Электронный кадровый документооборот (КЭДО): тонкости перехода и выбор платформы для автоматизации

08.07.2022      13256

Разберем особенности перехода и запуска проектов по КЭДО. Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО, с чего начать переход на КЭДО и какую версию решения «1С:Кабинет сотрудника» для этого выбрать. 

Станет ли КЭДО обязательным

Эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот завершился в ноябре прошлого года.  Цель Минтруда – подготовить поправки в Трудовой кодекс для использования электронных документов при ведении кадрового учета. Все нововведения тестировали добровольные участники, изменения внесли в соответствующие законодательные акты, и эксперимент признали успешным.

Сейчас Трудовой кодекс позволяет работодателям самостоятельно принимать решения о необходимости введения КЭДО (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). То есть переходить на КЭДО не обязательно. Однако в экспертной среде есть прогнозы: переход на КЭДО станет обязательным с 2023 года. В этом случае изменения затронут даже небольшие организации, а внедрение КЭДО в авральных условиях будет некомфортным и для пользователей, и для специалистов, которые будут вести такой проект.

Это значит, что начать процесс перехода на КЭДО лучше сейчас: пока есть возможность самостоятельно расставлять приоритеты и нет дефицита ресурсов в данной сфере. Тем более, что переход на электронный формат имеет вполне понятные экономические обоснования. Например, позволяет сократить затраты на ведение кадрового учета.

Как выбрать платформу для автоматизации КЭДО 

Законодатели закрепили в Трудовом кодексе два варианта перехода на КЭДО:

  • с помощью федеральной государственной информационной системы «Работа в России», доступ к которой можно получить в том числе через Госуслуги
  • с помощью информационной системы работодателя, обеспечивающей как минимум аналогичные функциональные возможности.

 

Функциональные возможности портала «Работа в России». Использованы материалы Минтруда РФ.

 

Мы предполагаем, что полностью бесплатное решение для КЭДО на платформе «Работа в России» будет отличным решением для небольшого бизнеса и индивидуальных предпринимателей в случае, если КЭДО станет обязательным. Средним и крупным компаниям, заинтересованным в автоматизации рутинных процессов, придется подумать о собственной корпоративной системе КЭДО.

Для пользователей 1С перейти на электронный кадровый документооборот можно с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника», а также одного из прикладных решений, в котором поддерживается ведение кадрового учета и расчет заработной платы.

 

 

Компоненты автоматизированной системы КЭДО

Наиболее значимые обстоятельства, которые нужно будет учесть при планировании перехода : уровень электронной подписи, которой следует подписывать различные виды документов, и перечень документов, которые можно оформлять только на бумаге.

 

Вид используемой информационной системы

Вид подписи

Подписываемые документы

Информационная система работодателя

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

 

Все документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомления об изменении условий трудовых договоров.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

Документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • согласия на перевод;
  • заявления об увольнении;
  • отзыва заявления об увольнении;
  • уведомления об изменении условий трудового договора;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания.
Единая цифровая платформа «Работа в России»

Работодатель

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Работник

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Любые документы

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

По материалам сайта its.1c.ru

 

Что касается документов, которые остаются в бумажном формате, то законодатели закрепили это для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве, а также для инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести в системе КЭДО.

Как начать переход на КЭДО

Для решения задачи по переходу на КЭДО у «1С» есть сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это один из новых продуктов, который разрабатывался с помощью «1С: Элемента», и который позволяет решать все задачи, связанные с переходом на кадровый  ЭДО. В том числе создавать подписи сотрудников и обмениваться электронными документами. Оговоримся сразу, что данный продукт соответствует всем требованиям российского законодательства, развернут на мощностях дата-центра на территории России, имеет все необходимые сертификаты ФСТЭК. Далее речь пойдет именно о функциональных возможностях «Кабинета» для автоматизации КЭДО.

 

Расчетные листки

Справки

Отпуска

Отсутствия

Возможность получать и фиксировать факт получения расчетного листка

Возможность заказывать справки выдаваемые работодателем, в электронном и бумажном виде

Полный цикл документооборота: от согласования до подписания приказа и заявление, просмотр остатков

Уведомление об отсутствии всех заинтересованных сотрудников

 

Очевидно, что среди доступных функциональных возможностей сервиса есть те, которые будут востребованы нечасто. Например, запрос справок или информирование об изменении фамилии или смене паспорта. А есть такие, которые необходимо использовать периодически и достаточно часто. Например, рассылать ежемесячно расчетные листки или согласовывать документы на отпуск.

Если в компании не у каждого сотрудника есть автоматизированное рабочее место за компьютером, задача по рассылке расчетных листков может вызывать определенные затруднения. Сервис «1С:КС» достаточно быстро и успешно справляется с этим с минимальными вложениями.  

