Жизнь под прицелом

Поговорим о целеполагании – о том, как не только поставить цель, но и как ее достигать.

Нужны ли цели и какие есть альтернативы

Вопрос «Нужны ли цели?» – философский. Великие люди регулярно что-то говорят на эту тему. Например, Альберт Эйнштейн говорил:

«Если вы хотите вести счастливую жизнь, вы должны быть привязаны к цели, а не к людям или к вещам».

Стивен Пол Джобс:

«Только наличие цели приносит смысл и удовлетворение. Это способствует не только улучшению здоровья и долголетию, но также дает вам капельку оптимизма в тяжелое время».

Чак Норрис:

«Само движение к цели очень часто вознаграждает человека больше, чем ее достижение».

Но у целей есть и альтернативы. Как сказал Оскар Уайльд:

«Хорошо выглядеть и одеваться – это необходимость. Иметь цель в жизни – нет».

Мы не знаем, сказал ли он это в шутку или всерьез, но такая цитата существует.

Какие есть альтернативы целям? Как жить по-другому?

Можно войти в состояние «потока». В свое время меня впечатлила книга Михай Чиксентмихайи «Поток».

В состоянии «потока» вы не замечаете, как течет время. Вас увлекает то, чем вы занимаетесь, и вы получаете от этого огромное удовольствие. В этот момент вы наиболее продуктивны и собраны. Вам даже некогда сходить поесть или покурить.

Чтобы увеличить эффект от этого состояния, попробуйте порефлексировать на тему, в какие моменты оно возникает, чем вы в этот момент занимаетесь, какая цель вашего занятия. Поставьте перед собой простую задачу – увеличивать состояние потока, в котором вы находитесь.

Рекомендую ознакомиться с этой теорией как с альтернативной.

Еще одна альтернатива – обучаться новому и найти «свое». На эту тему есть интересная книга с интригующим названием «Как работать по 4 часа в неделю». Она мне когда-то зашла, возможно, зайдет и вам.

Главное из книги, что может быть интересно в рамках доклада, это то, как противопоставляется интерес и скука.

• Если вам скучно, значит вы занимаетесь чем-то не тем или ничем вообще.

• Если вам интересно, значит, вовлеченность в это занятие нужно увеличивать.

Одна из ключевых мыслей этой цели – искать занятия, которые будут вам интересны и увеличивать их число. И, одновременно, уменьшать те занятия, которые вам скучны.

Конечно, это беллетристика, но мне понравилось.

Следующая альтернатива – четыре истины о дукхе. Это из буддизма.

Буддизм – это религия, которая изначально исходит из предпосылки, что жизнь – это страдания. Это важная мысль.

Если мы говорим о том, как стоит жить – по целям или как-то иначе, в соответствии с альтернативными теориями, о которых я рассказывал, – нам нужно соотнести, где у вас будет меньше страданий:

• если вы поставите цели и их не достигнете, или если вы потратите на достижение цели много сил и времени;

• если вы напряжете мозг, чтобы сформулировать амбиции, или если придется смириться с отсутствием прогресса;

• если вы будете жить в состоянии потока, или если вы сконцентрируетесь на понятии интереса?

Цели – это не панацея. Жить по целям – это как жизнь под прицелом. Это тоже создает стресс. Важно, чтобы снижение неудовлетворенности путем достижения цели было для вас эффективнее, чем альтернативные версии снижения неудовлетворенности.

Интересная концепция. Стоит ознакомиться с буддизмом, хотя бы в объеме четырех истин.

Общая схема выработки целей

Но давайте все-таки перейдем к «жизни под прицелом» и сформулируем общую схему выработки целей:

1. Видение себя;

2. Удовлетворенность и неудовлетворенность;

3. Состояние потока;

4. Интерес и скука;

5. Окружающие люди и зона ответственности.

Я покажу, как это может быть связано.

1. Видение себя

Выработку целей нужно начать с формулирования видения себя. Это первый слой.

Вы должны сформулировать, как вы себя видите через какие-то горизонты времени Через 10-20 лет – это не очень важно. Желательно брать не меньше пяти лет. Либо сформулировать горизонты времени в событийной модели: «когда я выйду на пенсию, то…». Необязательно привязываться к какому-то конкретному числу лет, потому что срок для видения не очень важен.

