«Почта России» приступила к реализации проекта, который позволит компаниям оцифровать входящую корреспонденцию и получить ее в электронном виде на email или сразу в систему документооборота.
Цифровизация письма
Новый сервис позволяет корпоративным клиентам получать письма в виде отсканированного документа или полноценной цифровой копии, в которую можно вносить изменения. Заниматься оцифровкой корреспонденции будут сотрудники «Почты России». Они вскроют конверт и отсканируют документы, при необходимости применяя специализированное ПО компании ABBYY. По заверениям почтового оператора, услуга поможет организациям на треть сократить расходы на обработку писем.
Компания может получить цифровую копию корреспонденции на email. Если предприятие интегрировало свою систему электронного документооборота с сервисами «Почты России», то ведомство имеет возможность направить письмо сразу в соответствующую программу.
Опробовать новую услугу сейчас могут только корпоративные клиенты почтового оператора. По словам представителя компании, первыми клиентами сервиса стали несколько государственных организаций, а также предприятия из медицинской и строительной отраслей.
Выгода на треть
По словам авторов сервиса, в первую очередь оцифровка писем будет полезна компаниям, которые часто обрабатывают большие объемы бумажной корреспонденции: банкам, сетевым поставщикам продуктов и т. д. Экономия будет достигнута благодаря сокращению расходов на курьерскую доставку. Также уменьшится время ожидания писем: услуга «Почты России» позволяет получить документ в течение нескольких минут.
По расчетам почтового оператора, компании тратят примерно 35 тыс. рублей на обработку каждой тысячи конвертов от партнеров и клиентов. Сервис должен сократить эту сумму до 25 тыс. рублей. Стоимость оцифровки одного письма обходится в среднем в 20 рублей.
Директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный назвал и другие преимущества услуги: из-за болезни сотрудников, ответственных за документооборот, или поломки оборудования не будет стопориться рабочий процесс. Также работники почтового ведомства снизят поток нежелательной корреспонденции.
Подробности процесса
Для оцифровки применятся платформа ABBYY FlexiCapture, позволяющая автоматически распознавать текст документов. Цифровая копия отправляется в формате PDF. В самом базовом виде услуга «Почты России» обойдется компании в 4,8 рублей: за эти деньги ведомство отсканирует одну страницу документа и отправит ее на email. Дороже всего стоит загрузка файла в систему документооборота – это будет стоить 60 рублей.
Письма перед оцифровкой будут вскрывать работники почты. Со всеми клиентами «Почта России» подписывает соглашение о неразглашении данных. Ведомство не уточнило, что будет делать с бумажной корреспонденцией после создания электронной копии.