Переход на КЭДО: как настроить и внедрить сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Зачем нужен сервис 1С:Кабинет сотрудника

Впервые фирма «1С» анонсировала сервис для электронного кадрового оборота несколько лет назад, когда было объявлено о проведении эксперимента по переходу на электронный кадровый документооборот. Практически одновременно с публикацией соответствующего закона начали применяться ограничения, связанные с коронавирусом, что дополнительно стимулировало развитие нового сервиса.

На начальном этапе 1С:КС был ориентирован на рассылку электронных расчетных листков. Для компаний, где у каждого сотрудника есть компьютеризированное рабочее место и персональный почтовый ящик, в решении такой задачи нет ничего сложного. Однако, когда речь идет о распределённых производствах или торговых компаниях, где рабочие приходят в цех или на склад, а не в офис, ежемесячная рассылка расчетных листков перестает быть таким уж несложным делом. При этом российское законодательство предписывает рассылать расчетные листки обязательно. Если этого не делать – штраф.

Соответственно, фирма «1С» сначала разработала продукт, который решал задачу по рассылке расчетных листков с минимальными трудозатратами, а потом появились и дополнительные возможности – запросы различных справок, оформление отпусков и сообщения об изменении персональных данных.

Теперь 1С:Кабинет сотрудника переносит в цифровой формат все, что можно туда перенести, и существенно сокращает трудозатраты на ведение кадрового учета. Разработчики обещают добавлять в сервис новые фичи, но уже сейчас в 1С:КС можно:

• посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить факт ознакомления;

• уведомить об отсутствии (болезнь, опоздание, личные дела, командировка, отпуск по уходу);

• согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;

• не только увидеть остаток неиспользованного отпуска, но и получить подробную справку с пояснением, почему этот остаток именно такой;

• написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;

• найти коллегу по работе в общем списке и узнать его рабочий телефон или почту;

• запросить справку 2-НДФЛ;

• запросить справку с места работы;

• проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения.

Кроме этого, 1С:Кабинет сотрудника присылает полезные напоминания. Он сообщит о том, что согласовано заявление на отпуск, готов расчетный лист или заказанная справка. А руководителя личный кабинет уведомит о необходимости согласовать заявление подчиненного.

Таким образом, КЭДО становится отличным решением для оптимизации работы кадровых служб, а также уменьшает нагрузку на парк печатающих устройств и ускоряет коммуникации в данной области.

Пользовательский интерфейс сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Источник: welcome.1c-cabinet.

Отдельно следует отметить особенности «Кабинета». Этот сервис максимально прост в развертывании, не требует существенных трудозатрат на внедрение, а также смещает основную нагрузку по эксплуатации данной автоматизированной системы с ИТ-службы предприятия в сторону профильных кадровых служб.

Эффект от внедрения заметен практически сразу. А невысокая стоимость использования (возможно, это особенность начального этапа жизненного цикла данного продукта) делает 1С:Кабинет сотрудника безусловно экономически эффективным инструментом.

Варианты поставки 1С:Кабинет сотрудника: что выбрать – облако или локальную версию

1С:Кабинет сотрудника можно приобрести в формате подписки на доступ к личным кабинетам сотрудников в облаке «1С», а также в виде локальной версии, которую можно развернуть на собственных аппаратных мощностях.

В пилотном режиме доступна возможность адаптации обоих вариантов работы сервиса.

Кастомизация локальной версии сервиса достигается за счет технологии 1С:Элемент – в состав поставки входит сервер и документация для установки и администрирования приложения на Windows или Linux.

На первом этапе наиболее рациональной стратегией перехода на КЭДО с использованием 1С:КС будет использование типового продукта, и только после обнаружения существенных функциональных разрывов стоит переходить к версии, которую можно доработать.

Что говорить «безопасникам», если они задают вопросы

Предполагается, что сервис 1С:Кабинет сотрудника максимально надежно обеспечивает конфиденциальность данных, к которым предоставляется доступ. Один из важнейших фактов о работе сервиса 1С:КС – это то, что пользователи не получают никакого доступа к информационной базе. Они работают с данными, которые публикуются в сервисе и жестко ограничены настройками интеграции.

