Ограничения для применения данной схемы учета

Рассматриваемая далее схема автоматизации может быть применена с учетом следующих ограничений:

• Организация не относится к автотранспортной компании, как следствие вправе установить периодичность заполнения путевого листа, исходя из своей производственной деятельности, например ежемесячно. Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать в затраты.

• Желательно, но не обязательно - водители заправляются по топливным картам (например, по топливным картам Лукойл). На примере Лукойла, можно в режиме онлайн из системы "Ликард-Процессинг" выгружать данные о фактах заправки каждого транспортного средства в разрезе даты, номера топливной карты, вида топлива, количества топлива и стоимости заправки;

• Маршруты по которым ездят водители - условно постоянны. Т.е. водители ездят всегда примерно по одним и тем же маршрутам, нет такой ситуации, что в этот месяц одни маршруты, в а следующий месяц совершенно другие;

• В учетной политике отражено, что затраты на ГСМ списываются в расходы на основании утвержденной на предприятии формы сводного путевого листа.

Обобщенный алгоритм подготовки сводного путевого листа

Последовательность шагов по подготовке сводного путевого листа:

• Один раз, в начале ведения учета для каждого автомобиля в учетной системе необходимо ввести справочную информацию: водитель и топливная карта, вид топлива, начальные показания спидометра и остатка топлива в баке, нормативы расхода топлива в летний и зимний период, маршруты;

• За необходимый период времени (месяц или любой произвольный период) выгрузка и загрузка в учетную систему данных о фактических заправках из "Ликард-Процессинг" (данный шаг не обязательный);

• Автоматическое заполнение сводного путевого листа (или массовое создание путевых листов):

  • автоматический расчет расхода топлива на основании данных о начальном и конечном показании спидометра и остатка ГСМ в баке, а  также фактическом потреблении ГСМ (загруженном из сторонней системы или введенной вручную);

  • на каждый календарный день выбирается случайным образом маршрут который закреплен за транспортным средством (список маршрутов при необходимости можно скорректировать);

  • пропорционально нормативной длине маршрута автоматическое распределение фактического пробега за месяц по маршрутам.

Учетная система "Сводные путевые листы"

По описанному в данной статье подходу автоматического создания сводных путевых листов, была разработана специализированная конфигурация 1С "Сводные путевые листы".

Основные функциональные возможности данной конфигурации:

• Ведение нормативно-справочной информации;

• Импорт данных о фактических заправках из "Ликард-Процессинг";

• Автоматическое создание сводных путевых листов (включая массовое создание);

• Отчетность по фактическим заправкам и движениям ГСМ.

"Интеграция" с бухгалтерской системой предполагает следующий механизм: по итогам месяца на основании отчета по движению топлива бухгалтер смотрит общий расход топлива, и на основании этих данных делает в "1С:Бухгалтерия предприятия" вручную один документ "Требование-накладная".

Для кого предназначен решение?

Программа предназначена для бухгалтеров, отвечающих за участок учета работы автотранспорта и списания ГСМ в затраты.

Причины купить

Данная конфигурация успешно внедрена и используется у ряда наших клиентов (для которых применимо использование сводных путевых листов). Также есть успешный опыт с помощью данной программы восстановления первичной документации за прошлые периоды.

Установка и технические требования к работе программы

Для установки данной программы необходимо создать новую информационную базу и добавить в нее конфигурацию из файла. Для работы программы требуется платформа 1С:Предприятие 8.2.19.80 и более поздние версии.

Данная конфигурация является самостоятельной программой (она не внедряется в типовые конфигурации 1С). Код конфигурации открыт для редактирования, и может быть изменен при необходимости адаптации конфигурации.

Бесплатную техподдержка

Период бесплатной техподдержки составляет 1 месяц.