Универсальная загрузка документов из файлов электронных таблиц (Excel, OpenOffice, MXL) для ОФ

Публикация № 614435

Обработки - Обработка документов

обработка загрузка excel xls загрузка счетов

4
Обработка позволяет загрузить содержимое произвольного файла электронной таблицы (Excel, Openoffice, MXL) в табличную часть выбранного документа. В процессе загрузки пользователем выбираются начальные/конечные строки для загрузки и соответствие колонок файла колонкам документа. Дополнительные настройки позволяют указать значения по умолчанию, формулы для заполнения производных полей и режимы поиска для элементов справочников. Обработка идеально подойдет для загрузки присланных поставщиками счетов, прайсов и т.п. информации.

Для начала рассмотрим простой пример загрузки счета поставщика, присланного в формате Excel (файл xls). Присланный файл имеет следующий вид:

Пример загружаемого файла электронной таблицы

 

Загружать будем в конфигурацию "Управление Торговлей 10.3" в документ "Заказ поставщика". Итак, открываем журнал заказов поставщика, создаем новый документ и на вкладке товары в меню "Заполнить" выбираем пункт "(LSoft) загрузить из файла Excel".

Загрузка в документ "заказ поставщика"

После этого откроется основное окно обработки загрузки, следующего вида:

Загрузка выполняется путем заполнения необходимых опций на каждой из страниц обработки и последующим переходом к следующей странице кнопкой "Далее". На первой странице выберем загружаемый файл, установим галочку "Автоматически настроить служебные колонки" и нажмеме кнопку "Далее".

Выбранный файл будет загружен и отображен на открывшейся странице обработки. Теперь последовательно обозначим, что и куда нам следует загрузить:

  1. Щелкаем мышкой в первой загружаемой строке файла
  2. Нажимаем кнопку "Установить" у поля начальной строки загрузки (в поле появляется номер первой загружаемой строки)
  3. Щелкаем мышкой в колонке "кол-во" в загружаемом файле
  4. Нажимаем кнопку "Установить" в колонке "Количество" в верхней части формы (номер колонки файла появляется над кнопкой)
  5. Устанавливаем галочку "авто-окончание"
  6. Аналогично колонке количества назначаем номера загружаемых колонок для Суммы и Номенклатуры (для номенклатуры выбираем колонку артикула в файле)

По кнопке "Далее" перейдем к следующей странице обработки.

Открывшаяся таблица содержит все колонки табличной части загружаемого документа. Здесь же указаны выбранные на предыдущем шаге номера загружаемых колонок исходного документа. Колонки формул, начальных значений и вида поиска обработка заполнила автоматически. Поставим галочку "Требуется" напротив строки "Номенклатура" и нажмем кнопку "Далее".

Результат загрузки

Обработка выполнит преобразование загруженного файла в табличную часть документа 1С и отобразит таблицу-результат. Ее можно отредактировать вручную и нажав кнопку "В документ" перенести загруженные данные в исходный документ.

 

Возможности обработки

Продемонстрированный пример является простейшим способом использования данной обработки. Перечислим полный спектр доступных возможностей:

  • загрузка в любой документ любой информационной базы (документ должен иметь табличную часть для загрузки) - обработка может быть использована из меню "заполнить" при включении в справочник дополнительных обработок, либо м.б. использована непосредственно из меню "Файл"
  • выбор произвольного соответствия между полями документа и колонками загружаемого файла
  • указание значений по умолчнию для колонок, не участвующих в загрузке (например можно задать ставку НДС)
  • указание формул расчета для любых колонок (как загружаемых так и не участвующих в загрузке), что позволяет заполнить колонки типа "Цена", которые вычисляются делением колонки суммы на количество
  • автоназначение формул и значений по умолчанию для самых распространенных документов стандартных конфигураций (например, автоматическое заполнение единиц измерения, коэффициентов, ключей строк и т.п.)
  • автоматический подбор значений из справочников - по коду, наименованию, призвольному реквизиту (например подбор номенклатуры по указанному в файле загрузки коду, или подбор контрагента по ИНН)

Выбор загружаемых строк и колонок

Загрузка данных из исходного файла выполняется построчно. В качестве первой, используется строка, номер которой указан в поле "Начальная строка загрузки". Загрузка выполняет либо до конца файла, если установлена галочка "Авто-окончание", либо до загрузки строки с номером указанном в поле "Конечная строка загрузки". Номера строк можно непосредственно ввести с клавиатуры, либо выбрать в загружаемом файле - для этого следует выделить любую ячейку загружаемого файла в первой/последней строке и нажать кнопку "Установить" рядом с соответсвующим полем.

Аналогичным образом возможно указать соответствия между колонками загружаемого файла и колонками табличной части документа. Номер колонки либо вводится вручную, либо выбирается ячейка в колонке исходного файла и нажимается кнопка "Установить" в соответствующей колонке документа.

