gifts2017

Ой, инвентаризация, чтоб её…

Опубликовал Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) в раздел Управление - Практика учета

Некоторые очевидные вещи (к которым я пришел, к сожалению, с годами), которые могут помочь новичку при проведении ревизий в небольших магазинах.

О чём статья. О том что можно планировать время на проведение ревизии; о том, как быстро выяснять причину расхождения; и о том, что делать инвентаризацию можно быстрее, если применять оборудование, не только дорогое, например, ТСД, но уже имеющееся подручное (кассы, сканеры, ноутбуки, компьютеры).

I. Скорость ревизии подчиняется закону 33 наименования за 40 минут. Т.е., за 8 часов 4 бригады счетчиков заполняют 48 листов, а это 1600 наименований. Т.е., первую ревизию, я помню, как раз и считал где-то неделю.

II. Если при ежемесячных (или годовых) ревизиях выявляются расхождения. То причину (вплоть до виновного) можно найти путём ежедневных частичных ревизий. Если по инвентаризации выявляются недостачи, то это может быть либо воровство, либо ошибки. Требуется подробный анализ каждого расхождения. Проведения повторных ревизий - в общем, выяснение причины, которое может занять много времени (хотя как показывает практика - глаза боятся, а руки делают, не так уж и много времени, если все делать аккуратно).

Но если же времени нет, а всё же хочется знать, что же, все-таки, стало причиной недостачи, то поможет простой отчет. Для это нужно выяснить какая была выручка за период между инвентаризациями. И если недостача составляет больше 5-6% от выручки, то это, как правило, ошибки учета. Если от 0,5% до 4%, то это воровство (усушка, утруска). Если 0% процентов, то скорее всего махинации оператора или администратора, или бухгалтера. Ну, а если по инвентаризации получились излишки, то, как правило, это ошибки (не-е не ошибки-- из дому кто приносит:).

III. Cкорость ИЛИ надежность ревизии можно повысить за счет использования дополнительного оборудования: ТЕРМИНАЛА СБОРА ДАННЫХ или НОУТБУКА, или КАССЫ, или СКАНЕРА. Причём - или скорость, или надежность; одновременно все повысить не получится. Если использовать кассу, то товар нужно носить к кассе и на ней щелкать - будет создаваться документ инвентаризации.

Надежность конечно хорошо - "так как, некачественная инвентаризация - это пустая трата времени". А для ускорения проведения инвентаризации можно и «народу» побольше «нагнать» (создать больше бригад счетчиков).

Самый удобный, надежный, быстрый, и простой (к тому же и самый дешевый ~20'000 - дешевле есть? Теперь уже не самый дешевый, Появились и дешевле за ~12'000 - например Opticon SMART) терминал сбора данных - это CipherLab. Это гипотеза основывается на опыте и следующих фактах: Ну, во-первых, его недолго настраивать; во-вторых он надежен: его можно ронять, он не зависает (не одного случая в отличии например от Casio DT930). Работает быстро, так как у него две таблицы данных. И потому выгрузку он делает быстро. Если штрих код, например, не читается, то можно вместо штрих кода ввести код (который обычно печатается на ценнике).

 Если пойти по увеличению скорости инвентаризации, то скорость подсчета с использованием дополнительного оборудования увеличивается в ДВА РАЗА.

Если – по увеличению надежности, то скорость  остается такой же (33 наименования за 40 минут).

Это самые важные моменты которые могут помочь новичку. Эти цифры полученные опытным путем; и они пересекаются с цифрами других специалистов даже из других стран. Так что опыт здесь не причем, если прочитать соответствующую книжку.

Эпилог. Вообще, по теории инвентаризации, можно написать еще много. Это и то, как должна проводится инвентаризация, как оформляться, что бы в суде нельзя было её оспорить. И то, как теория проведения инвентаризации согласуется с практикой.

