Сервисное окно планирования и контроля

Публикация № 1238318 19.05.20

Управление - Мотивация, лидерство и личная эффективность

Почему руководители устают? Почему приходится работать практически круглосуточно? Почему каждый день похож на гонку и надо успеть охватить нереальное количество задач?

«Сервисные окна»

Очень простой и полезный способ все успевать!

Сегодня я расскажу и напомню (Кэп!) про инструмент планирования времени - "сервисные" окна. 
Это промежутки времени, которые должны быть в ежедневном графике каждого руководителя, который занимается планированием своего рабочего дня. 

Все чаще руководители, надеясь экономить минуты, создают 100% план, прям по минутам, прям усердно. Заставляя себя вкладываться и выкладываться в задачи и бизнес. После этого, конечно, жалуются на сбившийся график и (внезапно!) усталость.

Анализируя совместно с руководителями рабочий ежедневник, я часто вижу этот серьезный урон. Постоянная гонка задач и вооружений создает непрерывный стресс, который в конечном итоге отражается на здоровье руководителя.

Сама наука тайм-менеджмента всегда говорит, что нельзя жестко планировать все 100% всего рабочего времени. Потому что случаются форс-мажоры, встречи затягиваются, дорога иногда занимает чуть больше времени.

 

 Вот типичная операция руководителя: поставить задачу сотруднику. Что ему нужно сделать? Всем известный SMART поможет сформулировать задачу, знания по контролю напомнят, что необходимо поставить "напоминалку" в график и проверить в назначенное время. Многие даже вспомнят, что необходимо не просто написать "проверить Васю", а выделить конкретный промежуток времени на проверку. Проходит время, задача выполняется, Вася работает, близится время контроля, у руководителя все расписано по минутам и вот случается "форс-мажор": Вася пишет, что в задаче есть сложности и нужно привлечение  (фантазируем) эксперта из соседнего отдела. Что это означает для руководителя? Это означает целый ряд действий, от вникания в нюансы до согласований с соседним отделом и перепланирования своего времени. Как ни странно, распланировать свое время - тоже требует времени. Заниматься этим сразу? Все планы поплывут еще больше. 

 

Другой случай, типичный: отменилась запланированная встреча, освободилось окно в графике. Первый позыв - срочно воткнуть туда что-то срочное для срочного решения. Срочно - не точно, знающий руководитель вспомнит, что нужно вдумчиво подходить к вопросу. Делать это прямо сейчас? А если на "прямо сейчас" стоит другая задача, уже в процессе исполнения?

Непредвиденно расходуется время на срочные, неожиданные события, решение которых невозможно отложить без потерь:

  • Ответ на срочное письмо, которое пришло во время встречи/ совещания
  • Встреча в коридоре с сотрудником «по важному вопросу»
  • Ответ на звонок VIP-персоны
  • И так далее

   

«Сервисные окна» - это промежутки времени между задачами, планерками, встречами, запланированный запас на случай задержки, затянувшегося обсуждения, подведения итогов и планирования времени.

 

Если планирование времени у руководителя еще в процессе становления, то такой запас времени для руководителя может составлять до 40% всего времени рабочего дня.

Когда этого запаса нет, все мелкие и непрерывные задачки накапливаются на конец рабочего дня, на целый вечер или на все выходные. Именно поэтому руководители любят «тихонько» прийти в офис в субботу. Да еще хвастаются, как им много удается сделать в субботний нерабочий рабочий день.

 

Итак, «Сервисные окна» - очень важный и полезный инструмент! И пользоваться им достаточно легко!

  • Планируете встречу на час – прибавьте 20 минут на подведение итогов и переключение внимания.
  • Запланирована обратная связь сотруднику по итогу испытательного срока на 2 часа – прибавляем 30 минут на подготовку к встрече, потом анализ итогов, постановку новых задач периода. 
  • Едете на встречу с клиентом на 2 часа – добавьте 30 минут на кофе.
  • Запланировали подготовку годового отчета на 1 час в тишине – прибавляем еще 20 минут на неожиданные появления в дверях сотрудников или встречу в коридоре с коллегой
  • Ставим в график отдельные постоянные "окна", как задачу, выделяя их для анализа и планирования своего дальнейшего расписания и перепланирования изменившихся задач
  • Ведем бэклог задач, которые можно всегда выдернуть в подходящее освободившееся окно вашего графика на ближайшей "сервисной паузе"

ВСЕГДА!

