В программе 1С: Документооборот 8 часто возникает необходимость поиска и удаления дублирующих документов. Это позволяет избежать избыточности данных, оптимизировать работу системы и улучшить порядок организации документооборота. Рассмотрим подробно процесс поиска и удаления дублирующих документов.
В процессе работы с программой пользователи нередко ошибочно создают дублирующие элементы (например, когда не удалось найти нужный вид документа и его ввели повторно). Дублирующиеся данные затрудняют правильный учет. Например, в документах могут указать не оригинальный документ, а его дубликат. Это может привести к тому, что документ пойдет по неправильному маршруту.
Поиск дублей в программе 1С: Документооборот 8
Функция "Поиск и удаление дублей" позволяет находить и удалять дублирующиеся элементы справочников, заменяя их на корректные записи.
Для выполнения поиска необходимо:
• Выбрать элементы поиска в поле "Искать".
• В поле "Отбирать" задать критерии отбора элементов. Для этого нужно перейти по ссылке "Все элементы" и определить правила отбора.
• В поле "Сравнивать" автоматически устанавливаются предопределенные правила поиска дублей для выбранного списка. Чтобы добавить новые правила, следует перейти по ссылке и установить флажки напротив нужных элементов. В модуле поиска нужно задать параметры, по которым будут искаться дубликаты. Это могут быть:
- Название документа - полное или частичное совпадение названий.
- Дата создания - совпадение по дате создания или модификации документа.
- Содержание - поиск по содержимому документов для выявления идентичных или схожих текстов.
- Автор - совпадение по автору документа.
• Нажать кнопку "Найти дубли". Программа проведет анализ базы данных и представит результаты в виде списка потенциальных дублирующих документов.
Определение критериев отбора элементов при поиске и удалении дублей
Список обнаруженных дубликатов разделен на две части: найденные элементы и места их использования.
Рядом с каждым элементом указано количество мест, где он используется. В правой части окна представлена детальная информация о местах использования каждого элемента.
Найденные элементы при обнаружении дубликатов и места их использования.
Один из найденных элементов автоматически обозначается как оригинал. Дубли отмечаются флажками для последующего удаления. Однако выбор программы можно изменить вручную. Для этого нужно выделить элемент и нажать на кнопку "Отметить как оригинал" на командной панели.
По гиперссылке "Все места использования" можно перейти к отчету "Места использования по элементам", включенным в список дубликатов.
Удаление дублей в конфигурации 1С: Документооборот 8
После подтверждения дублирующих документов нужно выбрать те, которые подлежат удалению. Обычно оставляют один экземпляр документа, который считается основным или наиболее полным. Перед удалением рекомендуется сделать резервное копирование документов, чтобы избежать потери данных в случае ошибки.
После анализа списка найденных дублей и мест их использования можно нажать кнопку "Удалить дубли". Это действие пометит дубли на удаление, заменив все их вхождения в документах на выбранный оригинал.
Окончательное удаление дублей можно выполнить с помощью обработки "Удаление помеченных объектов" (раздел "Настройка" – "Поддержка и обслуживание").
Если закрыть список найденных дублей без выполнения удаления (нажав кнопку "Закрыть"), условия поиска и список дублей не сохранятся.
