gifts2017

Внедрение новых технологий. Зачем это нужно?

Опубликовал Юрий Бухонин (sver_y) в раздел Управление - Управление проектом

Когда мы хотим что-то улучшить, увеличить, развить и т.д. - мы всегда думаем о том, чего нам для этого не хватает. Нам нужны новые технологии, дополнительные ресурсы, сотрудники, время, деньги....
Почти никто и никогда не думает о том, от чего нужно избавиться, но именно "удаление" того, что нам мешает, дает эффект намного больший, чем любое "прибавление" того, чего у нас нет.

Думал-ли кто-нибудь, что представляя себе будущее или размышляя, скажем,  о том, как поднять «эффективность» своего подразделения/отдела/фирмы/корпорации или просто как улучшить отношения с женой/мужем, люди всегда представляют себе что-то, у них отсутствующее.  Что нужно "изобрести", "придумать" или "внедрить", т.е. - добавить в существующую реальность нечто, чего сейчас в ней нет. Так происходит всегда и у всех. Так у нас устроен процесс "думания". Если у нас что-то не получается или чего-то нам не хватает для счастья, то наш мозг объясняет это «объективными причинами», другими словами – мы автоматически стремимся оправдаться перед самим собой. Это нормально, мы так устроены и нет смысла переживать по этому поводу.

Однако, в реальности все обстоит несколько иначе. На самом деле, на порядок эффективнее, ничего не добавляя в существующую реальность, половину из нее удалить! Если Вы хотите "повысить эффективность" работы своих сотрудников, то не стоит сразу погружаться в мечты о том, что вот сейчас Вы внедрите новую супер-программу, изобретете супер-пупер регламенты или бизнес-процессы, и у Вас все станет хорошо. Автоматически, мы именно в этом направлении и начинаем думать - искать недостающий ресурс.

На самом деле, в большинстве случаев, у нас вполне достаточно ресурсов, знаний и умений. Проблема заключается не в недостаче чего бы то ни было, а излишней свободе и «гибкости» Ваших процессов и систем. Это не совсем «эффективность» в том виде, как ее понимают почти все. Большинство под «эффективностью» понимает способность делать то, что Вы делаете сейчас, только быстрее, лучше и с меньшим количеством ошибок. Причем, рассматривается это прямо на рабочем месте, т.е. быстрее и лучше – с Вашей точки зрения (или с точки зрения Вашего непосредственного руководителя). Беда в том, что вполне правильные, с Вашей точки зрения действия (или как минимум – не криминальные) могут быть очень даже криминальными с точки зрения системы в целом. Но ведь Вы же работаете не в «системе в целом», а в конкретном отделе, выполняете вполне конкретные обязанности, поэтому такие соображения никогда даже не придут в Вашу голову. И это вполне закономерно, с чего это? Вы постараетесь максимально очертить для себя круг своих обязанностей (именно – обязанностей, а не ответственности!), т.е. – набор того, что Вы должны выполнять на своем рабочем месте, чтобы получать свою зарплату, будете стараться выполнять эти обязанности максимально просто и необременительно для себя. Не стоит удивляться, что человек будет стремиться делать не «как правильно», а «как проще» и для организации будет просто везением, если эти понятия совпадут.

В производственной жизни гораздо продуктивнее «мыслить вычитанием», а не «прибавлением», т.е. думать не о том «что мне нужно нового» для того, чтобы получиться счастье, а о том «что мне нужно убрать из моей деятельности», чтобы достичь нужного результата. Как правило, избавление от излишнего бардака, ограничение творчества сотрудников в тех частях их работы, где оно не требуется и обеспечение гарантированных связей типа «если здесь ты указал «А», то там обязательно нужно указать «Б»! Всегда!!!» способно дать реальный эффект. Добавление же новых технологий, инструментов и любых других «плюшек» если дает эффект, то минимальный и зачастую не оправдывающий затрат.