Ваша задача – описать себя. На слайде перечислены те разрезы, в которых вы можете описывать свое целевое состояние – то, как вы себя видите.

2. Удовлетворенность – неудовлетворенность

Второй слой – это оценка удовлетворенности. Здесь набросан список вопросов, которые вы можете последовательно применять, чтобы разобраться в себе:

• Чему вы довольны, радуетесь и от чего полностью удовлетворены? Почему так сложилось, какие тому причины? Что вы сделали для этого? Как это развить, усилить, повторить, распространить на другие сферы?

• Источники стресса и раздражителей – люди, ситуации причины. Как устранить корневые причины? Как избежать подобного? Или как изменить свое отношение?

• Причины неудовлетворенности. Как устранить или уменьшить, снизить? Что для этого нужно изменить, сделать по другому; чего достигнуть или от чего отказаться?

Ваша задача, во-первых, снизить неудовлетворенность, а во-вторых, – повысить удовлетворенность.

• Про неудовлетворенность все понятно – мы чем-то недовольны и хотим это поменять.

• С удовлетворенностью все сложнее. Мы редко задумываемся почему у нас что-то хорошо и получается. Лайфхак в том, чтобы увеличивать время, усилие и внимание тому, что у нас и так получается.

Поэтому рекомендую это состояние проработать.

3. Состояние потока

Польза этого доклада в том, что здесь сформулированы четкие вопросы, которые не нужно придумывать. Можно ответить на них, а потом вынести результаты в определенный формат:

• Моменты повышенной работоспособности (или иной активности) – когда они возникают у вас? Чем вы в это время занимаетесь? Где и как вы это делаете? Как увеличить эти моменты?

• Ситуации, когда «время пролетело незаметно», а в концы вы ощутили удовлетворенность от сделанного. Что это? Когда? А наоборот, когда время тянется бесконечно долго?

• Бывает ли у вас прострация? Когда? В какие моменты? Чем вы в это время должны были заниматься? Как избежать, не допустить таких ситуаций или занятий? Что изменить, сделать по другому? От чего отказаться?

4. Интерес – скука

Прострация и скука – антиподы «потока». Мы об этом уже говорили. Поэтому нужно выявить источники интереса.

• В какие моменты вам бывает скучно? Чем вы в это время занимаетесь? Почему вам это занятие кажется скучным? Как сделать это занятие интереснее или отказаться от него, минимизировать?

• Какие виды деятельности, занятия вызывают у вас интерес? Как обобщить происходящее в это время? Как увеличить число или продолжительность такой деятельности? Что можно сделать, чтобы привнести интерес в другие занятия?

• Вспомните себя ребенком, что у вас вызывало интерес? Почему? А на предыдущих местах работы были ли таковые занятия? Как повторить прошлый опыт, перенести его на текущий этап вашей жизни? Что для этого сделать?

5. Окружающие люди и зоны ответственности

Важный разрез целеполагания – сформулировать зоны ответственности в отношениях с окружающими:

• вы должны рассмотреть свою удовлетворенность и неудовлетворенность в отношениях с различными людьми;

• декомпозировать зоны ответственности – работа, семья, дом, хобби;

• и не забыть про «себя любимого».

Общие принципы

Теперь поговорим о том, как формулировать цели:

1. Работаем с использованием майнд-карт. Я пользуюсь MindManager. Он полнофункциональный и позволяет делать сложные фильтры отбора в виде запросов. Это позволяет удобно работать с этой майнд-картой впоследствии;

2. Не забываем об амбициозности целей.

3. Фокусируемся на конкретных целях.

4. Не делим личное и рабочее – используем общие списки и приоритеты;

5. Не перезаморачиваемся – при необходимости пересматриваем и уточняем.

Амбициозные цели и их достижение

Амбициозность целей очень важна. Если вы поставите заниженную и слишком простую цель, вам будет скучно ее достигать. Вам нужен вызов – только тогда это становится интересно.

Не бойтесь ставить амбициозные цели. Простые цели достигнутся сами.

Даже если вы достигнете цель не полностью, а, например, на 70%, это будет большой успех. Лучше достичь успеха на 70% в большой цели, чем на 100% – в маленькой.

