Для фирмы с большим количеством отгрузок исправления в печатных формах документов отгрузки могут стать настоящей проблемой. Исправление количества, отсутствие подписи или печати, вычерки из накладной – это неполный список всех бед. Если отсутствует первичный документ отгрузки, значит, с ним может быть все что угодно – отгрузки не было, или был вычерк из накладной, может, на складе не догрузили… Результат один – нельзя свести складские остатки, то есть картина «Не ждали…» более чем вероятна. Если допускать отсутствие первичных документов, то руководство очень скоро это почувствует по ряду причин, например, невозможно восстановить последовательность документов (а значит, себестоимость в отчетах показывается неправильная)
Что делать?
Чтобы избежать кризиса в отдельно взятой фирме, необходимо отслеживать печатные формы документов – чтобы все печати были на месте,вычерков не было и т.д. и т.п. Если же произошла непредвиденная ситуация и как назло был вычерк, значит, нужно заменить документ. Это основа основ, но что делать, если замен очень много?
Можно, конечно, составить реестр документов на замену и «крыжить» каждый документ, например, по номеру. В результате вырастает длинная «портянка» с замысловатыми галочками, точками и другими иероглифами.
Или попробовать немного автоматизировать документооборот, тогда для этого нужно:
1. Добавить штрих-код в печатную форму ТОРГ12
2. Воспользоваться обработкой: выбрать закладку [Хорошие документы] или [Замены] и просканировать штрих-код документа (штрих-код = номеру документа)
3. После того как вы просканируете все документы, можно переходить к закладке [Отчеты] и увидеть реестр отсутствующих документов, реестр замен по менеджерам или автомобилям. Можно даже их распечатать…
Ну а пользоваться или нет этой обработкой, это уже дело каждого…
Для того, чтобы пользоваться обработкой, нужно:
- добавить реквизит Замена [Число] в документ Реализация
- добавить шрифты в системную папку шрифтов (обычно C:\windows\Fonts) - для печати штрихкодов