Автонастройка служебных колонок

На первой странице обработки имеется галочка, позволяющая автоматически настроить некоторые колонки в загружаемом документе. Автонастройка устанавливает для известных ей колонок формулы, значения по умолчанию и варианты поиска наиболее удобные для обычного использования. Если у колонки задан номер колонки для загрузки из исходного файла или формула уже задана - настройка формулы не производится. Аналогично, если у колонки уже задан вариант поиска или значение по умолчанию - автонастройка их не изменяет.

Автонастройка настраивает формулы для колонок типа Количество, Цена, Сумма. Добавляет заполнение единиц изменияния и коэффициента из карточки номенклатуры, а также задает формулы для вычисления суммы и ставки НДС .

Автонастройка работает только для стандартных конфигураций 1С и совместимых с ними (например, для УТ 10, КА 1.1, УПП 1.3).

Значения по умолчанию

Для любой колонки загружаемого документа можно задать значение по умолчанию. Оно будет подставлено в результирующую строку документа, если в исходном файле выбранная ячейка пуста, либо для колонки не назначена для загрузки соответствующая колонка исходного файла. Значение по умолчанию можно использовать, например, для указания ставки НДС, которая будет использована в загружаемом документе.

Колонки, обязательные к заполнению

Для любой колонки в загружаемом документе можно установить флажек "Требуется" - если при загрузке такая колонка не содержит значения, то строка пропускается и не загружается. Если при загрузке используется авто-определение окончания загружаемого файла, то следует отметить одну из колонок таким флажком - это позволит исключить загрузку множества пустых строк из конца файла.

Формулы

Использование собственных формул позволяет устранить потребность ручного заполнения колонок, которые не были указаны в загружаемом файле, но требуются для нормального использования (сохранения/проведения) документа. Например, значение коэффициента единицы измерения может быть получено формулой из самой единицы.

Формулу можно указать в трех вариантах:

  1. значение = <выражение 1С>
  2. = <выражение 1C>
  3. <Текст программы 1С, задающий переменную "значение">

Варинты 1 и 2 полностью идентичны - в процессе загрузки вычисляется указанное выражение и его значение записывается в колонку документа

Вариант 3 может быть уже отдельной программой на языке 1С с единственным обязательным требованием - записать в переменую "значение" что-то, что будет записано в соответствующей колонке документа.

Внутри формулы можно применять любые стандартные операторы/операции/функции платформы 1С. Также внутри формулы доступны:

  1. Структура "Данные", содержащая все загруженные значения текущей строки. Обращаться следует как данные.<Имя колонки табличной чати документа>, например формула =данные.Сумма/данные.Количество может быть использована для заполнения колонки цены.
  2. Переменная "Источник" - представляет собой область текущей загружаемой строки исходного excel документа. Доступные свойства и методы можно найти в синтекс-помошнике 1С
  3. Переменная "Формула" - содержит текущую вычисляемую формулу
  4. Переменная "НомерСтроки" - текущий номер строки табличной части загружаемого документа
  5. Переменная "Имя" - имя текущей колонки табличной части загружаемого документа
  6. Переменная "НомерКолонки" - номер колонки исходного документа, выбранный при загрузке

Вычисление формул выполняется сразу после загрузки строки из исходного документа и заполнения значений по умолчанию. Если при вычислении формулы произошла ошибка или не было получено значения, то формула откладывается и вычисляется повтороно после операции поиска значений в справочниках. Формулы вычисляются для всех колонок, независмо от того загружалась колонка или нет - соответственно может быть сформировано как новое значение так и изменено загруженное/найденное.

Поиск значений

Колонки документа, в которые происходит загрузка, могут содержать значения из различных справочников. Например из справочника Номенклатуры. Для правильного заполнения таких колонок предусмотрен поиск по справочникам с указанием способа поиска. Возможны следующие варианты:

  1. Поиск по коду - в excel-файле в ячейке указан код элемента справочника (например код номенклатуры) - при загрузке выполняется поиск в справочнике элемента с указанным кодом
  2. Поиск по наименованию - в excel-файле в ячеке указано ТОЧНОЕ наименование элемента из справочника - при загрузке выполняется поиск в справочнике по точному совпадению наименований (вплоть до числа пробелов)
  3. Поиск по артикулу - аналогично поиску по коду, но используется реквизит "Артикул" (если он есть у справочника). Для артикула проверка выполняется без учета пробельных и других незначащих символов
  4. Поиск по произвольному реквизиту - можно выбрать один из реквизитов справочника (тип реквизита д.б. строкой!) и поиск выполняется по точному совпадению. Например, можно осуществлять поиск по полному наименованию или комментарию.

Поиск выполняется уже после вычисления формул и заполнения значений по умолчанию. Если при поиске будет найдено несколько подходящих элементов, то по умолчанию используется первый найденный. Но если установить галочку "Поиск без дублей", то при обнаружении нескольких подходящих элементов элемент текущей строки документа заполнен не будет, а в журнал будет выведено соответствующее сообщение.