Механика работы с целями и задачами

Про механику работы с целями я уже сказал – здесь я рекомендую использовать майндкарты, они помогают формулировать неясные цели.

Дальше расскажу мой личный опыт визуализации целей.

Итерации (спринты)

Я живу спринтами уже три года.

• Сначала на год я планирую отпуска, поездки, конференции и прочие мероприятия, которые занимают несколько дней. У меня появляются даты, когда эти события начнутся. После того как с целями разобрались и их сформулировали, начинаем работать в итерациях.

• Я выбираю на очередную итерацию определенный набор целей, на которых я должен сфокусировать свое внимание в течение итерации. Здесь лайфхак в том, что это не дедлайн. Я не говорю о том, что в течение этого спринта я эту цель должен достигнуть. Я просто задаю очереди и приоритеты, которые все равно привязаны к спринтам, чтобы появилась механика пересмотра этих спринтов.

• По результатам спринта мы можем для цели указать – «не актуальна», «устаревшее», «пересмотр приоритетов», «выбор из бэклога» и т. д. Все как на SCRUM, но механически реализовано в виде майнд-карты и спринтов.

• После того как у вас появится некий набор целей, установите для них приоритеты в соответствии с системой значков для разметки всех записей. Майнд-карта позволяет держать это все на одном экране. Это – ваш бэклог.

• Не планируйте сильно вперед. Итерации и спринты я рекомендую планировать не более, чем на один год. Лучше всего – 6-9 месяцев.

• И дробите эти спринты на периоды от одного до трех месяцев. Меньше – не стоит. Как мы работаем с целями внутри недели – я расскажу позже. А больше тоже не стоит – это слишком много. Соответственно, личный спринт – от одного до трех месяцев.

Приоритеты

Я использую не очень много приоритетов: «очень важно», «важно», «обычно», «менее важно».

Срочность тут ни при чем. Сроки на этой системе управления личными целями не указываются вообще. Здесь не идет речь о дедлайнах, а только о важности.

Рекомендую использовать классические WIP-лимиты, как используют на канбан-досках. Не смотрите на эти огромные цифры на слайде, они включают в себя весь бэклог и на конкретный спринт остается не так много. Рекомендую ограничивать число «очень важных», чтобы их не было слишком много. Ограничение WIP-лимитов позволит держать реалистичный фокус внимания на том, чем вам заниматься в этом спринте. Если что-то у вас что-то неважно, то, возможно, это стоит вообще удалить.

Прогресс

Прогресс – это то, насколько вы к задаче приблизились, поскольку из целей получаются какие-то конкретные задачи.

Для отображения значков прогресса используются типовые возможности майнд-карт:

• завершенные цели уходят в архив;

• а дальше я выбираю задачи наперед и повышаю приоритет тому, что уже начато и надо доделать;

• чем выше прогресс, тем важнее доделать начатое, а не начинать новое.

Люди

На майнд-картах можно тегать людей. Какую возможность это вам создает?

Вы можете в майнд-картах привязать к конкретному человеку события и цели, которые к нему относятся. Например, то в чем он участвует, или то, что вы ждете от него. Так у вас получается повестка.

Рекомендую на всех целях и задачах, если они связаны с какими-то людьми, тегать людей. Так как я руководитель, я сам руками мало что делаю – поэтому я ставлю цели и контролирую их достижение, нанимаю людей. У меня большинство задач делается не мной лично, поэтому у меня почти все цели и задачи размечены людьми. Это очень удобно.

Система обозначений

Система обозначений была выстрадана. Этот процесс длился три года, и система постепенно улучшилась. На слайде реальный скриншот значков и наименований, которые я использую.

• Отмена – это когда мы что-то начали, но какие-то события произошли и надо отменять. Этот процесс не завершен;

• Вопрос – это значит, что здесь есть неопределенность. Не факт, что это нужно будет делать;

• Внимание – это то, на что нужно посмотреть в рамках очередных спринтов более внимательно;

• Встреча (как формат) – это то, что должно быть у меня в календаре. Если стоит такой значок, то у меня обязательно должна быть назначена по этой активности очередная встреча. Я держу фокус на том, что делается через встречи, путем назначения следующей встречи по завершении текущей.
  Например, я вхожу в рабочую группу по какому-нибудь проекту внутри нашей компании. Эта рабочая группа работает в формате встреч. Встреча завершилась, мы сразу ставим следующую, и значок на майнд-карте говорит, что там используется такая механика планирования;

• Повторение – это то, где я веду некоторые процессы. Это не совсем связано с целями. Это процессы или повторяющиеся истории.

