АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С:CRM

АКАМ:модуль ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение 1С:Управление торговлей 8, 1С:Комплексная автоматизация 8 и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес процессы. 

Реализован функционал автоматического импорта тендерных заявок по отобранным фильтрам и ключевым словам по расписанию. Каждый новый опубликованный целевой тендер становится Лидом внутри 1С:CRM и его отработка становится частью бизнес процесса отдела продажа или тендерного отдела.

В поставке АКАМ:модуль ТОРГИ включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.

Для кого решение АКАМ:Модуль ТОРГИ? Целевые пользователи

В последнее время все больше компаний понимают, как важна автоматизация торгов и необходимость оптимизации работы с тендерными заявками для повышения прозрачности, результативности и эффективности процесса.
Решение АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1C: CRM станет одним из инструментов такой оптимизации, если компания:

• использует систему 1С в продажах и работе с клиентами, 

• получает от тендерных продаж более 15% оборота, 

• имеет тендерный отдел от 2 человек.

Кроме того, TRM интересен собственникам бизнеса, которые планируют начать работать с тендерами и рассматривают их, как дополнительные канал лидогенерации.

Какие вопросы решает?

Осознание того, что нужна автоматизация торгов, приходит, когда руководитель компании или тендерного отдела (отдела продаж) понимает, что:

• не знает, сколько тендерных заявок не отработано,

• конкуренты “съели” долю рынка,

• узнаёт об интересных торга после их завершения,

• сотрудники забывают про дату подачи заявок;

• не может собрать статистику по отделу за 5 минут.

Использование решения TRM помогает исправить это. Каждый новый опубликованный целевой тендер становится Лидом внутри 1С: CRM и его отработка становится частью бизнес процесса отдела продаж или тендерного отдела. 

Какие возможности получит пользователь АКАМ:Модуль ТОРГИ?

• Автоматическая загрузка тендерных заявок в 1С по фильтрам (через систему Seldon с более чем 3000 площадок федерального, регионального и корпоративного уровней (44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие),

• Автоматическое создание заявки по ссылке на ЕИС (zakupki.gov.ru),

• Ведение общего списка тендерных заявок (в том числе ручной ввод данных),

• Отслеживание изменений, контрольных сроков и статусов тендерных заявок, 

• Закрепление ответственных по тендерным заявкам,

• Отдельный рабочий стол сотрудников тендерного отдела (KANBAN доска),

• Уведомления сотрудников и руководителя о новых тендерах и срочных задачах,

•  Постановка задач и поручений смежным отделам и службам,

• Аналитические отчеты по анализу тендеров, площадок и работы сотрудников,

• Сквозной процесс от разбора нового тендера до подписания закрывающих документов.

Модуль ТОРГИ может работать, как на базе отдельностоящего решения 1С:CRM, но максимальный эффект появляется при встройке решения в учетные решение -  1С: УТиВСК, 1С:Комплексная автоматизация  и 1С:ERP. В этом случае полноценно реализуются сквозные бизнес-процессы компании. 

В типовом решении АКАМ: Модуль ТОРГИ включена предварительно настроенная воронка продаж тендерного отдела.

Что меняется при автоматизации работы с торгами?

В таблице представлены основные изменения, которые происходят в процессе работы с тендерными заявками после внедрения решения АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С: СRM. 

Возможности развития после внедрения

Мы создали решение для автоматизации работы тендерного отдела и включения в процессы всей компании в экосистеме 1С, которое со временем можно поэтапно адаптировать под потребности и специфику работы конкретного бизнеса, еще больше повышая эффективность работы тендерного отдела

Например, для выполнения тендера, можно перейти на уровень автоматизации SRM (Supplier relationship management) — система управления взаимодействием с поставщиками, а обычно это управление закупочной деятельностью компании. 

Как выглядит рабочий процесс по обработке и ведению тендеров в АКАМ: Модуль ТОРГИ для 1С:CRM?

При подключении решения АКАМ: Модуль ТОРГИ в 1C появится раздел “Модуль торги”, где расположены:

• Рабочий стол (KANBAN) сотрудника Тендерного отдела;

• Список Заявок только Тендерного отдела;

• Отчеты для Тендерного отдела.

Увидеть все тендерные заявки, отобрать заявки по дате завершения подачи, организации, виду заявки или ответственному менеджеру, сделать фильтр по необработанным заявкам можно в Списке заявок.

Работа с Тендерными Заявками

В Список тендерных заявок попадают заявки:

• созданные вручную,

• созданные автоматически по ссылке на ЕИС (подробнее <ссылка на новость>)

• созданные автоматически при включенной интеграции с системой Seldon. 

