Управление ИБ

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗОЙ (ИБ)

             Написать эту статью меня заставили 3 обстоятельства: общение со знакомыми бухгалтерами, статья главного бухгалтера, сборник анекдотов.

             Моя знакомая работает главным бухгалтером и хорошо владеет 1С. Но недавно она перешла в новую организацию, где нет специалиста по информационным технологиям (ИТ) и стала задавать мне вопросы типа «Хочу работать в программе дома, как ее перенести на домашний компьютер?».

             Общаясь с профессиональными бухгалтерами, я понял, что в профессиональном плане вопросов у них не возникает. Вопросы возникают в области управления информационной базой.

             Во-вторых, запомнилась не так давно опубликованная статья «Зачем бухгалтеру Инфостарт?» //infostart.ru/blogs/1269/. Автор Алла (bux2).

             Третье обстоятельство – сборник далеко не новых анекдотов «Инструкция для бухгалтерш по общению с программистом 1с» //infostart.ru/public/16934/ . На самом деле эти истории анекдотами можно назвать с большой натяжкой, это реальные истории каждого специалиста ИТ, связанного с бухгалтерией.

             Если внимательно проанализировать эти анекдоты, то невольно приходишь к выводу, что конфликт происходит в пограничной сфере ответственности, которая не закреплена не за прикладным пользователем, ни за специалистом ИТ.

             Сейчас на сайте «Инфостарт» зарегистрировано более 80000 пользователей. Маловероятно, что это все программисты 1С, скорее всего это «продвинутые» пользователи, у которых возникли проблемы при эксплуатации систем 1С.

             Мне кажется, что всех пользователей сайта можно разделить на три основные категории:

• Программисты 1С, которые самовлюбленно занимаются соревнованием в рейтинге
• «Продвинутые» пользователи, которые ищут более совершенный инструментарий для работы с 1С
• Новички, которые столкнулись с проблемами при эксплуатации 1С и ищут ответы на вопрос «Что делать?»

             Эта статья и предназначена двум последним категориям пользователей. Здесь хочется обсудить управление информационными базами 1С. Обсуждение спорное и строится исключительно на собственном опыте.

             Если проанализировать наиболее «рейтинговые» статьи, то видно, что успехом пользуются довольно простые статьи по общим вопросам управления ИБ. Эти вопросы понятны специалистам ИТ, но для прикладных пользователей 1С являются чуть ли не откровением.

             Особенно это актуально для небольших компаний, которые не могут себе позволить содержать в штате программиста 1С или даже просто специалиста ИТ. В этом случае все проблемы ложатся на пользователей.

             Чаще всего на таком предприятии используется конфигурации «бухгалтерия» и «зарплата». Это связано с тем, что фирма 1С достаточно оперативно отражает изменения законодательства в своих конфигурациях. Для предприятий это важно с точки фискальной отчетности.

             Типичное малое предприятие. Пользователи 1С: директор; бухгалтер, он же главный; секретарь, она же начальник ОК; несколько менеджеров (почему-то так называют специалистов по продаже).

             Каждый пользователь «ведет» свою часть ИБ, а за всю базу в целом никто не отвечает. И когда возникают проблемы, спросить нес кого. Как у Райкина «Я лично пришивал пуговицы. К пуговицам вопросы есть? Нет, пришиты насмерть, не оторвешь!». А в целом за костюмчик никто не отвечает.

             Для нормальной работы системы, кто-то должен взять на себя функции общего контроля ИБ. К таким функциям, например, относится удаление дубликатов из справочников. С одной стороны это прикладная область, с другой стороны это должен делать специалист ИТ. Эти функции лежат в «пограничной» области, от их выполнения открещиваются и специалисты ИТ (если они есть) и пользователи 1С.

             Вопрос этот актуален не только для малых предприятий. Недавно занимался обновлением должностных инструкций и подобные функции смог распределить среди сотрудников с большим трудом. А к должностным инструкциям сейчас подход очень серьезный, т.к. они являются основанием для различных административных взысканий, вплоть до увольнения.

             Системный  администратор с гневом отверг предложение, программист 1С гордо заявил, что он «кодирует», а не разгребает мусор за юзерами. Короче, на обычном предприятии нет специалиста, который отвечает за целостность информации в ИБ. Эту должность определить сложно, условно ее можно назвать что-то типа «Управляющий ИБ».

             Эти функции иные, чем у администратора. Фирма 1С дает следующее определение задачам администрирования:

• Установка и обновление системы
• Ведение списка пользователей
• Настройка прав доступа на основе механизма ролей
• Мониторинг действий пользователей и системных событий
• Резервное копирование
• Тестирование и исправление информационной базы
• Установка региональных настроек
• Обновление конфигураций
• Загрузка и выгрузка информационной базы данных в файл
• Ведение и настройка журнала регистрации

             Собственно говоря, этому посвящена глава «Администрирование» в документации 1С «Конфигурирование и администрирование».

             Реально этих задач администрирования недостаточно для бесперебойной работы базы данных. Необходимы более широкие и разнообразные действия для «правильного» функционирования БД. «Управлением базой данных» гораздо шире понятия «администрирование».

             На больших предприятиях эти функции управления ИБ нужно назначать штатному специалисту. На малых предприятиях эти функции, скорее всего, лягут на главного бухгалтера, т.к. он более полно владеет информацией, ему приходится контролировать ввод и последовательность документов, выгружать и загружать данные и т.д.

             В целом функции управления ИБ сводятся к тому, чтобы ИБ была «правильной».  Проблемы «правильности» БД существовали всегда.

             В моем понимании «правильная» информационная база данных 1С в любой конфигурации должна удовлетворять, как минимум, следующим принципам:

• В ней не должно быть помеченных к удалению объектов. Все помеченные объекты должны удаляться
• В базе данные не должно быть непроведенных документов
• При перепроведении документов за любой период результаты не должны изменяться

             Управление базой данных и должно приводить к этим результатам. Для бесперебойной работы с базой данных необходимо в стандартных конфигурациях 1С выполнять следующие действия (на примере ЗУП): 

•  
  1. Резервное копирование
     • Копии всех БД необходимо делать ежедневно в конце каждого дня. При этом можно «затирать» копии предыдущего дня;
     • Копии БД необходимо перед обновлением. Желательно эти копии сохранять под уникальными именами
     • В обязательном порядке необходимо сохранить копии БД после закрытия месяца, также под уникальными именами.

На сайте много статей и обработок, посвященных резервному копированию.

•  
  1. Еженедельно проверять справочники на наличие дубликатов. При возникновении дубликатов – удалять их. Как удалять дубликаты //infostart.ru/public/59406/
  2. Еженедельно удалять помеченные к удалению объекты. Если объекты не удаляются, значит, на эти объекты есть ссылки. Необходимо выяснить, кто и почему пометил их на удаление. При необходимости эти объекты необходимо восстановить. Удаление можно производить с помощью универсальных обработок //infostart.ru/blogs/1313/
  3. В конце недели проводить перепроведение всех документов. Если результаты изменятся, необходимо выяснить причину изменения. Скорее всего, необходимо исправить порядок следования документов.
  4. Тестирование и исправление ИБ в конфигураторе. В случае неисправностей статья //infostart.ru/blogs/1234/
  5. Проверка битых ссылок На сайте много обработок, например, //infostart.ru/public/21090/
  6. Перед регламентной отчетностью - Технологический контроль
  7. Экспресс-анализ БД //infostart.ru/public/21332/
  8. В конце месяца после закрытия месяца запретить доступ к данным

             Может быть посоветуете что-нибудь из своего опыта?