Учет наличных денежных средств в системе 1С:ERP

В карточке кассы определяется, в какой кассовой книге будут отражаться операции по учету наличных денежных средств в кассе. По кассовым операциям конкретной кассы может быть сформирована кассовая книга. Предусмотрена возможность формирования отдельной кассовой книги по подразделениям, не выделенным на отдельный баланс.

Для планирования движения наличных денежных средств с помощью платежного календаря для кассы указывается срок инкассации – количество дней с момента выдачи наличных денежных средств из кассы организации до момента их зачисления на расчетный счет.

Поступление наличных денежных средств оформляется в рабочем месте «Казначейство → Кассы → Приходные кассовые ордера». Для документа «Приходный кассовый ордер» определен перечень типовых хозяйственных операций.

Основанием для оформления поступлений наличных денежных средств в 1С:ERP 8 могут выступать документы расчетов «Счет на оплату», «Заказ клиента», «Реализация товаров и услуг (оформленный без заказа)», договоры с контрагентами и различные распоряжения на поступление (возвраты от поставщиков, распоряжения на перемещения, возвраты от подотчетных лиц).

Выдача наличных денежных средств оформляется в рабочем месте «Казначейство → Касса → Расходные кассовые ордера». Для документа «Расходный кассовый ордер» в 1С:ERP 2.4 определен перечень типовых хозяйственных операций. Основанием для оформления списания ДС является документ «Заявка на расходование денежных средств».

Если заявки на расходование денежных средств не используются, то в качестве распоряжений на оплату могут выступать заказы, накладные (если они оформлены без заказа). В этом случае для перечисления оплаты рекомендуется использовать общий журнал платежных документов.

При ведении взаиморасчетов в разрезе договоров основанием для перечисления аванса или погашения задолженности перед поставщиком может быть договор с поставщиком.

Операции по выдаче наличных денежных средств в другую кассу оформляются расходным кассовым ордером, затем регистрируется поступление. До момента подтверждения фактического поступления в другую кассу осуществляется контроль денежных средств «в пути».  

     Перемещение наличных денежных средств организации

В целях оформления перемещения наличных денежных средств организации между своими кассами и операционными кассами поддерживается несколько сценариев в системе 1С:ERP.

Сценарий 1

Оформляется документ «Расходный кассовый ордер» с типом операции «Выдача в кассу ККМ» и документ «Приходный кассовый ордер» с типом операции «Поступление из кассы ККМ». Такая возможность обеспечивает формирование проводок Дт 50 Кт 50 в регламентированном учете «напрямую», что исключает необходимость в оформлении дополнительных документов «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и «Внесение денежных средств в кассу ККМ». Рекомендуется использовать, если поступление и выдача денежных средств выполняются в течение дня.

Рис. 1 Приходный кассовый ордер 

Сценарий оформления перемещения наличных денежных средств организации между своей кассой организации и операционной кассой «напрямую»:

Рис. 2 Перемещение наличных денежных средств организации 

Сценарий 2

Оформляется документ «Приходный кассовый ордер» с типом операции «Поступление из другой кассы» и документ «Расходный кассовый ордер» с типом операции «Выдача в другую кассу». Дополнительно требуется оформить документы «Внесение денежных средств в кассу ККМ» и «Выемка денежных средств из кассы ККМ». Рекомендуется использовать, если поступление и выдача денежных средств могут осуществляться в разные даты. При использовании такого сценария операции перемещения денежных средств отражаются через счет 57.01 «Переводы в пути».

Сценарий оформления перемещения ДС между кассой организации и операционной кассой с использованием счетов бухгалтерского учета 57.01 «Переводы в пути» представлен на схеме.

Рис. 3 Переводы в пути 

    Инвентаризация наличных денежных средств

Предусмотрена возможность проводить инвентаризацию наличных денежных средств в кассах предприятия. Для инвентаризации наличных денежных средств предусмотрен одноименный документ (Казначейство → Касса → Инвентаризация наличных денежных средств).