Автоматическая загрузка из Seldon (интеграция по API с 1С)

Seldon (https://company.myseldon.com/) - один из крупнейших агрегаторов информации о торгах:

• В онлайн режиме собирает информацию обо всех закупках в России и за рубежом (торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ, коммерческие закупки, аукционы по продаже имущества банкротов).

• Формирует подборки профильных торгов в соответствии с заданными параметрами.

• Экономит время на мониторинг закупок в конкретной тематике.

Периодичность загрузки определяет компания-пользователь. Загрузка осуществляется по настроенным (ключевые слова, географический охват, ФЗ)  на стороне Seldon фильтрам. При настройке интеграции можно выбрать, по каким фильтрам загружать заявки в 1С, и назначить ответственного за конкретное направление (фильтр).

Для Модуля ТОРГИ разработана своя форма Заявки. От типовой она отличается специальными дополнительными реквизитами, которые позволяют собирать и хранить информацию о тендере.

При ручном создании менеджер самостоятельно заполняет Заявку имеющейся информацией.

При автоматической загрузке Заявка заполняется опубликованными в извещении данными.

В заявке хранятся ссылки на извещение в системе Seldon и на площадку, где размещен конкурс или на ЕИС.

По Заявке можно Отклонить обращение, если конкурс не перспективный, или Принять обращение (создать Интерес), когда компания заинтересована в участии и победе. Заявку можно перенаправить другому ответственному для работы или принятия решения.

Работа с Интересом по тендеру

В Интересе:

• ведется вся работа по тендеру, 

• хранится информация по тендеру и тендерная документация,

• хранится история взаимодействий сотрудников внутри компании и с представителями организатора / заказчика. 

В основе работы по тендеру в рамках Интереса лежит Сценарий (Воронка) продаж ТОРГИ:

• можно использовать типовой сценарий для торгов,

• можно настроить сценарий под себя.

Движение по сценарию возможно как ручное, так и автоматическое (требует настройки).

Табличную часть “Товары и услуги” рекомендуется использовать:

• для подбора и хранения в системе товаров и/или услуг в соответствии с техническим заданием конкурса,

• для расчета их себестоимости,

• для оформления заказа поставщику в случае выигрыша.

Хранение всех документов по тендеру в одном месте помогает:

• не тратить время на поиск нужных документов;

• исключить зависимость от присутствия сотрудника, ответственного за нужный документ;

Планирование работы по участию в конкурсе, отображение результатов и контроль осуществляются в Интересе с помощью следующих Инструментов:

• Взаимодействия:

  • для планирования контактов с организатором / заказчиком конкурса,

  • для фиксации факта общения с организатором / заказчиком конкурса и его результатов,

  • для планирования и работы по задачам, имеющим чек-лист, т.е. состоящим из нескольких подзадач, с возможностью фиксации факта их выполнения. Например, задача по проведению анализа тендера может выглядеть так:

• Задачи:

  • для планирования собственных задач;

• Поручения:

  • для постановки задач коллегам, результат которых нужно проконтролировать, н-р, задача финансовому отделу оплатить обеспечение или задача продакт-менеджеру подготовить сертификаты на продукцию; 

• Примечания:

  • для фиксации важной информации.

Взаимодействия, задачи и поручения попадают в рабочее место “Мои дела” ответственного за выполнение и облегчают планирование рабочего дня.

Также, как и еще одно рабочее место - “Мои продажи”. Здесь видна текущая работа по торгам конкретного сотрудника - какое количество конкурсов (Интересов) и на какую сумму находится на каждом из этапов Воронки продаж ТОРГИ. Что позволяет более наглядного и эффективного планировать работу на день/неделю.

Контроль тендерного отдела

Решить задачу “Повысить прозрачность тендерного отдела” можно, используя все механизмы типового 1С: CRM по анализу и отчетности.

Так, например, можно:

• проконтролировать активности сотрудников тендерного отдела

• проанализировать объемы тендерных продаж за год с динамикой по месяцам

• оперативно получить информацию по тендерным закупкам в работе - кто из сотрудников какой тендер ведет, на какую сумму, на какой он стадии. Прямо из отчета провалиться в документ (Интерес), в котором хранится вся история завершенных и запланированных задач и взаимодействий, прикреплена документация, произведен расчет стоимости участия 

• увидеть аналитику по причинам проигрыша (по компании в целом или по ответственным специалистам)

Купить АКАМ:Модуль ТОРГИ на базе 1С:CRM?