Цена одного кабинета в сервисе составляет максимум 28 рублей в месяц. Если принять во внимание цену печати, трудозатраты на поддержку печатающих устройств и соотнести это с тем, что «1С:КС» рассылает расчетные листки на смартфоны пользователей автоматически, то преимущества такого подхода становятся очевидными.

 

Интерфейс мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника»

 

Для тех, у кого смартфонов нет, доступ может осуществляться по ссылке, со стационарного компьютера с помощью веб-доступа. В случае, если сотрудник не располагает ни смартфоном, ни собственным ПК, работодатель может установить в доступном месте специальных терминал, который позволит получить доступ к личному кабинету по логину и паролю. В некоторых случаях работодатели использовали биометрию для входа, чтобы повысить надежность системы.

 

Веб-интерфейс сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

 

Таким образом электронные расчетные листки в качестве первого этапа внедрения КЭДО могут создать все необходимые условия для перехода: пользователи привыкают к интерфейсу сервиса, они понимают, что это удобно и не требует от них никаких дополнительных усилий.

Далее можно перейти на электронные документы в части оформления отпусков. После этого подписание различных приказов в сервисе КЭДО будет восприниматься как тривиальная операция. А запрос справок и уведомления об отсутствиях сотрудники осваивают, как правило, самостоятельно, без дополнительного стимулирования.

В целом, переход на электронные кадровые документы является экономически выгодным решением для предприятия, поскольку существенно сокращает трудозатраты на оформление документов. А в перспективе позволит экономить и на хранении архивных документов тоже.

«1С:Кабинет сотрудника»: облачный сервис или локальное развертывание?

«1С:Кабинет сотрудника» доступен в двух вариантах:

  • как облачный сервис по подписке с годовой или ежемесячной оплатой
  • для развертывания локально, также в подписочной модели, но с ежегодной оплатой

 

1С:Кабинет сотрудника в облаке «1С»

Розничная цена, без НДС

1С:Кабинет сотрудника 10 на 12 месяцев

3 360

1С:Кабинет сотрудника 25 на 12 месяцев

8 400

1С:Кабинет сотрудника 50 на 12 месяцев

16 800

1С:Кабинет сотрудника 100 на 12 месяцев

33 600

 

Приобретать «1С:КС» для локального развертывания можно, если этого требует корпоративная политика безопасности. Или необходима кастомизация, добавление собственных документов и дополнительных возможностей.

 

1С:Кабинет сотрудника для локальной установки

Розничная цена, без НДС

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 1000 на 12 месяцев

276 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 2000 на 12 месяцев

528 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 5000 на 12 месяцев

1 260 000

1С:Кабинет сотрудника для локального использования 10000 на 12 месяцев

2 520 000

 

Для подписчиков ИТС «1С» предоставляет возможность подключиться к сервису бесплатно на 45 дней без ограничения по количеству подключений. Сделать это можно прямо из конфигурации, в которой ведется расчет зарплаты.

Бонусы от Инфостарта

Если вы уже задумались о внедрении КЭДО – мы поможем сделать это не только качественно, но и выгодно. 

Закажите у Инфостарт внедрение кадрового электронного документооборота с помощью локальной версии 1С:Кабинет сотрудника и получите бонус на выбор: 

  • кэшбек 15% от стоимости лицензии на бонусный счет организации 
  • бесплатную настройку программы и пакет консультаций на первый период использования сервиса.

Чтобы получить консультацию по переходу на КЭДО – оставьте заявку на обратный звонок

 

Заказать консультацию


Автор:
Обозреватель


В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
В этой теме еще нет сообщений.
Оставьте свое сообщение

См. также

Фирма «1С» уведомила об изменениях в «Библиотеке подключаемого оборудования»

Новость ИТ-новость Онлайн-кассы

В стандартной библиотеке 1С:БПО редакции 3.1 и 3.2 изменен состав поддерживаемых драйверов для некоторых моделей торгового оборудования: сканеров штрихкода, эквайринговых терминалов и некоторых моделей ККТ.

01.02.2023    1530    ЕленаЧерепнева    0       

Станьте партнером первой практической конференции «Анализ и управление в ИТ-проектах»

Новость ИТ-новость Мероприятия

25-27 мая состоится первая практическая конференция Инфостарта для аналитиков и руководителей. 70% контента программы мероприятия – это мастер-классы, воркшопы, батлы, круглые столы, и 30% – доклады.

