Область применения
Составление расписания работы и осуществления предварительной записи. Программа может быть использована в организациях с направлениями деятельности различного спектра (медицинские клиники, салоны красоты, государственные предприятия и для множества других). Программа визуализирует расписание работы и составляет на его основе график приема. Простота и удобство работы сделают данную конфигурацию незаменимым помощником.
Примеры использования
Пример №1. Предварительная запись клиентов
Организация: сеть ортопедических магазинов
Оказываемая услуга: изготовление индивидуальных стелек
Персонал: техник-ортопед
До использования программы:
Предварительная запись клиентов осуществлялась c использованием бумажных носителей информации.
Недостатки:
- Сложность поиска ранее записанного клиента;
- Проблематичность отмены или переноса записи;
- Неудобство восприятия, вызванное разнообразием почерков сотрудников;
- Отсутствие возможности записи клиента в салон, расположенный по иному адресу. Запись возможно произвести только в том салоне, в который позвонил или пришел клиент;
- Невозможность автоматизации сбора статистических данных, т.к. анализу подвергаются бумажные носители;
Цель:
- Составление графика работы сотрудников в единой системе;
- Оперативное получение информации об изменениях в графике работы сотрудников;
- Возможность записи на прием в любой салон;
Результат внедрения подсистемы для записи клиентов:
После установки конфигурации, сотрудникам стало доступно расписание работы всех техников-ортопедов работающих в этой организации. В программе возможно отследить оперативные изменения в графиках работы врачей (если в одном из салонов врач заболел и не вышел на работу, то любой из сотрудников это видит). Таким образом если покупатель пришел в салон для записи на изготовление индивидуальных стелек, сотрудник может в режиме реального времени увидеть свободное время на заданную дату. Если свободное время отсутствует, сотрудник имеет возможность сделать предложение о записи в другой салон, проверив одновременно наличие свободного времени в ином удобном для клиента месте.
Логичным этапом развития компании стало создание единого центра записи, позволяющего организовать ведение расписания, обобщенного для всех точек реализации услуг. Он организован исходя из принципа объединения территориально удаленных друг от друга точек (салонов) в единую систему, в которой аккумулируется вся информация о графиках работы сотрудников и записанных на прием клиентах. Появилась возможность анализа накопленных данных, используя отчеты, диаграммы, графики. Процесс отмены записи и переноса времени стал очень быстрым и удобным.
Выводы
Клиент может записаться, отменить запись или перенести время:
- Находясь в точке реализации, при помощи сотрудника, в отношении техников-ортопедов, обслуживающих по этому же адресу;
- Находясь в точке реализации, при помощи сотрудника, в отношении техников-ортопедов, обслуживающих по любому иному адресу;
- С использованием средств телефонной связи.
Пример №2. Предварительная запись клиентов, составление графика работы сотрудников
Организация: cеть магазинов оптики
Оказываемая услуга: проверка зрения, изготовление оправ для очков, подбор контактных линз
Персонал: врач офтальмолог
Как раньше выполнялась предварительная запись клиентов
На ресепшне принимали входящие звонки и записывали посетителей в общий Excel-файл. За день до предстоящего визита в рабочее время обзванивали посетителей с напоминанием.
Недостатки:
Одновременное редактирование файла разными пользователями невозможно. Если файл открыт в одном из магазинов, то для того что бы записать в другом магазине необходимо было ждать пока закроют файл в первом. Часто забывали закрыть файл после редактирования, и приходилось выяснять, кто открыл файл и звонить, с просьбой закрыть. Проблема не однозначного ввода информации. Один и тот же клиент, может быть записан по-разному как пример этому: при вводе ФИО забыть поставить точу после отчества, или ввести лишний пробел «ИвановИ. И.» или «Ив анов И. И.» или «Иванов И. И». Все это проявляется при использовании фильтров и поиска в Excel-файле. Не удобный поиск данных.
Кроме того требовался новый функционал, возможность составление графика работы сотрудников, с указанием продолжительности рабочего времени.
Цель:
- Многопользовательский режим работы
- Составление графика работы сотрудников
- Решить проблему неоднозначного ввода информации
- Быстрый поиск нужной информации
Как помогла решить проблемы подсистема для записи клиентов:
Для ведения хозяйственных операций, организация использует решение от фирмы 1С, конфигурацию Розница. В базе данных ведется учет, товарных остатков, оформляются продажи: номенклатурных позиций (очков, оправ, линз и т.д), услуг (диагностика зрения у офтальмолога, подбор контактных линз, подбор очков (оправы)). В нормативно-справочную информацию внесены все сотрудники организации (продавцы, офтальмологи). В разрезе сотрудников учитываются продажи, сколько и какой продавец продал товара, какой офтальмолог и сколько оказал услуг. Кроме того, руководству хотелось регулярно получать информацию по записям на прием (кто записывается, на какие услуги, кто из них отказывается, какие по факту выполняют услуги, в какие интервалы времени и по каким дням максимальная/минимальная запись)
Взвесив все за и против, было принято решение использовать программу для записи клиентов, работающую на платформе 1С, а если возможно, то и внедряемую в имеющуюся конфигурацию, с целью вести весь учет в одной программе, и не плодить независимые между собой программы.
