• Версия для печати

• Основное

Документация

Неоднократно сталкивался с тем, что у руководителей, гл.бухгалтеров, системных администраторов, программистов и других специалистов при приеме-передаче должности отсутствует четкое представление о том, как осуществить и отразить документально данную процедуру. В результате впоследствии почти всегда возникают необоснованные претензии, сбои в работе, приводящие в конечном итоге к убыткам в организации. Документация "Оформление документов о приеме-передачи должности" касается всех, кто работает в 1С, т.к. то же состояние базы на момент приема-передачи должности очень важно отразить.

Интрересно, что и поиски полноценных материалов на эту тему в интернете и в поисково-справочных программах «Гарант», «Консультант» не привели к успеху. В итоге, еще  в 2003 году создал акт приема-передачи должности и опись к нему  которые успешно применяю в аудиторской деятельности и  выкладываю на общее обозрение, обсуждение и возможную доработку.

 

 

 

 

 

 

 

 

Открытое акционерное общество «ХХХХХХХХХХХХХХ»

 

 

« 25   »  июля 2007 г.                                                                                   г.ХХХХХХХХХ

 

 

 

Акт

Приемки-передачи документов, информационных баз, иных активов и сведений по текущему состоянию дел

 

        

Комиссия в составе:

Председателя – зам.директора по кадрам Ивановой В.В.,

членов комиссии: аудитора ООО «Аудит ПБ» Минецкого В.И., гл. инженера Матушкина И.И., начальника ИТО Дмитрусева В.В., зам.гл. бухгалтера Юрьевой Т.А.

в связи с  (увольнением, принятием, иными причинами)

увольнением гл.бухгалтера Сафроновой И.А.и принятием на должность гл.бухгалтера Анисимова С.С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Анисимовым С.С.            приняты, а Сафроновой И.А.            переданы

документы: согласно прилагаемой описи от 25 июля 2007 года

информационные базы: 1С 7.7 «Бухгалтерия», 1С 8.1 «УПП», «Контур», расчеты в формате “EXCEL” 17 файлов, письма в формате “WORD”- 41файл. Информационные базы и иные данные  записаны на  диск формата DVD-R по состоянию на 24  июля 2007 года.. На данном диске стоят подписи членов комиссии и подписи передающего и принимающего лиц.

иные активы: печать организации «Для финансовых документов», штампы «Погашено», «Принято от «__»______199_г.», чековая книжка с неиспользованными чеками № БН9662317 по №БН9662325, пластиковые карты бывших работников Чурова, Ишмухаметова, топливные пластиковые карты №№3909801000000005647, 3909801000000005638, 3909801000000005635, ключи от двух сейфов, находящихся в кабинете гл.бухгалтера в количестве четырех штук; ключи от  сейфа, находящегося в кабинете бухгалтерия в количестве одной штуки, ключи от кабинета гл.бухгалтера в количестве двух штук; не снятые с учета в ИНФС (и неиспользуемые ККМ) в количестве двух штук.

сведения по текущему состоянию дел: отчетность за 1полугодие 2007 года сдана, но регламентированный  бухгалтерский баланс  за 1 полугодие 2007 года в программе 1С 8.1 «УПП» имеет расхождение между активом и пассивом на 353 тыс. руб., выручка по отчету о прибылях и убытках за данный период не  соответствует сумме облагаемого оботора и налога в декларациях по НДС за 1 и 2 квартал (при отсутствии необлагаемых операций) на 10871 тыс.руб. (в форме №2 больше); данные отчета движения денежных средств за 1полугодие 2007 не соответствуют с реальными остатками и оборотами на начало и конец периода.

При этом отчетность сдавалась через «Контур» с помощью ручных корректировок. Фактически, распечатанная и подписанная отчетность за 1полугодие 2007 года соответствует с данными программы1С 8.1 «УПП» только по четырем показателям (касса, банк, задолженность по заработной плате в балансах и выручка по отчету о прибылях и убытках).