С помощью команды «Заполнить» в табличной части документа заполняется информация об остатках наличных денежных средств организации в соответствии с указанными в документе кассовой книгой и организацией. Информация заполняется в графе «По учету». В графу «По факту» в конфигурации 1С:ERP вводится сумма наличных денежных средств, зафиксированная в кассе после пересчета (проведения инвентаризации). На основании этих данных фиксируются расхождения (излишки или недостачи). В документе указывается статья движения наличных денежных средств, а также статьи доходов и расходов, на которые должны быть отнесены эти излишки и недостачи.

Рис. 4 Инвентаризация наличных денежных средств 

Если предполагается возмещение недостачи денежных средств за счет кассира, то в качестве статьи расходов указывается статья с вариантом распределения «Не распределять». В качестве аналитики расхода следует использовать аналитику по физическим лицам и указать информацию о кассире, на которого нужно отнести недостачу.

Для отражения операции возмещения денежных средств в 1С:ERP 8 необходимо оформить документ «Приходный кассовый ордер» с операцией «Прочее поступление». В документе следует указать те же статьи ДДС, статьи доходов и расходов, которые были указаны при инвентаризации наличных денежных средств в кассе.  

  Работа с листами кассовой книги

Кассовую книгу можно формировать отдельно по каждой организации, а также по каждому обособленному подразделению – как выделенному, так и не выделенному на отдельный баланс.

Для каждого обособленного подразделения в 1С:ERP 2.4 можно вести отдельную кассовую книгу со своей нумерацией листов. Информация обо всех кассовых книгах хранится в списке «Казначейство → Касса → Кассовые книги». Информация о кассовой книге отображается в качестве группировки в списке «НСИ и администрирование → НСИ → Кассы предприятия».

В кассовой книге указывается наименование структурного подразделения, используемого в печатных формах. Для уникальной нумерации платежных документов обособленного подразделения в рамках одной кассовой книги можно указать префикс. Можно вести сквозную нумерацию платежных документов в рамках одной организации, не выделяя платежные документы обособленных подразделений.

Информация о том, какая кассовая книга используется при ведении кассовых операций в конкретной кассе и обособленном подразделении, указывается в карточке «Касса организации».

Рис. 5 Касса предприятия 

Листы кассовой книги создаются в списке «Кассовые книги». При создании листа кассовой книги учитываются операции по тем кассам, которые относятся к указанной кассовой книге.

При создании листа кассовой книги дополнительно контролируется правильность отражения платежных документов в кассовой книге.

Рис. 6 Лист кассовой книги 

Если остаток по данным информационной базы (Остаток по данным регистров) не совпадает с конечным остатком в листе кассовой книги, то будет выдано предупреждение о том, что не все оформленные платежные кассовые документы зарегистрированы в кассовой книге.

Лист кассовой книги формируется кассиром ежедневно по результатам оформления кассовых операций в течение дня.

Отмеченные в списке листы кассовой книги могут быть распечатаны в виде кассовой книги. Предусмотрена также печать титульного листа и последней страницы кассовой книги (Титульный лист и последняя страница).

Рис. 7 Титульный лист кассовой книги 

Отражение операций в кассовой книге по умолчанию ведется в валюте регламентированного учета, но поддерживается и возможность учета в иностранной валюте. Для этого необходимо установить функциональную опцию «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Предприятие → Валюты → Несколько валют».

Контроль и анализ оперативной информации по всем движениям наличных денежных средств предприятия осуществляются с помощью отчета «Казначейство → Отчеты по казначейству → Контроль операций с денежными средствами».

Как начать нумерацию листов кассовой книги не с номера 1?

Для изменения нумерации листов кассовой книги нужно воспользоваться обработкой «Групповое изменение реквизитов». Обработка вызывается через меню «Все функции» или «Функции для технического специалиста». С помощью указанной обработки нужно установить на первом листе кассовой книги нужный номер у реквизита шапки «Номера листов» и «Номер листа табличной части». Выполнить данные действия нужно, включив предварительно Режим разработчика в «Дополнительные параметры → Специальные возможности обработки».