Обзор систем автоматизации документооборота: 1С:Документооборот, Диадок и Directum

Управление - Пользователю системы

Статья будет посвящена сравнению трех систем документооборота и выделению среди них наиболее функциональной и удобной.

Разберемся, какая из трех систем документооборота наиболее функциональна и удобна.

Для начала определимся с основным назначением рассматриваемых программ.

1С:Документооборот и  Directum созданы для автоматизированной работы с документами (обмен данными, создание документов и т.д.), отлаживания  взаимодействий между сотрудниками и  бизнес-процессов в целом.

Диадок  же используется только для обмена электронными документами. Создавать или редактировать их в программе невозможно. Все официальные документы  подписываются автоматически  электронной цифровой подписью и имеют юридическую силу.

1C:Документооборот разработан командой 1С,  Directum - компанией Directum , а Диадок - СКБ Контур.

 

 

Далее, обратимся к конкретным критериям для характеристики систем.

 

Удобство контроля для руководителя

Программы 1С:Документооборот и Directum осуществляют интеграцию с основными почтовыми системами (т.е. все письма с email загружаются в программу, это достаточно удобно для работника, так как все необходимые сведения отображаются в одной программе), имеют специальную версию планшетного клиента, предусматривают механизм удаленной работы. Это говорит о том, что руководитель, будучи, например, в другой точке мира, с помощью планшета или телефона сможет согласовать какие-либо документы, решить важные вопросы или посмотреть, насколько загружены его сотрудники в данный момент (есть специальный календарь, где работники отображают свои задачи и стадии их выполнения).

Система Диадок  также осуществляет  интеграцию с основными почтовыми системами и присутствует механизм удаленной работы.  Но в программе провисает специальная версия планшетного клиента, так как она еще не протестирована и не адаптирована в достаточной мере.  

 

Интеграции с имеющимися учетными системами заказчика

1С:Документооборот оборудован готовыми модулями по обмену с распространенными в России учетными системами. Так как программа работает на платформе 1С, то она предусматривает возможность бесшовной интеграции с другими конфигурациями 1С. Это значит, что из интерфейса другой конфигурации можно будет работать с данными 1С:Документооборота, вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам, использовать 1С:Документооборот в качестве файлового хранилища или как архив документов, учитывать трудозатраты сотрудников. Также можно разработать интеграционные модули на внутреннем языке.

Программа Directum  аналогично включает в себя готовые модули по обмену с распространенными в России учетными системами. В системе используется и встроенный язык программирования ISBL, который не получил широкого применения, что усложняет доработку интеграционных модулей.

У Диадока есть интеграционный модуль, который позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами прямо из 1С.  Документооборот с пользователями других систем осуществляется через роуминг (является технологией обмена юридически значимыми электронными документами между операторами). 

 

Простота внедрения системы

Система 1С:Документооборот интегрируется во все продукты 1С (с которыми работает большое число фирм), это облегчает задачу внедрения системы (если у вас уже имеется какая-то конфигурация 1С, то вы можете просто настроить бесшовную интеграцию с программой и начинать работать). Кроме того, если сотрудники компании уже взаимодействовали с системами 1С, то работать в 1С:Документообороте им намного легче, так как не нужно будет разбираться в функционале (продукты 1С похожи между собой по структуре). 

Внедрение и адаптация Directum происходят легко за счет специальных интеграционных компонентов. Пользователи ECM-системы достаточно быстро обучаются и вовлекаются в рабочий процесс.

Программу Диадок внедрить также легко. Все, что нужно, это квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП).  Но система зависима от подключения к интернету: если сеть не будет работать, то вы не сможете получить доступ к данным. Добавления функционала не предусмотрено, система ориентирована только на обмен юридически значимых документов.

 

Возможность использования программного обеспечения системы для решения каких-либо дополнительных задач

Программа 1С:Документооборот имеет достаточно богатый функционал, связанный не только с документооборотом, но и  такими дополнительными задачами, как управление процессами, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и т.д. Кроме того, из-за того, что программа легко интегрируется с другими программами 1С, ее функционал еще расширяется (прибавляется функционал других программ 1С после интеграции с ними).

Система Directum запрограммирована  решать такие дополнительные задачи, как управление взаимодействием с клиентами, управление бизнес-процессами, автоматизация канцелярией и управление показателями эффективности (все они покупаются отдельно).

Диадок, в рамках этого параметра, выглядит менее привлекательно, потому что система не предназначена для решения дополнительных задач.

Возможность потокового ввода документов в систему, встроенные механизмы работы со сканером

1С:Документооборот и Directum предусматривают потоковый ввод документов в систему,  интегрируются со сканерами.

Программа Диадок не настроена на потоковый ввод данных и работу со сканерами.

 

Лицензирование программ и стоимость

Для работы в 1С:Документообороте вам необходимо будет купить лицензию на платформу в зависимости от количества рабочих мест. 

Рассчитаем стоимость программы для 50 рабочих мест.

Если у вас предприятие со сложной организационной структурой и сложным документооборотом (средние, крупные организаций и холдинги), а также нужно потоковое сканирование, то вам подойдет версия КОРП. Ее стоимость будет составлять порядка 312 000 рублей.
 