Инвентаризация с октября 2006 года проводились в части учета материалов, однако они не были отражены в учете по причине отказа всех подотчетных лиц от подписи (всвязи с несогласием с «входными» остатками, отраженными в бухгалтерии).

Иные инвентаризации в период 2006-2007 годов не проводились.

При сверке аудитором остатков по расчетным счетам с выписками банка  было обнаружено, что эти данные не соответствуют на сумму 827 руб. с мая 2007года (т.е.,по выпискам банка сумма меньше).

Также имеются без ответа зарегистрированные секретарем  письма ИФНС, статистики, ПФ и ФСС тринадцать требований о разъяснений расхождений по формам отчетности,

Также не закончены  акты сверки расчетов с основным контрагентом «ОАО БратскГэсСтрой» по причине расхождений в 2006 и 2007 годах около 217 тыс.руб.

Гл.бухгалтер Сафронова И.А. рекомендует предоставить уточненные декларации за 1 квартал и 2 квартал по НДС, прибыли, имуществу всвязи с нахождением ею ошибок. Расчет приложен к настоящему акту. Остальная отчетность сдана полностью и в сроки. Рекомендуется пользоваться календарем бухгалтера.

 

Примечания: гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила что ей неизвестно, где находится любая техническая и регистрационная  документация на все ККМ, а так же на любые основные средства организации, т.к. при принятии должности ею в марте 2006 года никем акт передачи должности не составлялся. При этом, при принятии должности ею уже никакая отчетность а программе 1С 8.1 «УПП»  не имела взаимоувязки и организация постоянно имела штрафы за нарушения бухгалтерского и налогового учетов. По поводу нахождения в сейфе пластиковых карт бывших работников гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила, что они были в сейфе, когда она впервые приступила к работе и более ничего пояснить не может. По факту хранения топливных пластиковых карт в сейфе у главного бухгалтера, было также пояснено, что их учет с момента внедрения в 2007 году обязан был вести зав.гаражом. Всего этих карт было 20 штук, но в настоящий момент достоверно определить их реальное количество и местонахождение невозможно, т.к. завгар утверждает, что у него (и у водителей) их 12 штук.

 

 

Принял: Анисимов С.С.                                      Сдал:Сафронова И.А.

 

 

Председатель комиссии:  Иванова В.В.

Члены комиссии:      Минецкий В.И

                                  Матушкин И.И

                                  Дмитрусев В.В.

                                  Юрьева Т.А.

 

 

 

Опись

 к акту приемки-передачи  документов, информационных баз, иных активов, сведений по текущему состоянию дел от 23.07.2007 года

 

 

 

№№ пп	Наименование папки	Отличительные признаки	Содержание	Примечания
1	Учредительные документы	Папка из кожезаменителя черного цвета	Уставы (2 редакции), свидетельства о регистрации, свидетельсва о постановке на учет, коды статистики и др.	Имеется отдельная опись в папке, всего 147 листов Копия описи приложена  к акту приема-передачи
2	Отчеты в ИФНС	Синяя папка – файл	Декларации, пояснения, бухгалтерская отчетность 2007	Имеется отдельная опись в папке, всего 68 листов Копия описи приложена  к акту приема-передачи
3	Отчеты в ПФ, ФСС	Синяя папка – файл	Декларации, отчеты, расшифровки, пояснения	Имеется отдельная опись в папке, всего 68 листов Копия описи приложена  к акту приема-передачи
4	И т.д. и т.п.	И т.д. и т.п.	И т.д. и т.п.	И т.д. и т.п.

 

               Председатель комиссии:  Иванова В.В.

               Члены комиссии:      Минецкий В.И

                                                 Матушкин И.И

                                                 Дмитрусев В.В.

                                                 Юрьева Т.А.

 

 

 

Как правило, такое внедрение приживается сразу и навсегда. Рекомендую.

 

Оценка сообщества