Сохранение и загрузка настроек

Настройки обработки сохраняются в привязке к виду документа и его табличной части. Т.е. возможно одновременно хранить различные настройки, например для загрузки счетов и для загруки заказов. При запуске обработки настройки загружаются автоматически. Сохранение настроек выполняется только вручную, при нажатии соответсвующей кнопки на панели действий (кн. 1). Также настройки можно загрузить вручную (кн. 2). Сохраненные настройки можно удалить, используя соответствующую кнопку (кн. 3).

Настройки

Обычные настройки привязаны к текущему пользователю базы и не доступны другим пользователям. Но пользователь с административными правами может сохранить настройки как "Общие" (кн.4). Такие настройки доступны для загрузки всем пользователям. Они загружаются либо вручную, соответсвующей кнопкой (кн. 5), либо автоматически, если отсутствуют обычные настройки у текущего пользователя.

При использовании данной обработки из меню "Файл", без подключения в качестве внешней, доступен ручной выбор типа целевого документа, названия загружаемой табличной части и самого целевого документа. При закрытии обработки, тип последнего документа/табличная часть запоминаются автоматически.

Журнал

Все выполняемые действия, ошибки и предупреждения записываются в отдельный журнал. Доступ к нему включается автоматически, при появлении важных сообщений. Также журнал можно включить/выключить вручную кнопкой "Журнал" (кн. 6) на панели действий формы.

Подключение к конфигурации и использование

Обработка может быть использована в двух вариантах:

1) Без подключения к конфигурации - достаточно открыть обработку из меню "Файл -> Открыть". При таком использовании в обработке следует выбирать тип документа, его табличную часть и собственно целевой документ выбранного типа. Загрузка будет выполнена в указанный документ, после чего измененный документ будет записан.

2) С подключением в качестве обработки заполнения табличных частей

  • Скачайте рабочую обработку
  • Выберите в меню Cервис -> дополнительные внешние отчеты и обработки (внешние печатные формы и обработки) -> обработки заполнения табличных частей
  • Откроется окно дополнительных обработок, нажмите в нем "Добавить"
  • В открывшемся окне создания внешней обработки нажмите кнопку открытия файла и выберите скачанный файл обработки

Далее следует назначить документы, в которых может быть использована обработка. Для этого, в таблице "Принадлежность обработки заполнения табличных частей":

  • нажмите кнопку "Добавить" (зеленый плюс)
  • выберите в открывшемся списке вид документа и нажмите "ОК" (например, для загрузки полученнх счетов в заказы поставщика - выберите вид документа "Заказ поставщику")
  • в появившейся строке в поле "табличная часть" - выберите табличную часть документа, куда будет осуществляться загрузка (например, в заказе поставщику выберите табличную часть "товары)
  • Нажмите "ОК" для сохранения обработки в базе
  • Теперь обработка доступна для использования из меню "Заполнить" в выбранных документах

При использовании обработки  из форм документов - после переноса данных в документ следует закрыть обработку и сохранить/провести документ вручную.

Технические требования

  • Версия платформа 1С Предпиятие - 8.3.9 и выше
  • Любая конфигурация, способная работать в режиме обычного приложения (толстый клиент, обычные формы)

Лицензионные ограничения

Код обработки открыт, и может быть доработан Пользователем самостоятельно.

При приобретении обработки, покупателю предоставляется право бессрочного использования приобретенной версии

Право бессрочного использования распространяется так же на все версии обработки, полученные в рамках технической поддержки (платной или бесплатной)

Пользователь не имеет права передавать данную обрабоотку третьим лицам на платной или безвозмездной основе, а также размещать ее в сети интернет.

Пользователь не имеет права использовать код данной обработки полностью или частично в собственных разработках.

Техническая поддержка

Техническая поддержка включает в себя:

  • Консультации по установке/использованию обработки в комментариях/личной переписке
  • Исправление ошибок в работе
  • Предоставление доступа к размещенным на сайте новым версиям обработки с исправлениями ошибок/новыми функциям

В течении 1 (одного) месяца техническая поддержка предоставляется бесплатно.

По истечения первого месяца после покупки - техническая поддержка оплачивается отдельно

Установка обработки в конфигурацию пользователя, настройка загрузки конкретных файлов выполняются с почасовой оплатой (см стоимость техподдержки) через программы удаленного доступа (например TeamViewer)

 

Причины купить

Один раз купив данную обработку, вы экономите собственное время/время ваших сотрудников, что легко окупает потраченные средства..

Достоинства

Обработка позволяет значительно снизить трудозатраты на ввод документов, получаемых в виде файлов электронных таблиц.

Сравнение версий

1.0.0 - первая версия, базовый функционал, бессрочное право использования

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.

4


Новый вопрос

E-mail*
Тема (вопрос)*

См. также

Специальные предложения