Вводная часть.
Организация занимается курьерской доставкой по Москве. Есть свой автопарк и водители. С появлением в нашей жизни Моспаркинга, понадобилось автоматизировать учет трат на парковки. Каждому водителю в начале месяца перечисляется некая сумма денег под отчет на зарплатную карту, из этих денег он должен пополнить свой лицевой счет в Моспаркинге. В конце месяца водитель присылает отчет из приложения по рабочим машинам в формате *.XLS. Бухгалтер заносит сведения из отчета в 1С в документ "Авансовый отчет", рассчитывает остаток неизрасходованных денег, и планирует перечисление водителю на следующий месяц.
Сложности.
- Расход в отчете Моспаркинга приходит в виде "-80.00 руб", что на порядок усложняет получение общей суммы расхода по файлу. Бухгалтер должна зайти в каждый файл, сделать автозамену спец символов, преобразовать ячейки в число, и только после этого просуммировать ячейки.
- В самом файле указывается только номер автомобиля. Бухгалтер должна запросить в транспортном отделе с какого водителя списывать сумму в авансовом отчете.
- Водители могут прислать отчеты, в которых неверно указаны автомобили (например в фильтре попался личный авто) или период. В этом случае бухгалтеру необходимо запросить новый отчет, затем по новой преобразовать ячейки расхода, проверить файл и т.д
Реализация. Этап 1.
Для начала было решено облегчить бухгалтеру создание авансовых отчетов. Процесс стал выглядеть так:
- Водитель присылает отчет руководителю транспортного отдел. Руководитель открывает файл, видит номер автомобиля (далее ТС - транспортное средство), закрывает файл. После чего в названии файла указывает ФИО водителя и отсылает результат бухгалтеру.
- Бухгалтер, видя в файле ФИО водителя, добавляет в начало имени файла пятизначный внутренний код сотрудника в организации (ID). *ID - добавленный реквизит справочника "Физические лица" используется для обменов между учетными системами организации. Можно заменить на код справочника, главное чтобы соблюдалась уникальность кодов.
- Бухгалтер запускает обработку в 1С, указывает каталог со всеми файлами за период, нажимает кнопку "Прочитать файлы". Авансовые отчеты создаются по кнопке "Создать авансовые отчеты" в по данным из табличной части обработки. Поиск водителя идёт по ID, указанному в начале имени файла.
Реализация. Этап 2.
Казалось бы, всё хорошо. Бухгалтер теперь тратит пару часов своего времени вместо нескольких дней. Но! У руководителя транспортного цеха прибавилось работы по идентификации отчетов. В 1С КА гос. номер ТС не хранится, но он есть в 1С УАТ. Меняем схему работы:
- Водитель присылает отчет не на адрес руководителя, а на адрес организации 1C@organization.ru.
- Бухгалтер запускает обработку, которая средствами 1С КА читает почту и отбирает письма с адреса моспаркинга. Обработка читает вложения, по COM - соединению подсоединяется к 1С УАТ, находит путевые листы по ТС и возвращает в 1С КА ФИО водителя и дату его рождения. По ФИО и дате рождения в 1С КА ищется ID сотрудника. Файл отчета переименовывается и сохраняется в отдельный каталог.
- Используется обработка из первого этапа.
Итоги.
В итоге все довольны: Бухгалтерия - что сократилось время обработки файлов до двух часов в месяц, Руководитель транспортного отдела - что ему не нужно лопатить 80+ файлов каждый месяц.
Обе обработки прикреплены в ознакомительных целях, с минимумом косметических правок. Для запуска их на ваших базах возможно потребуется доработка по замене ID на код справочника.
Чтобы была возможность работать с почтой в 1С:
- у пользователя должна быть установлена роль "ПравоИспользованияЭлектроннойПочты";
- должна быть настроена учетная запись эл. почты в справочнике "Учетные записи электронной почты"
- пользователю должен быть дан доступ на редактирование эл. писем учетной записи (справочник "Учетные записи электронной почты" - вкладка "Доступ")