01.02.2023    1350    eselyanina    0       

В ожидании 8.3.24 и 8.3.25: обновлены планы развития для ближайших релизов 1С:Предприятие

Новость Зазеркалье Infostart Software Partners ИТ-новость

Официальный технологический блог «Заметки из Зазеркалья» опубликовал корректировки плана по развитию технологической платформы 1С:Предприятие 8.3.24, а также актуальный план задач для следующего релиза – 1С:Предприятие 8.3.25.

01.02.2023    2445    ЕленаЧерепнева    1       

Перезагрузка биржи фриланса на Infostart.ru: представляем Инфостарт Фриланс

Новость Инфостарт ИТ-новость

Инфостарт Фриланс – сервис, который помогает заказчикам искать специалистов 1С под разовые задачи. Сотрудничество заказчиков и фрилансеров взаимовыгодное: заказчик получает решение задачи, а фрилансер – гарантированную оплату за свой труд.

31.01.2023    2999    user997184    30       

Infostart Toolkit 2023.1: структура хранения полей метаданных, ссылки на объект и поддержка контекста расширений

Новость Инфостарт ИТ-новость Обзор готовых решений Инструменты и обработки

В новом релизе для инструмента «Метаданные» реализована структура хранения полей и вывод ссылок на объект. Кроме этого, появилась полноценная поддержка контекста расширений – и для инструмента «Метаданные», и для подсказки в редакторе кода.

31.01.2023    2439    vikad    0       

Ищем коллег-аналитиков в продуктовую команду ФинОфиса

Новость Инфостарт ИТ-новость ФинОфис

Если вы в совершенстве владеете финансовым учетом, хотите развивать финансовые продукты в качестве постановщика задач и готовы консультировать пользователей по работе с бюджетированием и казначейством в 1С – это ваш шанс начать карьеру в айти.

27.01.2023    2042    Iuliia_Feofanova    4       

1С:Управление нашей строительной фирмой: встречаем новую редакцию на базе 1С:УНФ 3.0

Новость 1С:Управление нашей фирмой 3.0 Строительство ИТ-новость

Разработчики перевели решение на новую, третью, редакцию 1С:УНФ, расширили отраслевые возможности, а также добавили еще один вариант поставки – базовую однопользовательскую версию конфигурации.

27.01.2023    1963    ЕленаЧерепнева    0       

1С:CRM 3.1: новые возможности релиза и преимущества подписки

Новость ИТ-новость Новый релиз

Фирма «1С» анонсировала выход новой редакции 1С:CRM 3.1. В конфигурации реализован ряд интересных идей для автоматизации управления продажами. А также существенно изменен подход к условиям доступа к отраслевой функциональности решения.

26.01.2023    2481    ЕленаЧерепнева    6       

Гибкая настройка распределения косвенных расходов и заполнение отчета «Исполнение контрактов ГОЗ» по данным учета

Новость ИТ-новость Новый релиз Обзор готовых решений

В новой версии 1.3.598 подсистемы «Гособоронзаказ: раздельный учет» реализован ряд существенных изменений, направленных на расширение возможностей и увеличение производительности.

26.01.2023    2573    TShaban    0       

6 дней до повышения стоимости на участие в конференции «Анализ и управление в ИТ-проектами»

Новость Инфостарт ИТ-новость Мероприятия

Практическая конференция для руководителей проектов и аналитиков – это новый уникальный формат мероприятия. Участников ждет 70% практики – мастер-классы, воркшопы, круглые столы и 30% – докладов.

26.01.2023    2477    eselyanina    0       

Начался курс для начинающих в 1С-программировании: еще есть возможность записаться

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы ИТ-новость Разработка

Новый поток курса для начинающих 1С-разработчиков стартовал. Но у вас есть еще неделя, чтобы присоединиться к обучению, набор продолжается. Успейте освоить базовые навыки работы с платформой 1С:Предприятие и сделать первый важный шаг в программировании.

25.01.2023    2316    dklimchuk    0       

Учет курсовых разниц в 2022-2024 году

Новость 1С:Бухгалтерия 3.0 1С:Комплексная автоматизация 1.х 1С:Управление производственным предприятием ИТ-новость Обзор готовых решений

В 2022 году вступили в силу несколько изменений законодательства, которые временно, на три года, меняют порядок учета курсовых разниц. Рассказываем о том, как эти изменения поддержаны в решениях 1С, и что на эту тему предлагает Инфостарт.

25.01.2023    4308    ЕленаЧерепнева    1       

Infostart Event 2023: приглашаем на главное событие года в мире 1С

Новость Инфостарт Infostart Event ИТ-новость Мероприятия

С 11 по 13 октября 2023 года в питерском отеле «Санкт-Петербург» пройдет 13-я конференция Infostart Event. Проведите три октябрьских дня вместе с лучшими 1С-никами страны! Продажи билетов уже открыты.