Как организовать проект перехода на КЭДО

Пилотный проект по внедрению КЭДО можно начать с одного подразделения, включив в состав проектной группы рядовой персонал, руководителей среднего звена, а также ответственных исполнителей со стороны кадровой службы.

Важно, что технической части проекта по переходу на КЭДО в обязательном порядке должна предшествовать методическая подготовка. Если этого не сделать, все документы, оформленные в сервисе, будут нелегитимными.

Это значит, что специалисты по кадровому учету должны:

• внести изменения в корпоративную документацию;

• уведомить всех сотрудников о переходе на КЭДО;

• получить от них согласие на такой переход.

При этом работник имеет право отказаться от перехода на КЭДО и в рамках закона принуждать его нельзя. Однако это не означает, что при наличии нескольких отказов перейти на КЭДО в организации будет невозможно – система может успешно существовать и в гибридном режиме.

Подробно порядок действий и документов, необходимых для запуска в компании проекта перехода на КЭДО, описан в статье на портале ИТС.

С чего начать внедрение

Еще одна точка, которую необходимо пройти, прежде чем приступить к развертыванию 1С:КС, – это аудит данных на стороне конфигурации, которая будет выступать в качестве источника данных для сервиса. Здесь нужно обратить внимание на корректность по таким пунктам:

• актуальные остатки отпусков: во-первых, они должны быть действительно актуальными, во-вторых, для сотрудников необходимо подготовить пояснения, почему они видят именно такой остаток отпуска, и как и когда он будет изменяться

• корректная оргструктура: по умолчанию при маршрутизации документов, согласовываться документы будут руководителем, который является таковым с точки зрения учетной системы, а не некоего реального положения дел – это нужно понимать при запуске проекта;

• для тех сотрудников, которые будут пользоваться сервисом, нужно обязательно заполнить email и указать номер мобильного телефона – без этого сотрудник не выгрузится в КС.

Настройка и развертывание сервиса «1С:Кабинет сотрудника» в облаке 1С

В таком варианте развертывания техническая часть проекта является наименее сложной. Предполагается, что необходимо будет выполнить следующие работы:

• выполнить первичное подключение сервиса из конфигурации;

• настроить кабинеты сотрудников и опубликовать их в сервисе;

• настроить электронные подписи на стороне работодателя и на стороне сотрудников.

Трудозатраты данного этапа в наиболее сложных случаях могут составлять несколько часов.

Первичное подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке «Подключить» на начальной странице, либо по ссылке «Сервис – 1С:Кабинет сотрудника» в разделе «Кадры и Зарплата» конфигураций 1С:ЗУП, 1С:КА, 1С:ERP или в разделе «Сотрудники» конфигурации 1С:Бухгалтерия..

После этого нужно пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения.

Источник: portal.1c.ru

В результате работы помощника появится ссылка, по которой следует подтвердить аккаунт ответственного лица с помощью SMS.

Источник: portal.1c.ru

Чтобы создать кабинеты сотрудников в сервисе, нужно проставить флажки в колонке «Публиковать» напротив нужных позиций штатного расписания – доступна публикация кабинетов по компании, по отделу или по конкретному сотруднику.

Источник: portal.1c.ru

Обращаем внимание, что для тех сотрудников, которые будут пользоваться сервисом, нужно обязательно заполнить email и указать номер мобильного телефона.

Далее нужно настроить согласования заявлений ответственными руководителями, указав соответствующее значение в форме. Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения будет использоваться руководитель организации.

Похожим образом настраивается обработка заявок. Предполагается, что за этот процесс отвечают кадровики, расчетчики или пользователи с профилем, у которого предусмотрена роль «Обработка заявок кабинет сотрудника».

После этого можно переходить к отправке приглашений сотрудникам. На этом этапе происходит отправка приглашения присоединиться к сервису и создается собственный кабинет. Работать с сервисом можно будет через веб-клиент или мобильное приложение, загрузить которое можно в маркете приложений.