• Ожидание события – это значит, что я от какого-то человека или компании чего-то жду. Пока что-то не наступит, мне ничего самому делать не надо. Это позволяет уменьшить число записей на майнд-карте и не акцентировать на этом внимание, потому что это ожидание. Это должно быть, но при пересмотре или планировании спринта обращать на это сильно внимание не стоит.
  В длительном режиме – 1-3 месяца – я на это обращаю внимание. Но внутри недели я не пересматриваю те активности, в которых есть ожидание, чтобы не тратить время.

• Идеи – я использую это как накопитель идей. Но идеи это еще не бэклог – это «на подумать», чтобы идеи не уходили из фокуса. Их я пересматриваю примерно раз в год, не чаще.

• Пауза процесса – это для процессов.

• Бизнес-цель – отдельное понятие, которое используется в ветках про бизнес, т.е. не во всех ветках.

• Архив – служебная папка. Она нужна для удобных фильтров.

Работа с майнд-картой

На слайде верхний уровень моей майнд-карты, где видно в каких разрезах протекает моя жизнь.

• Справа – те компании, в который я являюсь соучредителями.

• Внизу справа – управляющая компания, это та структура, которой я непосредственно руковожу.

• Слева – различные разрезы не связанные напрямую с текущими бизнесами.

• Раздел «Новые бизнесы» попал в левую сторону, чтобы не мешаться с текущими.

Правая ветка – текущий бизнес, левая – все остальное.

На слайде показано, как выглядит майнд-карта внутри ветки «Продуктивность».

• Например, здесь есть процесс «Передача дел новой помощнице»

• Или задача «Отказаться от таск-менеджера ToDoIst»

• Задача «Заменить на майндкарте все ссылки с Redmine на Jira+CF», потому что мы переехали

• Еще внизу висит какой-то процесс «Ежемесячный учет рабочего времени»

• Или, например, «Написать помощнице правила для обработки личных почтовых ящиков»

• Есть даже служебная папка «Архив» – я стараюсь ничего не удалять с карты и при мощном инструменте – это не проблема. Все работает без удаления – таким образом, получается некая история.

Вот так выглядит ветка «Продуктивность» – здесь в основном задачи и процессы.

Достижение целей еженедельно и ежедневно

Перейдем к тому, как с этой страшной системой работать.

В рамках этой системы дальше есть переход в еженедельный и ежедневный формат. До этого все было сложно, потому что требуется погружение и практика.

В еженедельном формате все просто, потому что все фиксируется в календаре.

Еженедельный формат

Здесь перечислены конкретные практические решения, которые позволяют перевести майндкарту в еженедельный формат:

• Все встречи, звонки и другие дела, привязанные ко дню или времени, вносим в календарь. Обратите внимание – не только встречи, но и другие дела. Личное и рабочее – одним потоком, единый календарь на семь дней;

• Т.е. делаем в майндкарте фильтр по спринту и выбираем цели и задачи на итерацию – то, чем будете заниматься в ближайшую неделю. И дальше переносим это в календарь. Желательно это делать в пятницу или в выходные дни, а не в понедельник;

• Трудоемкие задачи (> 1 часа) также вносим в календарь как блок времени;

• Остальное вносим в единое событие календаря (многодневное событие) и называем «Задачи». Это и есть ваш (оперативный) список задач на неделю;

• На протяжении недели в долгосрочные (верхнеуровневые) цели и задачи не заглядываем;

• Лучший календарь у Гугла. Но если вы «корпорат», то и Outlook сгодится, но не забудьте установить его и на смартфон.

Покажу реальный пример календаря. Я планирую все семь дней – личное и рабочее у меня смешано, и я рекомендую ни в коем случае их не делить.

Делаем в майнд-карте фильтр по спринту и переносим в календарь на неделю задачи, на которых нужно сфокусировать внимание.