Чтобы улучшить/увеличить/развить и прочее, для начала нужно просто выявить, где в Ваших уже работающих процессах люди занимаются ерундой, и устранить это. Эффект получается просто поразительный! При этом, сотрудники вовсе не обязательно бьют баклуши и пью чай по полдня. Люди могут трудиться в поте лица, но при этом результат их труда либо вовсе не существует (как ни странно, так бывает довольно часто), т.е. – не создается ничего конкретного, либо этот результат никому не нужен. При этом, нужным считается продукт, который не только кто-то у Вас забирает (и требует от Вас его производить!), а когда этот кто-то его реально использует в своей собственной деятельности. Думаю, что все, кто имеет дело с какими-либо информационными системами, сталкивались с необходимостью создания множества самых разных отчетов, которые непременно нужны всевозможным менеджерам различного уровня. Вполне вероятно, что они эти отчеты реально формируют и просматривают. Но если пристрастно допросить их, что именно и как именно зависит от информации этих отчетов, очень часто получается, что ничего от них не зависит. Т.е. – менеджер все равно примет такое-то решение, что бы ни показывал отчет. Соответственно, получается, что этот отчет формируется и изучается «для общего развития». Что интересно, человек будет до последнего доказывать всем (и себе в том числе), что эта информация ему непременно нужна, но он не может внятно объяснить, как именно он использует полученные цифры.

К сожалению, обычно людям не приходит в голову что-то отнимать. Все думают «аддитивно», т.е. всегда ищут чего бы «добавить», чтобы получить наконец счастье!

Выявить эти вещи вполне можно. Для этого нужно пробежаться по этим же самым «бизнес-процессам», только не в том виде, в каком большинство людей это  себе представляют. Нам нужно всего лишь пройти по шагам за тем, что делает человек, и для каждого шага определить потребляемые ресурсы (особенно, если эти ресурсы кто еще должен предоставить) и выходной продукт (т.е. – то, что человек производит на этом этапе). Выходной продукт это либо конкретный измеряемый материальный результат, либо изменение какого-то параметра чего-нибудь на измеряемую величину. Полученный на этом шаге результат обязательно должен кем-то где-то использоваться в качестве ресурса. Причем, этот кто-то должен быть в Вашей же фирме. Если производится что-то потребляемое «Клиентами»,  значит, Вы неверно определили результат, который производится, обязательно должно производиться что-то для своей фирмы.

Я для этих целей я использую вот такую схемку, согласно которой все это и рисую:

 

Можно использовать вместо схемы  табличку с соответствующими колонками, это не имеет значения, главное – формализовать деятельность человека в виде шагов «от точки к точке» и для каждого шага выявить необходимые ресурсы и определить результат. Это совсем не сложно, большая часть людей не делает ничего заумного или супер сложного. Впрочем, даже если делает, то нам это не важно, так как мы не собираемся разбираться, как именно он или она это делает (на данном этапе!), нам важны только вход и выход. Не нужно залезать в дебри и подробно записывать за человеком каждое его мелкое действие, достаточно нарисовать картину «крупными мазками».

В результате проделанной таким образом работы мы уясним для себя не просто, кто из сотрудников что «делает», а что он производит и что при этом потребляет (какие ресурсы ему нужны). Если в своем процессе производства результата сотрудник использует ресурсы, которые не производит сам, значит эти ресурсы ему должен кто-то предоставить. Этот «кто-то» не должен быть абстракцией, это должен быть конкретный человек, и он должен нести ответственность за обеспечение сотрудника определенным видом ресурсов. Если сотруднику для работы нужна бумага для принтера, и он берет ее в тумбочке, то он не должен даже задумываться о том, будет ли она там лежать, просто пошел и взял.

Каждый «Результат шага» должен использоваться самим сотрудником или кем-то другим в последующих шагах или других процессах. Это значит, что каждый зеленый блок обязательно должен где-то быть серым блоком. Несмотря на то, что это само собой разумеется, в реальности существует немалое количество зеленых блоков, которые нигде больше не участвуют.