После внедрения подсистемы в имеющуюся конфигурацию «Розница», организация получила:
- Возможность многопользовательского режима работы.
- Проблема неоднозначного ввода информации решилась следующим образом: в качестве объекта рабочего графика, было принято решение использовать имеющийся справочник «Сотрудники» (с уже внесенными данными). В качестве объекта для записи, выбран справочник «Клиенты». Если клиент ранее был занесен в базу, то его достаточно выбрать из готового списка, чем достигается исключение ошибок.
- Проблема поиска решена стандартными средствами платформы 1С. Начиная с версии 8.3.5, платформа поддерживает расширенные возможности полнотекстового поиска. Доступен инструмент поиска по текущему значению в ячейки. Визуальное представление текущего состояния поиска в таблице. Результат поиска по разным значениям объединяются. Сохраняется история поиска, что позволяет в любой момент вернуться обратно к тем значениям поиска, которые использовали раньше.
- В программе производится планирование рабочего времени сотрудников. В процессе работы, плановые данные корректируются, что в итоге позволяет получить фактически отработанное время. Ведение индивидуальных графиков работы сотрудников позволило автоматизировать процесс создания табелей в конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом». Используя правила конвертации, информация о графиках работы сотрудников выгружается в базу «1С:Зарплата и Управление Персоналом» в документ «Табель». Чему были очень рады сотрудники бухгалтерии, поскольку раньше график учета рабочего времени (табель) заполняли в ручную.
- В результате использования подсистемы, появилась возможность наглядного визуального представление рабочего времени сотрудников в виде диаграмм и графиков.
- График учета рабочего времени ведется с указанием временных интервалов.
Технические требования
Подсистема работает на платформе не ниже 1С:Предприятие 8.3.5.
Функциональные возможности
- Составление расписания работы сотрудников в программе 1С
- Ведение графиков работы сотрудников в программе 1С
- Персональное расписание работы каждого сотрудника, с возможностью указания продолжительности рабочего времени
- Внесение изменений в ранее установленный график работы (в т.ч. отмены графика работы, изменения интервала рабочего времени, переноса даты, блокировки рабочего времени для записи на прием). Все указанные действия производятся с обязательным контролем уже произведенных записей и уведомлением о необходимости корректировки времени или отмены записи
- Удобное редактирование графиков работы, путем перетягивания интервалов времени, используя компьютерную мышь • Наглядное визуальное представление рабочего времени сотрудников в виде диаграмм и графиков • Формирование статистических данных о рабочем времени сотрудников в виде отчетов • Запись на прием к выбранному сотруднику на свободное время
- Перенос времени приема, ранее записанного клиента в течение одного дня / иного более продолжительного периода на основании составленного расписания
- Отмена записи на прием
- Указание запланированного вида работ / услуг по конкретной записи на прием
- Ввод дополнительной информации по конкретной записи на прием
- Формирование статистических данных по записям на прием в виде диаграмм, таблиц и графиков
- Наличие удобных инструментов поиска (в расписании), а именно в журналах "Запись на прием" и "Установка графика работы"
- Формирование данных о записи на прием в виде отчетов
Лицензирование
После покупки, будет выслан защитный ключ, активирующий подсистему.
Пример использования
Настройка подсистемы
Формирование рабочего графика
Запись на прием
Состав поставки
Файлы
Подсистема.zip
Архив содержит два файла:
- SetupConfiguration.zip (архив с установочными файлами: 1cv8.efd, setup, setup.exe (демо баз + пустая база));
- Subsystem_r.zip конфигурация 1Cv8.cf (для установки в используемые на предприятие конфигурации).
Доступность кода
Код частично закрыт (несколько общих модулей).
Заключение
Программа для записи клиентов, позволяет эффективно составить расписание работы сотрудников, осуществлять предварительную запись клиентов. Простота и удобство работы с программой сделают данную 1С конфигурацию незаменимым помощником в любой сфере оказания услуг. Программа прекрасно зарекомендовала себя как в маленьких организациях, так и более крупного формата. Конфигурация разработана на платформе 1С и позволяет непосредственно внедрить подсистему в любое отраслевое решение от фирмы 1С, и вести весь учет в одной конфигурации (по принципу все в одном месте).
В цену включена полная поставка конфигурации (передача прав на использование непосредственно от автора), без ограничения срока и территории использования, никаких дополнительных ключей покупать не нужно.