• Сверху в виде оранжевого события «Задачи» у меня протянуты задачи, которыми нужно заниматься внутри недели. Это мелкие задачи или задачи, про которые я пока не понимаю, в какой день буду их делать.

• Остальные задачи, которым назначено конкретное время – это, в основном, встречи.

• И еще есть отдельные задачи, не связанные со встречами, которые требуют много времени – от получаса или более. Например, сиреневым цветом здесь показана задача, связанная с бюджетированием «Гардиум: Страт. сессия: Подготовить заметки по документам от Александра». Такие задачи я бюджетирую в конкретные дни, иначе на них не хватит времени.

GTD. Доведение дел до завершения

Я эти мысли не сам придумал, в основном все придумано кем-то до нас.

Есть такой фреймворк – GTD (Getting Things Done), доведение дел до завершения. Но я эти практики начал применять еще раньше, в 2003 году, когда прочитал книгу «Тайм-драйв. Формула времени» от Глеба Архангельского.

Т.е. у меня эта система сложилась намного раньше, чем фреймворк GTD стал популярным. И GTD очень похож на то, что происходит у меня, хотя и есть некие различия.

Суть GTD в следующем – все, что у вас происходит (письма, люди, звонки, мессенджеры), должно попадать во «Входящие».

Очень важно, что «Входящие» должны быть на конце единым потоком. Откуда бы вы не получили информацию, вам это надо структурировать в единый поток.

Вы должны каждый день обрабатывать эти «Входящие» и быстро принимать решения, требуется ли что-то сделать:

• если нет – тогда задачу нужно:

  • убрать в архив;

  • отложить;

  • или отправить в мусор;

• если задачу нужно делать, решаете, кто это будет делать:

  • выполнить самому;

  • перепоручить другому;

  • запланировать на потом.

Если задачу нужно сделать самому, и это занимает менее двух минут, нужно сделать ее сразу. Иначе запись об этом куда-либо сожрет больше времени, чем вы сделаете задачу.

Но тут надо себя ограничивать. Две минуты – для начинающих, для продвинутых – до пяти. Иначе можно все входящее, забирающее 20-30 минут, считать тем, что надо все бросить и их сделать.

Всегда приятно, что-нибудь сделать маленькое, простое, понятное и быстрое. Ты это сделал, и получил удовлетворение от этого. Но это приводит к тому, что у вас не хватит времени на главное. Делать сейчас можно только маленькие двухминутные дела. Остальное вы должны заносить в календарь и бюджетировать время.

Вообще фреймворк GTD достаточно большой – мы сейчас все его нюансы не обсудим. Но его стоит изучить, потому что ничего более актуального на сегодня по теме тайм-менеджмента не знаю.

Для тех, кто будет разбираться с вопросом накопителей (входящих), есть отличная книга «Ноль во входящих». Она касается электронной почты, но точно такая же идеология должна применяться и к мессенджерам, и любым видам входящих.

• Ежедневно разбирать в ноль, чтобы не пересматривать, что у вас там.

• Я еще использую технику «прочитано, не прочитано». В одном почтовом клиенте я в ноль разбираю, там пусто во входящих. В личных емейлах я работаю через «прочитано» / «не прочитано». Если прочитано – это как удалить. Мне там лениво раскладывать по папкам и настраивать фильтры, поэтому там немного другая механика используется.

• Оставшиеся входящие должны быть перемещены. Все, что большое, и не должно делаться в эту неделю, вы должны вернуть на майнд-карту и решить, когда вы сможете это сделать – отложить это на следующие спринты.

Напоследок. Что еще почитать

Есть еще несколько интересных книг.

• «Джедайские техники» Максима Дорофеева. Максим – №1 из тех, кто рассказывает о личной эффективности и тайм-менеджмента. Его книга тяжеловата для чтения, но хорошая.

• Другая книга – «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена. Лучшее, что есть на тему GTD.

• На книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Формула времени» я уже ссылался.

• И Стивен Кови – это первое, с чего у меня все началось еще в 2001 году.

И не забывайте, что конец – это начало нового пути!

*************

Данная статья написана по итогам доклада (видео), прочитанного на конференции Infostart Event 2021 Post-Apocalypse.

Больше статей можно прочитать здесь.