Чтобы получить реальный результат, к составу серых блоков нужно подходить достаточно придирчиво, буквально вгрызаясь в то, зачем он нужен для данного шага. Человеку свойственно хотеть много знать, и часто сотрудники составляют множество самых разных отчетов и форм, которые отдают другим сотрудникам. В описанной схеме, у получателей эти отчеты заявлены как серые блоки, и люди совершенно уверены в необходимости данной информации, но если ее отобрать, то ничего принципиально не изменится.

Я думаю, что многие руководители подразделений любого уровня сталкивались с тем, что от них требуется предоставлять мега-отчеты из огромного количества колонок и строк, представляющие собой различные «анализы» и «сводки» и которые (по факту!) ни на что не влияют. От данных в этих отчетах не зависит ни зарплата, ни штрафы, ни премии, ни принятые решения.

Такая картинка может встретиться в любой организации и на любом уровне. Это происходит почти всегда.

Одной из причин существования подобного «глюка» в работе предприятия является то, что «так исторически сложилось». Т.е. – некий создаваемый кем-то зеленый блок когда-то (возможно) был действительно нужен и от него что-то зависело, но жизнь давно изменилась, и на данный момент он никому не нужен. Однако сотрудник продолжает его регулярно формировать и  относить руководству, которое так же «по инерции» его даже просматривает, но ничего более.

Все это довольно просто и банально, но именно эти простые и банальные ошибки в организации повседневной работы съедают у предприятия  огромные ресурсы и мешают развиваться. При этом, люди не очень-то хотят это признавать, потому что гораздо приятнее думать про себя, что ты чего-то не делаешь или у тебя что-то не получается на выходе потому, что тебе не хватает новой технологии/полномочий/власти/зарплаты/супер компьютера/кофе машины/секретарши и т.д. (выбрать нужное). Я думаю, что любой руководитель обслуживающего подразделения (особенно IT-шники) гораздо чаше слышит запросы типа «сделайте мне такую-то новую штуку» чем запросы типа «уберите, это от моих сотрудников подальше».

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Николай ~ ~ (kuzyara) 17.05.16 08:35
фикси надоело изображать бурную деятельность ;)
2. Фархад Ильязов (FarhadIlyazov) 17.05.16 19:54
Класно. Сразу и не подумаешь.
tramontana; +1 Ответить
3. Артём Андриянов (CSiER) 18.05.16 05:19
Вот эта фраза мне очень понравилась:
Вы постараетесь максимально очертить для себя круг своих обязанностей (именно – обязанностей, а не ответственности!)
- если "исполнители шага(роли)" - ответственные сотрудники, то куча доработок (регламентов, "костылей", etc) не нужны. Информацию о том, что именно нужно добавить/убрать в итоге предоставит этот самый "ответственный сотрудник".
Если у нас что-то не получается или чего-то нам не хватает для счастья, то наш мозг объясняет это «объективными причинами», другими словами – мы автоматически стремимся оправдаться перед самим собой. Это нормально, мы так устроены и нет смысла переживать по этому поводу.
- переживать не надо - надо анализировать. Есть такой прием "поставить себя на место другого" - если необходимо проанализировать конфликтную ситуацию. Если же такой прием применить нельзя - тогда опять же нужна ответственность за принимаемые решения.
imho
4. Алексей Роза (DoctorRoza) 18.05.16 09:03
Когда мы хотим что-то улучшить, увеличить, развить и т.д. - мы всегда думаем о том, чего нам для этого не хватает.


