, и сделать, чтоб никто ошибок больше не делал (ну или хоть минимизировать будущие ошибки). Несколько простых шагов, несколько обработок, несколько организационных решений, несколько выводов, несколько идей.
Предыстория - база УПП работает уже 3 года в организации. За это время сменилось никак не меньше двух составов работников. Ошибок накопилось - много (тысячи и тысячи). И вот дошли у меня руки провести некий аудит данных, что можно - исправить, кому можно - дать по рукам, кого возможно - обучить по результатам анализа ошибок, где возможно - поставить барьер на пути будущих ошибок. И вот что пока получилось у меня.
-
В организации очень широко работа по заказам ведется. Заказы поставщикам, заказы покупателей - практически на каждую продажу создаются. Очень широко корректировки заказов используются. Порой на один заказ по 5 корректировок. Кроме того - ранее было введено несколько дополнительных измерений - и в заказы, и в регистры заказов. Например - получатель заказа (для каждого товара свой). И в итоге или со всеми корректировками забывают заказ закрыть, или, например, позицию заказывают на Иванова, потом в корректировке снимают позицию, указывая получателем Петрова, а в итоге позиция в остатках регистра так и визит -с плюсом на Иванове и с минусом на Петрове. А отчеты по незакрытым заказам начальство просит еженедельно и злится. Решение: посоветовавшись с продажниками, закрыл все заказы, старее одного года. Затем закрыл позиции заказов, в которых если брать остаток по количеству, номенклатуре и заказу - ноль (или меньше нуля, такого тоже было много), а если еще и другие измерения задействовать - не ноль. Как в примере с Ивановым и Петровым - в сумме ноль, при анализе остатков по получателю - минус один и плюс один. Если на заказе висит только сумма без количества - закрыл такие позиции тоже. Делал это корректировкой регистров - примерный драфт обработки прилагаю. Также заставили продажников изучить остатки по заказам ( “Анализ заказов покупателя/поставщику” - отгружено частично или не отгружено), и сделать закрытие неактуальных заказов. В итоге остатки по заказам стали меньше на несколько тысяч позиций. От дополнительных аналитик в регистре принял решение отказаться - понял, что в отчетах они никому не нужны.
-
Затем настал черед регистра “Товары в резерве”. Снял все резервы, висящие более полугода. Снял все резервы, в которых по остаткам был минус. Снова корректировка регистров.
-
Затем почистил регистр “НДС предъявленный”. При формировании книги покупок все время какие-то старые записи вылезали, бухгалтерши злились и чистили руками. После закрытия месяца остатки в регистре убрал.
-
В регистре “Затраты (бухгалтерский учет)” тоже висели хвосты незакрытые по итогам месяца. И соответственно, на следующий месяц по этим хвостам не закрывался 44 счет при расчете себестоимости, бухгалтерши закрывали счет по незакрытым позициям вручную, а ошибки благополучно переходили на следующий месяц. Закрыл остатки - и закрывать следующий месяц стало много легче. Еще одна обработка корректировки регистров.
-
На счете 41 был в организации выделенный субсчет “Товары в пути” (товары, право собственности на которые уже у нас, но на физический склад к нам пока не доставленны товары). Сделал отчет по субсчету - спарил данные оборотки с регистром “Партии товаров на складах бухгалтерские”. В итоге стало видно, что ряд товаров уже больше года в пути. Списали списанием товаров. Аналогичная картина обнаружилась еще по некоторым виртуальным складам.
-
После такого естественным образом к регистру “Партии товаров на складах бухгалтерские” перешли. Там та же самая картина, ряд партий ушел хорошо в минус. Пришлость издесь пройтись огнем и мечом сделать глобальный аудит. В итоге где мог - выровнял партии взаимоуничтожив плюсовые и минусовые партии. После этого - закрыл все партии, где количество было нулевым, а на сумме висело что-то. Корректировка записей регистров.
-
Логичном стало сделать то же самое для счета 41 бухгалтерских регистров. По согласованию с бухгалтерией списал и там товары с ненулевой суммой и нулевым количеством на счет 90.07. Корректировка записей регистров.
