gifts2017

Несовпадение НДФЛ начисленного и удержанного. Проблемы в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7".

Опубликовал Борис Балясников (bb1962) в раздел Программирование - Ошибки в отраслевых решениях

То, что случается, что НДФЛ начисленный не совпадает с НДФЛ удержанным знает любой расчетчик. Попробуем разобраться в причинах, и как с этим можно бороться.

Несовпадение НДФЛ начисленного и удержанного. Проблемы в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7".

То, что случается, что НДФЛ начисленный не совпадает с НДФЛ удержанным знает любой расчетчик. Попробуем разобраться в причинах, и как с этим можно бороться. Начну с того, что такое несовпадение не всегда является ошибкой. Например типичной является ситуация, показанная на Рис.1. В марте есть начисление зарплаты, соответственно НДФЛ начисленный ненулевой, равен 802 руб., выплат нет, соответственно НДФЛ удержанный равен нулю. Апрель, НДФЛ начисленный - 837 руб., выплаты есть, соответственно НДФЛ удержанный -1639 руб. Таким образом, НДФЛ удержанный в апреле (в последующих месяцах) как бы догоняет НДФЛ начисленный. Такая картина наблюдается в частности у всех вновь принятых сотрудников, но не только. Никакой ошибки здесь нет, поскольку общеизвестно, что налоговый агент (работодатель) должен удерживать НДФЛ только в момент выплаты зарплаты и не имеет права уплачивать НДФЛ из собственных средств. Поэтому всякий раз, когда по тем или иным причинам отсутствует выплата зарплаты, будет наблюдаться расхождение между НДФЛ начисленным и НДФЛ удержанным. Почему я на этом останавливаюсь? Потому что многие разработчики создают отчеты, показывающие такие расхождения помесячно, что на мой взгляд не имеет никакого смысла. Причем данные получают из журнала расчетов, что тоже существенно и неверно, ниже объясню почему. В рассмотренной ситуации отчет покажет расхождения как в марте так и в апреле, только с разными знаками, а поскольку отчеты формируются как правило за месяц и по списку сотрудников, то такая информация может только запутать расчетчика и ничего более. Увидеть картину в законченном виде в данном случае будет невозможно.

Рис.1 Фрагмент налоговой карточки 1-НДФЛ.

На мой взгляд имеет смысл делать сверку НДФЛ начисленного с НДФЛ удержанным не помесячно, а нарастающим итогом с начала года, как правило в конце года. Причем использовать для этого следует не журнал расчетов, а те же глобальные функции, которые участвуют в формировании сведений для ИФНС и отчетов по НДФЛ (1-НДФЛ, 2-НДФЛ). Дело в том, что при формировании отчетов по НДФЛ данные по НДФЛ начисленному извлекаются не из журнала расчетов, а рассчитываются как бы заново на основании сведений о доходах с начала года. И вовсе не обязательно НДФЛ начисленный в карточке 1-НДФЛ к примеру совпадет с НДФЛ начисленным в журнале расчетов. Например этого не будет в случае пересчета зарплаты задним числом, т.е. в более поздних расчетных периодах за прошедшие периоды. Более того, даже НДФЛ удержанный из журнала расчетов совсем не обязательно будет равен НДФЛ удержанному в сведениях в ИФНС. Как известно, хотя может быть и не всем, в программе существует механизм корректировки налоговых карточек вручную с использованием служебных справочников "НКДоходы" и "НКИтоги". Последний как раз и предназначен для корректировки НДФЛ, но об этом чуть позже.

Сначала  о том, какие действительно ошибки, связанные с расчетом НДФЛ, очень часто возникают в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7"и почему. А главное как их исправить. Создадим пример в демо-базе. Начислим сотруднику Антонову в апреле зарплату (см. Рис.2), выплату производить не будем. Выплату произведем уже в декабре, причем сумма выплаты за апрель в декабре пусть будет меньше чем начисленный к тому времени НДФЛ. Из рисунка хорошо видно, что в этом случае НДФЛ удержанный равен сумме выплаты и на конец года возникает расхождение между НДФЛ начисленным нарастающим итогом с начала года и НДФЛ удержанным.

Рис.2 Журнал расчетов по сотруднику Антонову.

Налоговая карточка 1-НДФЛ за 2008 год показана на рис.3.

Рис.3 Налоговая карточка 1-НДФЛ сотрудника Антонова за 2008 год.

Таким образом, недостаточная выплата или полное ее отсутствие в последнем или одном из последних месяцев года приводит к тому, что в отчетах по НДФЛ фиксируется долг по налогу. Обратите внимание, что в январе следующего года произведена полная выплата за апрель предыдущего, можно было полностью выплатить зарплату и за декабрь предыдущего года, но при этом НДФЛ удержанный за 2008 год не рассчитывается (см. Рис.2). НДФЛ удержанный в январе 2009 года рассчитан уже за 2009 год, а за 2008 год оставшийся НДФЛ удержанный не появится в журнале расчетов уже никогда. Еще раз, имеем следующую картину. Сравним двух сотрудников: у обоих есть зарплата в декабре, соответственно НДФЛ начисленный, оба получили зарплату в январе за декабрь, но у первого есть выплата в декабре за ноябрь (в начале декабря!!!), а у второго нет выплат в декабре (н-р только начал работать). У первого НДФЛ начисленный и НДФЛ удержанный  на конец года совпадают, у второго нет. Оставим на совести разработчиков такую реализацию, поговорим о другом. Как все-таки правильно должна быть заполнена налоговая карточка. На мой взгляд очевидно, что в рассмотренной ситуации нет никакого смысла да и логики отражать долг по налогу за налогоплательщиком. Потому что в этом случае налогоплательщику (сотруднику) придется держать ответ перед налоговой инспекцией по поводу погашения долга, но ведь он ничего не должен. Все эти предстоящие разборки не нужны ни сотруднику, ни работодателю, ни государству. А раз так, надо исправить налоговую карточку вручную или с помощью специальной обработки. Здесь нужно вернуться к тому, о чем я уже говорил, к возможности корректировки 1-НДФЛ. Для этого нужно открыть налоговую карточку в режиме ввода данных, исправить сумму НДФЛ удержанного в декабре (наиболее логичное решение) и нажать кнопку "пересчитать". В результате получится то, что показано на Рис.4

Рис.4 Фрагмент налоговой карточки 1-НДФЛ.

А теперь посмотрим как выглядит после произведенных изменений в налоговой карточке уже упоминавшийся системный справочник "НКИтоги". В обычном режиме его открыть нельзя, но после несложных манипуляций с конфигурацией мы его увидим, см. Рис.5.

Рис. 5 Системный справочник "НКИтоги".

Совершенно очевидно, что точно такие же действия может произвести специальная обработка, и тогда все исправления можно производить в автоматическом режиме. Посмотрим как это делает обработка, входящая в состав отчета "Экспресс-проверка ведения учета для программы "1С:Зарплата и кадры 7.7". Сначала отчет показывает сами ошибки, см. Рис.6. Затем по выбору расчетчика в качестве расшифровки соответствующей ячейки может быть открыта налоговая карточка сотрудника 1-НДФЛ, либо журнал расчетов по сотруднику за соответствующий период, либо может быть запущена обработка исправления.

Рис. 6 Результат использования правила проверки.

Последняя показана на рис.7.  Обработка делает все то же самое, что сделал бы пользователь в режиме ручной корректировки налоговой карточки. Расчетчику нужно только установить переключатель в положение "Тестирование и исправление" и нажать кнопку "Выполнить". Результат работы достаточно подробно описан выше. Замечу лишь, что эта обработка может использоваться и самостоятельно, отдельно от отчета. В этом случае возможны групповые исправления по списку сотрудников.

Рис. 7 Обработка исправления несоответствия НДФЛ начисленного и удержанного.

В заключение хочу заметить, что наверное возможны и другие подходы в части исправления описанных ошибок, например внесение исправлений в журнал расчетов. Однако исправления непосредственно в журнале расчетов во-первых никак не протоколируются, соответственно невозможно их увидеть, и во-вторых нельзя произвести в случае необходимости откат к предыдущему состоянию, т.е. отказаться от исправлений. Описанный способ хорош тем, что наглядно показывает исправления и позволяет легко от них отказаться, если нужно. К тому же все это происходит в точном соответствии с методикой, уже заложенной разработчиками программы. Мы лишь облегчаем труд расчетчика и экономим его время.

Пользователи программы "1С:Зарплата и кадры 7.7" могут приобрести отчет "Экспресс-проверка ведения учета для программы "1С:Зарплата и кадры 7.7" (стоимость 1000 руб.).

См. также

Подписаться Добавить вознаграждение

Комментарии

1. Валерыч (Valerich) 22.10.09 10:58
В свое время ковырялся в НК и вот что оттда почерпнул:
Естественно, что зп в последний день месяца за этот же месяц никому никогда не выдают (ее просто невозмоно рассчитать к этому сроку).Срок выплаты зп работникам обычно прописывается в трудовом договоре или кол. договоре. Например, в одной из организаций, в которых я работаю срок выплаты зп по кол. договору 19-25 число месяца, следующего за расчетным.
В НК сказано, что при выплате зп в срок, определенный в трудовом или кол. договоре задержки зп не происходит. А значит НДФЛ удерживается втом же периоде, в котором начислен. Разница между начисленным и удержанным НДФЛ должна возникать только в том случае, когда сотрудник не получил зп в срок.
Почему-то конфа от 1с все это не учитывает. Но данню ситуацию можно обойти - проводить ведомость выплаты зп с нужной датой, но в "правильном" периоде, т.е. в периоде, к кототрому относится выплата (если она происходит в срок). В этом случае НДФЛ удержанный равен НДФЛ начисленный в каждом периоде, даже если сотрудник принят на работу в декабре и декабрьскую зп получает в январе.

У этого способа есть один минус, который может минусом и не быть - нет переходящего сальдо по сотрудникам, с которым так любят бухгалтера сверять ОСВ по 70 счету в бухгалтерии. Но учитывая кучу косяков, которые возникают в программе при ведении такого сальдо (особенно если выплаты производятся в целых рублях, а то и округленные до 10 - 100 рублей) это и не минус вовсе, а свериться бухгалтерам всегда есть с чем - расчетные ведомости, свод по зп ит.п.
Тем более, что расчетный период вообще говоря может быть не с 1-ое по последнее число месяца (это тоже определяется кол. договором), а значит, что необязательно сальдо, показанное в расчетной ведомости обязано совпадать с бухгалтерским помесячным.
2. Igоr Sаulеviсh (gutentag) 22.10.09 18:34
А не проще ли было перечислить случаи возникновения расхождения по НДФЛ :?:
3. Борис Балясников (bb1962) 23.10.09 08:59
(2) А какой смысл перечислять случаи возникновения ошибки, не объясняя как их исправить? Тем более, что ошибка часто не является следствием неправильных действий самого пользователя, как в рассмотренном в статье случае в частности.
Надо научить расчетчика видеть ошибки, и самое главное вовремя их исправлять.
4. Лоскутова Светлана (Веточка) 28.10.09 08:52
Давно работаю с зарплатой. Для себя сделала вывод: лучше всего исправлять НДФЛ удержанный с помощью документа Исправление. Проводить исправление "задним числом", НЕ выполнять перерасчет до текущего месяца. Обычно этом делаем в ферале-марте, в момент сдачи отчетности по НДФЛ. Поправлять можно как месяц, в которм сделана ошибка, так и декабрь. И откатить изменения легко- сделать непроведенным документ Исправление. ;) Если поправлять налоговую карточку, слишком много внимания потмо нужно уделять правильности ее заполнения. :D
5. Александр Рытов (Арчибальд) 28.10.09 08:56
Плюс в знак неразделенной любви к зарплате :(
6. Леонид Тумашов (leonidt84) 28.10.09 11:33
Ну во-первых у статьи какой-то рекламный "душок". Хотя написано достаточно доступно и подробно. Вопрос такой? Ну исправим мы эту сумму удержанную (не важно с помощью указанной обработки или вручную), а что с ней потом делать? В отчете то всё хорошо, но долг то перед гос-вом по НДФЛ остался, и любая проверка вычислит, что предоставленные отчеты по НДФЛ не соответсвуют перечисленным суммам. А после исправления эти самые суммы улетают в "никуда". Т.е. ни программа, ни расчетчик больше не помнят, о том, что их нужно вообще перечислить. На мой взгляд, я бы поостерёгся, так смело исправлять эти суммы, так хоть худо-бедно, но в программе они остаются.
7. Вячеслав (ivnik) 28.10.09 22:22
А мои бухи работают по принципу: перечисляют НДФЛ исчисленный, т.е. тот, что по Своду, стараются не забывать рассчитывать ежемесячно НДФЛ удержанный и "ручками его не трогать".
Про карточки "НКДоходы" и "НКИтоги" они понятия не имеют. По окончанию Налогового периода в среднем картина получается почти отличной, при необходимости, "кривых сотров" я "подправляю сам, при этом я ни каких карточек в ручную не исправляю.
8. Борис Балясников (bb1962) 29.10.09 10:16
(4) Можно и документом "исправление", но предложенный способ более универсальный. Записи "НДФЛ уд." в журнале может и не быть, например, сотрудник в ноябре уволился, выплаты не было, декабрь пустой, в январе выплата. В каком месяце лучше исправить? На мой взгляд в декабре. А где взять запись? Документ "исправление" записи не создает. А уделять внимание в обоих случаях нужно одинаково. Уделять внимание вообще полезно.
9. Борис Балясников (bb1962) 29.10.09 10:28
(6) Внимательнее читайте. Описан случай, когда долга перед государством нет, а в отчетах НДФЛ есть. Если же долг есть, кто вас заставляет его исправлять? Решение принимает расчетчик. Автоматом ничего не исправляется. Если говорить об отчете, то там применительно к проверке НДФЛ есть аж три варианта расшифровки по каждому сотруднику: 1-НДФЛ, журнал расчетов по сотруднику и обработка исправления. В последнем случае кстати есть возможность контролировать наличие оплаты, скажем так, в месяцах после ошибки. И еще, исправления никуда не улетают, они видны и от них можно отказаться. Вот здесь http://infostart.ru/public/22162/ я сформулировал принципы обработки исправления, они выдерживаются.
10. Борис Балясников (bb1962) 29.10.09 10:34
(7) > перечисляют НДФЛ исчисленный
Совершенно верно, просто по другому не умеют. И о возможностях исправлений в 1-НДФЛ не знают. Но это ничего не меняет. Только доказывает, что на практике долги по НДФЛ встречаются редко, а вот в отчетах часто. И исправлять это толком не умеют, поэтому и нужен дополнительный инструмент.
11. Лоскутова Светлана (Веточка) 29.10.09 13:50
(8) Запись НДФЛ удержанный в журнале расчетов зарплаты появляется всегда при проведении документа Начисление зарплаты. Тут выплата абсолютно не при чем. Налоговую карточку вручную безболезненно править можно только в части доходов. Править НДФЛ удержанный в карточке я бы не советовала (только если край) ;-) потому что в следующем отчетном году проблем не оберешься. И в декабре следующего года будешь разбираться, почему у тебя проблемы по НДФЛ с сотрудником, у которого весь год НДФЛ идеально взымался. Надеюсь, то что написала, поможет сэкономить читающим время и нервы при сдаче отчетности по НДФЛ. :D Отчет уже не за горами! Удачи всем!!!! ;)
12. Борис Балясников (bb1962) 29.10.09 14:22
(11) В свое время вел переписку с разработчиками ЗиК, которые описанную в статье ситуацию ошибкой не признали. Так вот цитата из письма:
"Ответ разработчиков:
В данной ситуации, по окончании налогового периода имеется долг по налогу за налогоплательщиком (работником), это отражается в отчетности по форме 2-НДФл и 1-НДФЛ за 2008 год. Перенос задолженности по налогу автоматически не переносится на следующий налоговый период. В Вашей ситуации необходимо зарегистрировать долг на начало налогового периода за налогоплательщиком в форме 1-НДФЛ за 2009 год.После начисления и расчета заработной платы и налогов в январе 2009 года, сумма удержанного налога будет зарегистрирована правильно. В отчетности по форме 2-НДФЛ за 2009 год в разделе 5.7. "Сумма, удержанная при уплате налога по перерасчету с доходов прошлых лет" будет отражена сумма удержанного налога."
Здесь важно то, что я выделил жирным шрифтом. Никакого сальдо по НДФЛ в налоговой карточке не существует, поэтому исправления на следующий период не переносятся. А если бы переносились, то такие исправления были бы еще нужнее.
13. Григорий Самонов (pirat123457) 10.12.09 01:05
Интересная статья, сам столкнулся с расхождением НДФЛ начисл. и удержан., происходит это при переходящем отпуске с текущего года в следующий.
Скажем сотруднику уходит в оплачиваемый отпуск с декабря 2009 по январь 2010 г.
и НДФЛ рассчитывается в Журнале двумя суммами по двум периодам, в следствии чего происходит несовпадение НДФЛ начисл. и удержанного. :)
14. Oleg Aver'kov (Oleg_46) 29.01.10 14:52
Для меня очень полезная инфа.
15. андрей Фил (grig_nv) 29.07.10 18:33
ну уж развели полемику, переписать вид расчета НДФЛ удержанный для программиста это полторы минуты и после этого все суммы исчисленного совпадают с удержанным (в принципе я всем своим организациям делаю).
16. Борис Балясников (bb1962) 29.07.10 19:17
(15) Прежде чем принимать такие "мудрые" решения Вы бы хоть задумались, зачем вообще существует ДВА!!! вида расчета по НДФЛ. По Вашему разработчики совсем уж дураки? Зачем вводить два вида расчета, для того чтобы потом "переписывать" один в другой?
17. андрей Фил (grig_nv) 30.07.10 19:47
потому что: "// такова наша интерпретация п.4 ст. 226 НК РФ ", поэтому смысла привязываться к выплатам смысла я не вижу, бухи тем более.
18. Борис Балясников (bb1962) 01.08.10 11:02
(17) Законы нужно исполнять, а не интерпретировать. А смысла в исполнении закона вы не видите до поры до времени. Налоговый агент не имеет права платить за налогоплательщика налоги из собственных средств. Поэтому в общем случае НДФЛ удержанный не равен НДФЛ начисленному.
19. гр534 (rabanik) 27.12.11 13:12
Для написания сообщения необходимо авторизоваться
Прикрепить файл
Дополнительные параметры ответа