Электронный кадровый документооборот (КЭДО): тонкости перехода и выбор платформы для автоматизации

Разберем особенности перехода и запуска проектов по КЭДО. Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО, с чего начать переход на КЭДО и какую версию решения «1С:Кабинет сотрудника» для этого выбрать. 

Станет ли КЭДО обязательным

Эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот завершился в ноябре прошлого года.  Цель Минтруда – подготовить поправки в Трудовой кодекс для использования электронных документов при ведении кадрового учета. Все нововведения тестировали добровольные участники, изменения внесли в соответствующие законодательные акты, и эксперимент признали успешным.

Сейчас Трудовой кодекс позволяет работодателям самостоятельно принимать решения о необходимости введения КЭДО (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). То есть переходить на КЭДО не обязательно. Однако в экспертной среде есть прогнозы: переход на КЭДО станет обязательным с 2023 года. В этом случае изменения затронут даже небольшие организации, а внедрение КЭДО в авральных условиях будет некомфортным и для пользователей, и для специалистов, которые будут вести такой проект.

Это значит, что начать процесс перехода на КЭДО лучше сейчас: пока есть возможность самостоятельно расставлять приоритеты и нет дефицита ресурсов в данной сфере. Тем более, что переход на электронный формат имеет вполне понятные экономические обоснования. Например, позволяет сократить затраты на ведение кадрового учета.

Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО 

Законодатели закрепили в Трудовом кодексе два варианта перехода на КЭДО:

• с помощью федеральной государственной информационной системы «Работа в России», доступ к которой можно получить в том числе через Госуслуги
• с помощью информационной системы работодателя, обеспечивающей как минимум аналогичные функциональные возможности.

Функциональные возможности портала «Работа в России». Использованы материалы Минтруда РФ.

Мы предполагаем, что полностью бесплатное решение для КЭДО на платформе «Работа в России» будет отличным решением для небольшого бизнеса и индивидуальных предпринимателей в случае, если КЭДО станет обязательным. Средним и крупным компаниям, заинтересованным в автоматизации рутинных процессов, придется подумать о собственной корпоративной системе КЭДО.

Для пользователей 1С перейти на электронный кадровый документооборот можно с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника», а также одного из прикладных решений, в котором поддерживается ведение кадрового учета и расчет заработной платы.

Компоненты автоматизированной системы КЭДО

Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.

По материалам сайта its.1c.ru

Что касается документов, которые остаются в бумажном формате, то законодатели закрепили это для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, а также для инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести в системе КЭДО.

Как начать переход на КЭДО

Для решения задачи по переходу на КЭДО у «1С» есть сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это один из новых продуктов, который разрабатывался с помощью «1С: Элемента», и который позволяет решать все задачи, связанные с переходом на кадровый  ЭДО. В том числе создавать подписи сотрудников и обмениваться электронными документами. Оговоримся сразу, что данный продукт соответствует всем требованиям российского законодательства, развернут на мощностях дата-центра на территории России, имеет все необходимые сертификаты ФСТЭК. Далее речь пойдет именно о функциональных возможностях «Кабинета» для автоматизации КЭДО.

Очевидно, что среди доступных функциональных возможностей сервиса есть те, которые будут востребованы нечасто. Например, запрос справок или информирование об изменении фамилии или смене паспорта. А есть такие, которые необходимо использовать периодически и достаточно часто. Например, рассылать ежемесячно расчетные листки или согласовывать документы на отпуск.

Если в компании не у каждого сотрудника есть автоматизированное рабочее место за компьютером, задача по рассылке расчетных листков может вызывать определенные затруднения. Сервис «1С:КС» достаточно быстро и успешно справляется с этим с минимальными вложениями.  

Цена одного кабинета в сервисе составляет максимум 28 рублей в месяц. Если принять во внимание цену печати, трудозатраты на поддержку печатающих устройств и соотнести это с тем, что «1С:КС» рассылает расчетные листки на смартфоны пользователей автоматически, то преимущества такого подхода становятся очевидными.

Интерфейс мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника»

Для тех, у кого смартфонов нет, доступ может осуществляться по ссылке, со стационарного компьютера с помощью веб-доступа. В случае, если сотрудник не располагает ни смартфоном, ни собственным ПК, работодатель может установить в доступном месте специальных терминал, который позволит получить доступ к личному кабинету по логину и паролю. В некоторых случаях работодатели использовали биометрию для входа, чтобы повысить надежность системы.

Веб-интерфейс сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

Таким образом электронные расчетные листки в качестве первого этапа внедрения КЭДО могут создать все необходимые условия для перехода: пользователи привыкают к интерфейсу сервиса, они понимают, что это удобно и не требует от них никаких дополнительных усилий.

Далее можно перейти на электронные документы в части оформления отпусков. После этого подписание различных приказов в сервисе КЭДО будет восприниматься как тривиальная операция. А запрос справок и уведомления об отсутствиях сотрудники осваивают, как правило, самостоятельно, без дополнительного стимулирования.

В целом, переход на электронные кадровые документы является экономически выгодным решением для предприятия, поскольку существенно сокращает трудозатраты на оформление документов. А в перспективе позволит экономить и на хранении архивных документов тоже.

«1С:Кабинет сотрудника»: облачный сервис или локальное развертывание?

«1С:Кабинет сотрудника» доступен в двух вариантах:

• как облачный сервис по подписке с годовой или ежемесячной оплатой
• для развертывания локально, также в подписочной модели, но с ежегодной оплатой

Приобретать «1С:КС» для локального развертывания можно, если этого требует корпоративная политика безопасности. Или необходима кастомизация, добавление собственных документов и дополнительных возможностей.

Для подписчиков ИТС «1С» предоставляет возможность подключиться к сервису бесплатно на 45 дней без ограничения по количеству подключений. Сделать это можно прямо из конфигурации, в которой ведется расчет зарплаты.

Бонусы от Инфостарта

Если вы уже задумались о внедрении КЭДО – мы поможем сделать это не только качественно, но и выгодно. 

Закажите у Инфостарт внедрение кадрового электронного документооборота с помощью локальной версии 1С:Кабинет сотрудника и получите бонус на выбор: 

• кэшбек 15% от стоимости лицензии на бонусный счет организации 
• бесплатную настройку программы и пакет консультаций на первый период использования сервиса.

Чтобы получить консультацию по переходу на КЭДО – оставьте заявку на обратный звонок

Заказать консультацию