Несовпадение НДФЛ начисленного и удержанного. Проблемы в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7".
То, что случается, что НДФЛ начисленный не совпадает с НДФЛ удержанным знает любой расчетчик. Попробуем разобраться в причинах, и как с этим можно бороться. Начну с того, что такое несовпадение не всегда является ошибкой. Например типичной является ситуация, показанная на Рис.1. В марте есть начисление зарплаты, соответственно НДФЛ начисленный ненулевой, равен 802 руб., выплат нет, соответственно НДФЛ удержанный равен нулю. Апрель, НДФЛ начисленный - 837 руб., выплаты есть, соответственно НДФЛ удержанный -1639 руб. Таким образом, НДФЛ удержанный в апреле (в последующих месяцах) как бы догоняет НДФЛ начисленный. Такая картина наблюдается в частности у всех вновь принятых сотрудников, но не только. Никакой ошибки здесь нет, поскольку общеизвестно, что налоговый агент (работодатель) должен удерживать НДФЛ только в момент выплаты зарплаты и не имеет права уплачивать НДФЛ из собственных средств. Поэтому всякий раз, когда по тем или иным причинам отсутствует выплата зарплаты, будет наблюдаться расхождение между НДФЛ начисленным и НДФЛ удержанным. Почему я на этом останавливаюсь? Потому что многие разработчики создают отчеты, показывающие такие расхождения помесячно, что на мой взгляд не имеет никакого смысла. Причем данные получают из журнала расчетов, что тоже существенно и неверно, ниже объясню почему. В рассмотренной ситуации отчет покажет расхождения как в марте так и в апреле, только с разными знаками, а поскольку отчеты формируются как правило за месяц и по списку сотрудников, то такая информация может только запутать расчетчика и ничего более. Увидеть картину в законченном виде в данном случае будет невозможно.
Рис.1 Фрагмент налоговой карточки 1-НДФЛ.
На мой взгляд имеет смысл делать сверку НДФЛ начисленного с НДФЛ удержанным не помесячно, а нарастающим итогом с начала года, как правило в конце года. Причем использовать для этого следует не журнал расчетов, а те же глобальные функции, которые участвуют в формировании сведений для ИФНС и отчетов по НДФЛ (1-НДФЛ, 2-НДФЛ). Дело в том, что при формировании отчетов по НДФЛ данные по НДФЛ начисленному извлекаются не из журнала расчетов, а рассчитываются как бы заново на основании сведений о доходах с начала года. И вовсе не обязательно НДФЛ начисленный в карточке 1-НДФЛ к примеру совпадет с НДФЛ начисленным в журнале расчетов. Например этого не будет в случае пересчета зарплаты задним числом, т.е. в более поздних расчетных периодах за прошедшие периоды. Более того, даже НДФЛ удержанный из журнала расчетов совсем не обязательно будет равен НДФЛ удержанному в сведениях в ИФНС. Как известно, хотя может быть и не всем, в программе существует механизм корректировки налоговых карточек вручную с использованием служебных справочников "НКДоходы" и "НКИтоги". Последний как раз и предназначен для корректировки НДФЛ, но об этом чуть позже.
Сначала о том, какие действительно ошибки, связанные с расчетом НДФЛ, очень часто возникают в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7"и почему. А главное как их исправить. Создадим пример в демо-базе. Начислим сотруднику Антонову в апреле зарплату (см. Рис.2), выплату производить не будем. Выплату произведем уже в декабре, причем сумма выплаты за апрель в декабре пусть будет меньше чем начисленный к тому времени НДФЛ. Из рисунка хорошо видно, что в этом случае НДФЛ удержанный равен сумме выплаты и на конец года возникает расхождение между НДФЛ начисленным нарастающим итогом с начала года и НДФЛ удержанным.
Рис.2 Журнал расчетов по сотруднику Антонову.
Налоговая карточка 1-НДФЛ за 2008 год показана на рис.3.
Рис.3 Налоговая карточка 1-НДФЛ сотрудника Антонова за 2008 год.