25.01.2023    2881    vikad    2       

Продолжаем набор на Базовый курс по обмену данными в системе 1С:Предприятие. Старт 31 января

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы ИТ-новость Программист Разработка

31 января стартует онлайн-курс по изучению механизмов 1С:Предприятие по обмену данными между различными прикладными 1С-решениями и взаимодействию с другими информационными системами.

24.01.2023    3274    dklimchuk    0       

Как монетизировать свои знания на Инфостарте, если ты 1С-разработчик

Новость Инфостарт ИТ-новость Сервисы Стартмани

Если у вас есть интересное решение наболевших проблем – например, отчет, обработка или подсистема на платформе 1С – делитесь своей разработкой и зарабатывайте стартмани.

24.01.2023    2947    user997184    3       

Вышел новый продукт «1С:Бухгалтерия лизинговой компании КОРП»

Новость ИТ-новость Конфигурация

Фирма «1С» оповестила о выходе новой отраслевой конфигурации для бухгалтерского учета в лизинговых компаниях. Разработчики реализовали поддержку новых ФСБУ и возможность ведения учета лизинговых операций в соответствии с требованиями НК РФ и 382-ФЗ.

24.01.2023    2023    ЕленаЧерепнева    0       

25 января стартует курс для начинающих в 1С-программировании

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы ИТ-новость Программист

25 января на Инфостарте начнется наиболее популярный курс среди начинающих 1С-разработчиков.

23.01.2023    2636    dklimchuk    0       

Бюджетирование в строительной компании: кейс успешного проекта

Новость ИТ-новость ФинОфис

Новостройки и «долгострой» – наглядное пособие успешной и провальной реализации строительных проектов. Почему одни строительные компании смогли выполнить свои обязательства и завершить проект, а другим это не удалось?

23.01.2023    3223    user1816563    0       

Практическая конференция «Анализ и управление в ИТ-проектах» – темы, сроки и механизм отбора заявок

Новость Инфостарт ИТ-новость Мероприятия

25-27 мая Инфостарт проведет первую практическую конференцию для аналитиков и руководителей проектов - «Анализ и управление в ИТ-проектах». Участников ждет 70% практики и всего 30% теории.

23.01.2023    2102    eselyanina    0       

1 февраля стартует конкурс корпоративной автоматизации «1C:Проект года» по итогам 2022 года

Новость ИТ-новость Конкурс

Информация о том, кто может участвовать в соревнованиях, как будут оценивать поданные заявки и на какие призы могут рассчитывать победители, уже доступна в информационном письме на сайте «1С».

23.01.2023    2024    ЕленаЧерепнева    0       

В 1С:УНФ 3.0 реализована поддержка Единого налогового платежа

Новость 1С:Управление нашей фирмой 1.6 1С:Управление нашей фирмой 3.0 ИТ-новость Новый релиз

1С:УНФ предназначена для ведения управленческого учета, однако в самой последней версии конфигурации пользователям будет доступна возможность проведения расчетов через Единый налоговый счет согласно последним требованиям ФНС.

20.01.2023    3020    ЕленаЧерепнева    0       

Новые возможности для управления сеансами пользователей в 8.3.24

Новость Платформа 1С v8.3 Зазеркалье ИТ-новость

Фирма «1С» анонсировала возможность завершать собственные сеансы, мешающие войти в информационную базу, для пользователей без административных прав.

20.01.2023    2751    ЕленаЧерепнева    16       

25 января состоится вебинар-дискуссия для аналитиков и руководителей проектов

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы ИТ-новость Бизнес-аналитик Руководитель проекта

25 января Ирина Гертовская и коллеги по цеху встретятся в онлайне, чтобы обсудить, как правильно определять границы проекта.

19.01.2023    3805    dklimchuk    0       

1Ci Partner Summit 2023: Сфокусируйтесь на главном!

Новость ИТ-новость

2 февраля 2023 года 1C International приглашает всех партнеров 1Ci и фирмы «1С» встретиться в онлайне и обсудить последние новости о продуктах, региональных тенденциях и успешном опыте коллег.

19.01.2023    2447    vikad    3       

Фирма «1С» анонсировала выход нового продукта для автоматизации курьерской доставки

Новость ИТ-новость

Новым решением будет заниматься компания «1С-БСЛ» – совместное предприятие «Бизнес Солюшинс Лаб» (BSL) и фирмы «1С». Предполагается, что пользователи прикладных решений 1С смогут использовать продукт «1С-БСЛ» уже в 2023 году.

18.01.2023    2604    ЕленаЧерепнева    3