А правильные пацаны думают, что нам это даст! :)
mike_grig; +1 Ответить
5. Вячеслав Алпатов (DonAlPatino) 18.05.16 11:00
Осталось убедить больших топов что им "все это навороченное в системе" не нужно. Ну и стоить напомнить старую истину - каждое ново созданное подразделение начинает бороться за свою жизнь. Например путем развития активной деятельности по псевдоавтоматизации и "отчетизации". И оно будет бороться со всеми попытками доказать что все это не нужно, т.к. выкидывание всего лишнего приведет к смерти данного подразделения.
PS
А чтобы отбиваться от оценки необходимости некой операции как наличие материального результата придумали такие замечательные вещи как "управление рисками" и "отчетность для акционеров". Материальный результат в принципе 0 - зато затраты на реализацию совсем не 0.
pisarevEV; JohnyDeath; monkbest; +3 Ответить 1
6. Юрий Бухонин (sver_y) 18.05.16 12:07
(5) DonAlPatino,
По поводу "Управления рисками" и "Отчетности для акционеров" очень рекомендую почитать книжки Насима Талеба. Он довольно популярно описал чего все это дело стоит :).
Насчет больших топов и ненужности всего навороченного - то нет универсального решения и плюнуть в того, кто утверждает, что нашел абсолютную истину или рецепт, который действует всегда. Нужно смотреть по ситуации, вполне может быть что навороты нужны и оправданы. я лишь хочу привлечь Ваше внимание к тому, что люди частенько эту саму ситуацию не анализируют, а делают "как всегда" или "как у других". Стадный инстинкт - великая вещь.
7. Александр Маляев (maljaev) 18.05.16 14:40
Не согласен со статьей. Образ мышления человека на данный момент не эмулируешь никаким алгоритмом. И поступающая в мозг информация никогда не бывает избыточна, точнее мы не можем точно сказать избыточна она или нет, потому что не до конца понимаем принципы работы мозга. Любой байт поступающей в мозг информации может отразиться на скорости анализа и обработки информации в будущем, улучшает память и интуицию. Это называется опыт. Люди с многолетним опытом, обладающие различными познаниями в основной области работы и в около-смежных областях, могут чуть ли не на уровне подсознания быстро заподозрить неладное, определить ошибку, выработать оптимальное решение, притом сделать это очень быстро. Сотрудник может легко освоить новое, интуитивно ориентироваться даже в незнакомом интерфейсе. Заставив человека работать на уровне "нажми вот эту кнопку, потом эту" приведет к его интеллектуальной деградации, сделает просто придатком к клавиатуре, мыши и дисплею. Такой человек, столкнувшись с выходящим за рамки его представления событием, не сможет ни заметить, ни решить самостоятельно возникшую проблему. Короче овощ, хотя иногда больше и не требуется, но мне лично приятнее работать с нормальными людьми.
TreeDogNight; PLAstic; sulfur17; CheBurator; +4 Ответить 2
8. Юрий Бухонин (sver_y) 18.05.16 16:36
(7) maljaev,
Вы впадаете в крайность. Еще раз обращаю внимание, что главное - это ДЕЙСТВОВАТЬ ПО СИТУАЦИИ! Анализировать то что, имеешь, что хочешь получить и исходя из этого действовать.
По поводу опыта - посмотрите работы Тима Урбана по поводу систем мышления, он достаточно ясно и понятно описывает в чем плюсы и в чем минусы.
Любой человек, в том числе и Вы и я является "овощем", минимум на 80%. Иначе никак. Просто не выжить. Смысл в том, чтобы осознавать это и принудительно включать свою "не овощную" часть, когда это нужно.
Конкретно эта статья немного не об этом. Я говорил о том, что мысли "прибавлением" является естественным свойством человеческого мозга. В этом нет ничего таинственного и не исследованного. Мыслить "вычитанием", т.е. - обращать внимание на то, что нужно удалить из текущей версии реальности - нормальному человеку (не шизику) без специального пинка - не свойственно. В этом тоже нет ничего таинственного, плохого или хорошего. В реальной работе чаще и намного продуктивнее думать именно "вычитанием". Об этом собственно и статья :).
Еще.
Я не строю теорий и не в коем случае не пытаюсь объяснить сие явление природы. Я констатирую факт, который реально - факт. И пытаюсь обратить Ваше внимание на него с тем, чтобы Вы вспоминая об этом предупреждении ловили сами себя за руку в ситуациях когда хотите что-либо поменять в своей жизни или работе.
Любые размышления о причинах такого поведения людей - не моя область (по моему мнению - вообще ничья, ибо мы слишком мало знаем для теоретизирования). Я говорю только о практике.
9. Антон Антонов (monkbest) 18.05.16 16:57
Чем ненужнее подразделение, тем сложнее у них бизнес-процессы. Чтоб никто не догадался! ТССС