Да, именно, всегда! В свой график/ ежедневник/ планировщик закладываем лаги на непредвиденные обстоятельства и "сервисные окна" для анализа и планирования своего рабочего дня в свете изменившихся обстоятельств!

И в современном мире информационного шума такой инструмент даст вам явное преимущество, а также ощущение законченного дня и уверенности победы.

И, главное, перестаньте стремиться все сделать в один день! Задачи типа «надо было вчера» уже не мотивируют, не создают приливную волну, а действуют противоположным образом. Выгореть в таком режиме можно за месяц, а восстанавливаться придется в несколько раз дольше.

Хотите мой любимый секрет грамотной загрузки? Это… барабанная дробь… школьный дневник! Да, это не шутка!

Помните, как выглядит школьный дневник? Шесть дней и 8 строчек в каждом. Это самое оптимальное количество важных задач на день (объединять множество мелких в пакеты не возбраняется :) ). Для особо любящих работать руководителей, я всегда покупаю и дарю это самый дневник. Поверьте, через 3-4 месяца работы вы поймете, что если задача сейчас пришла, а у вас занят день полностью, то принять решение по этой задаче не мгновенно, а в запланированное "сервисное окно" - это вполне нормально. Может тогда вы решите перенести задачу на завтра и спокойно, без спешки заняться выполнением важной задачи. Продуктивность и удовольствие в вашей жизни возрастут! Точно, я проверила!

Кто хочет опробовать на себе, будьте смелее и просто сделайте это.

Кто хочет узнать детали или обсудить – приглашаю обсудить в комментариях или приходите на мой курс.

 

 

Искренне Ваша, Елена Дуюн

 

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

Барометр настроений Промо

Блоги Бесплатно (free)

Мы предлагаем измерить настроение в отрасли 1С. Как чувствуют себя 1С-ники? Ценит ли ваш ИТ-отдел руководство компании? Что с зарплатой? Есть возможности для роста? А как вам коллеги? Вообще удовольствие от работы ощущается?

06.06.2019    8949    andmakarov    39    

От стажера до эксперта: матрица компетенций разработчика 1С

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Работа с разработчиками 1С предполагает постоянное развитие их компетенций. Сотрудников надо мотивировать на совершенствование, в том числе путем повышения заработной платы. Но как понять, за какие компетенции сколько платить? Какой навык для работодателя более ценный? О том, как устроена система оценки компетенций в компании ФТО, рассказал ведущий разработчик и руководитель разработчиков 1С проектного отдела Виталий Онянов.

20.09.2021    6427    Tavalik    40    

Себе дороже

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Как увеличить стоимость обслуживания своей 1С.

09.09.2021    5332    1c-intelligence    112    

Развитие 1С программиста Промо

Мотивация, лидерство и личная эффективность Практика программирования Бесплатно (free)

Делюсь своим опытом и видением развития 1С программиста.

17.10.2018    28886    pashamak    64    

Про деньги фрилансера

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Поговорим о технологиях и принципах ценообразования услуг 1С-ника.

05.07.2021    6995    Rustig    121    

Пузырь, соломинка и лапоть. Что происходит с программистами 1С

О жизни Бесплатно (free)

Куда катится жёлтый мир

23.06.2021    12943    1c-intelligence    99    

Гугл-программисты. Как идиот набрал на работу идиотов

О жизни Бесплатно (free)

Реалии современного мира программирования

21.06.2021    6617    1c-intelligence    123    

Как провести конференцию разработчиков 1С в своем городе? Промо

Блоги Бесплатно (free)

25 ноября 2017 года в Омске прошла Первая открытая конференция разработчиков 1С. Спустя месяц по прошествии данного события я хотел бы вспомнить, с чего все начиналось, через что пришлось пройти организаторам, ну и что получилось в итоге.

11.01.2018    23640    Tavalik    35    

Помолчи-ка, программист

О жизни Бесплатно (free)

Что бывает с шибко умными

17.06.2021    23929    1c-intelligence    69    

Красота, которая не спасла программиста

О жизни Бесплатно (free)

За что тебя приняли, за то тебя и уволят

15.06.2021    6429    1c-intelligence    79    

Жёлтый челн. Часть 1. Выбор франча

О жизни 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Бесплатно (free)

Как выбрать свой первый франч.

09.03.2021    5930    1c-intelligence    31    

Экзорцизм программистскими методами Промо

О жизни Бесплатно (free)

Примеры из жизни о том, как инструменты на платформе 1С помогают компании изгонять зло.