-
После этого логичным стало вернуться к регистру “Партии товаров на складах бухгалтерские” и привести этот регистр там где можно в соответствие с обороткой. К сожалению, тут не все удалось, ибо много где было неясно, что брать за основание. Но там, где по товарам была всего одна партия - там привел стоимость партии по регистрам к стоимости по оборотке. Еще одна корректировка записей регистров.
-
Теперь настал черед регистра «Товары на складах». Там тоже в разрезе серий были плюсы и минусы в разрезе одного склада по одному товару. Взаимоуничтожил такие остатки. Корректировка записей регистров.
-
То же самое проделал с регистром «Свободные остатки» (взаимоуничтожил плюсовые и минусовые остатки). После этого сравнил регистр «Свободные остатки» с регистрами «Товары на складах», «Резерв», «Товары в рознице» (есть даже отчет такой - “Анализ свободных остатков”). Там где шли расхождения – выровнял свободные остатки.
-
Посадил бухгалтеров забивать остатки в регистр “Взаиморасчеты с контрагентами по документам расчетов”. Ибо в старых периодах все кидалось на один договор без аналитики по документам расчетов. И в итоге, чтоб задолженность по срокам долга сформировать - люди практически вторую бухгалтерию вели в Экселе.
Это по данным и их исправлению. А почему такая ситуация возникла, откуда взялись тысячи и тысячи ошибок, кто здесь враг таинственный? Из того, что удалось выяснить, зла было три.
-
Небрежность и некорректность в работе. Как например, пишет документ при проведении - “не удалось списать по партиям” - а всем плевать на это сообщение. Или - поступает товар. Его продают. А уже после продажи вешают на партию, где ноль штук осталось - доп расход. Или ГТД. Или и доп-расход и ГТД. И это так и висит до скончания веков.
-
То, что в прошлые периоды народ лазил.
-
Сторнирование. Это оказалось хуже всего. Например, приходит товар на 100 рублей. Его продают. Через некое время бухгалтер замечает, что сумма-то неверная в поступлении, не 100 рублей стоит, а 101. Она с легким сердцем сторнирует весь документ корректировкой регистра, заходит в получившиеся бухгалтерские проводки, находит строчку где на д 41 - к 60 стоит 100 рублей отсторнированно, эту строчку копирует, все остальные стирает, и ставит проводку сторно д 41 к 60 - минус 100 рублей, и д 41 к 60 плюс 101 рубль. По бухгалтерии все замечательно! А то, что при этом отстронировались не только бухгалтерские регистры, а куча управленческих, по НДС, по товарам, по заказам - это даже и не замечал человек. Только во вкладку “Бухгалтерские регистры” заходила. Когда я стал доказывать, что нельзя так делать - не верили мне.
Ну и что пришлось сделать, чтоб ошибок избежать.
-
Закрываем периоды прошлые чтоб никто не лазил. Строго настрого, уже 2 числа следующего месяца практически.
-
При закрытии месяца запускаем обработку “Проведение по партиям” - и весь месяц перепроводим, причем - все ошибки отмечаются, по каждому документу идет разбор полетов.
-
Поставил запрет на проведение в минус при неопаретивном проведении. Теперь нет разницы, проводит ли человек оперативно, не оперативно ли - остатки проверяются все равно.
-
Ну и самое главное - право на документ “Корректировка записей регистров” - видимо заберу у всех. Слишком опасно. Видимо - сам только буду делать.
Можно ли сказать, что порядок наведен? Нет, пока нельзя. Еще есть ошибки, еще воевать и воевать. Но - уже все ж полегче.
Ну и в заключение - несколько примеров обработок, о которых писал выше - как что можно закрывать. ВНИМАНИЕ!! Это примеры кода. Все проделанное - делалось при согласовании сначала с бухгалтерией (или продажниками в случае заказов). Все проделанное - проверялось ими. Все написанное - написанно под конкретную ситуацию в конкретной организации, и в вашем случае может не сработать или сделать ситуацию хуже. Поэтому используйте просто как примеры кода - на свой страх и риск, не более того.
Успехов всем в работе!