См. также

Вознаграждение за ответ
Сумма: 0 $m
Добавили:
Татьяна Филатова (belochkaNN) (0.10 $m)
Подписаться Добавить вознаграждение
Комментарии
1. Александр Лыткин (TrinitronOTV) 06.05.13 12:47
спасибо большое за статью, очень поучительно для начиниющего, кстати для инвентаризации как раз в нашей организации и используется терминал сбора данных
2. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 06.05.13 13:34
Спасибо за плюс, хотя некоторые моменты я опустил, дабы не перегружать статью. Сделав упор на то, что, лично я, не встречал не в интернете, не в книжках по бухгалтерии и ревизии.
3. Ula1c (ula1c) 06.05.13 14:32
(2) AlexanderEkb, интересный опыт. Специальной(кроме бухгалтерской) литературы на эту тему не читала и статья показалась интересной.Думаю, что стоит дополнить и другими моментами, которые опущены - читается легко.
Ну, а если по инвентаризации получились излишки, то, как правило, это ошибки (не-е не ошибки-- из дому кто приносит:).
Да действительно приносят свой товар, а товар хозяина залеживается на полке, но это работает только при продаже минуя кассу и сканер сканера штрих-кода. Но иногда этот товар случайно всплывает во время инвентаризации.
4. Сергей (Che) Коцюра (CheBurator) 06.05.13 14:38
Если в магазин ПРИНОСЯТ ЧУЖОЙ ТОВАР - то начинать надо с системы безопасности/контроля и порядка приемки товара.
5. Ula1c (ula1c) 06.05.13 15:04
(4) CheBurator, Согласна. Но для небольших магазинов это проблема - это и свой товар из дома и левый от представителей поставщиков и т.п. А покупатели в округе - все знакомые лица и чек можно и не пробить.
6. Сергей (Che) Коцюра (CheBurator) 06.05.13 15:24
(5) именно поэтому надо начинать с (4). Потому что если в бочку дерьма добавить стакан меда - получится бочка дерьма. Или в бочку меда добавить стакан дерьма - получится бочка дерьма. А так получается - инвентаризация - как средство лечения, а по сути инвентаризация - д.б. всего лишь средством профилактики.
7. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 07.05.13 11:03
Скользящие инвентаризации - это лишь средство диагностики. Естестсвенно, что можно предложить различные способы недопущения излишек.
Согласно статье из журнала "Современная торговля", розничные сети страдают от недостач в размере от 1% до 3% от выручки. Системы контроля и безопасности эту ситуацию, я так думаю, не изменят.

Если интересно, то в той статье поднималсь проблема того, что сети хотят пролобировать закон об возможности списания недостач в сатью расхода (а то терпишь убытки и еще налоги с этих убытков заплати). В америке, например, всегда можно один процент списать на убытки, причём, независимо от того, были недостачи или не были.
8. юрий гулидов (gull22) 08.05.13 08:49
Плюсанул, было интересно
9. Татьяна Филатова (belochkaNN) 08.05.13 09:51
Интересный опыт. Мы при инвентаризации весь персонал привлекаем. За рабочий день успеваем!
10. Татьяна Филатова (belochkaNN) 08.05.13 09:59
Со сканерами конечно быстрее сейчас, но по началу было только дольше. Народ не мог научиться пользоваться.
11. sournk (sournk) 08.05.13 11:17
Можно подробнее про связь причины отклонений от % выручки между инвентаризациями. Есть такие исследования?
12. Ruslan (rus128) 08.05.13 12:14
"Если – по увеличению надежности, то скорость остается такой же (33 наименования за 40 минут)."
так мы опять про скорость говорим, или все-таки про надежность?
13. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 08.05.13 13:47
(11) sournk. Да конечно, исследования проводились - лично мной.

За основу взята статья из журнала "Современная торговля".
В ней указывались суммы недостач не только в рублях, но и в процентах от выручки 1-3%.
То есть, недостача в контексте статьи имеет постоянный характер, если её рассматривать
в процентом отношении.

Исходя из этого, я и сделал выводы об связи "причины отклонений и % выручки".
Свой вывод я проверил на доступных мне магазинах. И он подтвердился. Только
пришлось немного поднять границу до 5%.
14. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 08.05.13 14:05
Конкретные цифры из практики-исследования (оказывается, это было исследование :) (вот неожиданность)), я оказался пока не готов привести. Не думал как-то, что нужно, хотелось решить поставленные задачи, да побыстрее. Если надо, то наверно можно поднять архивы?

Что касается статьи из журнала, то мне нужно немного время, что бы вспомнить номер и год журнала.
15. Ula1c (ula1c) 08.05.13 14:11
(13) AlexanderEkb,
И если недостача составляет больше 5-6% от выручки, то это, как правило, ошибки учета. Если от 0,5% до 4%, то это воровство (усушка, утруска). Если 0% процентов, то скорее всего махинации оператора или администратора, или бухгалтера.