24.08.2017    35688    1c-intelligence    59    

Как не потерять концентрацию на работе и сфокусироваться на рабочем процессе

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

На работе завал. Хватаетесь то за одно дело, то за другое. Не можете определиться с чего начать. Сутками напролет пребываете в ступоре вместо того, чтобы сесть за заказ, прокрастинируете. Или же банально пялитесь в монитор, не в силах сконцентрироваться на рабочем моменте?

24.02.2021    1808    300_po_vstrechke    2    

Образ мышления программиста

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Статья описывает основные столпы образа мышления программиста.

16.02.2021    2782    300_po_vstrechke    3    

3% и вы

О жизни Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Почему вам мало платят и так будет всегда

15.09.2020    7446    1c-intelligence    152    

Крылатые афоризмы. Для разработчика, специалиста 1С Промо

Блоги Россия Бесплатно (free)

Часто слышу этот афоризм. Истории и поводы разные. Их объединяет одно : на вопрос "А кто автор, родитель афоризма" , ну очень многие не знают правильного ответа. Виктор Михайлович Глушков (24 августа 1923, Ростов-на-Дону — 30 января 1982, Киев) — выдающийся советский учёный, академик АН СССР (1964), один из пионеров отечественной кибернетики. Под его руководством в 1966 году была разработана первая персональная ЭВМ МИР-1 (машина для инженерных расчётов).

12.02.2011    35255    kompas-dm    39    

Пара советов по поиску работы

Мотивация, лидерство и личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Разработчик 1С, если уж ему пришлось искать работу, может найти её за один день. Чтобы найти неплохую работу, нужно потратить на это дело, пожалуй, недельку. А чтобы найти работу, хорошую во многих отношениях, следует потратить примерно месяц. Вот о том, что должно происходить за этот месяц, я бы хотел поделиться своими соображениями.

31.08.2020    14175    a_a_burlakov    69    

7 капканов на правой стороне стола

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Настоящий текст представляет собой практическую инструкцию по выяснению и анализу тех аспектов трудового соглашения между соискателем и нанимателем, которые имеют критическую важность для соискателя. В первую очередь это финансовые условия, но ими мы не ограничимся. Под “Капканом”, вынесенном в заголовок, здесь понимается ситуация недосказанности или недопонятости, то есть такая ситуация, в которой вроде бы оговоренные на собеседовании условия в реальности оказываются несколько иными. Инструкция повествует о том, какие вопросы необходимо задать, как интерпретировать ответы и на какие моменты необходимо обратить внимание. Текст рассчитан на самый широкий круг читателей, но в первую очередь – на молодых специалистов, выбирающих место работы.

24.08.2020    4678    WildHare    32    

О том, как русские в 1951 году создали первый в Европе "компьютер". Малая электронная счетная машина Промо

О жизни Бесплатно (free)

В то время, как молодежь уверена, что все лучшее в электронике к нам пришло с запада, я хочу рассказать о достижениях советских инженеров. Все это хорошо ищется в интернете по МЭСМ, но здесь сокращенный вариант для "ленивых". С помощью МЭСМ еще в 1952 году решались фрагменты задачи с расчетом водородной бомбы.

10.01.2016    29391    Gilev.Vyacheslav    43    

Пиши, не пожалеешь

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Многие хотели бы начать писать тексты, но боятся, что аудитория не примет их творчество. Кому-то кажется, что их статьи будут неинтересны, другие переживают, что их начнут троллить, третьи полагают, что писанина – пустая трата времени. Иван Белокаменцев пишет много. На конференции INFOSTART EVENT 2019 Inception он рассказал, как выбрать темы, как относиться к комментариям, сколько можно заработать, и зачем вообще всё это надо.

03.08.2020    3532    1c-intelligence    44    

Несколько инструментов для персональной автоматизации

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Полезные программы для повышения личной эффективности.

14.07.2020    8086    mvxyz    55    

Управление в стиле Догвилль

О жизни Методология Бесплатно (free)

Как и почему жизнь на работе становится всё хуже. Или всё лучше.

26.06.2020    5153    1c-intelligence    17    

Фото, видео, отзывы о конференции INFOSTART EVENT 2015 Connection Промо

О сообществе Бесплатно (free)

15-17 октября 2015 года в Концертном зале «Колизей» на Невском, 100 в Санкт-Петербурге состоялась V профессиональная конференция INFOSTART EVENT 2015 CONNECTION – самое значимое событие осени в индустрии автоматизации и ставшее уже традиционным мероприятие по управлению проектами и профессиональной разработке на платформе 1С:Предприятие.