-Чем у Вас тут монтажники занимаются? Нафига их нам 15 штук?
-Ходят оборудование монтируют.
-эммм, а эти из ПЭО 10 штук чего?
-Готовят отчетность ISO, МСФО, следят за KPI, разрабатывают новый регламент работ.
-эммм. Кого бы сократить? Давай пару монтажников нахер, а то им кроме как монтировать делать ничего не надо.

... через 3 месяца ...
-Ну как там наши показатели.
-Вот, все готово, ПЭО все цыферки подбили в срок, молодцы, орлы и регламент новый подготовили! Вот, доходы в этом квартале упали на 20%, но благодаря Вашему мудрому решению удалось снизить затраты, правда всего на 2,5%.
-Регламент запускайте в работу скорее, а то этих монтажников по другому не заставить работать.
10. Юрий Бухонин (sver_y) 18.05.16 17:17
(9) monkbest,
К сожалению часто именно так и получается :(.
Все люди делятся на три типа:
1. Которые вообще не разбираются в предмете и по этой причине верят "экспертам" (мне в том числе :)) на слово. Сказал, что надо 15 монтажников - значит надо именно 15. Могут для успокоения спросить мнение еще 2-3 других "экспертов" и взять среднее арифметическое.
2. Конторы разбираются в предмете хорошо. Такому человеку можно аргументированно объяснить почему именно 15 и именно монтажников и именно сейчас и на этом объекте. Он поймет, возможно переубедит Вас, но это будет адекватно.
3. Которые разбираются чуть-чуть. Т.е. - у человека не хватает знаний в данной области, чтобы реально увидеть ее объем и понять насколько мало он знает и часто такому человеку кажется, что он разбирается хорошо. Это самая жуть, ибо на слово он не верит (сам ведь разбирается и хочет понять - зачем), но Ваши объяснения понять не в состоянии по причине скромности своих познаний. В этой ситуации у человека очень часто возникает ощущение, что Вы его просто разводите играя какими-то заумными понятиями и терминами, а на самом деле все просто и Вы увиливаете от прямого ответа.
Не разбираться в чем-то для себе "левом" не стыдно и мы безоговорочно можем слушаться автомеханика или врача, но вот не разбираться в том чем занимаются Ваши подчиненные - значит выглядеть "не круто". Этого признавать никто не хочет. В результате и получаются ситуации, как описанная выше.
Рамзес; CheBurator; +2 Ответить
11. Александр Белов (AlexWhite) 19.05.16 08:36
Плюсую. Цитата из статьи http://www.membrana.ru/particle/584 «Типичная ошибка дорожных инженеров состоит в том, что когда с дорогой начинаются проблемы, они всегда пытаются что-нибудь добавить, — поясняет Мондерман. — На мой взгляд, в таких ситуациях гораздо лучше что-нибудь убрать».
12. Иван Петров (dgolovanov) 20.05.16 16:13
(7) maljaev, какой у вас опыт руководящей работы / сколько человек?
13. Alex Gaiduk (AlexSunS) 24.05.16 04:01
(11) AlexWhite, Действительно верная мысль, выраженная просто и доступно.
14. Сергей Кирпо (Sardukar) 27.05.16 02:25
У японцев это давно изобретено и применяется в КАЙДЗЕН. Называется "устранить МУДА". Приятно видеть, что принципы бережливого производства посещают горячие русские головы.
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа