Сервисное окно планирования и контроля

Публикация № 1238318

Сообщество - Личная эффективность

Почему руководители устают? Почему приходится работать практически круглосуточно? Почему каждый день похож на гонку и надо успеть охватить нереальное количество задач?

«Сервисные окна»

Очень простой и полезный способ все успевать!

Сегодня я расскажу и напомню (Кэп!) про инструмент планирования времени - "сервисные" окна. 
Это промежутки времени, которые должны быть в ежедневном графике каждого руководителя, который занимается планированием своего рабочего дня. 

Все чаще руководители, надеясь экономить минуты, создают 100% план, прям по минутам, прям усердно. Заставляя себя вкладываться и выкладываться в задачи и бизнес. После этого, конечно, жалуются на сбившийся график и (внезапно!) усталость.

Анализируя совместно с руководителями рабочий ежедневник, я часто вижу этот серьезный урон. Постоянная гонка задач и вооружений создает непрерывный стресс, который в конечном итоге отражается на здоровье руководителя.

Сама наука тайм-менеджмента всегда говорит, что нельзя жестко планировать все 100% всего рабочего времени. Потому что случаются форс-мажоры, встречи затягиваются, дорога иногда занимает чуть больше времени.

 

 Вот типичная операция руководителя: поставить задачу сотруднику. Что ему нужно сделать? Всем известный SMART поможет сформулировать задачу, знания по контролю напомнят, что необходимо поставить "напоминалку" в график и проверить в назначенное время. Многие даже вспомнят, что необходимо не просто написать "проверить Васю", а выделить конкретный промежуток времени на проверку. Проходит время, задача выполняется, Вася работает, близится время контроля, у руководителя все расписано по минутам и вот случается "форс-мажор": Вася пишет, что в задаче есть сложности и нужно привлечение  (фантазируем) эксперта из соседнего отдела. Что это означает для руководителя? Это означает целый ряд действий, от вникания в нюансы до согласований с соседним отделом и перепланирования своего времени. Как ни странно, распланировать свое время - тоже требует времени. Заниматься этим сразу? Все планы поплывут еще больше. 

 

Другой случай, типичный: отменилась запланированная встреча, освободилось окно в графике. Первый позыв - срочно воткнуть туда что-то срочное для срочного решения. Срочно - не точно, знающий руководитель вспомнит, что нужно вдумчиво подходить к вопросу. Делать это прямо сейчас? А если на "прямо сейчас" стоит другая задача, уже в процессе исполнения?

Непредвиденно расходуется время на срочные, неожиданные события, решение которых невозможно отложить без потерь:

  • Ответ на срочное письмо, которое пришло во время встречи/ совещания
  • Встреча в коридоре с сотрудником «по важному вопросу»
  • Ответ на звонок VIP-персоны
  • И так далее

   

«Сервисные окна» - это промежутки времени между задачами, планерками, встречами, запланированный запас на случай задержки, затянувшегося обсуждения, подведения итогов и планирования времени.

 

Если планирование времени у руководителя еще в процессе становления, то такой запас времени для руководителя может составлять до 40% всего времени рабочего дня.

Когда этого запаса нет, все мелкие и непрерывные задачки накапливаются на конец рабочего дня, на целый вечер или на все выходные. Именно поэтому руководители любят «тихонько» прийти в офис в субботу. Да еще хвастаются, как им много удается сделать в субботний нерабочий рабочий день.

 

Итак, «Сервисные окна» - очень важный и полезный инструмент! И пользоваться им достаточно легко!

  • Планируете встречу на час – прибавьте 20 минут на подведение итогов и переключение внимания.
  • Запланирована обратная связь сотруднику по итогу испытательного срока на 2 часа – прибавляем 30 минут на подготовку к встрече, потом анализ итогов, постановку новых задач периода. 
  • Едете на встречу с клиентом на 2 часа – добавьте 30 минут на кофе.
  • Запланировали подготовку годового отчета на 1 час в тишине – прибавляем еще 20 минут на неожиданные появления в дверях сотрудников или встречу в коридоре с коллегой
  • Ставим в график отдельные постоянные "окна", как задачу, выделяя их для анализа и планирования своего дальнейшего расписания и перепланирования изменившихся задач
  • Ведем бэклог задач, которые можно всегда выдернуть в подходящее освободившееся окно вашего графика на ближайшей "сервисной паузе"

ВСЕГДА!

Да, именно, всегда! В свой график/ ежедневник/ планировщик закладываем лаги на непредвиденные обстоятельства и "сервисные окна" для анализа и планирования своего рабочего дня в свете изменившихся обстоятельств!

И в современном мире информационного шума такой инструмент даст вам явное преимущество, а также ощущение законченного дня и уверенности победы.

И, главное, перестаньте стремиться все сделать в один день! Задачи типа «надо было вчера» уже не мотивируют, не создают приливную волну, а действуют противоположным образом. Выгореть в таком режиме можно за месяц, а восстанавливаться придется в несколько раз дольше.

Хотите мой любимый секрет грамотной загрузки? Это… барабанная дробь… школьный дневник! Да, это не шутка!

Помните, как выглядит школьный дневник? Шесть дней и 8 строчек в каждом. Это самое оптимальное количество важных задач на день (объединять множество мелких в пакеты не возбраняется :) ). Для особо любящих работать руководителей, я всегда покупаю и дарю это самый дневник. Поверьте, через 3-4 месяца работы вы поймете, что если задача сейчас пришла, а у вас занят день полностью, то принять решение по этой задаче не мгновенно, а в запланированное "сервисное окно" - это вполне нормально. Может тогда вы решите перенести задачу на завтра и спокойно, без спешки заняться выполнением важной задачи. Продуктивность и удовольствие в вашей жизни возрастут! Точно, я проверила!

Кто хочет опробовать на себе, будьте смелее и просто сделайте это.

Кто хочет узнать детали или обсудить – приглашаю обсудить в комментариях или приходите на мой курс.

 

 

Искренне Ваша, Елена Дуюн

 

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

Развитие 1С программиста Промо

Практика программирования Личная эффективность Бесплатно (free)

Делюсь своим опытом и видением развития 1С программиста.

17.10.2018    22681    pashamak    64    

Секретный мастер-класс: анализ соцсетей при подготовке к переговорам

Личная эффективность Бесплатно (free)

Кризис из-за пандемии коронавируса меняет правила общения между людьми. Мы перевели значимые части нашей жизни в онлайн и стали настороженно относиться к коллегам, партнерам и контрагентам. Основатель школы переговорщиков ШИП Дмитрий Коткин расскажет о том, как выстроить переговоры в условиях пандемии и понять оппонента, проанализировав его соцсети.

01.03.2021    323    user809424    0    

Как не потерять концентрацию на работе и сфокусироваться на рабочем процессе

Личная эффективность Бесплатно (free)

На работе завал. Хватаетесь то за одно дело, то за другое. Не можете определиться с чего начать. Сутками напролет пребываете в ступоре вместо того, чтобы сесть за заказ, прокрастинируете. Или же банально пялитесь в монитор, не в силах сконцентрироваться на рабочем моменте?

24.02.2021    770    300_po_vstrechke    1    

Самомотивация и внутренние ресурсы

Личная эффективность Бесплатно (free)

На первом онлайн-митапе в Санкт-Петербурге Елена Дуюн поделилась с участниками сообщества секретами мотивации. Как найти стимул, когда работать не хочется, существует ли на самом деле лень, и почему руководителю важно сначала замотивировать себя самого.

19.02.2021    668    DuyunElena    0    

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. ч.04. Стратегический подход Промо

Личная эффективность Бесплатно (free)

Что такое стратегия, зачем она нужна. Что произойдет, если нет стратегии, и как это относится к личной эффективности и энергетике человека, опишу в этой статье.

12.08.2015    26492    Lapitskiy    23    

Образ мышления программиста

Личная эффективность Бесплатно (free)

Статья описывает основные столпы образа мышления программиста.

16.02.2021    845    300_po_vstrechke    3    

Выгорание на работе и как с ним бороться

Личная эффективность Бесплатно (free)

Наверняка каждый слышал про выражение: «Самый счастливый тот, чье хобби приносит ему деньги». И так как наши айтишники – это люди, которые, в основном, пришли на свою работу по зову сердца, то они вполне попадают под категорию счастливых людей. Однако, какое бы удовольствие ни получал человек от своей работы, рано или поздно наступает такой период, когда у работника попросту пропадает желание заниматься любимым делом. От одного звука постукивания по клавишам начинают потеть ладони, а от мысли о рабочем процессе вообще срабатывают рвотные рефлексы.

11.02.2021    850    user1518039    1    

5 причин негатива от клиента к 1С-нику и что с этим делать

Личная эффективность Бесплатно (free)

На полях INFOSTART MEETUP в Казани участники обсудили, почему возникают сложности в общении между заказчиком и исполнителем на проектах 1С. Своим взглядом на проблему с гостями митапа поделился директор по счастью, совладелец группы компаний Neti Андрей Макаров.

08.02.2021    7518    andmakarov    36    

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. Часть 01. Введение Промо

Личная эффективность Бесплатно (free)

Наша с вами энергия - откуда берется и что с этим делать. Описываю свой личный опыт, опыт человека, который от рождения имел низкую энергетику, но, разобравшись в этом деле, сумел значительно ее улучшить. Теперь 160 эффективных фрилансерских часов - это не предел. Итак, в поисках вечного двигателя, котиков и счастья.

17.07.2015    27926    Lapitskiy    81    

О пользе классического образования

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Что является источником знаний для программиста 1С? На что он опирается, решая задачу? Что подразумевается под профессионализмом при программировании в 1С?

28.01.2021    967    AnatolPopov    27    

Профессиональное выгорание: результаты проведенного опроса

О жизни О сообществе Сообщество Управление Личная эффективность Бесплатно (free)

Мы вам недавно предлагали пройти небольшой опрос на оценку выгорания. И уже есть результаты, довольно любопытные, на мой взгляд.

27.01.2021    2952    dklimchuk    33    

По ту сторону стола. Часть 2

Личная эффективность Бесплатно (free)

Руководитель разработки о собеседованиях на "Программиста 1С". Напутствие соискателям в крупные компании.

13.12.2020    2531    ig1082    2    

Две схемы мотивации сотрудника, или мой опыт работы с помощником Промо

Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Довелось мне искать себе помощника. Я разместил вакансию на хед-хантере: «Ищу помощника 1С без опыта работы». Наверное, я оживил рынок труда такой формулировкой: «помощника без опыта». А может быть, рынок и не заметил капли в море… Так вот, отобрал я студента, взял его на полставки. Начал думать, как его обучать, на оклад принял, а как теперь мотивировать, как премировать….

03.09.2011    28861    Rustig    37    

По ту сторону стола. Часть 1

Личная эффективность Бесплатно (free)

Руководитель разработки о собеседованиях на "Программиста 1С". Напутствие соискателям в крупные компании.

07.12.2020    1619    ig1082    0    

Хакатон Цифровой прорыв 2020 (Северо-Западный IT-ХАБ) глазами участника

Управление командой Личная эффективность v8 1cv8.cf Бесплатно (free)

В минувшие выходные, с 13 по 15 ноября 2020 года, в Санкт-Петербурге прошел региональный полуфинал СЗФО всероссийского конкурса «Цифровой прорыв» – флагманского проекта президентской платформы «Россия – страна возможностей». Делюсь с сообществом взглядом на него со стороны участника.

17.11.2020    491    capitan    5    

Как стать автором курсов

О сообществе Личная эффективность Обучение, бизнес-тренинг, курсы ИТ-компания 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Бесплатно (free)

У многих 1С-ников огромный опыт, которого хватит не только на статьи и выступления на конференциях, но и на то, чтобы обучить этим знаниям в рамках курсов и одновременно на этом заработать. О том, как стать автором курсов на Инфостарте, рассказала руководитель отдела обучения и мероприятий Ирина Радченко.

17.11.2020    1281    irina_selezneva    0    

Как стать докладчиком и монетизировать это

О сообществе Личная эффективность Бесплатно (free)

Один из способов заработать на Инфостарте – стать докладчиком на конференции. Это не только выгодно материально, но и позволяет 1С-нику расти как специалисту. О том, как стать докладчиком на мероприятиях Инфостарта, рассказала event-менеджер Екатерина Базжина.

09.11.2020    1839    kbazzh    108    

Опыт успешного прохождения теста на 1С:Профессионал по платформе (2020г.)

Личная эффективность v8 Россия Бесплатно (free)

В публикации - короткий отчет об успешной сдаче теста двумя программистами и мысли по поводу подготовки к тестированию. Статья будет полезна для тех, кто готовится к сдаче данного теста.

05.10.2020    1266    SmilingRe    17    

Увеличение выработки специалиста 1С, или как повысить его производительность

Личная эффективность Бесплатно (free)

На проектах 1С могут возникать ситуации, когда требуется наладить работу системы за ограниченное время – срочно решить проблемы или запустить критичную функциональность к конкретной дате. Как применять технологии крупных интеграторов и организовать работу команды специалистов по штабной модели на конференции Infostart Event 2019 Inception рассказал генеральный директор ООО «Вертер. Сенсорные технологии» Андрей Акулов.

02.10.2020    3007    verter.me    101    

3% и вы

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Почему вам мало платят и так будет всегда

15.09.2020    5885    1c-intelligence    152    

Эффективное общение для программистов-интровертов

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Эффективное общение для программистов-интровертов. 5 сфер самооценки, 5 способов апгрейда самооценки, 7 методов развить уникальность.

02.09.2020    1675    kiv1c    35    

Как эффективно войти в профессию "программист 1С" и не потерять "крылья"

Личная эффективность О жизни Россия Бесплатно (free)

Рекомендации и наставления начинающим специалистам.

31.08.2020    12904    Aleksandr55555    0    

Пара советов по поиску работы

О жизни Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Разработчик 1С, если уж ему пришлось искать работу, может найти её за один день. Чтобы найти неплохую работу, нужно потратить на это дело, пожалуй, недельку. А чтобы найти работу, хорошую во многих отношениях, следует потратить примерно месяц. Вот о том, что должно происходить за этот месяц, я бы хотел поделиться своими соображениями.

31.08.2020    10038    a_a_burlakov    66    

7 капканов на правой стороне стола

Личная эффективность Бесплатно (free)

Настоящий текст представляет собой практическую инструкцию по выяснению и анализу тех аспектов трудового соглашения между соискателем и нанимателем, которые имеют критическую важность для соискателя. В первую очередь это финансовые условия, но ими мы не ограничимся. Под “Капканом”, вынесенном в заголовок, здесь понимается ситуация недосказанности или недопонятости, то есть такая ситуация, в которой вроде бы оговоренные на собеседовании условия в реальности оказываются несколько иными. Инструкция повествует о том, какие вопросы необходимо задать, как интерпретировать ответы и на какие моменты необходимо обратить внимание. Текст рассчитан на самый широкий круг читателей, но в первую очередь – на молодых специалистов, выбирающих место работы.

24.08.2020    3957    WildHare    32    

Фриланс: как получать московскую зарплату, живя в деревне у дедушки

Личная эффективность Бесплатно (free)

Все больше разработчиков хотят сменить офисную работу на фриланс. Но можно ли на фрилансе зарабатывать столько же, сколько в офисе? Опыт Константина Гейнриха, который входит в топ-5 программистов 1С-фрилансеров по рейтингу биржи фриланса, показывает, что это реально. Но чтобы получать хорошие деньги, сначала придется немало поработать, в том числе, над собой. Об опыте работы во фрилансе Константин рассказал в своем докладе на конференции Infostart Event 2019 Inception.

21.08.2020    5472    CyberCerber    60    

Натуральный интеллект

Личная эффективность Искусственный интеллект (AI) Бесплатно (free)

Много слов сказано об Искусственном Интеллекте, как будут взаимодействовать новое и совсем не забытое старое.

17.08.2020    782    Ликреонский    1    

Перейдут ли 1С Франчайзи на удаленную работу с клиентами.

Личная эффективность 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Бесплатно (free)

Выгодно ли 1С франчайзи перевести своих сотрудников на удаленную работу?

13.08.2020    889    niko11s    5    

Пиши, не пожалеешь

Личная эффективность Бесплатно (free)

Многие хотели бы начать писать тексты, но боятся, что аудитория не примет их творчество. Кому-то кажется, что их статьи будут неинтересны, другие переживают, что их начнут троллить, третьи полагают, что писанина – пустая трата времени. Иван Белокаменцев пишет много. На конференции INFOSTART EVENT 2019 Inception он рассказал, как выбрать темы, как относиться к комментариям, сколько можно заработать, и зачем вообще всё это надо.

03.08.2020    2810    1c-intelligence    44    

Введение в практическую конфликтологию. Часть вторая "ВСКРЫВАТЬ НЕЛЬЗЯ ОСТАВИТЬ: КОНФЛИКТ-БОЛ"

Управление персоналом (HRM) Личная эффективность Бесплатно (free)

Помимо открытых конфликтов, о которых говорилось в прошлый раз, существуют еще и скрытые конфликты. И, как правило, их сложнее распознать и предотвратить.

30.07.2020    847    avysotskaya    10    

Введение в практическую конфликтологию. Часть первая, "капитанская"

Личная эффективность Управление персоналом (HRM) Бесплатно (free)

Конфликты являются неотъемлемой и естественной частью любых рабочих коммуникаций. И только от нас зависит, станет ли конфликт отправной точкой в развитии рабочих отношений или наоборот, окончательно их разрушит.

20.07.2020    1808    avysotskaya    29    

Перебежками. Как добраться до цели и не пасть в бою

Личная эффективность Бесплатно (free)

Когда ты работаешь в режиме многозадачности, надо научиться планировать дела так, чтобы везде успеть. И не просто успеть, но добиться желаемых результатов во всех сферах. У программиста компании «Первый Бит» Ивана Белокаменцева есть свои секреты планирования, позволяющие эффективно решать все задачи и при этом получать удовольствие от того, чем ты занят. Этими секретами он поделился с участниками конференции INFOSTART EVENT 2019 Inception.

17.07.2020    4906    1c-intelligence    58    

Несколько инструментов для персональной автоматизации

Личная эффективность Бесплатно (free)

Полезные программы для повышения личной эффективности.

14.07.2020    6743    mvxyz    55    

Первый 1 000 000 рублей на своих разработках на Инфостарте

Личная эффективность Бесплатно (free)

На Инфостарте очень много разработок. Но не каждая продается, да еще так активно, чтобы ее автор сумел заработать миллион. Александрович Андрей, руководитель компании ALEXROVICH.RU, свой первый миллион вместе с Инфостартом уже заработал и теперь делится с коллегами некоторыми секретами.

10.07.2020    5262    codewriter    89    

Необходимый минимум по психологии для 1С-ника

Личная эффективность Бесплатно (free)

У каждого из нас много планов и желаний, но поставленных целей добиваются единицы. Почему реализовать задуманное удается лишь немногим, а большинство так и остаются наедине с разбитыми мечтами, участникам конференции Infostart Event 2019 Inception объяснил директор по счастью в группе компаний Neti Андрей Макаров.

03.07.2020    5460    andmakarov    13    

Несколько слов о том, как приручить хаос задач

Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

В ежедневной работе специалиста 1С самое ценное - скорость и качество выполнения задач. В данной статье автор на основе собственного опыта представляет несколько полезных (как ему кажется) советов по организации ежедневного рабочего процесса специалиста 1С. Они позволят в бесконечном хаосе задач сэкономить время, провести самоорганизацию работы, и сделать ее более удобной.

26.06.2020    1967    Богатырев Артур    0    

Наиболее частые ошибки в деловом общении

Личная эффективность Бесплатно (free)

В статье собраны наиболее частые ошибки при коммуникациях в деловом общении: «устные», по e-mail, в мессенджерах. Ошибки в основном мои, но, возможно, кто-то узнает себя. Хорошо, если так! Текст разделен на три части, которые соответствуют трем видам деловой коммуникации: устная, e-mail, мессенджеры. В качестве примеров использованы варианты общения с заказчиком. Общее правило, которым я руководствуюсь: необходимо экономить время, как свое, так и собеседника.

21.06.2020    2732    Koder_Line    4    

Смотри шире, думай глубже

Личная эффективность Бесплатно (free)

Мысли вслух о фрилансе в 1С.

19.06.2020    5089    Rustig    53    

5 причин 1С-нику участвовать в хакатонах

Личная эффективность Бесплатно (free)

5 причин, зачем вам ходить на хакатоны, почему на это стоит выделять время.

24.05.2020    5508    comol    19    

ТОП-10 ошибок соискателей на собеседованиях

Личная эффективность Бесплатно (free)

Часто ли вы ходите на собеседования? Если часто, то, скорее всего, вам отказывают из-за ошибок, которые вы допускаете при общении с потенциальным работодателем. На какие моменты обращают внимание HR и как их можно исправить, рассказал начальник управления разработки приложений 1С компании Брокеркредитсервис Михаил Денисов.

15.05.2020    5266    user600369_mdenisov    56    

Работа на удаленке. Ошибки и ключи эффективности.

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Три ошибки перехода на "удаленку" и три ключика к их решению. Как не перегореть и сохранить эффективность себе и сотрудниккам. Личный опыт автора.

13.05.2020    4471    DuyunElena    8    

Оптимизация времени. Возможен ли 4-часовой рабочий день?

Личная эффективность Бесплатно (free)

Я - фрилансер по 1С уже 20 лет, из них 100% дистанционно уже семь лет, и по сей день. Мечта о 4-часовом рабочем дне тревожит умы людей уже не первый год. Конечно, мы имеем в виду, что работать будем в 2 раза меньше (по времени), а зарабатывать столько же, иначе это теряет всякий смысл - ну кто захочет половину зарплаты? Т.е. мы хотим работать 4 часа вместо 8 и получать по крайней мере такую же зарплату. Ок. Идем далее. Какие пути у нас для этого есть?

06.05.2020    7178    Lapitskiy    101    

Повышаем эффективность (КПД) специалиста 1С

Личная эффективность Бесплатно (free)

Каждый из нас стремится достичь своих целей и расширить свои возможности. Мы тратим время и силы, стремимся к эффективности. Что же нужно делать специалисту 1С, для повышения своей эффективности (своего коэффициента полезного действия КПД)? Излагаю свой взгляд на поставленный вопрос, с полезными ссылками на публикации других авторов Инфостарта по теме.

22.04.2020    7892    rusmil    3    

Будущему докладчику мероприятий INFOSTART

Личная эффективность Бесплатно (free)

Инструкция для тех, кто хочет стать докладчиком наших мероприятия, а также для тех, кто является постоянным докладчиком Инфостарта

16.04.2020    2842    kbazzh    0    

Куда IT-шнику инвестировать свободные средства

Личная эффективность Бесплатно (free)

Когда у человека появляются свободные деньги, при мысли, куда их вложить, сразу приходят на ум вклады, покупка недвижимости, биржи типа Forex. Но если копнуть чуть глубже, на российском рынке есть и альтернативные направления инвестирования, более выгодные, чем депозиты. О них участникам конференции Infostart Event 2019 Inception рассказал управляющий ГК «WiseAdvice» Иван Тягунов.

24.03.2020    10953    IvanAT1981    137