29.10.2015    87144    support    337    

Оптимизация времени. Возможен ли 4-часовой рабочий день?

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Я - фрилансер по 1С уже 20 лет, из них 100% дистанционно уже семь лет, и по сей день. Мечта о 4-часовом рабочем дне тревожит умы людей уже не первый год. Конечно, мы имеем в виду, что работать будем в 2 раза меньше (по времени), а зарабатывать столько же, иначе это теряет всякий смысл - ну кто захочет половину зарплаты? Т.е. мы хотим работать 4 часа вместо 8 и получать по крайней мере такую же зарплату. Ок. Идем далее. Какие пути у нас для этого есть?

06.05.2020    7870    Lapitskiy    106    

Повышаем эффективность (КПД) специалиста 1С

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Каждый из нас стремится достичь своих целей и расширить свои возможности. Мы тратим время и силы, стремимся к эффективности. Что же нужно делать специалисту 1С, для повышения своей эффективности (своего коэффициента полезного действия КПД)? Излагаю свой взгляд на поставленный вопрос, с полезными ссылками на публикации других авторов Инфостарта по теме.

22.04.2020    8394    rusmil    3    

Собеседование в луже крови

О жизни Бесплатно (free)

Пятница. Собираем истории самых шизанутых собеседований, приемов на работу и компаний, где вам приходилось бывать.

28.02.2020    9915    1c-intelligence    109    

INFOSTART EVENT 2015 CONNECTION: 15-17 октября, г. Санкт-Петербург Промо

О сообществе Бесплатно (free)

Дорогие друзья! Мы рады сообщить вам даты новой, V Всероссийской профессиональной конференции INFOSTART EVENT: мероприятие состоится 15, 16 и 17 октября 2015 года в Санкт-Петербурге. Конференция получила название CONNECTION, и это не случайно.

10.06.2015    71329    support    162    

Чтобы пацанам было не стыдно показать

О жизни Бесплатно (free)

Манифест умирающей профессии

04.02.2020    12049    1c-intelligence    90    

23 минуты. Оправдание тугодумов

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Есть тугодумы кроме меня?

20.01.2020    8178    1c-intelligence    25    

Сумасшедший Билл Гейтс Промо

О жизни Бесплатно (free)

"Перед ним сидел Билл Гейтс. Он был уже старым и седым. Впрочем, игривый огонек в его глазах все также искрился, как и много лет назад." Публицистика к пятнице. Восстанавливаем добрые традиции Инфостарта. И, возможно, кто-то найдет для себя тему...

14.08.2015    27784    O-Planet    57    

Активный 2019 год на Инфостарт

О сообществе О жизни Бесплатно (free)

О прошедшем 2019 годе в 100 и 500 словах.

26.12.2019    6841    YPermitin    25    

Книжная абстиненция

О жизни Бесплатно (free)

Стоит ли читать книги?

19.11.2019    7219    1c-intelligence    65    

6 шотов

О жизни Бесплатно (free)

Небольшие пятничные истории о взаимоотношениях в коллективе

01.11.2019    10759    sapervodichka    28    

Готовые решения: Олег Вайнберг Промо

О сообществе Бесплатно (free)

Вайнберг Олег Маратович. Бизнес-тренер, бизнес-консультант, соучредитель ООО «Группа БВ». Родился в Ставрополе 16 апреля 1963 года. В 1986 году окончил Факультет Технической Кибернетики Политехнического Университета. С 1986 по 1994 год совместно со специалистами Siemens занимался автоматизацией ПО «Светогорск». С 1994 по май 2012 работал в компании “Компьютер-Центр Кей”, прошел путь от программиста до IT-директора. В 2004 году получил диплом менеджмента Открытого Университета Великобритании. В 2012 году окончил Высшую Школу Психологии по специальности организационный психолог, а в 2015 - Институт Берта Хеллингера (Нидерланды). В настоящее время совмещает бизнес-консультирование и проведение бизнес-тренингов и коучинговых сессий с преподаванием курса MBA в РАНХиГС.

14.08.2015    44081    support    22    

Медвежьи услуги по требованию

О жизни Управление персоналом (HRM) Бесплатно (free)

О, сколько открытий чудных готовит нам профессия программиста 1С.

16.10.2019    14236    1c-intelligence    116    

Видя деньги

О жизни Бесплатно (free)

Немножко бизнес-программирования.

