Правовые основы учета обращения граждан
В рамках Федерального закона от 25.06.2002 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" учет и контроль обращения граждан можно осуществлять в электронном виде. Для этого необходимо использовать специальные электронные формы для подачи обращений, а также электронные журналы учета и контроля обращений.
Электронный учет и контроль обращения граждан позволяет ускорить процесс обработки обращений, повысить прозрачность и доступность информации, а также повысить эффективность взаимодействия между гражданами и государственными органами. Кроме того, электронный учет обращений позволяет автоматизировать процессы анализа, мониторинга и отчетности.
Для организации электронного учета и контроля обращения граждан необходимо использовать специализированные информационные системы, а также соблюдать требования к защите и обработке персональных данных. Также важно обеспечить доступность и удобство использования электронных форм обращения для граждан.
Порядок регистрации и учета обращений граждан
Обращения, направленные в электронном виде, подлежат обязательной регистрации в системе учета обращений. Это позволяет обеспечить прозрачность процесса рассмотрения обращений и контроль за соблюдением сроков их рассмотрения.
После регистрации обращения граждан оно направляется на рассмотрение соответствующему должностному лицу или органу. В процессе рассмотрения обращения должностные лица обязаны соблюдать установленные законом сроки и предоставлять гражданам ответы в установленные сроки.
Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан в электронном виде осуществляется органами прокуратуры и другими уполномоченными органами. Они проверяют соблюдение сроков рассмотрения обращений, а также качество предоставляемых ответов.
Настройка учета обращений граждан в 1С: Документооборот государственного учреждения 3.0
Программный продукт «1С: Документооборот государственного учреждения 3.0» позволяет вести учет обращений граждан с соблюдением требований законодательства РФ, в том числе с формированием регламентированной отчетности для предоставления на портал ССТУ.РФ.
Для начала работы необходимо в разделе «Настройки» подраздела «Настройки программы» перейти по ссылке в раздел «Документы» (Рисунок 1)
Рисунок 1. Документы
В открывшейся форме (Рисунок 2) необходимо отметить настройки «Учет обращений граждан», «Регламентированный учет» и указать с какой даты вести учет обращений граждан.
Рисунок 2. Указать с какой даты вести учет обращений граждан
Далее на этой же форме нужно нажать на ссылку «Настроить» и перейти к настройке классификатора и выбора разделов, тематик/тем и вопросов учета обращений граждан (Рисунок 3). Базовые настройки выполнены.
Рисунок 3. Настройка классификатора и выбора разделов
Следующим этапом настройки работы с обращениями граждан является создание вида документа и его настройки.
Создадим в качестве примера вид документа - Жалоба и произведем его настройки. Обратите внимание, что при создании нового вида документа по умолчанию настройка «Является обращением от граждан» неактивная и недоступна для выбора (Рисунок 4).
Рисунок 4. Настройка «Является обращением от граждан» неактивная и недоступна для выбора
Это не ошибка! Все дело в том, что в «1С: Документооборот государственного учреждения 3.0» обращения граждан относятся к входящей корреспонденции, поскольку требует контроля ответа, поэтому сначала нужно установить настройку «Является входящей корреспонденцией» и далее «Является обращением граждан»(Рисунок 5).
Рисунок 5. Установить настройку «Является входящей корреспонденцией» и далее «Является обращением граждан»
Рекомендуется также настроить нормативный срок исполнения по документу, который в дальнейшем позволить вести контроль и отчетность по задачам обращения. Срок, может быть указан как в календарных, так и в рабочих днях. В ряду случаев он указывается в нормативных или локальных актах. В разделе «Настройки обработки» добавим действие «Исполнение» с наименованием «Рассмотрение жалобы и назначение ответственного» (Рисунок 6) и перейдем к созданию документа
Рисунок 6. Рассмотрение жалобы и назначение ответственного
В списке документов нажмем кнопку «Создать» и выберем тип документа «Жалоба», после чего откроется окно «Создание нового документа» (Рисунок 7), по заранее настроенному классификатору. Однократным нажатием левой кнопкой мыши выберем необходимые разделы, тематики, темы и вопросы.
Рисунок 7. Создание нового документа
Обратите внимание, что после выбора, система автоматически формирует код вопроса, который в дальнейшем будет использован для формирования выгрузки на портал ССТУ.РФ. Нажимаем кнопку далее и переходим к следующему шагу. Удобством «1С: Документооборот государственного учреждения 3.0» в части формирования обращения стоит отметить, что можно на этапе создания указать какие вопросы содержаться в обращении. Их может быть несколько, поэтому в открывшемся окне (Рисунок 8) нажимаем «Добавить еще вопрос» и повторяем процедуру выбора вопроса при необходимости. Нажимаем кнопку «Готово»
Рисунок 8. Система автоматически формирует код вопроса
Заполним карточку документа в 1С тестовыми данными (Рисунок 9) для примера, запустим обработку и выполним задачи из-под роли администратора с целью завершения процесса обработки документа.
Рисунок 9. Заполним карточку документа в 1С тестовыми данными
Отчет по обращениям граждан и выгрузка данных на портал в ССТУ.РФ
В программе «1С: Документооборот государственного учреждения 3.0» имеется возможность составления регламентированной отчетности по обращениям граждан. Для ее формирования необходимо в разделе «Документы» перейти в подраздел по ссылке «Регламентированный отчет по обращениям» (Рисунок 10).
Рисунок 10. Регламентированный отчет по обращениям
В открывшей форме необходимо задать за какой период формируется отчет и по какой организации и нажать кнопку «Сформировать» (Рисунок 11).
Рисунок 11. Сформировать
На форме расположена кнопка «Выгрузить в ССТУ», при нажатии на которую откроется окно операционной системы с выбором места сохранения файла в формате zip-архива, содержащий информацию в формате JSON, для последующей загрузки в раздел по работе с обращениями портала ССТУ.РФ.
ВАЖНО! Для того, чтобы открылось окно сохранения файла для выгрузки на портал ССТУ.РФ в карточке организации в 1С должен быть указан идентификатор ССТУ (Рисунок 12), который указан в личном кабинете на портале. Если данное поле пустое, то нажатие на кнопку «Выгрузить в ССТУ» не даст никаких действий.
Рисунок 12. Указан идентификатор ССТУ
Таким образом, учет и контроль обращений граждан в электронном виде является важным инструментом обеспечения прозрачности работы государственных органов и организаций. Он позволяет гражданам быстро и удобно подавать свои обращения, а органам власти — оперативно реагировать на них и предоставлять качественные ответы.