Да эти проценты подтверждаются логикой: обычно постоянное тщательно скрываемое воровство сотрудники стараются уложить в норму процентов усушки, утруски. И делают это очень(!) аккуратно, т.к. рассчитывают не заработать себе неприятностей. Более серьезные проценты 5-6% - это либо серьезное воровство уже не МОЛ, а другого персонала или посторонних лиц. А чаще - действительно ошибки.Ну а 0% говорит сам за себя - так в реальной жизни не бывает.
16. Ula1c (ula1c) 08.05.13 14:19
Свои наблюдения из своей 7-летней практики проведения инвентаризации на складе в общепите. За 7 лет была найдена только одна ошибка по таким базовым позициям как мясо,мука, сахар, масло растительное и масло сливочное. Да и то она была действительно опиской. По другим позициям - ворох самых разных вариантов причин расхождений. Думаю, дело все-таки не в том, что не воруют эти продукты, а в том, что к этим позициям относятся очень трепетно и аккуратно себя проверяют и перепроверяют.
17. sournk (sournk) 08.05.13 14:44
Странные просто цифры. Недавно тоже сталкивался со статьей, только там отношения выручки/прибыли к недостаче были совсем иные.
18. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 08.05.13 14:56
(12) rus128, Просто я был свидетелем случая того, как проводили инвентаризацию в одном магазине города Ирбит.
Дело было так. Создали бригады по четыре человека. Один считал, другой записывал, третий тоже записывал (во маразм!), четвертый как раз таки и использовал ТСД. Ясно, что скорость такой инвентаризации, остаётся такой же, как и без использования ТСД. Но надежность такого проведения ревизии большая (если не считать, что люди устают к концу инвентаризации, и готовы её послать куда подальше). Ну и выгрузка в базу, конечно моментальная и безошибочная.

Ясно, что если бы никто не записывал, а только использовали ТСД, то бы инвентаризацию делали бы не всю ночь (меньше бы устали). Но в таком случае, есть вероятность ошибки занесения данных в ТСД.
19. Ruslan (rus128) 08.05.13 15:15
(18) а не проще ли посчитать все с помощью ТСД, а потом "проблемные" позиции пересчитать еще раз, исключив тем самым ошибку занесения данных в ТСД?
что касается надежности - стоит упомянуть, что при проведении инвентаризации без ТСД (только по ведомостям) нужно подумать о том, печатать ли в ведомостях учетные остатки. для скорости это - плюс, для достоверности результатов - минус. но на одной из прошлых работ применялись (чередовались) обе схемы.
20. Алексей Т. (CratosX) 08.05.13 17:10
А мне интереснее было бы почитать про методы контроля и поиска причины расхождений - в виде пары абзацев, до книг по инвентаризации пока времени нет
21. Константин Куликов (Светлый ум) 10.05.13 12:36
Отдельное спосибо за акцент на терминале CipherLab.
22. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 12.05.13 13:36
(19) rus128, Если в общем, то наверно проще.

Что касается лично меня:
Мне не удавалось заставить кого-нибудь делать пересчет (все разбегались, а кто ещё оставался, в общем, мне лично, было не проще). А самому, ходить как дурак пересчитывать, тоже не интересно (после целого дня работы - на ночь оставаться, если только).
23. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 12.05.13 13:59
(19) rus128, "нужно подумать о том, печатать ли в ведомостях учетные остатки". Я пробовал печатать остатки.
Это оправдывает себя, для частичных инвентаризаций или, если ты сам проводишь подсчет.

Кому как удобней какие листочки печатать, Я предпочитал печатать полностью пустые, разлинованные листочки. На формат А4 (как правило, входит 33 позиции). В каждой строчке записывалось наименование (в кратце), код (для занесения в базу 1С), цена, количество, ну и столбец суммы. Вот на такой, то листочек и уходит 40 минут.
24. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 12.05.13 14:00
(16) ula1c, Очень ценные замечания, Спасибо.
25. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 12.05.13 14:16
(20) CratosX, Ну если только пару абзацев. То не сложно.