А для малых и средних коммерческих предприятий, с несложной организационной структурой и документооборотом, рекомендуется версия ПРОФ. Стоимость будет составлять 187200 рублей на 50 рабочих мест.

В комплект поставок входят и не требую дополнительной оплаты все функциональные опции (учет документов и файлов, процессов и задач, мероприятий и обращений граждан, учет и планирование рабочего времени, проектный учет и т.д)

Кроме того, если вы - подписчик ИТС, то получаете возможность скачивать обновления бесплатно.

 


Для работы в системе Directum  необходимо приобрести серверную и клиентскую лицензии.

Рассчитаем также стоимость программы для 50 рабочих мест.

Существует 2 варианта поставки: Enterprise (Число пользовательских лицензий не ограничено) и Standard (До 100 пользовательских лицензий). Directum Enterprise будет стоить 636 900 рублей, а Directum Standard - 370 300 рублей. 

За отдельную цену покупаются модули, решающие дополнительные задачи. Например, если вы хотите подключить еще канцелярию, управление совещаниями и заседаниями, управление закупками и финансовый архив, то необходимо будет доплатить порядка 519 600 рублей для версии Enterprise и 322900 рублей - для Standard.

 


Для функционирования программы Диадок, вам необходимо приобрести квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП). В Диадок можно войти с любым КЭП, неважно, каким аккредитованным удостоверяющим центром был выдан. Также подходит и тот, который вы используете для сдачи отчетности.

Говоря о стоимости, мы не будем проводить сравнение, так как цена здесь назначается по иному принципу (цена формируется за каждый отправленный документ исходя из тарифов, входящие документы являются бесплатными).

 

Выводы:

По проведенному анализу, можно сделать вывод, что программы 1С:Документооборот и Directum наиболее функциональны и удобны для работы с документами. Но программа Directum более затратна, так как все дополнительные модули необходимо оплачивать отдельно. Диадок значительно уступает другим рассматриваемым программам, так как ее функционал строго ограничен. 

См. также

Комментарии
1. Mихаил K (mifka186) 3 16.03.18 12:10 Сейчас в теме
У диадока и назначение другое. Организовать внешний документооборот со сторонними контрагентами. Обмен с поставщиками и покупателями актами и счетами. + Диадок предлагает интеграцию с 1С путем установки внешней обработки. Эта обработка также умеет подключаться в интернет и подписывать документы, при этом входящие документы можно одной кнопкой завести в своей базе 1С
A7_Sash; Gilev.Vyacheslav; +2 Ответить
2. Геннадий Николаев (genayo) 16.03.18 12:16 Сейчас в теме
В части Диадока - сравнили кислое с пресным...
Gilev.Vyacheslav; +1 Ответить
3. Сергей Долинин (ImHunter) 20 16.03.18 13:20 Сейчас в теме
Товарищи из "Автоматизация бизнеса", вы бы не позорились написанием такого рода "обзоров".
10. Алиса Белых (alis112358) 112 19.03.18 14:30 Сейчас в теме
(3) Сергей, добрый день! Сравнили именно эти программы потому, что IT-специалисты чаще всего спрашивают про них. И некоторые не знают, что программы имеют разные назначения. Например, искренне верят, что Диадок предназначен для автоматизации документооборота.
4. Николай Копышков (akim2040) 16.03.18 13:31 Сейчас в теме
" Диадок значительно уступает другим рассматриваемым программам, так как ее функционал строго ограничен. "

Диадок в первую очередь предназначен для обмена с контрагентами юридически значимыми документами. И сравнение 1с: Документооборот и Диадока в вообще не возможно. Как можно сравнить программу для внутренних и внешних обменов, и удивляться что Диадок крайне ограничен по функцоналу
5. Sergey Andreev (starik-2005) 1348 16.03.18 13:34 Сейчас в теме
Суровая челябинская маркетологша ))))
sergathome; +1 Ответить
6. Сергей Любезнов (sergathome) 16.03.18 13:39 Сейчас в теме
8. Руслан (lrs) 27 16.03.18 16:42 Сейчас в теме
Автор сравнивает теплое с мягким. Диадок используется для обмена юридически значимыми документами между контрагентами. Соответственно его нужно сравнивать с инструментом 1С-ЭДО, а не с инструментами систематизирующими внутренний корпоративный контент компании...
9. Вячеслав Гилёв (Gilev.Vyacheslav) 1771 16.03.18 17:43 Сейчас в теме
из всего перечисленного мы используем только Диадок не смотря на подобные обзоры )))
skif47; A7_Sash; Scorpion4eg; klaus38; A_Max; +5 Ответить
11. Катерина Шах (e-katerina) 125 20.03.18 12:41 Сейчас в теме
В таком обзоре необходимо добавить сравнение, как минимум, с 1С-ЭДО, чтобы немного уровнять рассматриваемые системы.
Для тех пользователей, которые читают в названии только фразу "электронный документооборот" действительно все системы на одно лицо.
А вот формулировка автора "выделению среди них наиболее функциональной и удобной" в корне не верна. Системы существенно отличаются по функционалу, и имеют плюсы в своей области.
12. Илья Вольных (xFoG) 27.03.18 10:02 Сейчас в теме
Смысл писать о том, что ваш франч не внедрял? Ради перепечатки информации со страниц с описанием данных продуктов?)
Оставьте свое сообщение