Таким образом, недостаточная выплата или полное ее отсутствие в последнем или одном из последних месяцев года приводит к тому, что в отчетах по НДФЛ фиксируется долг по налогу. Обратите внимание, что в январе следующего года произведена полная выплата за апрель предыдущего, можно было полностью выплатить зарплату и за декабрь предыдущего года, но при этом НДФЛ удержанный за 2008 год не рассчитывается (см. Рис.2). НДФЛ удержанный в январе 2009 года рассчитан уже за 2009 год, а за 2008 год оставшийся НДФЛ удержанный не появится в журнале расчетов уже никогда. Еще раз, имеем следующую картину. Сравним двух сотрудников: у обоих есть зарплата в декабре, соответственно НДФЛ начисленный, оба получили зарплату в январе за декабрь, но у первого есть выплата в декабре за ноябрь (в начале декабря!!!), а у второго нет выплат в декабре (н-р только начал работать). У первого НДФЛ начисленный и НДФЛ удержанный на конец года совпадают, у второго нет. Оставим на совести разработчиков такую реализацию, поговорим о другом. Как все-таки правильно должна быть заполнена налоговая карточка. На мой взгляд очевидно, что в рассмотренной ситуации нет никакого смысла да и логики отражать долг по налогу за налогоплательщиком. Потому что в этом случае налогоплательщику (сотруднику) придется держать ответ перед налоговой инспекцией по поводу погашения долга, но ведь он ничего не должен. Все эти предстоящие разборки не нужны ни сотруднику, ни работодателю, ни государству. А раз так, надо исправить налоговую карточку вручную или с помощью специальной обработки. Здесь нужно вернуться к тому, о чем я уже говорил, к возможности корректировки 1-НДФЛ. Для этого нужно открыть налоговую карточку в режиме ввода данных, исправить сумму НДФЛ удержанного в декабре (наиболее логичное решение) и нажать кнопку "пересчитать". В результате получится то, что показано на Рис.4
Рис.4 Фрагмент налоговой карточки 1-НДФЛ.
А теперь посмотрим как выглядит после произведенных изменений в налоговой карточке уже упоминавшийся системный справочник "НКИтоги". В обычном режиме его открыть нельзя, но после несложных манипуляций с конфигурацией мы его увидим, см. Рис.5.
Рис. 5 Системный справочник "НКИтоги".
Совершенно очевидно, что точно такие же действия может произвести специальная обработка, и тогда все исправления можно производить в автоматическом режиме. Посмотрим как это делает обработка, входящая в состав отчета "Экспресс-проверка ведения учета для программы "1С:Зарплата и кадры 7.7". Сначала отчет показывает сами ошибки, см. Рис.6. Затем по выбору расчетчика в качестве расшифровки соответствующей ячейки может быть открыта налоговая карточка сотрудника 1-НДФЛ, либо журнал расчетов по сотруднику за соответствующий период, либо может быть запущена обработка исправления.
Рис. 6 Результат использования правила проверки.
Последняя показана на рис.7. Обработка делает все то же самое, что сделал бы пользователь в режиме ручной корректировки налоговой карточки. Расчетчику нужно только установить переключатель в положение "Тестирование и исправление" и нажать кнопку "Выполнить". Результат работы достаточно подробно описан выше. Замечу лишь, что эта обработка может использоваться и самостоятельно, отдельно от отчета. В этом случае возможны групповые исправления по списку сотрудников.
Рис. 7 Обработка исправления несоответствия НДФЛ начисленного и удержанного.
В заключение хочу заметить, что наверное возможны и другие подходы в части исправления описанных ошибок, например внесение исправлений в журнал расчетов. Однако исправления непосредственно в журнале расчетов во-первых никак не протоколируются, соответственно невозможно их увидеть, и во-вторых нельзя произвести в случае необходимости откат к предыдущему состоянию, т.е. отказаться от исправлений. Описанный способ хорош тем, что наглядно показывает исправления и позволяет легко от них отказаться, если нужно. К тому же все это происходит в точном соответствии с методикой, уже заложенной разработчиками программы. Мы лишь облегчаем труд расчетчика и экономим его время.
Пользователи программы "1С:Зарплата и кадры 7.7" могут приобрести отчет "Экспресс-проверка ведения учета для программы "1С:Зарплата и кадры 7.7" (стоимость 1000 руб.).