1) Первое что я делал когда находил расхождения - это проверял их на пересорт.
Для этого сохраняешь в Екселе результаты. И сортируешь, сначала, по количеству - по модулю (функция ABS() в Еселе). В итоге получал список всего возможного пересорта по количеству.
Затем, уже можно и по другим признакам искать пересорт: по наименованию, цене, сумме.
2) Если расхождение есть, а пересорт не найден. То единственный способ, который я знаю - это посмотреть движения по документно. Иногда это даёт результаты.
Пример, по сигаретам излишек 3000 р. Что никогда не было (обычно всегда недостачи). Смотришь движения позиции по документо и видим, что, например, после 9 мая позиция уходит в минус, потом опять в плюс. Вывод, в праздники был общий "цейтнот". И в суматохе не завели накладную по сигаретам (было куча другой работы).
3) Метод экспресс-анализа можно применять не только в целом, но и на отдельные группы товаров.
ula1c; CratosX; +2 Ответить
26. Алексей Попов (Aleskey_K) 14.05.13 17:59
Думаю, ТСД + штрих-кодирование (принтер этикеток) ооочень облегчают инвентаризацию. Убедился на собственном опыте, когда часть товара проштрихована, а часть нет и руководство не даёт денег на принтер этикеток (и пользовались ноутбуком со сканером ШК по WiFi).
Так же были планы проштриховать все ОС. Знаю несколько случаев применения такого способа на предприятиях.
AlexanderEkb; +1 Ответить 1
27. Алексей Т. (CratosX) 14.05.13 18:06
(26) Aleskey_K, ага, главное правильно выбрать, в чём вести учёт этих штрих-кодов и ОС. А то одна фирма решила сэкономить на одной программулине, для которой мне пришлось писать обмен с одинэсиной за кругленькую сумму.
28. Алексей Попов (Aleskey_K) 15.05.13 17:14
У нас был переход БУ с 1с на аксапту, но бухгалтера по старинке вели ОС в допотопной 8.0 и в аксапте параллельно. А как ведётся инвентаризация в аксапте, я не успел разобраться.
29. aspirator 23 (aspirator23) 07.07.13 17:05
Тема вроде бы известная, но в таком ракурсе пока еще не читал. Интересно.
Используем ТСД. Мне известны две программы для нее: Cleverence(есть публикация на инфостарте) и Goods("Гексагон").
Хотелось бы узнать кто -что использует и мнения о программах для ТСД.
30. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 11.07.13 22:06
(29) aspirator23, С Cleverence и Goods("Гексагон") не сталкивался. Пользуемся уже предустановленной поставщиком на ТСД программмой от АТОЛ - АТОЛ: Mobile Logistics Lite для DOS. Она считается вроде как бесплатной. Там все просто, считал штрих код, забил количество.

Для каких-то усложнений этой программы, можно пользоваться конфигуратором "Mobile Logistics:Конфигуратор" и разрабатывать свои формы, поля, таблицы и логику. Но уже лицензию докупать надо. Насколько я знаю, 4 тыс для разработчика конфигурации и 2 тыс на каждый терминал, где будет стоять ваша конфигурация. Вообщем, поле для маневров, вроде как есть, если вдруг что-то усложнить понадобится, но мои клиенты пока и так довольны (т.е., не довольны, просто лучшего не знают :)).
31. aspirator 23 (aspirator23) 12.07.13 06:48
(30) AlexanderEkb, Спасибо за информацию. Атол знаю, а вот посмотреть у них программы для ТСД - не посмотрел.
32. Вадим Назаров (NazarovV) 19.09.13 10:39
Ну, а если по инвентаризации получились излишки, то, как правило, это ошибки (не-е не ошибки-- из дому кто приносит:).

А ошибки какого рода не подскажете? куда копать?

У нас отдел розничной сети и бухгалтерия дошли по привлечения программиста(меня),чтобы я объяснил им недостачи и излишки... 2 дня копаю - внешне всё четко, не подкопаться.. ну на самом деле, не из дома же....
33. Александр Екатеринбург (AlexanderEkb) 29.09.13 07:25
(32)NazarovV, Честно говоря, причин излишек может много. Некоторые из них более менее стандартны их можно перечислить, некоторые специфичны. Излишки есть и всегда будут. Во всех магазинах - от совсем маленького до большого - не важно чем торгующего (это из опыта проведения инвентаризаций разных магазинов, разных собсвтенников).
Нет смысл искать причину для всех выявленных излишек, если не они не превышают норму - это около 1% от выручки. Это пустая трата времени, какого бы они небыли фактического (в рублях) размера.

Но если же вам всё же очень хочется. Читай комментарий 3 от Ula1c и мой 25-ый.