09.09.2019    9425    1c-intelligence    94    

Полюби Козла

О жизни Блоги Бесплатно (free)

Не пожалеешь

02.09.2019    8663    1c-intelligence    79    

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. ч.04. Стратегический подход Промо

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Что такое стратегия, зачем она нужна. Что произойдет, если нет стратегии, и как это относится к личной эффективности и энергетике человека, опишу в этой статье.

12.08.2015    26927    Lapitskiy    23    

Аки Феникс

О жизни Блоги Бесплатно (free)

Про выгорание

17.08.2019    9071    1c-intelligence    21    

Как заработать миллион или История успешного сотрудничества

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Многие мечтают один раз что-то создать, а потом жить на заработанные деньги до конца своих дней. Но миллионерами становятся не все, их единицы. Среди них – разработчик Андрей Карпов. Человек, который сумел за полтора года заработать 2 миллиона рублей чистой прибыли, поделился с гостями конференции Infostart своими секретами.

05.08.2019    9734    karpik666    79    

Как я буду мир спасать

О жизни Блоги Бесплатно (free)

Почему бы и нет?

30.07.2019    9197    1c-intelligence    78    

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. Часть 01. Введение Промо

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Наша с вами энергия - откуда берется и что с этим делать. Описываю свой личный опыт, опыт человека, который от рождения имел низкую энергетику, но, разобравшись в этом деле, сумел значительно ее улучшить. Теперь 160 эффективных фрилансерских часов - это не предел. Итак, в поисках вечного двигателя, котиков и счастья.

17.07.2015    28544    Lapitskiy    81    

Поймай меня, если сможешь. Версия директора

О жизни Бесплатно (free)

Надо же всех послушать.

07.06.2019    9319    1c-intelligence    112    

От стажера до эксперта

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Что надо знать, чтобы тебя считали хорошим разработчиком? Какие навыки должны быть у специалиста, чтобы он был востребован у отечественных заказчиков? Как понять, что ты действительно развиваешься и растешь? На эти и другие вопросы на конференции INFOSTART EVENT 2018 ответил профессиональный разработчик 1С Виталий Онянов, выпускник Омского Государственного Университета им. Достоевского. Виталий работает ведущим разработчиком 1С в ООО «ФТО», занимается внедрением и оптимизацией информационных систем. Делает свои проекты, пишет статьи и обзорные материалы, иногда учит других людей.

31.05.2019    23345    Tavalik    65    

Куда и как расти

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Даже если сейчас у вас стабильная работа, это не означает, что завтра ситуация не изменится, вы не окажетесь на рынке труда в поисках новой должности. Какие специалисты сейчас требуются, и какие тренды превалируют на рынке IT и в сфере 1С, на конференции рассказал директор по развитию внедренческого центра «Раздолье» Андрей Мироненко. Он работает в качестве руководителя IT-направления свыше 15 лет, а в должности директора IT – 10 лет. Является автором различных обзоров, курсов и иных полезных материалов. Занимался подбором и мотивацией персонала, разработкой стандартов качества IT-сервисов, руководством проектами автоматизации (ERP, WMS и пр), имеет опыт организации розничных сетей, call-центров, запуска и сопровождения интернет-магазинов.

16.05.2019    12586    andironenko    26    

Готовые решения: Антон Долгов Промо

О сообществе Бесплатно (free)

В гостях в нашей студии Антон Долгов, руководитель компании Первый БИТ. Как "железный человек" управляет 70 филиалами, представленными в 42 городах 5 стран мира с общим количеством сотрудников 5000 человек - об этом и многом другом в нашем интервью.

10.04.2015    38338    support    131    

Не ешь аспирин

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Еще немного о книгах. Почему и зачем читать старые труды, чему там можно научиться

29.03.2019    8788    1c-intelligence    30    

Не только автоматизация учета

О жизни Россия Бесплатно (free)

Сказ о том, как одинэсники с сишарперами и питонистами играли.

28.02.2019    9941    Scorpion4eg    44    

Профессиональное выгорание: взгляд изнутри и снаружи

Мотивация, лидерство и личная эффективность Бесплатно (free)

Ответьте честно: вам нравится ваша работа? Вы по-прежнему получаете от нее удовольствие? Или у вас есть желание, чтобы очередной проект провалился, а вы пришли домой и отметили это «событие»? Если вопросы вас смутили, заставили задуматься, возможно, вы устали, и пора пойти в отпуск. А может, вы находитесь на начальной стадии профессионального выгорания, и пора предпринимать более серьезные меры. О том, как распознать истощение, и какими методами с ним бороться, на конференции рассказал управляющий партнер группы проектов Стратоплан Александр Орлов.

25.01.2019    14777    user1069584    39