Подробное описание всего процесса настройки для всех поддерживаемых в сервисе конфигураций приведено на странице сервиса на портале ИТС.

Как настроить электронные подписи

Чтобы обеспечить юридическую значимость электронных кадровых документов, нужно подключить в настройках конфигурации кадровый электронный документооборот, а также настроить электронные подписи соответствующего уровня.

Со стороны сотрудников в сервисе применяются усиленные неквалифицированные электронные подписи. Такую подпись пользователь может бесплатно получить в своём кабинете в разделе «Профиль – Мои данные – Электронная подпись».

Со стороны работодателя нужно применять усиленную квалифицированную электронную подпись, которую можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах, а при наличии действующего сертификата подключить его в конфигурацию стандартным способом.

По материалам сайта its.1c.ru

Согласно закону, на данный момент ведение документов в бумажном формате сохраняется только для приказов об увольнении, актов о несчастном случае на производстве и для инструктажей по охране труда. Все остальное можно вести в системе КЭДО.

Порядок развертывания 1С:КС на сервере организации

Для развертывания локальной версии нужно распаковать архив дистрибутива и запустить файл 1ce-installer способом, релевантным для используемой операционной системы.

После этого начнется запуск «Установщика», который имеет одинаковый графический интерфейс на всех операционных системах. Все компоненты комплекта поставки подписываются цифровой подписью. «Установщик» проверяет эту подпись и отображает результат проверки рядом с названием версии.

После успешной установки появится доступ к «Панели управления сервера» – отдельному компоненту КС, имеющему графический интерфейс.

Панель управления сервера позволяет настраивать и обслуживать сервер, создавать и обслуживать приложения, загружать проекты, управлять пользователями:

• в «Панели управления сервера» создается приложение;

• в него загружается проект приложения из комплекта поставки;

• задается имя приложения и выбирается СУБД, в которой будут храниться данные.

Для созданного приложения в списке можно будет получить локальную ссылку для запуска веб-клиента административным пользователем или разработчиком.

После этого регистрируется само приложение и производится его настройка.

• На первом шаге регистрации загружается файл с настройками, предоставленный в комплекте поставки.

• На втором шаге при нажатии кнопки «Зарегистрировать» заполнится идентификатор приложения, который необходим при обращении в техподдержку.

• И на последнем шаге регистрации выгружается файл с настройками, который будет использоваться при подключении к основному приложению, используемому в качестве источника данных для сервиса.

Далее происходит настройка в той же последовательности, как это описано для сервиса в облаке 1С.

Сервис развернут. Кабинеты подключены. Что дальше?

Сервис 1С:Кабинет сотрудника в целом не требует существенных трудозатрат на поддержку. Большинство вопросов пользователей будут связаны не с техническим обеспечением сервиса, а с предметной областью кадрового учета. Поэтому наиболее рациональным будет организовать первую линию поддержки непосредственно в кадровой службе предприятия. И лишь те обращения, которые не могут быть решены на первой линии, нужно будет эскалировать в ИТ-службу.

В результате внедрения у кадровых специалистов существенно сократится время, расходуемое на рутинные операции – его можно будет перераспределить в пользу консультирования пользователей по вопросам использования нового сервиса по КЭДО.

Для специалистов по кадрам такие изменения в должностных обязанностях можно позиционировать как получение новых навыков, повышающих их стоимость на рынке труда: специалист, который умеет управлять задачами в проекте по внедрению КЭДО, ценится значительно выше, чем тот, кто умеет работать только с традиционными бумажными формами.

Кроме того, со временем объем обращений сократится, и поступающие запросы в основном будут касаться только вновь принятых работников – это оптимизирует управление и учет кадров на предприятии.
 

Дополнительные материалы:

Раздел КЭДО на портале ИТС

Инструкции по подключению облачного сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Страница сервиса на портале ИТС

Если вас заинтересовало внедрение сервиса, звоните нам по телефону 📞 8 800 555-52-56
Или оставляйте заявку через форму обратной связи

Заказать обратный звонок